Zapytanie nr 103

Tyczyn,16.08.2016roku
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 103/RTRP/SC/2016
NA ORGANIZACJĘ KONFERENCJI NAUKOWEJ POD NAZWĄ „ROZWÓJ
PRZEDSIĘBIORCZOŚCI NA OBSZARACH WIEJSKICH Z UWZGLĘDNIENIEM
AGROTURYSTYKI - UKAZANIE WPŁYWU PROGRAMU SZWAJCARSKIEGO NA
PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ MIKROREGIONU DOLINA STRUGU”.
1. Zamawiający
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”.
ul. Myśliwska 16, 36-030 Błażowa.
Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania
odpowiedzi na zapytania oferentów: Przemysław Grzebyk -172305577, e-mail:
[email protected]
2. Tryb udzielenia zamówienia
Zamawiający realizując niniejsze postępowanie nie jest zobowiązany stosować przepisów
ustawy Prawo zamówień publicznych. W celu zapewnienia wydatkowania przyznanych
środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady uczciwej konkurencji, transparentności i
równego traktowania potencjalnych wykonawców niniejsze postępowanie toczy się w oparciu
o zasadę konkurencyjności – tj. skierowania zapytania ofertowego o identycznej treści do co
najmniej 3 oferentów.
3. Tytuł projektu
Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w mikroregionie „Dolina Strugu”, realizowany
przez Regionalne Towarzystwo Rolno–Przemysłowe „Dolina Strugu”, współfinansowany przez
Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi
Unii Europejskiej.
4. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowej konferencji naukowej pn. „Rozwój
przedsiębiorczości na obszarach wiejskich z uwzględnieniem agroturystyki - ukazanie wpływu
Programu Szwajcarskiego na przedsiębiorczość mikroregionu Dolina Strugu”.
Zamawiana usługa obejmuje następujące zadania :
1. Usługi cateringowe na potrzeby konferencji.
Wykonawca w ramach organizacji konferencji ma zapewnić dla 50 uczestników :
1.1 Śniadanie dla uczestników konferencji.
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 1 z 11
1.2 Przerwę kawową dla osób uczestniczących w konferencji. Poczęstunek podczas przerwy
kawowej powinien obejmować: kawę, herbatę, wodę mineralną butelkowaną, śmietankę do
kawy, cukier, mix ciasteczek (wszystko jednak w limicie do 25 zł/osobę).
1.3 Poczęstunek w formule obiadu zasiadanego dla wszystkich osób uczestniczących w
konferencji składający się z następującego menu:




zupa tradycyjna, (np. rosół, zupa krem), 350 ml na osobę
ciepłe danie obiadowe, (ziemniaki 250 g na osobę, mięso schab 150 g na osobę)
surówki / sałatki: 3 rodzaje, po 150 g każdego rodzaju na osobę;
sok/kompot 0,33/na osoba (wszystko jednak w limicie do 60 zł/osobę).
1.4 Kolacje dla uczestników po powrocie z drugiej części konferencji (wizyta w minimum 6
obiektach, ciekawych miejscach związanych z przedsiębiorczością Doliny Strugu) szczegółowe
informacje dotyczące miejsc podane będą bezpośrednio Wykonawcy po podpisaniu umowy.
Kolacja powinna składać się z następującego menu:
•minimum trzy rodzaje sałatek
•do wyboru dwa rodzaje dań głównych na gorąco w tym 1 danie mięsne i 1 danie jarskie,
•ciepłe dodatki do dań na gorąco (minimum 2 rodzaje np. ziemniaki opiekane, ryż)
•deser -ciasto porcjowane
•napoje gorące ( kawa i herbata w termosach)
•napoje zimne (minimum 2 rodzaje soków owocowych
– oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej)
Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis gastronomiczny (tj. przygotowanie,
obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów –obrusy, zastawa niejednorazowego użytku
oraz sprzątanie).
2. Wynajem sali konferencyjnej, sali na lunch i catering, parkingu.
2.1 Lokalizacja obiektu z salą konferencyjną powinna się znajdować na terenie Doliny Strugu
tj. gmin Błażowa, Chmielnik, Hyżne i Tyczyn.
Sala konferencyjna, w której będzie się odbywała pierwsza cześć konferencji powinna być
odpowiednia dla tego rodzaju imprez (z dostępem w budynku do sanitariatów o wysokim
standardzie wyposażenia i utrzymania).
Wykonawca zapewni:
- nagłośnienie (dwa mikrofony),
- sprzęt do prezentacji wykładów (projektor podłączony do komputera, tablica do projekcji),
- ilość miejsc siedzących dla uczestników: 50 miejsc.
- szatnię z obsługą, obsługę recepcji konferencji, z miejscem (stolikiem) do rejestracji
uczestników i dystrybucji materiałów (w recepcji stale powinna znajdować się min. 1 osoba).
Wykonawca zapewni (z dostarczonych materiałów przez zamawiającego) i wyłoży w recepcji
lub przed salą konferencyjną listę uczestników, na której swoje podpisy składać będą przybyli
na konferencję uczestnicy.
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 2 z 11
- Zapewnienie min. 1 osoby prowadzącej konferencję (konferansjer) od godzin porannych do
zakończenia konferencji tj. w godzinach od 8.00 do 20.00.
2.2. Wynajem pomieszczeń na lunch i catering.
Osobne pomieszczenie na lunch i catering na 50 miejsc siedzących oraz jednoczesne
zapewnienie w tym samym pomieszczeniu stołów na potrzeby poczęstunku podczas przerwy
kawowej.
2.3. Zabezpieczenie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji.
- zabezpieczenie minimum 20 miejsc parkingowych.
3. Produkcja i rozdawnictwo zestawów z upominkami dla uczestników konferencji.
3.1. Dostarczenie długopisów, notesów i pendrive-ów z nadrukiem logo Programu
Szwajcarskiego w ilości po 50 – szt.
3.2 Rozdanie upominków dla wszystkich uczestników konferencji, składających się z
wybranych produktów lokalnych Doliny Strugu, na kwotę 30 złotych na osobę. Zestaw
pojedynczego upominku będzie podlegał zatwierdzeniu przez zamawiającego. Do oferty
należy dołączyć proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 5).
Wszelkie opracowania graficzne objęte zamówieniem powinny być sporządzone zgodnie z
wytycznymi w zakresie Informacji i promocji dla beneficjentów Szwajcarsko-Polskiego
Programu Współpracy.
4. Przeprowadzenie serii wykładów.
4.1 Przeprowadzenie serii wykładów o następującej tematyce:
a) Program Szwajcarski pn. „Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w mikroregionie
„Dolina Strugu” i jego wpływ na rozwój przedsiębiorczości mikroregionu Doliny Strugu.
b) Prowadzenie działalności gospodarczej na obszach wiejskich.
c) Agroprzedsiębiorczość ze szczególnym uwzględnieniem ekologii.
d) Zakładanie i prowadzenie inicjatyw klastrowych związanych z turystyką, przetwórstwem
produktów rolnych.
Propozycja konspektu wykładów będzie podlegała zatwierdzeniu na dzień podpisania
umowy.
4.2. Wykonawca zapewni min. 2 wykładowców z dorobkiem naukowym.
4.3 Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka polskiego na język angielski w trakcie trwania
konferencji.
Wykładowcy będą zobowiązani do przygotowania prezentacji w programie PowerPoint oraz w
formie opisowej na potrzeby publikacji do jej wygłoszenia jak również do jej wygłoszenia w
trakcie konferencji.
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 3 z 11
5. Wykonanie relacji zdjęciowej przez fotografa obejmującej dokumentację zdjęciową z
konferencji oraz z wyjazdów po mikroregionie Doliny Strugu obejmującej wizyty w ciekawych
miejscach związanych z przedsiębiorczością Doliny Strugu. Dokumentację zdjęciową w postaci
minimum 100 zdjęć Wykonawca przekaże Zamawiającemu na nośniku elektronicznym w
terminie do 7 dni od zakończenia przeprowadzenia wyjazdów po Dolinie Strugu. Miejsce
dostarczenia: biuro projektu szwajcarskiego pod adres: 36-020 Tyczyn, ul. Kościuszki 8.
6. Wizyta na terenie Dolinie Strugu.
6.1 Zapewnienie usługi transportowej na potrzeby wyjazdów po regionie Doliny Strugu z
udziałem uczestników konferencji. Docelowy dystans przejazdów po Dolinie Strugu wynosi do
200 km. Na potrzeby wyjazdów Wykonawca zapewni autokary dla 50 osób.
6.2 Wykonawca zapewni wykładowców w tematach związanych z przedsiębiorczością
posiadających merytoryczną wiedzę nt. prezentowanych przedsięwzięć.
6.3 Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka polskiego na język angielski w trakcie trwania
wizyt.
7. Produkcja publikacji zawierającej materiały z konferencji.
7.1 opracowanie i druk publikacji zawierającej materiały z konferencji na podstawie
prezentacji przedstawionych w trakcie konferencji.
a) Wydrukowanie 120 szt. egzemplarzy publikacji w formie książkowej,
•
Format: B5
•
Oprawa miękka
•
Druk środka: czarno-biały z wkładkami kolorowymi, gramatura 50-90 g
•
Okładka: full kolor, foliowana, gramatura 250 g
b) Opracowanie nie może być mniejsze niż 120 stron
Wykonawca w ramach organizacji zapewni (we współdziałaniu z zamawiającym) dystrybucję
materiałów konferencyjnych uczestnikom konferencji.
8. Produkcja felietonu z konferencji.
8.1 Produkcja felietonu o czasie trwania 12 minut, będącym relacją z konferencji pn.
„Rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich z uwzględnieniem agroturystyki - ukazanie
wpływu Programu Szwajcarskiego na przedsiębiorczość mikroregionu Dolina Strugu. ” Felieton
powinien zawierać wywiad z organizatorem wydarzenia, co najmniej 2 wywiady z
uczestnikami wydarzenia, relacje z wizytowanych miejsc w trakcie II części konferencji.
9. Termin realizacji zamówienia dla poszczególnych działań :
9.1. Usługi cateringowe na potrzeby konferencji.
Termin realizacji: 29.08.2016 r. w godzinach od 8.00 do 20.00.
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 4 z 11
9.2. Wynajem sali konferencyjnej, sali na lunch i catering, parkingu.
Termin realizacji: 29.08.2016 r. w godzinach od 8.00 do 20.00.
9.3. Produkcja i rozdawnictwo zestawów z upominkami dla uczestników konferencji.
Termin realizacji: 29.08.2016 r.
9.4. Przeprowadzenie serii wykładów.
Termin realizacji: 29.08.2016 r. w godzinach od 9.00 do 13.00. oraz podczas wyjazdu w teren
tj. do godz 20.00.
9.5. Wykonanie relacji zdjęciowej.
Termin realizacji zdjęć: 29 sierpnia 2016r. w godzinach od godz. 9.00 do 20.00.
Termin dostarczenia zdjęć: 5 września 2016 r.
9.6. Wyjazdy po Dolinie Strugu.
Termin realizacji: 29 sierpnia 2016r. w godzinach od godz. 14.00 do 20.00.
9.7. Produkcja publikacji zawierającej materiały z konferencji.
Termin realizacji: do 12.09.2016 r.
10. Sposób obliczania ceny:
Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący
podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty zleceniobiorcy niezbędne do zrealizowania
zamówienia.
11. Forma wynagrodzenia oraz termin płatności
Na podstawie faktury VAT wystawianej łącznie na wartość całego zamówienia w terminie 14
dni od dnia podpisania protokołu odbioru przez Zamawiającego, przelewem na rachunek
bankowy wskazany w fakturze VAT. Zamawiający bierze pod uwagę możliwość udzielenia
zamówień uzupełniających.
12. Kryteria oceny ofert
− podstawowym kryterium wyboru jest cena.
- zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od złożenia Zamówienia, gdy
najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę zaplanowaną przez Zamawiającego na
sfinansowanie niniejszego zamówienia.
- niedołączenie do oferty jednego lub więcej załączników wymienionych w formularzu
ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) będzie skutkować odrzuceniem
oferty z przyczyn formalnych.
-
Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom.
13. Sposób i termin składania ofert
Pisemne oferty prosimy przesyłać lub dostarczyć do biura projektu Programu Szwajcarskiego
Regionalnego Towarzystwa Rolno-Przemysłowego „Dolina Strugu”, ul. Kościuszki 8, 36-020
Tyczyn w terminie: do dnia 23 sierpnia 2016 r. do godz. 10.00.
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 5 z 11
14. Sposób przygotowania oferty
1. Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim na maszynie do
pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana(własnoręczny
podpis).
2. Oferta Wykonawcy zawierać będzie cenę jednostkową oraz całkowitą brutto zawierającą
koszty organizacji konferencji oraz działań towarzyszących objętych niniejszym
zapytaniem,
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.
4. Ofertę należy składać w zamkniętej kopercie z następującym napisem „Oferta na
zapytanie ofertowe nr103/RTRP/SC/2016".
15. Termin wyboru oferty i sposób powiadomienia oferentów
Zamawiający ogłosi wybór Wykonawcy na stronie: http://www.portal.strug.net/
w dniu 23 sierpnia 2016 r.
16. Informacje administracyjne
Niniejsze zapytanie ofertowe umieszczono na stronie: http://www.portal.strug.net/
Do niniejszego zapytania ofertowego dołączone są następujące dokumenty:
1.
2.
3.
4.
Formularz ofertowy (Załącznik nr 1)
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2)
Klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3)
Proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 4)
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 6 z 11
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
--------------------------Miejscowość i data
----------------------------Pieczęć firmowa
OFERTA WYKONAWCY
Ja, niżej podpisany działając w imieniu i na rzecz (dane Wykonawcy):
Nazwa
Adres siedziby
NIP
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr. 103/RTRP/SC/2016 dotyczące realizacji zlecenia na
organizację konferencji naukowej pn. „ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI NA OBSZARACH
WIEJSKICH Z UWZGLĘDNIENIEM AGROTURYSTYKI - UKAZANIE WPŁYWU PROGRAMU
SZWAJCARSKIEGO NA PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ MIKROREGIONU DOLINA STRUGU” w ramach
projektu pn. „Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w mikroregionie „Dolina
Strugu” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
Składam ofertę na wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego za poniżej przedstawioną
kwotę:
Przedmiot zamówienia
Cena jednostkowa
brutto
Ilość
Razem
brutto
1. Usługi cateringowe na potrzeby konferencji *
2. Wynajem Sali konferencyjnej, sali na lunch i
catering oraz parkingu *
3. Produkcja i rozdawnictwo zestawów z
upominkami dla uczestników konferencji. *
4. Przeprowadzenie serii wykładów *
5. Wykonanie relacji zdjęciowej*.
6. Wyjazdy po Dolinie Strugu.*
7. Produkcja i kolportaż publikacji zawierającej
materiały z konferencji.*
8. Produkcja felietonu z konferencji.*
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 7 z 11
Łącznie
*- zgodnie z przedmiotem zamówienia
1. Kwota brutto …….. zł (słownie kwota brutto) w tym podatek …………zł (słownie)
a) Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją Zamówienia
tj. przygotowanie i przeprowadzenie konferencji oraz działań towarzyszących objętych
przedmiotem zamówienia
b) Oświadczam, że zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i załącznikami oraz
przyjmuję bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jego treści.
c) Oświadczam, że termin związania z ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od dnia
otwarcia ofert.
Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty,
następujące dokumenty :
a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2)
b) Podpisana klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3)
c) Proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 4)
……………………………
…………………………………………………………..
Miejscowość, data
Pieczęć i podpis składającego ofertę
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 8 z 11
Załącznik nr 2 – Wzór oświadczenia Wykonawcy
--------------------------Miejscowość i data
----------------------------Pieczęć firmowa
OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW
Oświadczam, że:
1. Posiadam uprawnienia do wykonywania wymaganej przedmiotem zamówienia
działalności, czynności zgodnie z wymogami ustawowymi.
2. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia.
3. Działam na rynku w branży kulinarnej od dnia …………………………… .
4. Prowadzę działalność spełniającą wymogi sanepidu.
5. posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie, szczególnie w zakresie wykonywania
podobnych usług oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia.
6. zobowiązują się do świadczenia usług cateringowych wyłącznie z produktów
spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów
prawnych w zakresie przechowania i przygotowania artykułów spożywczych (m in.
Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. bezpieczeństwa żywności i żywienia Dz. U. nr 171
poz. 1125 ze zm.
……………………
miejscowość, data
………………………..
czytelny podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 9 z 11
Załącznik nr 3- Klauzula antykorupcyjna
--------------------------Miejscowość i data
----------------------------Pieczęć firmowa
Klauzula antykorupcyjna
Oświadczam, że nie oferowałem ani nie dawałem żadnych korzyści majątkowych w celu
wpłynięcia na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych nr
103/RTRP/SC/2016 w ramach Projektu pn. Wieloaspektowy Program rozwoju „Sami Sobie” w
mikroregionie „Dolina Strugu” w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy lub
wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz, że
nie brałem udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy Wykonawcami,
które miałyby na celu wpłynięcie na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień
publicznego/ych lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub
dobrymi obyczajami.
…………………….
miejscowość, data
…….…………………
podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 10 z 11
Załącznik nr 4
……………………………
Miejscowość i data
PROPONOWANY ZESTAW UPOMINKÓW
1. Proponowany zestaw upominków.
L.p.
1
2
3
4
5
Wyszczególnienie
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
Tel.: +48 17 230 55 77, Fax :+48 17 230 12 10
e-mail: [email protected]
www.portal.strug.net
Strona 11 z 11