Wymagania stawiane Systemowi Informatycznemu Czynsze

Załącznik nr 2
pieczątka firmowa Wykonawcy)
Tel. …………………………
e-mail: ..............................
SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA FUNKCJONALNE DO ZSI
do oferty na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, wspierającego
pracę wszystkich działów firmy AN Łódź-Śródmieście „Centrum II” w Łodzi .
Wymagania ogólne do ZSI
Wymagania stawiane Systemowi Informatycznemu
Czynsze, rozliczanie mediów, windykacja, obsługa
wspólnot mieszkaniowych, remonty (dział techniczny),
serwis www dla lokatorów
Pełna współpraca z systemem FK
Definiowanie zasobów w podziale na nieruchomość, budynek, lokal
Możliwość definiowania stawek dla składników naliczeń z poziomu nieruchomości, lokalu
Możliwość modyfikacji kartoteki zasobów (dodawanie nowych pól, modyfikacja
istniejących danych)
Ewidencja różnych typów i własności lokali
Możliwość pracy na wielu otwartych miesiącach
Automatyczne naliczanie i rozliczanie z podziałem na lokal, budynek i nieruchomość
Automatyczne generowanie faktur za lokale użytkowe
Tworzenie szablonów pism masowych oraz ich seryjny wydruk
Obsługa dodatków mieszkaniowych
Przypisanie jednemu najemcy lub właścicielowi wielu lokali
Podgląd oraz wydruk historii finansowej lokatora/właściciela za dowolny okres czasu
Podgląd oraz wydruk historii finansowej lokalu za dowolny okres czasu
Możliwość przeglądania salda lokalu z pełną historią wpłat, naliczeń i odsetek
Możliwość przeglądania salda lokatora z pełną historią wpłat, naliczeń i odsetek
Ewidencja udziałów w prawie do lokalu
Definiowanie, rejestrację i rozliczanie liczników dla różnych mediów
Prowadzenie i rozliczanie lokali gminnych
Naliczanie odsetek za zwłokę według zdefiniowanych modeli odsetkowych
Możliwość anulowania odsetek
Możliwość przesuwania terminu płatności za konkretne naliczenie
Możliwość tworzenia raportów definiowanych przez użytkownika
Automatyczne prowadzenie windykacji – od wezwań do zapłaty po wyrok o eksmisję
Rejestrację i rozbudowaną obsługę porozumień ratalnych
Wykaz spraw windykacyjnych, rozpraw sądowych, egzekucji
Obsługa funduszu remontowego
Import wpłat lokatorów wpłacających na konta wirtualne - pliku w formacie ELIXIR
Generowanie nowych kont wirtualnych zgodnie z podanym wzorcem
Internetowy dostęp do rozrachunków mieszkańców
Spełnia
X
Tworzenie dowolnych modeli rozliczeń kosztów
Automatyczne generowanie nadpłat lub niedopłat na koncie lokalu po rozliczeniu
Oznaczanie odczytów jako realne i prognozowane
Masowe wstawianie nowych norm za media
Zbiorowy wydruk rozliczeń mediów dla danej nieruchomości
Rozliczanie poszczególnych właścicieli i wspólnot za podany okres
Możliwość wygenerowania kosztów i przychodów z dokładnością do wspólnoty
Obsługa zebrań wspólnot mieszkaniowych
Ewidencja przeglądów i remontów z dokładnością do budynku i lokalu
Ewidencja gruntów ich powierzchni oraz stanu prawnego
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego
Możliwość umieszczenia w systemie zdjęcia, zrzutu lokalu budynku i nieruchomości
Możliwość szybkiego nadania użytkownikom biernych uprawnień, aby nie mogli
dokonywać zmian w trakcie zamykania miesiąca lub inne równoważne zabezpieczenie
Kontrola błędów przy zamykaniu miesiąca w systemie czynszowym
Możliwość podpinania do karty lokalu bądź lokatora dokumentów zewnętrznych
wytworzonych w innych programach
Finanse-Księgowość, sprawozdawczość finansową oraz
pozostała sprzedaż
Automatyczne tworzenie bilansu otwarcia na podstawie zamknięcia roku
obrachunkowego
Możliwość próbnego zamknięcia roku
Możliwość stosowania powtarzalnych schematów księgowań/dekretacji
Automatyczne tworzenie bilansu, zestawień sald i obrotów oraz innych raportów
finansowych
Tworzenie dowolnej liczby rejestrów VAT
Możliwość pracy w miesiącu grudniu roku poprzedniego
Tworzenie sprawozdań bez konieczności zamykania miesiąca i na dokumentach nie
zatwierdzonych
Wydruk raportów dziennych na wybranym koncie
Wydruk zaksięgowanych dekretów na wybrane konta
Modyfikacja i przeglądanie niezaksięgowanych dowodów
Modyfikacja i przeglądanie rejestru zobowiązań i należności
Wydruk i przeglądanie kosztów, przychodów według zleceń
Wydruk rejestrów VAT
Drukowanie potwierdzeń sald
Prowadzenie wielu raportów bankowych z nieograniczoną ilością pozycji w raporcie
dziennym
Obsługa odsetek ustawowych oraz umownych
Obsługa korekty podatku VAT
Przeglądanie oraz wydruk rozrachunków z kontrahentami
Zestawienie bieżących i zaksięgowanych rozrachunków z kontrahentami
Możliwość przeszukiwania Księgi Głównej wg dowolnie zdefiniowanych parametrów
Podgląd oraz wydruk historii finansowej klienta za dowolny okres czasu
Możliwość prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta
Prowadzenie kosztów i przychodów z dokładnością do nieruchomości
Możliwość dostosowania programu do każdej usługi Home Banking
Automatyczne generowanie sprawozdań finansowych
Automatyczne generowanie danych do sprawozdania ZiN2a
Automatyczne generowanie danych do sprawozdania Rb-27S i Rb-28S
Automatyczne generowanie sprawozdań GUS
x
Automatyczne generowanie sprawozdań podatkowych
Definiowanie dowolnej analizy finansowej
Wykorzystanie funkcji finansowych opartych o dane zaksięgowane i wstępnie
zaksięgowane w systemie
Możliwość tworzenia okazjonalnych dokumentów sprzedaży bez powiązania z zasobami
lokalowymi
Możliwość eksportu danych/wydruków do programów takich jak Office czy IPS
Kadry i Płace
x
Możliwość gromadzenia dużej ilości danych na temat danego pracownika
Definiowanie własnych formularzy zawierających dane pracownika
Sporządzanie raportów stanu zatrudnienia i średniego zatrudnienia w różnych układach
Sporządzanie stanu urlopów zaległych i bieżących na dany dzień
Sporządzanie sprawozdań na potrzeby GUS
Możliwość równoczesnej pracy z wieloma listami płac
Sporządzanie list płac funduszu bezosobowego tj. dotyczących umów zleceń, umów o
dzieło, wypłaty dla emerytów z funduszu socjalnego
Drukowanie zaświadczeń o zarobkach
Zbieranie, edycja i wydruk PIT-ów
Zbiorcze wydruki z wielu list płac
Majątek Trwały
x
Rejestracja operacji ewidencyjnych i wartościowych na środkach trwałych, wartościach
niematerialnych i prawnych, inwestycji długoterminowych
Naliczanie amortyzacji i umorzeń wg obowiązujących przepisów, wg planu rocznego
Możliwość generowania dowolnych raportów, celem sporządzania sprawozdań/informacji
wymaganych ustawą o finansach publicznych
Możliwość generowania sprawozdań rocznych przekazywanych do GUS
Możliwość wyliczenia amortyzacji środków trwałych różnymi metodami (Liniową,
Degresywną, itp. )
Możliwość korygowania operacji na środkach trwałych, w tym korekta amortyzacji
Eksport XML
x
Możliwość wysyłania zarówno danych wymaganych jak i dodatkowych
Możliwość sprawdzania błędów w plikach XML porównywanie ich ze schematami i
raportowanie z dokładnością do lokalu, budynku lub nieruchomości w którym miejscu
wystąpił błąd
Wykluczenie z wysyłki pustych kart lokali, budynków orz nieruchomości
Dodatkowe wymagania wobec Wykonawcy
x
Firma posiada oddział lub filie w Łodzi lub okolicach (nie dalej niż 30 km od siedziby
Zamawiającego)
Bezpłatne doradztwo telefoniczne
Możliwość szybkiego przyjazdu do siedziby zamawiającego lub podjęcie zdalnej pracy
w sytuacjach alarmowych nie później niż 24 h od zgłoszonego problemu (wliczając tylko
dni robocze)
Brak opłaty miesięcznej licencyjnej (jedynie opłata serwisowa dobrowolna)
…………………..…., dnia ..................................
..............................................................
(podpis z pieczątką imienną lub
Podpis czytelny osoby uprawnionej
do reprezentowania wykonawcy)