Cykl projektu - Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Współpraca Narodowej Agencji
z Beneficjentami
Szkolenie z Beneficjentami TOI 2012
Warszawa, 18.09.2012 r.
Cykl projektu
Ogłoszenie
konkursu
sierpień 2011
Składanie
wniosków
2 lutego 2012
Selekcja
luty-sierpień
2012
Ogłoszenie
wyników
Sierpień 2012
Raport
cząstkowy
Raport
przejściowy
październik 2012wrzesień 2013
październik 2012kwiecień 2013
Ocena raportu
Raport końcowy
październik-grudzień 2013
październik 2012-wrzesień 2014
Rozpoczęcie
realizacji
projektów*
Podpisywanie
umów
1 października 2012
wrzesień –grudzień 2012
Ocena
raportu
październik grudzień 2014
*Daty zostały podane przykładowo dla projektu rozpoczynającego się 1 października 2012 r.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Wypłata
ostatniej
transzy
Cykl projektu-start projektu
1 października 2012 – rozpoczęcie realizacji projektu
Spotkania partnerskie
o ustalenie zasad współpracy podczas pierwszego spotkania;
o ustalenie ról partnerów w projekcie.
Partnerstwo
o upewnienie się, że wszyscy partnerzy rozumieją swoją rolę w projekcie;
o podpisanie umów z partnerami (rekomendacja).
Zarządzanie projektem
o ustalenie zasad podczas pierwszego spotkania, rola narzędzi do zarządzania;
o współpraca przy przygotowywaniu formularza kontraktowego, formularza do wizyty
monitorującej, raportu przejściowego, cząstkowego i końcowego oraz wniosku o aneks;
o zmiany w budżecie – aneksowanie powyżej 10% przesunięć pomiędzy kategoriami
(wniosek o aneks, decyzja NA, aneks);
o informowanie partnerów nt. informacji zwrotnych z NA (po ocenie raportów), wniosku o
aneks, zaleceń po wizycie monitorującej.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
Zarządzanie projektem – współpraca z Narodową Agencją
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
1 października 2012
rozpoczęcie realizacji projektu i współpraca z NA
o Opiekun projektu w NA – osoba kontaktowa w instytucji beneficjenta
(pytania bieżące, podpisywanie umowy, sprawozdawczość, wnioski o aneks,
trudności w projekcie itp.)
[email protected]
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
1 października 2012
rozpoczęcie realizacji projektu i współpraca z NA
o Szkolenia i spotkania organizowane przez NA
o sprawozdanie cząstkowe (jesień 2013)
o sprawozdanie końcowe (jesień 2014)
przygotowanie raportu – 2 miesiące
(raport eForm składany on-line, tabele finansowe G-1-G7 wraz z
dokumentacją do podwykonawstwa oraz wyciągi do partnerów, wytyczne
do składania raportu, produkty, materiały upowszechniające,
sprawozdania ze spotkań itp.)
o Wizyty monitorujące m.in. w siedzibie beneficjenta
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
1 października 2012
rozpoczęcie realizacji projektu i współpraca z NA
o Spotkania informacyjne i działania promocyjne (konferencje, seminaria,
seminaria monitoringu tematycznego, biuletyny LdV, inne publikacje FRSE oraz
KE)
o Działania upowszechniające i wykorzystujące
rezultaty projektu na stronie www.leonardo.org.pl
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
1 października 2012
rozpoczęcie realizacji projektu i współpraca z NA
o Działania monitorujące NA:
o wizyty monitorujące w trakcie trwania projektu pracowników NA
i ekspertów zewnętrznych;
o kontrole finansowe w trakcie trwania projektu (on the spot) po
zakończeniu projektu desk check, on the spot financial check;
o analiza sprawozdań (postępów, cząstkowego i końcowego);
o bieżące konsultacje;
o spotkania w ramach monitoringu tematycznego (konferencje, seminaria,
biuletyny LdV, inne publikacje).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
1 października 2012
rozpoczęcie realizacji projektu i współpraca z NA
 Działania monitorujące NA:
o wizyty monitorujące w trakcie trwania projektu pracowników NA i
ekspertów zewnętrznych
Cel wizyty: wsparcie realizacji projektu (ocena postępów realizacji projektu oraz wypracowanych
produktów w porównaniu z zatwierdzonym planem pracy; oszacowanie potencjału projektu, jego wpływu na system
kształcenia i szkolenia zawodowego, grupy docelowe i możliwości zastosowania w innych sektorach; weryfikacja
aktualnego stanu realizacji projektu; zapoznanie się z charakterem i trybem współpracy partnerskiej, podziałem
zadań miedzy partnerami oraz ich rezultatami; poznanie ewentualnych problemów oraz ustalenie form pomocy NA
w ich rozwiązaniu)
- termin wizyty ustalany na ok. 1 miesiąc wcześniej – wysyłane stosowne
pismo informujące
- przesyłany przez NA formularz do wypełnienia i odesłania na 3 dni przed
wizytą
- czas trwania wizyty ok. 3-5 godzin
- raport po wizycie ok. 1 miesiąca po zakończeniu
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
1 października 2012
rozpoczęcie realizacji projektu i współpraca z NA
o Działania monitorujące NA:
o kontrole finansowe w trakcie trwania projektu (on the spot)
(ustalenie terminu wizyty, pismo informujące o celu, czas trwania
ok. 3 godzin, formularz raportu przesłany przed wizytą, raport po wizycie)
Cel wizyty: wsparcie realizacji projektu pod kątem finansowym
(sprawdzenie realności i poprawności działań wspieranych przez fundusze UE;
kontrola poprawności i legalności tych działań)
o kontrole finansowe po zakończeniu finansowej analizy podstawowej po
zakończeniu projektu:
- desk check – wybrani beneficjenci (analiza dokumentacji księgowej po
zakończeniu analizy podstawowej, pismo informujące po analizie podstawowej),
- on the spot financial check – wybrani beneficjenci (ustalenie terminu wizyty,
pismo informujące, raport po zakończeniu) – najczęściej audytor zewnętrzny
o
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca NA-Beneficjent
Mile widziane działania sprzyjające dobrej współpracy:
o bieżący kontakt z opiekunem projektu;
o aktualizacja danych kontaktowych;
o bieżąca wiedza nt. stanu projektu czyli kontakt z partnerami;
o chwalenie się osiągnięciami-konferencje, publikacje!
PROGRAM LEONARDO DA VINCI