prot.sek.ZKSS -TGXI.WW 4191-15-13

XI.WW.4191-15/13
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia kontroli
-Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych
(Dz.U .Nr 98 z 2001 poz.1070 z póź. zm.),
-Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r.
w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną
sądów powszechnych (Dz. U. Nr 2013, poz.69)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat II Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Rodzinnych
i Nieletnich - Sąd Rejonowy w Tarnowskich Górach
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej Janina Macha
I.5. Termin
przeprowadzenia kontroli
16.09.2013 do 19.09.2013 i od 23.09.do 30.09.2013r.
I.6. Zakres/przedmiot
kontroli
1.Warunki lokalowe, narzędzia i organizacja pracy.
2.Ruch spraw w Zespole Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Rodzinnych
i Nieletnich, obciążenie pracownika.
3.Urządzenia ewidencyjne, stan i sposób ich prowadzenia (metodą
tradycyjną oraz w systemie informatycznym).
4.Terminowość i prawidłowość wykonywania zarządzeń, prowadzenie
teczek nadzoru.
Od czerwca 2009 do września 2013r.
I.7. Okres objęty kontrolą
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca sekretariatu
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu ZKSS- trudno
ocenić jako dobrą .Nie może być jednak powodem negatywnej pracy
obecnego pracownika administracyjnego. O ile nie można mieć
większych zastrzeżeń do sposobu prowadzenia teczek kuratorskich, to
można mieć zastrzeżenia do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
(wersja papierowa) obecnie w systemie informatycznym opisane w
poszczególnych stronach protokołu. Konieczne jest jeszcze
dopracowanie konfiguracji umożliwiających m.in. pobieranie w pełnym
zakresie danych do sprawozdania. Jak również zwrócenie uwagi
pracownikowi na rzetelniejsze i prawidłowe wprowadzania danych do
systemu. Skoro system zastąpił urządzenia ewidencyjne, to dane do
systemu powinny być wprowadzane w sposób prawidłowy i dokładny,
umożliwiający sporządzanie sprawozdań MS-S40.
Korespondencja w sekretariacie zespołu w pełnym zakresie
sporządzana jest w systemie Currenda (zarówno pisma sporządzane
na szablonach , koperty jak również zczytywanie czytnikiem kodu
kreskowego wydrukowanego na przesyłce.
Pracę w systemie Currenda rozpoczynano w Sądzie Rejonowym
w pod koniec 2008 roku, sukcesywnie zwiększono ilość urządzeń,
które oprócz wersji tradycyjnej prowadzono również w systemie
informatycznym.
Na mocy zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego z dnia 20
grudnia 2011r. Adm.0181-32/11 zarządzono prowadzenie przez
sekretariat II Zespołu Kuratorskiej Służby Sadowej ds. rodzinnych
i nieletnich, urządzeń ewidencyjnych prowadzonych wyłącznie
w systemie. Na chwilę obecną wszystkie urządzenia , których
obowiązek prowadzenia wynika z Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.
w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych
oraz innych działów administracji sądowej, są prowadzone wyłącznie
w systemie informatycznym( za wyjątkiem kontrolki wywiadów
kontrolnych) – księga pomocnicza.
Urządzenia w przeważającej większości prowadzone są
prawidłowo, nie zawsze były wykorzystywane poprawnie ich
możliwości. Dane wprowadzone są w sposób tylko podstawowy, nie
umożliwiają w pełni sporządzania sprawozdań MS-S40.
Stwierdzono jednakże duże braki w zakresie wprowadzania do
systemu: sprawozdań z wywiadów kontrolnych, z wywiadów
środowiskowych. Przyczyną jest tu okoliczność, iż kuratorzy
zawodowi nie pracowali w systemie informatycznym. Według
uzyskanej informacji od Pani Kierownik Z.K.S.S., dopiero w tym roku
do ich laptopów został podłączony system informatyczny –program
„Curenda”,, na którym mogą pracować. Dlatego sprawozdania z
wywiadów kontrolnych, z wywiadów środowiskowych nie są ani
sporządzane bezpośrednio w Currendzie, nie są również
zamieszczane w folderach wydziałowych (zespołu kuratorskiej
służby sądowej. Kuratorzy zawodowi odnotowują treść sprawozdań
w zakładce „Dokumenty” w zakresie niezbędnym do prawidłowego
sporządzania statystyk. Brak było odnotowania wywiadów
kontrolnych w Zakładce /Czynności.
Konieczne
jest
jeszcze
dopracowanie
umożliwiającej m.in. pobieranie w pełnym zakresie
sprawozdania MS-S 40.
konfiguracji
danych do
Na chwilę obecną każdy z kuratorów zawodowych
wykonujących czynności w sekretariacie ma dostęp do komputera,
ma indywidualne konto w systemie, ma uprawnienia do pracy w
systemie w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych
czynności. Komputer znajdujący się na biurku pracownika jest
wyposażony w program Word. Natomiast brak jest programu
Worda w laptopach kuratorów zawodowych. Kuratorzy zawodowi
pracują w programie OpenOffice. Pracownik obsługujący kuratorów
zawodowych w pełni korzysta z bazy druków Sawa. Jakość
posiadanego sprzętu komputowego jest dobra.
Komputer podłączany jest do drukarki znajdującej się w tym
samym pokoju. Kuratorzy zawodowi pracujący w tym zespole,
drukują sporządzane przez siebie dokumenty w tym samym pokoju,
w którym pokoju mają swoje biurka.
Powyższe nie może być jednak powodem negatywnej oceny
pracy zatrudnionych w sekretariacie ZKSS pracowników
administracyjnych. Zaistniałe nieprawidłowości
spowodowane
bowiem były brakiem szkoleń pracowników obsługujących zespoły
kuratorskiej służby sądowej o tematyce; „prowadzenie urządzeń
ewidencyjnych przy wykorzystaniu systemu informatycznego” –
prawidłowość wprowadzenia danych do systemu informatycznego,
przy stosunkowo niewielkich wzmocnieniach kadrowych.
Stan osobowy sekretariatu zespołu kuratorskiej służby sądowej
ds. rodzinnych wydaje się obecnie nie odpowiadać jego zadaniom.
Dlatego wskazanego byłoby dokadrowanie sekretariatu zespołu
kuratorskiej służby sądowej ds. rodzinnych. Z moich ustaleń wynika
iż pracownik obsługujący dwa zespoły kuratorskiej służby sądowej:
do spraw karnych i rodzinnych w okręgu sądu okręgowego ma
największe
obciążenie.
Pomimo
dużego
zaangażowania
i wydajności pracownika, pracownik nie jest w stanie wykonać
całość zadań dokładnie i terminowo.
Dostrzeżone w toku kontroli systemu informatycznego
uchybienia przede wszystkim charakter techniczny lub proceduralny.
Tym niemniej wymagają bezzwłocznego usunięcia niedociągnięcia
związane z nieprzestrzeganiem § 5 zarządzenia M.S.
Natychmiastowej poprawie musi ulec wprowadzanie danych do
systemu informatycznego w wykazie Nwk- Dane strony ,Zakładka
/Środki wych. Przeznaczona jest do przypisania danej osobie
odpowiedniego środka wychowawczego.
Ponadto w systemie informatycznym Korespondencja/ Szablony
pism, brak jest wprowadzonych szablonów pism
opracowanych
przez Kuratora Okręgowego Sadu Okręgowego w Gliwicach
przekazanych drogą elektroniczną (według załączników 23)
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do większości
zaleceń zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli
funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w marcu 2009 roku.
Stwierdzone uchybienia i niedokładności w pracy sekretariatu zostały
szczegółowo opisane w działach VI i VII niniejszego protokołu. Jak
wynika miały one negatywny wpływ, na sporządzanie sprawozdań
statystycznych Ms-S40, nie miały one większego znaczenia na tok
poszczególnych spraw, niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu
do ich usunięcia i wyeliminowania na przyszłość:
W zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w systemie
informatycznym zwrócono uwagę na:
• prawidłowość
i dokładność we wszystkich urządzeniach
ewidencyjnych wpisów w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie obecnie obowiązującym przepisom zarządzenia M.S.
z dnia 12.12.2003r.,
• na
sprawozdaniach/
kartach
czynności
zamieszczać
każdorazowo pieczęć wpływu zaopatrzoną w datę wpływu,
informację o załącznikach jak również podpis przyjmującego,
• przy
wykonywaniu zarządzeń w zakresie przekazywania,
sprawozdań do wydziału rodzinnego i nieletnich, przestrzegać
ogólnych zasad sporządzania pism sądowych(§19 i 20
zarządzenia M.S.).
Z uwagi na stwierdzone w trakcie przeprowadzonej przez inspektora ds.
biurowości sądowej, brak treści wywiadów kontrolnych, brak treści
wywiadów środowiskowych, w niektórych przypadkach brak treści
wniosków, proponuję zobowiązać kuratorów zawodowych do pracy
w systemie informatycznym „Sawa” firmy Currenda Kurator Rodzinny.
Pracownik który pracuje w sekretariacie ZKSS nie jest
w stanie przepisywać, ze względu na duże obciążenie pracą
w sekretariacie. Brak również możliwości pracownika przez
przenoszenie treści do systemu przy pomocy pamięci przenośnej typu
pendrive (dodatkowe obciążenie dla pracownika).
Do usprawnień technicznych, które usprawniłyby i przyspieszyłyby
pracę sekretariatu zespołu należą:
• zainstalowanie na wszystkich komputerach pracujących
w
zespole
kuratorskiej
służby
sądowej
kuratorów
oprogramowania Word,
• wyposażenie sekretariatu w urządzenie do drukowania okładek
bezpośrednio z systemu.
W celu usprawnienia pracy w sekretariacie zespołu kuratorskiej służby
sądowej jak również wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości
należy:
• wyegzekwować od kuratorów zawodowych aby wywiady
środowiskowe,
wywiady
kontrolne
sporządzane
były
bezpośrednio w Currendzie,
• wyegzekwować od pracownika aby w prawidłowy sposób
wprowadzał dane do systemu informatycznego „Currenda”
Kurator Rodzinny,
• wyegzekwować od pracownika aby informował Kierownika
zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej o nieprawidłowościach
w działaniu systemu informatycznego ”Sawa” firmy Currenda
modułu Kuratorzy Rodzinni.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik zespołu
kuratorskiej służby sadowej szczegółowo uchybienia, udzielono
wskazówek co do możliwych sposobów ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego.
IX.3. Materiał źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Materiał źródłowy:
• analiza przypadkowo wybranych teczek kuratorskich,
•
•
•
•
Data sporządzenia
protokołu
system informatyczny (aplikacje) „Rejestracja nadzoru”
w wykazach „Nwk” ,Opmk” ”Alkk ”Nwo” „Rejestracja
wywiadu(zleconej czynności) w kontrolce „Wr” w wykazie „K”,
wykazie „Opk” oraz prawidłowość funkcjonowania sprawozdań
MS-S40,
informacje uzyskane od Kierownika Zespołu Kuratorskiej Służby
Sądowej,
instrukcja programu „Kuratorzy Rodzinni” currenda sp.o.o,
urządzenia ewidencyjne w wersji papierowej.
30.10.2013
Podpis