zasady przyznawania i realizacji

ZASADY PRZYZNAWANIA I REALIZACJI
STYPENDIÓW ZAGRANICZNYCH PROGRAMU ERASMUS
W INSTYTUCIE INFORMACJI NAUKOWEJ I BIBLIOTEKOZNAWSTWA UJ
od roku akademickiego 2010/2011
Dokument dotyczący zasad rekrutacji studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie,
w ramach programu Unii Europejskiej ERASMUS zwanych dalej w skrócie "Zasadami
rekrutacji", określa podstawowe kryteria przeprowadzania rekrutacji studentów na studia za
granicą w ramach wyżej wymienionego programu.
Rekrutacja Kandydatów jest przeprowadzana w oparciu o umowy bilateralne zawarte w
ramach programu ERASMUS, pomiędzy Instytutem Informacji Naukowej i
Bibliotekoznawstwa Uniwersytetu Jagiellońskiego a zagranicznymi uczelniami partnerskimi
(wykaz umów bilateralnych dostępny jest na stronie WWW Instytutu INiB UJ oraz u
Koordynatora programu ERASMUS).
I. Zasady ogólne
1. Studenci Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa UJ, ubiegający się o
stypendium zagraniczne w ramach programu ERASMUS, zwane dalej „stypendium”,
podlegają procedurze rekrutacji koordynowanej przez Komisję Rekrutacyjną IINiB UJ we
współpracy z Koordynatorem ogólnouczelnianym.
2. Stypendium zagraniczne w ramach programu ERASMUS przyznawane jest na jeden
semestr lub rok akademicki, podczas którego student realizuje kursy w zagranicznej uczelni
partnerskiej.
3. Wyjazd na stypendium zagraniczne przysługuje studentowi tylko raz w trakcie toku
studiów, niezależnie od uczelni, na której podjął naukę.
4. O stypendium ubiegać się może osoba, spełniająca łącznie następujące warunki:
a) jest studentem IINiB UJ:
I lub II roku stacjonarnych lub niestacjonarnych studiów I stopnia,
II, III lub IV roku stacjonarnych lub niestacjonarnych studiów jednolitych magisterskich,
I roku stacjonarnych i niestacjonarnych studiów II stopnia.
UWAGA!
O stypendium zagraniczne w programie ERASMUS mogą ubiegać się również studenci III
roku stacjonarnych lub niestacjonarnych studiów I stopnia, aby zyskać możliwość wyjazdu w
trakcie I roku studiów II stopnia. W takich przypadkach stypendium będzie przyznawane
warunkowo. Ostateczne otrzymanie stypendium przez zakwalifikowane osoby będzie
możliwe po spełnieniu standardowych warunków wymienionych w dalszej części niniejszego
dokumentu oraz po formalnym przyjęciu na I rok studiów II stopnia w Instytucie INiB UJ.
b) wypełniła i złożyła w wyznaczonym terminie formularz zgłoszeniowy wraz z wymaganymi
załącznikami (formularze aplikacyjne złożone po wyznaczonym terminie rekrutacji nie będą
rozpatrywane).
5. Stypendium otrzymać może osoba, która spełnia warunki wymienione w punkcie 4,
pomyślnie przeszła procedurę kwalifikacyjną i jednocześnie:
a) zaliczyła rok studiów w roku akademickim poprzedzającym planowany wyjazd na
stypendium i uzyskała wpis na kolejny rok studiów, a w przypadku studentów I roku studiów
II stopnia, została formalnie przyjęta na studia,
b) w momencie wyjazdu i w trakcie pobytu na stypendium programu ERASMUS jest
pełnoprawnym studentem Instytutu INiB,
c) uzyskała zgodę na indywidualny tok studiów na semestr, w którym planowany jest wyjazd
na stypendium (jeśli w danym przypadku taka zgoda jest wymagana).
6. W przypadku studentów studiów niestacjonarnych, wyjazd na stypendium zagraniczne w
ramach programu ERASMUS nie zwalnia z obowiązku opłacenia czesnego w Instytucie INiB
UJ.
II. Postępowanie kwalifikacyjne
1. Oceny kandydatów na wyjazd dokonuje Komisja Rekrutacyjna.
2. W skład Komisji Rekrutacyjnej wchodzą: Dyrektor i Wicedyrektor Instytutu INiB UJ,
Koordynator instytutowy programu ERASMUS, przedstawiciel Samorządu Studentów.
3. W procesie kwalifikacyjnym Komisja Rekrutacyjna bierze pod uwagę:
a) średnią ocen kandydata z dotychczasowego toku studiów (włącznie z semestrem
poprzedzającym składanie aplikacji). Średnią wylicza sekretariat Instytutu INiB UJ. W
przypadku studentów I roku studiów I stopnia stypendium przyznawane jest warunkowo, a
obowiązkiem kandydata jest przedstawienie dodatkowo, po zaliczeniu I roku, dokumentu
informującego o średniej z całego roku studiów. Średnia ocen powinna wynosić minimum
3,5;
b) udokumentowaną znajomość języka obcego, w którym prowadzone są zajęcia w uczelni
partnerskiej, w stopniu umożliwiającym studia (kopie certyfikatów, dyplomów lub
zaświadczeń od lektora) – przedstawienie stosownego dokumentu jest obligatoryjne dla
wszystkich kandydatów starających się o stypendium;
c) motywy wyboru uczelni zagranicznych wyrażone w liście intencyjnym kandydata
(student ma możliwość wskazania 3 ośrodków zagranicznych, w których chciałby odbyć
stypendium Socrates/ERASMUS),
d) działalność kandydata w kołach naukowych, zaangażowanie w działania badawcze,
publikacje, uczestnictwo w sesjach naukowych IINiB UJ, uczestnictwo w konferencjach i
konkursach, działalność na rzecz Uczelni, stypendia naukowe i twórcze przyznane przez
Uniwersytet Jagielloński i inne ośrodki oraz aktywność pozauczelnianą – przedstawione przez
kandydata w liście intencyjnym,
e) w uzasadnionych przypadkach Komisja Rekrutacyjna może wezwać kandydata lub
kandydatów na rozmowę w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności.
4. Wynik kwalifikacji ustala się, dodając do siebie średnią ocen, ocenę za list intencyjny
wyrażoną w skali trzystopniowej od 0 do 2 oraz ocenę dodatkowej działalności kandydata
także wyrażoną w skali trzystopniowej od 0 do 2.
5. Kandydat jest zobowiązany do przedłożenia wypełnionego w wersji elektronicznej oraz
wydrukowanego formularza aplikacyjnego. Udostępniony jest on zawsze na stronie Biura
Obsługi Studentów Zagranicznych w momencie rozpoczęcia naboru do programu
ERASMUS. Wszystkie dokumenty student zobowiązany jest złożyć osobiście w teczce
opisanej imieniem, nazwiskiem, kierunkiem i rokiem studiów do koordynatora programu
ERASMUS w Instytucie Informacji Naukowej UJ najpóźniej do siedmiu dni od zakończenia
rekrutacji elektronicznej.
6. W wyniku prac Komisji Rekrutacyjnej zostają wybrani kandydaci na wyjazd w ramach
stypendium w Programie ERASMUS. Kandydaci, którzy zgłosili się do konkursu, mają
wysokie kwalifikacje oraz średnią ocen, a nie zmieścili się w limicie przyznawanych miejsc
oferowanych przez uczelnię zagraniczną, są wpisywani na listę rezerwową.
7. Student zakwalifikowany na wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS jest
zobowiązany podpisać umowę z Uniwersytetem Jagiellońskim wskazaną przez Koordynatora
ogólnouczelnianego.
8. Po zakwalifikowaniu na wyjazd i otrzymaniu stypendium student jest zobowiązany do:
a) przedłożenia dokumentu przynajmniej na dwa miesiące przed wyjazdem,
przedstawiającego wybrane przedmioty na uczelni (Learning Agreement), w której będzie
uczęszczał na kursy. Wybrane przedmioty muszą być zaakceptowane przez obie jednostki
uczelniane – IINiB UJ oraz instytut zagraniczny. Wszelkie zmiany wprowadzone w trakcie
roku akademickiego na uczelni zagranicznej powinny być zgłoszone w trybie pilnym
Koordynatorowi instytutowemu.
b) przedłożenia podania (wzór dostępny w serwisie WWW Instytutu INiB UJ,
www.inib.uj.edu.pl w Centrum podań oraz u koordynatora programu ERASMUS) o
przeniesienie na indywidualny tok studiów (po konsultacji z Zastępcą Dyrektora IINiB UJ)
wraz z wymaganą dokumentacją: wypełnioną i podpisaną kartą studenta występującego o
indywidualny tok studiów oraz wypełnionymi i podpisanymi kartami zasad eksternistycznego
zaliczania zajęć dla tych wszystkich przedmiotów, które będą w trakcie pobytu na stypendium
realizowane w Instytucie INiB UJ w trybie eksternistycznym (wzory kart dostępne są u
Koordynatora instytutowego programu ERASMUS, przedmioty do zaliczenia wskazuje
Zastępca Dyrektora IINiB UJ). Ze względu na długotrwałe procedury, podanie o
indywidualny tok studiów należy składać przynajmniej na dwa miesiące przed rozpoczęciem
semestru, którego dotyczy.
III. Okres stypendium
1. Stypendium przyznawane jest na jeden semestr lub na jeden rok akademicki, w zależności
od tego, na jaki okres podpisana jest umowa między IINiB UJ a uczelnią partnerską.
2. Student, który uzyskał stypendium na semestr zimowy, ma prawo przedłużyć stypendium
programu ERASMUS, pod warunkiem uzyskania zgody na przedłużenie stypendium od
uczelni partnerskiej oraz Zastępcy Dyrektora IINiB UJ i Koordynatorów – instytutowego i
ogólnouczelnianego, a także ponownego przedłożenia podania o przyznanie indywidualnego
toku studiów (po wcześniejszej konsultacji z Koordynatorem instytutowym) na kolejny
semestr wraz z wszystkimi obowiązującymi dokumentami (zob. 6b).
3. O przedłużenie stypendium można starać się jedynie w ciągu tego samego roku
akademickiego, w którym student otrzymał stypendium.
4. Podania w sprawie przedłużenia stypendium mogą być składane osobiście (bezpośrednio
do Koordynatora instytutowego), faksem lub przesyłką pocztową, ze wszystkimi
załącznikami do Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa UJ, ul. Prof. Stanisława
Łojasiewicza 4, 30-348 Kraków, faks: +48 12 6645854
5. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2, za okres przedłużonego pobytu na stypendium,
student studiów niestacjonarnych zobowiązany jest zapłacić czesne w IINiB UJ.
6. Możliwość realizacji kursów w IINiB UJ w trakcie przebywania studenta na stypendium
wymaga pozytywnej decyzji Zastępcy Dyrektora IINiB UJ, wydanej w odpowiedzi na
złożone w tej sprawie podanie studenta.
IV. Uznawanie okresu studiów odbytych za granicą
1. Rozliczenie okresu studiów odbytego w uczelni partnerskiej odbywa się na podstawie
uzgodnionego z Zastępcą Dyrektora IINiB ds. studiów i podpisanego przed wyjazdem przez
studenta i Zastępcę Dyrektora IINiB oraz Koordynatora instytutowego, Learning Agreement
(Porozumienia o Programie Zajęć) oraz uzyskanego w uczelni partnerskiej Transcript of
Records (świadectwa zaliczenia zajęć wraz z ocenami), a także warunków indywidualnego
toku studiów. W sytuacji, kiedy Learning Agreement oraz dokumentacja indywidualnego
toku studiów nie zostaną sporządzone lub student nie uzyska zgody na indywidualny tok
studiów, zajęcia zrealizowane w uczelni goszczącej nie zostaną zaliczone w IINiB UJ.
2. Zaliczenie roku studiów jest możliwe pod warunkiem uzyskania łącznie (w uczelni
zagranicznej i w IINiB UJ) wymaganej przez Regulamin studiów UJ liczby punktów ECTS
oraz wypełnieniu wszystkich warunków określonych dla indywidualnego toku studiów.
4. Zajęcia realizowane w ramach programu ERASMUS mogą w różnym stopniu odpowiadać
programowi studiów realizowanemu w IINiB UJ. Ze względu na uregulowania prawne IINiB
UJ rozlicza studentów zgodnie z określonymi dla danego kierunku standardami kształcenia,
uwzględniając liczbę godzin, formę oraz zawartość merytoryczną zrealizowanych kursów po
powrocie ze stypendium. W związku z tym możliwe jest, że liczba punktów ECTS zaliczona
w IINiB UJ na podstawie planu studiów będzie się różniła od liczby punktów ECTS z zajęć
zrealizowanych za granicą.
5. Po powrocie student jest zobowiązany do przedłożenia dokumentu Rozliczenie semestru
realizowanego w ramach indywidualnego toku studiów (dostępny w serwisie WWW
Instytutu INiB UJ w zakładce Studia/ERASMUS lub u Koordynatora instytutowego
programu) w trybie do 15 dni po powrocie ze stypendium ERASMUS.
6. Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest do wypełnienia ankiety online (na
stronie internetowej Narodowej Agencji Programu Socrates – ERASMUS).
V. Grant Programu ERASMUS
1. Na czas pobytu na stypendium studenci otrzymują grant fundowany przez program
ERASMUS. Grant ten nie zapewnia pokrycia pełnych kosztów związanych z pobytem za
granicą, a jedynie pokrywa różnicę w kosztach utrzymania w Polsce, a krajem goszczącym.
2. Wysokość grantu jest uzależniona od tego, do jakiego kraju wyjeżdża student i nie jest
zwykle znana w momencie przeprowadzania rekrutacji. Wytyczne, co do wysokości grantów
na każdy rok akademicki podaje Narodowa Agencja Programu ERASMUS. Informacje o
wysokości stypendium na rok poprzedzający wyjazd kandydata do zagranicznej uczelni
podane są także w serwisie WWW IINiB UJ oraz Uniwersytetu Jagiellońskiego, Dziale
Współpracy Międzynarodowej – Biurze Obsługi Studentów Zagranicznych.
(http://www.uj.edu.pl/ISOffice/)
3. Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest do przedłożenia odpowiedniego
sprawozdania z pobytu do Koordynatora instytutowego oraz przedłożenia stosownych
dokumentów do Koordynatora uniwersyteckiego.
VI. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio
Regulamin Studiów Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Załącznik 1. Zasady sporządzania Learning Agreement
Zasady sporządzania Learning Agreement:
1) Student sporządza Learning Agreement w porozumieniu z Koordynatorem Programu
ERASMUS Instytutu oraz Dyrektorem Instytutu, który go akceptuje.
2) Student powinien w ciągu semestru w uczelni partnerskiej zrealizować 30 punktów ECTS
(w ciągu roku akademickiego 60 punktów ECTS).
3) Zajęcia wybierane do realizacji w uczelni partnerskiej powinny być jak najbardziej
zbliżone do zajęć, które student realizowałby w danym roku akademickim w IINiB UJ.
7) Student wyjeżdżający na stypendium przesyła zaakceptowane Learning Agreement do
uczelni partnerskiej, po uprzednim złożeniu kopii w Instytucie INiB UJ.
Załącznik 2. Postępowanie przy przedstawianiu Transcript of Records
W celu uzyskania zaliczenia zajęć zrealizowanych w uczelni partnerskiej należy:
1) uzyskać w uczelni partnerskiej Transcript of Records. Niektóre uczelnie przesyłają
Transcript of Records bezpośrednio do Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa
UJ lub do Koordynatora ogólnouczelnianego, jednak będąc jeszcze za granicą należy się
upewnić, czy tak się stanie.
2) złożyć podanie do odpowiedniego Dyrektora Instytutu przez Koordynatora Programu
ERASMUS w Instytucie z prośbą o zaliczenie odbytych zajęć w uczelni partnerskiej,
załączając do niego tłumaczenie oraz kopie świadectw uzyskanych za granicą.
Przeliczenia ocen dokonuje się wg poniższej skali:
ECTS grades
A+ Excellent with distinction =
A Excellent =
B Very Good =
C Good =
D Satisfactory =
E Sufficient =
FX Fail =
F Fail =
6.0 Celujący
5.0 Bardzo dobry
4,5 Bardzo dobry
4.0 Dobry
3.5 Dostateczny +
3.0 Dostateczny
2.0 Niedostateczny
2.0 Niedostateczny
Wszelkie informacje dla kandydatów ubiegających się o wyjazd na stypendium w ramach
programu ERASMUS są dostępne także na stronie WWW Biura Obsługi Studentów
Zagranicznych - http://www.uj.edu.pl/ISOffice/ERASMUS_outgoing_pl.htm