Protokół kontroli Sekretariatu III Zespołu Kuratorskiej Służby

XI WW 4191-4/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU ZESPOŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia kontroli
• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów
powszechnych (Dz. U. z 2001 roku, Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012
roku w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością
administracyjną sądów powszechnych (Dziennik Ustaw z 2013
roku, poz. 69)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie kontroli
I.3. Kontrolowany sekretariat
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
Sekretariat III Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych
Sądu Rejonowego w Zabrzu
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości
Barbara Urbanek
I.5. Termin przeprowadzenia
kontroli
23-27 luty oraz 2, 4-6 marca 2015 roku
I.6. Zakres/przedmiot kontroli
I.7. Okres objęty kontrolą
•
•
•
•
Organizacja pracy zespołu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w zespole, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w zespole, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności
sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt oraz teczek dozoru
1 marca 2011 roku do 6 marca 2015 roku
(w zakresie ruchu spraw i obsady przedstawiono i przeanalizowano
dane obejmujące okres od 1 marca 2011 roku do 31 grudnia 2014 roku)
Dział IX
Wnioski
IX.2. Wnioski
Praca sekretariatu III Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds.
Karnych szczegółowo przedstawiona została we wcześniejszych
działach niniejszego protokołu, a oceniona została jako bardzo dobra.
Również bardzo dobrze oceniona została jego organizacja pracy.
W zespole panuje miła atmosfera, jego pracownicy stanowią zgrany
i doświadczony zespół. Dużą zasługę w tej mierze przypisać należy
kierownikowi zespołu Pani (...) oraz wszystkim kuratorom zawodowym.
Nie można pominąć faktu, jakości bardzo dobrej pracy Pani (...), która
z bardzo dużym zaangażowaniem wywiązuje się ze swoich
obowiązków, wykonując powierzone zadania sumiennie, sprawnie
i terminowo.
Pracę dodatkowo usprawniłaby drukarka do drukowania
bezpośrednio z systemu okładek teczek O, Ps i Doz-el. Wyposażenie
sekretariatu w powyższy sprzęt, dodatkowo usprawniłoby pracę również
I, jak i II ZKSS.
Podstawowym narzędziem pracy sekretariatu jest prawidłowo
funkcjonujący system informatyczny Sawa. W przypadku ewidencji
spraw, odnotowywania danych w poszczególnych sprawach nie
stwierdzono nieprawidłowości.
W zakresie prowadzenia akt/teczek dozoru zwrócono jedynie uwagę
na obowiązek każdorazowego numerowania stron w aktach sprawy, co
wynika z treści przepisu § 30 ust. 2 zarządzenia M. S., każdorazowego
zamieszczania w aktach kopii wniosków kuratorów zawodowych
kierowanych do sądu, czy też przekazanych do sądu informacji
o realizacji przez skazanego nałożonego na niego obowiązku - § 508
ust. 7, 14 i 20 jak również § 20 zarządzenia M. S., oraz przekazywania
akt pismem przewodnim, którego kopia pozostawiana winna być
w aktach sprawy - § 20 zarządzenia M. S.
Co do terminowości czynności wykonywanych w aktach oraz
teczkach dozoru stwierdzono, że terminowość wykonywania zarządzeń
oraz poleceń kuratorów zawodowych jest bardzo dobra.
Na zakończenie kontroli omówiono z Panią Kierownik III Zespołu
Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych oraz pracownikiem
sekretariatu zespołu szczegółowo stwierdzone niedociągnięcia
sekretariatu, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Wiceprezes Sądu
Rejonowego w Zabrzu.
IX.3. Materiał źródłowy, na
podstawie którego dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku o kuratorach sądowych
(Dz. U. z 2001 roku, Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),
• Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007
roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U.
z 2007 roku, Nr 38, poz. 249 z późn. zm.),
• Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003
roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów
sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. U.
z 2003 roku, Nr 5, poz. 22 z późn. zm.),
• zarządzeniach wewnętrznych Prezesa Sądu Rejonowego
w Zabrzu m.in. o utworzeniu III ZKSS d-s Karnych, o obowiązku
prowadzenia
urządzeń
ewidencyjnych
w
systemie
informatycznym Sawa, o utworzeniu POI w SR w Zabrzu,
• instrukcji użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu Sawa
spółki Currenda aplikacji „Kuratela”.
Materiał źródłowy na podstawie którego dokonano ustaleń:
• akta/teczki spraw,
• urządzenia ewidencyjne prowadzone w sekretariacie zespołu
w systemie informatycznym Sawa,
•
•
•
sprawozdania statystyczne MS-S40,
informacje
otrzymane
od
Kierownika
Oddziału
Administracyjnego m.in. w zakresie osób zatrudnionych
w sekretariacie zespołu w okresie podlegającym kontroli,
odnośnie szkoleń odbytych przez pracowników sekretariatu
w okresie objętym kontrolą,
system informatyczny Sawa aplikacja „Kuratela” spółki
Currenda.
Data sporządzenia protokołu
Podpis
2.04.2015r.
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Barbara Urbanek