Zarządzenie Nr 10-2014 św. Ciotcza

Zarządzenie Nr 10/2014
Wójta Gminy Abramów
z dnia 03 marca 2014r
w sprawie procedur kontroli finansowej oraz zasad rachunkowości w zakresie wykorzystania
środków unijnych do umowy o przyznaniu pomocy Nr 00404-6930-UM0330535/13
w ramach działania 413”WdroŜenie Lokalnych Strategii Rozwoju” w zakresie operacji
odpowiadających warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi”
objętego PROW na lata 2007 – 2013. W ramach realizacji operacji ”Remont budynku
świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza”
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2002r. Nr
76 poz. 649 z późn. zm. ) art. 53 i 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2010r. o finansach
publicznych ( Dz.U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm. ) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów
z dnia 05 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budŜetu państw, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych ( Dz.U. Nr 128 poz. 861 ) w związku z podpisaniem umowy w
ramach Programu ośi 4”Leader”: działanie 413 „ WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju: z
zakresu małych projektów. Zarządzam co następuje:
§1
Wprowadzam procedury kontroli finansowej stanowiącej zał. nr 1 do zarządzenia oraz
zasady rachunkowości i plan kont w zakresie wykorzystania środków unijnych na realizację
operacji: „Remont budynku świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza”
stanowiąca zał. nr 2 do zarządzenia .
§2
Za prawidłowe przestrzeganie procedur i zasad o których mowa w § 1 zobowiązuję osoby
na samodzielnych stanowiskach pracy wymienione w zał. nr 1.
§3
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia nr 10/2014
Wójta Gminy Abramów
z dnia 03 marca 2014
Zasady rachunkowości oraz Zakładowy Plan Kont dla budŜetu i Urzędu
Gminy Abramów:
1. Ewidencja księgowa funduszy pomocniczych jest dokumentowana zgodnie z
zasadami określonymi w Ustawie o rachunkowości.
2. Wprowadzenie do ewidencji księgowej dodatkowych kont analitycznych nie
wymienionych w załączniku, nie wymaga zmiany zarządzenia.
3. Ewidencja księgowa projektów pomocowych prowadzona jest następująco:
a) ewidencja na kontach analitycznych jest prowadzona odrębnie dla kaŜdego
projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
b) konta analityczne wydatków wydzielone dla Projektu w ramach realizacji operacji
„Remont elewacji świetlicy wiejskiej w m. Glinik”” zgodnie z umową Nr 015756930-UM0342987/13 będą oznaczone następująco: nr konta / 130/JG
Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych dla Projektu „ Odnowa i Rozwój Wsi ” objętego
PROW na lata 2007 – 2013 w ramach realizacji operacji ” Remont budynku świetlicy
wiejskiej w miejscowości Ciotcza” jest Urząd Gminy w Abramowie
ul. 22 Lipca 2, 21-143 Abramów
Ustalenia zasad (polityki) rachunkowości Projektu obowiązują odpowiednio do czasu
realizacji Projektu.
Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w księgowym programie komputerowym. Do
prowadzenia ksiąg rachunkowych projektu wykorzystywany jest program FK firmy MikroBit
Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zgodna z zasadami(polityką) rachunkowości
przyjętymi przez Urząd Gminy Abramów Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 1/2010
z 04.01.2010r w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości.
Ustala się następujące techniki dokumentowania zapisów księgowych:
1. Rokiem obrotowym jest okres roku budŜetowego, czyli rok kalendarzowy od l stycznia
do 31 grudnia.
2. Okresem sprawozdawczym - rozliczeniowym jest kolejno : miesiąc, kwartał, półrocze
i rok.
3. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim.
4. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające
dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Zapisy zdarzeń
gospodarczych w księgach rachunkowych ujmuje się chronologicznie.
Wydatki ponoszone w ramach projektu muszą być realizowane :
- w sposób celowy i oszczędny,
- umoŜliwiający terminową realizację zadań,
- w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
- zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych
5. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów
i pasywów, ujmuje się w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku
obrotowego.
I. Plan kont dla księgowań Projektu:
1. W ewidencji budŜetu:
901/ CI – Dochody Projekt
902/CI – Wydatki Projektu
2. Ewidencja w jednostce:
011/UE/29 - Środki trwałe
080/UE – Inwestycje ( j29)
130/JCD – Rachunek bieŜący jednostki budŜet – subkonto dochodów
130/JC – Rachunek bieŜący jednostki budŜet – subkonto wydatków
201/J – Rachunki z odbiorcami i dostawcami
800/J– Fundusz jednostki
810/J – Dotacje i środki budŜetu na inwestycje
Zasady funkcjonowania kont w budŜecie gminy
Konto 901CI „Dochody budŜetu:
Konto 901/CI słuŜy do ewidencji osiągniętych dochodów budŜetu
Na stronie Wn konta 901/CI ujmuje się przeniesienie w końcu roku osiągniętych
dochodów na konto 961
Na stronie Ma ujmuje się dochody budŜetu związane z w/w Projektem
Konto 902/CI„Wydatki BudŜetu”
Konto 902 /CI słuŜy do ewidencji dokonanych wydatków budŜetu gminy związanych z
prowadzonym remontem świetlicy w Ciotczy. W korespondencji z kontem 133/01
Na stronie Wn ujmuje się wydatki objęte planem finansowym urzędu związane z
prowadzonym remontem świetlicy we wsi Ciotczy
Na stronie Ma ujmuje się przeniesienie w końcu roku salda konta 902 na konto 961
Ewidencja szczegółowa do konta 902/CI umoŜliwia na bieŜąco ustalenie poszczególnych
wydatków wg podziałek klasyfikacji budŜetowej.
Zasady funkcjonowania kont w jednostce Urząd Gminy
011/JC – Środki trwałe - słuŜy do ewidencji zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej
środków trwałych
080/UE Inwestycje – słuŜy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia
kosztów inwestycyjnych na uzyskane efekty.( W jednostce UG konto dla inwestycji Remont
budynku świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza” jest pod nr 080J/29
Na stronie Wn konta 080/UE – ujmuje się wszystkie koszty związane z prowadzoną
inwestycją.
Na stronie Ma konta 080/UE – ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych- po
zakończeniu inwestycji uzyskane efekty przeksięgowuje się na konto 011.
130/JCD Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej – subkonto dochodów
130/JC Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej – subkonto wydatków
W związku z tym, Ŝe dla budŜetu gminy i Urzędu jako jednostki jest prowadzony
wspólny rachunek bankowy nie prowadzi się konta 223 (Rozliczenie wydatków
budŜetowych) a zapisy na koncie 130 są powtórzeniem zapisów konta 133 w zakresie
objętym Projektem.
Konto 130/JC SłuŜy do ewidencji stanu środków budŜetowych oraz obrotów na rachunku
bankowym urzędu z tytułu wydatków objętych planem finansowym dotyczących projektu
remontu świetlicy we wsi Ciotcza
Na stronie Wn (subkonto dochodów) księguje się wpływ środków – zgodnie z umową
dotyczącą Projektu
Na stronie Ma (subkonto wydatków) księguje zrealizowane wydatki budŜetowe dotyczące
Projektu (remont świetlicy w Ciotczy)
Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w związku z czym
musi zachodzić zgodność zapisów między urzędem a bankiem.
Konto 201/J Rozrachunki z dostawcami – konto to słuŜy do ewidencji rozrachunków i
roszczeń krajowych z tytułu dostaw i usług.
Na str. Wn kota 201 ujmuje się w szczególności zapłatę zobowiązań z tytułu dostaw i usług
Na str. Ma konta 201 ujmuje się w szczególności zobowiązania z tytułu dostaw i usług w
korespondencji z kontem 080/UE.
Konto 800/J fundusz jednostki – słuŜy do ewidencji równowartości majątku trwałego i
obrotowego oraz ich zmian.
Na str. Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:
-przeksięgowanie w końcu roku salda konta 810 (Dotacje i środki na inwestycje)
- przeksięgowanie na koniec roku salda str. Wn konta 130
Na str. Ma konta 800 ujmuje się w szczególności :
- przeksięgowanie na koniec roku salda str. Wn konta 130
Konto 810/J Dotacje i środki budŜetu na inwestycje - słuŜy do ewidencji dotacji objętych
planem finansowym wydatków urzędu dotyczące Projektu.
Na str. Wn ujmuje się równowartość dokonanych wydatków inwestycyjnych objętych planem
finansowym w korespondencji z kontem 800/J
Na str. Ma ujmuje się równowartość środków budŜetowych wydatkowanych na
sfinansowanie inwestycji objętych planem finansowym dotyczących Projektu.
W korespondencji z kontem 800/J
Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.
Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 10/2014
Wójta Gminy Abramów
z dnia 03 marca 2014
Procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków
pochodzących z Unii Europejskiej w ramach działania „ Odnowa i Rozwój Wsi ” objętego
PROW na lata 2007 – 2013 – zgodnie z umową Nr w ramach realizacji operacji” Remont
budynku po szkole podstawowej z przeznaczeniem na świetlicę wiejską ” „w ramach
Programu oś 4”Leader”działania 4.1 „ WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju ”.
Środki Programu przekazywane są na rzecz beneficjenta ( Gminy Abramów ) w formie
refundacji poniesionych kosztów kwalifikowanych zgodnie z warunkami umowy ( § 4 ).
Obieg dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych:
Dokumenty zewnętrzne wpływające do Urzędu za pośrednictwem Sekretariatu i dotyczące
realizowanego projektu wpływają po dokonaniu dekretacji przez Wójta Gminy na stanowiska
pracowników, którym zlecono realizację projektów.
W pierwszej kolejności trafiają do pracownika, któremu zlecono nadzór nad realizacją całego
projektu ( P. Halina Nakonieczna, P. Michał Rola ).
Dokumenty dotyczące spraw finansowych po sprawdzeniu pod względem merytorycznym
trafiają do Referatu Finansowego, który dokonuje sprawdzenia i kontroli dokumentów pod
względem zgodności formalno – rachunkowej oraz zgodności z umową.
1. Zasada kontroli wstępnej, bieŜącej i następnej:
Pracownicy odpowiedzialni za dokonywanie wydatków zobowiązani są do
systematycznej kontroli realizowanych zadań i wydatków z nimi związanych objętych
projektem. Kontrola ta prowadzona winna być pod kątem zabezpieczenia interesu
Gminy, zasad legalności, celowości i gospodarności.
W kaŜdym przypadku, gdy wydatek jest niecelowy bądź posiada znamiona
niegospodarności lub ma być dokonany z pominięciem zasad legalności, pracownik
odpowiedzialny za ten wydatek niezwłocznie zawiadamia o tym przełoŜonych.
2. Kontrola i autoryzowanie dokumentów:
KaŜdy dokument księgowy powinien być zweryfikowany i sprawdzony przez osoby
pod względem merytorycznym – Wójta Gminy,
formalno – rachunkowym i kwalifikacji do wydatku strukturalnego – pracownicy
referatu finansowego - Skarbnik Gminy , inspektor księgowości
Ponadto kaŜdy dokument powinien być opisany w sposób umoŜliwiający rozliczenie
realizowanego zadania zgodnie z zawartą umową z podziałem na źródła finansowania.
Pracownik inspektor ds. inwestycji, planowania przestrzennego, zamówień publicznych –
P. Halina Nakonieczna, Młodszy referent ds. pozyskiwania środków pomocowych i
gospodarki komunalnej – P. Michał Rola dokonuje sprawdzenia i opisu dokumentów.
Pod względem merytorycznym dokument podpisuje Wójt Gminy.
Pod względem formalno – rachunkowym oraz zgodności z planem dokonuje pracownik
referatu finansowo – księgowego ( Skarbnik lub Inspektor Księgowości ) oraz dokonuje
klasyfikacji budŜetowej wydatku.
Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w ramach Projektu moŜe być:
faktura VAT
−
faktura korygująca
−
rachunek
−
umowa zlecenie, umowa o dzieło wraz z rachunkiem ( dotyczy osób zatrudnionych na
podstawie umów cywilno – prawnych )
−
polecenie księgowania
Sprawdzenie dochodu księgowego pod względem merytorycznym polega na ustaleniu
rzetelności danych zawartych w dowodzie, a takŜe sprawdzeniu celowości, gospodarności i
legalności operacji dokonanych w oparciu o dowód.
Sprawdzenia dowodu przez złoŜenie podpisu na nim dokonuje osoba odpowiedzialna ( Wójt
Gminy ) który potwierdza ten fakt umieszczając jednocześnie datę dokonania sprawdzenia.
JeŜeli dowód księgowy zawiera błędy merytoryczne naleŜy zwrócić go do wymiany,
uzupełnienia lub poprawienia.
Sprawdzenie dowodu pod względem formalno – rachunkowym polega na stwierdzeniu, Ŝe
został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, zawiera wszystkie cechy prawidłowego
dokumentu, a dane liczbowe w nim wykazane nie zawierają błędów arytmetycznych.
Sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym dokonuje Skarbnik lub Inspektor
Księgowości. Zatwierdzenia do zapłaty dokonuje Wójt Gminy. Po zatwierdzeniu dokumentu
do zapłaty pracownik referatu finansowego dokonuje zapłaty.
Za prawidłowe i terminowe sporządzenie raportów, sprawozdań oraz wniosków o płatność do
Urzędu Marszałkowskiego odpowiedzialni są: Pan/i Halina Nakonieczna i Michał Rola.
Potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem dokonuje Wójt Gminy Abramów.
Archiwizacja dokumentów
Wszystkie oryginały dokumentów związane z realizacją Projektu przechowywane będą w
siedzibie Urzędu Gminy Abramów w odrębnym zbiorze w referacie finansowym do dnia
upływu 7 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności ostatecznej, z wyłączeniem
dokumentów, których oryginały znajdują się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego.
Zbiór dokumentów będzie oznaczony nazwą jednostki tytułem Projektu i datą realizacji.