Informacja o realizacji planu kontroli Wielkopolskiej Wojewódzkiej

Poznań, dnia 07 stycznia 2011 roku
Informacja o realizacji planu kontroli WIELKOPOLSKIEJ Wojewódzkiej Komendy OHP za IV kwartały 2010 roku
L.p.
Plan kontroli
Realizacja
planu kontroli
1
22.02.2010
23.02.2010
2
3.
Rodzaj
kontroli
Tematyka
Jednostka
przeprowadzonych kontroli kontrolowana
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy jednostki, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
23-24.02.2010 23-24.02.2010 kompleksow Dokumentacja i organizacja
a
pracy jednostki, prawidłowość
dokumentacji uczestników,
dokumentacja formalna
jednostki, realizowanie
programów, umowy
02.03.2010
02.03.2010 problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy jednostki, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
Klub Pracy w
Krotoszynie
ŚHP 15-2
Krotoszyn
Klub Pracy w
Turku
Termin
kontroli
23.02.2010
Kontrolujący
Wojewódzki Komendant OHP
23-24.02.2010 Kierownik Zespołu Kadr, kontroli i
skarg, Wojewódzki Komendant, St.
spec. ds. planow. i analiz jedn.
organiz.
02.03.2010
4
03.03.2010
05.03.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja MBP w Lesznie
pracy jednostki, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
05.03.2010
5
09.03.2010
09.03.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja Klub Pracy w
pracy jednostki, prawidłowość Pobiedziskach
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
09.03.2010
6
10.03.2010
10.03.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja Klub Pracy w
pracy jednostki, prawidłowość Gnieźnie
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
10.03.2010
Zalecenia pokontrolne
W pomieszczeniach Klubu Pracy wyeksponować materiały promocyjne projektów EFS
realizowanych przez OHP oraz projektów regionalnych POKL
Uzupełnić w kronikach ŚHP wpisy o programy EFS; wyeksponować na ścianach plakaty z EFS;
uzupełnić niektóre dane osobowe w teczkach uczestników; uaktualnić rejestr zarządzeń
kierownika jednostki; częstsze kontrole u pracodawców; uzupełnić wpisy w dziennikach
wychowawczych - hospitacje, wizytacje.
Z-ca Wojewódzkiego Komendanta Uzupełnić podpisy na drukach sprawozdawczych i planistycznych przez Dyrektora CEiPM.
OHP; St. spec. ds. rynku pracy
Dostosować dokumentację klubu do obowiązujących standardów usług. Wyjaśnić niezgodność
danych dot. liczby klientów KP. Zwiększyć efektywność pracy Lidera we wszystkich
komponentach działalności klubu. Zintensyfikować działalność KP w lokalnym środowisku,
szczególnie w zakresie promocji, udziału w lokalnych przedsięwzięciach (targi pracy, giełdy,
konferencje, spotkania z przedstawicielami innych instytucji). Wskazane są regularne wizyty
Dyrektora CEiPM w podległej jednostce celem udzielenia wsparcia merytorycznego i
organizacyjnego.
Z-ca Wojewódzkiego Komendanta Uzupełnić podpisy pracodawców na notatkach z giełd z 2009r. Należy dopilnować, aby na
OHP; St. spec. ds. rynku pracy
ofertach pracy widniała podpis pracodawcy. Zaleca się, aby na każdych targach, giełdach z
rynku pracy uczestniczył jeden z pracowników MBP. Co kwartał drukować zestawienie usług i
liczby klientów obsłużonych przez MBP. Zintensyfikować działalność na rzecz młodzieży
bezrobotnej/poszukującej pracy. Zakupić tablicę do ekspozycji ofert pracy, ogłoszeń i informacji.
Należy wyeksponować kiosk MBP, tak aby klienci mieli nieograniczony dostęp i możliwość
swobodnego korzystania.
Z-ca Wojewódzkiego Komendanta Druki sprawozdawcze i planistyczne powinny być zatwierdzone przez Dyrektora CEiPM.
OHP; St. spec. ds. rynku pracy
Przedsięwzięcia KP na każdy kolejny miesiąc kalendarzowy powinny być drukowane i
zachowywane również w formie papierowej. Uzupełnić informacje w ankietach uczestników KP
w 2009r. i 2010r. Wyjaśnić niezgodność danych dot. liczby porad indywidualnych i warsztatów
ze sprawozdania 05 za I kw. 2009r. oraz liczby uczestników warsztatów ze sprawozdania 02 za
cały 2009r. Zintensyfikować działania w zakresie zwiększenia liczby osób bezrobotnych
korzystających z usług KP.
Z-ca Wojewódzkiego Komendanta Druki sprawozdawcze i planistyczne powinny być zatwierdzone przez Dyrektora CEiPM. Zaleca
OHP; St. spec. ds. rynku pracy
się podsumowanie porad i warsztatów w rejestrach KP zgodnie z okresami sprawozdawczymi.
Zintensyfikować działania w zakresie zwiększenia liczby osób bezrobotnych korzystających z
usług KP. Zaleca się prowadzenie teczki z działań promocyjnych klubu.
7
16.03.2010
23.03.2010
8
18.03.2010
24.03.2010
9
18.03.2010
24.03.2010
10
06.05.2010
06.05.2010
11
19.05.2010
19.05.2010
12
21.05.2010
21.05.2010
13
26.05.2010
26.05.2010
14.
09.06.2010
09.06.2010
15.
01.06.2010
01.06.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy jednostki, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy jednostki, dokumentacja
uczestników, dokumentacja
formalna jednostki,
realizowanie programów,
umowy
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy jednostki, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
problemowa Obowiązująca dokumentacja
formalna, prawidłowośc
dokumentacji odbiorców
usług, realizacji umów o
refundację kosztów szkolenia
zawodowego
Klub Pracy w
Kłecku
23.03.2010
Z-ca Wojewódzkiego Komendanta Druki sprawozdawcze i planistyczne powinny być zatwierdzone przez Dyrektora CEiPM. Zaleca
OHP; St. spec. ds. rynku pracy
się podsumowanie porad i warsztatów w rejestrach KP zgodnie z okresami sprawozdawczymi.
W przypadku warsztatów aktywnego poszukiwania pracy należy prowadzić arkusz oceny zajęć i
wystawić uczestnikom zaświadczenie o ukończonych zajęciach. Zaleca się, aby na listach
obecności zaznaczać numery kart uczestników biorących udział w zajęciach grupowych.
Kierownik Zespołu Kadr, kontroli i Uzupełnić i zaktualizować regulamin organizacyjny jednostki; każdej teczce indywidualnej nadać
skarg, Wojewódzki Komendant, St. numer wg książki ewidencyjnej; częstsze kontrole u pracodawców; założyć i prowadzić rejestr
spec. ds. planow. i analiz jedn.
ewidencji godzin nadliczbowych
organiz.
ŚHP 15-4
Ostrów Wlkp.
24.03.2010
Klub Pracy w
Ostrowie Wlkp.
24.03.2010
Wojewódzki Komendant OHP
Zorganizować regał zamykany, w którym będą gromadzone materiały dotyczące osób
ewidencjonowanych przez Klub Pracy.
CEiPM Poznań
Rejonowe
Centrum
Refundacji
06.05.2010
Specj. ds. osobowych i kontroli,
Kier. zespołu ds.org. i kształc.
zawod. i refundacji
problemowa Obowiązująca dokumentacja
formalna, prawidłowośc
dokumentacji odbiorców
usług, realizacji umów o
refundację kosztów szkolenia
zawodowego
problemowa Obowiązująca dokumentacja
formalna, prawidłowośc
dokumentacji odbiorców
usług, realizacji umów o
refundację kosztów szkolenia
zawodowego
problemowa Obowiązująca dokumentacja
formalna, prawidłowośc
dokumentacji odbiorców
usług, realizacji umów o
refundację kosztów szkolenia
zawodowego
problemowa Obowiązująca dokumentacja
formalna, prawidłowośc
dokumentacji odbiorców
usług, realizacji umów o
refundację kosztów szkolenia
zawodowego
doraźna Działalność kształceniowo wychowawcza
CEiPM Kalisz
Rejonowe
Centrum
Refundacji
19.05.2010
Specj. ds. osobowych i kontroli,
Kier. zespołu ds .org. i kształc.
zawod. i refundacji
CEiPM Piła
Rejonowe
Centrum
Refundacji
21.05.2010
Specj. ds. osobowych i kontroli,
Kier. zespołu ds .org. i kształc.
zawod. i refundacji
Natychmiastowe uzupełnienie rejestru wniosków o refundację wynagrodzeń a także wniosków o
wypłatę refundacji. Zweryfikowanie w systemie "Delfin" stanu umów zgodnie ze stanem
faktycznym. Terminowe realizowanie wniosków o wypłatę refundacji. Dokonanie archiwizacji
dokumentów z roku 2009 i 2010. Sporządzanie notatek i parafowanie informacji dot. wniosku.
Ujednolicenie zbioru przepisów aktów prawnych pomiędzy pracownikami. Utworzenie i
prowadzenie dokumentacji dot. odrzuconych wniosków o refundację. Datowanie wszelkich
dokumentów dostarczanych do RCR-u.
Na wnioskach pracodawców wymagających poprawienia lub uzupełnienia zamieszczać
informacje dot. stwierdzonych braków, daty, rodzaju kontaktu oraz osoby, z która się
kontaktowano. Na wnioskach zamieszczać pieczątkę i podpis upoważnionego pracownika.
Weryfikować na bieżąco składane wnioski. Uporządkować pomieszczenie z dokumentacją
archiwalną - magazynować dokumenty na regałach lub w szafach. Zweryfikować organizację
stanowisk pracy w celu usprawnienia obsługi wniosków refundacyjnych.
Utrzymywanie dotychczasowych standardów pracy.
CEiPM Konin
Rejonowe
Centrum
Refundacji
26.05.2010
Specj. ds. osobowych i kontroli,
Kier. zespołu ds .org. i kształc.
zawod. i refundacji
Na wnioskach pracodawców wymagających poprawienia lub uzupełnienia zamieszczać
informacje dot. stwierdzonych braków, daty, rodzaju kontaktu oraz osoby, z która się
kontaktowano. Przystosować pomieszczenie na archiwum dokumentacji refundacyjnej wyposażyć je w regały lub szafy.
CEiPM Leszno
Rejonowe
Centrum
Refundacji
09.06.2010
Specj. ds. osobowych i kontroli,
Kier. zespołu ds .org. i kształc.
zawod. i refundacji
Wygospodarować pomieszczenie przeznaczone wyłącznie na archiwum refundacji. Utrzymać
dotychczasowe standardy pracy.
ŚHP 15 - 23
Leszno
01.06.2010
Wojewódzki Komendant OHP,
Pedagog Wojewódzki, St.
specjalista ds. planowania i analiz
jednostek organizacyjnych
Odnotowywać w dziennikach wychowawczych kontakty ze szkołą, rodzicami i pracodawcami.
Uzupełnić frekwencje i oceny za I semestr bież. r. szkolnego i na koniec r. szkolnego. Na
bieżąco analizować frekwencję na zajęciach praktycznych i wychowawczych. Dokonać wpisów
w dziennikach w przypadku nieobecności jednego z wychowawców. Szczegółowo rozpisać w
dziennikach zajęć wychowawczych czas pracy (zajęcia dydaktyczne i poza dydaktyczne).
Sporządzać protokoły z posiedzeń Rady Młodzieżowej Hufca. Prowadzić i dokumentować
hospitacje zajęć wychowawczych - przez komendanta. Od r. szk. 2010/2011 wprowadzić do
realizacji autorskie i wojewódzkie programy wychowawcze. Uzupełnić roczny (2010) plan
dydaktyczno- opiekuńczo- wychowawczy i połączyć w jeden dokument. Organizować Rady
Pedagogiczne (również doraźne) i sporządzać szczegółowe protokoły z posiedzeń.
16.
17
18.
11.06.2010
11.06.2010
problemowa Organizacja pracy jednostki,
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna,
działalość szkoleniowa
16 - 17.06.2010 16 - 17.06.2010 kompleksow Organizacja pracy jednostki,
a
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna,
realizowanie programów,
umów
OSiW 15 - 4
Niechanowo
OSiW 15 - 3
Szamocin
24 - 25.06.2010 25 i 28.06.2010 kompleksow Dokumentacja i organizacja Klub Pracy
a
pracy jednostki, prawidłowość Niechanowo
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług.
11.06.2010
Specj. ds. osobowych i kontroli
16 - 17.06.2010 Specj. ds..osobowych i kontroli, St.
specjalista ds .planowania i analiz
jedn.organiz. WWK
25, 28.06.2010 Specj. ds..osobowych i kontroli,
Dyrektor CEiPM - Kierownik MBP
w Poznaniu
19.
05.08.2010
05.08.2010
problemowa Realizacja umów o refundację
kosztów szkol. zawodowego
młodocianych, wypłaty
refundacji
Wojewódzkie
Centrum
Refundacji w
Poznaniu
05.08.2010
specjalista ds. osobowych i kontroli
20
11.08.2010
11.08.2010
problemowa Organizacja pracy jednostki, ŚHP 15-44 w
dokumentacja uczestników, Śremie
dokumentacja formalna
jednostki, realizowanie umów.
11.08.2010
specjalista ds. osobowych i kontroli
21
30-31.08.2010 30-31.08.2010 kompleksow Organizacja pracy jednostki, SHP 15-19 w
a
dokumentacja uczestników, Słupcy
dokumentacja formalna
jednostki, realizowanie umów.
30-31.08.2010 specjalista ds. osobowych i
kontroli, st. specjalista ds.
planowania i analiz jedn.
organizac. WWK, st. referent ds.
programów wychowawczych
Dokumentować zajęcia dydaktyczne z młodzieżą w przypadku korzystania z wydłużonego
urlopu wypoczynkowego przez komendanta. Częściej przeprowadzać kontrole stanowisk pracy
u pracodawców
Prowadzić staranniej książkę raportów dyżurnego wychowawcy. Uzupełnić brakujące podpisy w
teczkach indywidualnych uczestników. Przestrzegać przepisów kodeksu pracy w planowaniu
czasu pracy pracowników. Zwiększyć nadzór kierownictwa nad dyscypliną pracy prascowników.
Rozważyć możliwość wymiany wyposażenia internatu i odnowienia jego pomieszczeń.
Uwzględnić podział formalnych zadań dokumentacyjnych (zgodność dokumentacji pedagoga i
kierownika ośrodka).Wystąpić niezwłocznie do policji o zwrot zabranej w lipcu 2009 r.
dokumentacji lub jej kserokopię. Niezwłocznie uzupełnić dokumentację:książka ewidencyjna
uczestników, regulamin internatu, książka wyjść z ośrodka, arkusz organizacyjny, tygodniowy
rozkład zajęć jednostki. W teczkach indywidualnych uzupełnić karty BHP przez kierownika
warsztatów. Uzupełnić harmonogramy przyuczenia do określonej pracy - godzinowo przez
kier.warsztatów. Odszukć wcześniejsze książki ewidencyjne, nadać nr ewidencji na teczkach
indywidualnych. Dokumentować protokołami każdorazowe posiedzenie komisji rekrutacyjnej.
Uzupełnić dzienniki wychowawcze i dziennik zajęć pedagoga. Oznakować pomieszczenia
ośrodka tabliczkami lub napisami informacyjnymi. Przestrzegać przepisów kodeksu pracy przy
planowaniu pracy pracowników.. Ujednolicić zbiór przepisów i zarządzeń KG I WWK OHP.
Uzupełnić dokumentację o aktualne porozumienie, w oparciu o które jednostka funkcjonuje.Druki
planistyczne oraz sprawozdawcze drukować i zatwierdzać przez dyr.. CEiPM - przechowywać je
w oddzielnym segregatorze. Wypełniać wszystkie punkty w Kartach uczestnika KP, uzupełnić na
nich dane dot. miejscowości i daty. W rejestrze indywidualnych konsultacji wpisywać imię i
nazwisko uczestnika KP. Założyć i prowadzić osobny segregator porad indywidualnych i porad
grupowych .Uzupełnić brakujące oraz sporządzać na bieżąco karty zajęć z harmonogramami,
podpisane przez dyr.CEiPM. Prowadzić osobne listy obecności dla zajęć przeznaczonych dla tej
samej grupy osób, ale odbywających się w innym terminie i dotyczących innej tematyki.
Poprawić błędne sklasyfikowanie zajęć i na bieżąco dokonywać prawidłowej ich klasyfikacji w
rejestrze zajęć grupowych. Zabezpieczyć dokumenty zawierające dane osobowe klientów KP
poprzez umieszczenie ich w zamykanej szafie.
Terminowo.zgodnie z przepisami realizować wnioski o zawarcie umowy z pracodawcami.
Usprawnić przepływ informacji między WCR a CEiPM. Wygenerowane i podpisane umowy o
refundację wynagrodzeń niezwłocznie odsyłać do RCR. Posegregować i zarchiwizować
dokumentację refundacyjną z 2009 i bieżącego roku. Wygospodarować pomieszczenie na
archiwum dokumentacji refundacyjnej. Zabezpieczyć drzwi do pomieszczeń na poddaszu, w
których przechowywana jest dokumentacja archiwalna. Do pomieszczeń tych doprowadzić
oświetlenie. Umożliwić pracownikom WCR dostęp do archiwum przez dorobienie klucza lub
zlokalizowanie go w sekretariacie. Dokumentację refundacyjną zawierającą dane osobowe
przechowywać zgodnie z wymogami przepisów archiwizacyjnych.
Uaktualnić zapisy Regulaminu organizacyjnego, przedłożyć do zatwierdzenia Wojewódzkiemu
Komendantowi OHP. Prowadzić na bieżąco książkę kontroli zewn. I wewnętrznych. Prowadzić
ewidencję wyjść prywatnych i służbowych. Dokumentować uczestnictwo kadry w posiedzeniach
rady pedagogicznej szkoły. Prowadzić staranniej dzienniki zajęć wychowawczych uwzględniając
wszelkie wymagane zapisy. Przeprowadzać i dokumentować hospitacje zajęć wychowawczych
przez Komendanta. Uzupełnić zapisy w książce ewidencyjnej uczestników, skorygować ze
stanem bieżącym. Teczkom indywidualnym uczestników nadać numery według ks.
ewidencyjnej. Dokumentować kontakty i kontrole warunków kształcenia zawodowego u
pracodawców. Prawidłowo dokumentować zajęcia kół zainteresowań.
Zamówić i oznakować siedzibę hufca nową tablicą z logo OHP. Ponumerować teczki
indywidualne uczestników i wpisać numery zgodne z książką ewidencyjną. Przygotować
kserokopie szkoleń BHP uczestników. W programach przyuczenia do zawodu podać ilości
godzin przewidzianych na określone prace. Założyć i prowadzić Ewidencję wyjść w godzinach
służbowych. Sporządzić harmonogram hospitacji, przeprowadzone hospitacje dokumentować na
arkuszu hospitacji. Brakujące karty w dziennikach zajęć wychowawczych oznaczyć zgodnie z
wytycznymi. Uzupełnić zapisy w dziennikach zajęć dot. ocen z nauki i praktyk, frekwencji.
Prowadzić listy obecności z realizowanych programów wychowawczych, protokoły z konkursów
oraz turniejów. W dziennikach kół zainteresowań prowadzić rejestr wszystkich uczestników
biorących udział, uzupełnić cele i program kół.
22
06-07.09.2010 06-07.09.2010 kompleksow Organizacja pracy jednostki, ŚHP 15-3 w
a
dokumentacja uczestników, Koninie
dokumentacja formalna
jednostki, realizowanie umów.
23
16-17.09.2010 16-17.09.2010 kompleksow Organizacja pracy jednostki, ŚHP 15-12 w
a
dokumentacja uczestników, Tarnówce
dokumentacja formalna
Wiesiołowskiej
jednostki, realizowanie umów.
24
20-21.09.2010 20-21.09.2010 kompleksow Organizacja pracy jednostki, ŚHP 15-21 w
a
dokumentacja uczestników, Kościanie
dokumentacja formalna
jednostki, realizowanie umów.
25
24.09.2010
24.09.2010
problemowa Organizacja pracy jednostki, ŚHP 15-45 w
dokumentacja uczestników, Poznaniu
dokumentacja formalna
jednostki, realizowanie umów.
06-07.09.2010 specjalista ds. osobowych i
kontroli, st. specjalista ds.
planowania i analiz jedn.
organizac. WWK, st. referent ds.
programów wychowawczych
Zszyć lub zbindować książkę ewidencyjną. Nadać numery niektórym teczkom indywid. zgodnie z
numeracją ks.ewidencyjnej. Uzupełnić programy przyuczenia do zawodu o ilość godzin
przewidzianych na określone prace, wpiąć w segregator. Sporządzić arkusz organizacyjny
jednostki i tygodniowy rozkład zajęć, kopię przesłać do WWK. Pozyskać na podstawie
porozumienia z SR w Koninie ,do prac porządkowych na terenie całego obiektu osoby skazane.
Rozważyć możliwość zatrudnienia na umowę zlecenie lub umowę o dzieło konserwatora
obiektu. Rozważyć możliwość powołania zastępcy komendanta hufca. Założyć i prowadzić
ewidencję skarg i wniosków. Przedłożyć do zatwierdzenia Wojewódzkiemu Komendantowi OHP
uaktualniony, opatrzony datą Regulamin organizacyjny Hufca. Prowadzić książkę kontroli zewn.
i wewnętrznej. Uaktualnić porozumienia zawarte pomiędzy ŚHP a partnerami. Ujednolicić zbiór
przepisów WWK i KG OHP. Dołączane do dzienników zajęć brakujące karty oznaczyć zgodnie z
wytycznymi. Uzupełnić dzienniki zajęć o oceny z nauki i praktyki
16-17.09.2010 specjalista ds. osobowych i
Uzupełnić nr PESEL w książce ewidencyjnej uczestników. Uzupełnić wpisy w jednolitej, zszytej
kontroli, st. specjalista ds.
ks.ewidencyjnej, tak, by były zgodne z liczbą teczek. Uzupełnić teczki indywidualne o szkolenie
planowania i analiz jednostek
BHP i o nr na umowach indywidualnych z ks.ewidencyjnej. Całą dokumentację przenieść do
organizacyjnych WWK, st. referent siedziby Hufca w Tarnówce Wiesiołowskiej. Założyć, prowadzić i aktualizować rejestr zakładów
ds. programów wychowawczych
pracy. Odnowić programy nauki zawodu i przyuczenia do zawodu - uzupełnić godziny.
Sporządzić arkusz organizacyjny jednostki i tygodniowy rozkład zajęć. Uaktualnić porozumienia
o warunkach zatrudnienia uczestników OHP. Uzupełnić protokoły Komisji Rekrutacyjnej o
podpisy wszystkich członków Komisji. Uzupełnić zbiór zarządzeń WWK o przepisy aktualne.
Założyć i prowadzić ewidencję wyjść w godzinach służbowych, rejestr godzin nadliczbowych i
odebranych. Przedłożyć do zatwierdzenia Wojewódzkiemu Komendantowi OHP aktualny
Regulamin organizacyjny Hufca. W miesięcznych grafikach pracy kadry określać miejsce
pełnienia przez nią obowiązków. Dokumentować współpracę
20-21.09.2010 specjalista ds. osobowych i
Uzupełnić niektóre teczki o umowy indywidualne z pracodawcą. We wszystkich teczkach
kontroli, st. specjalista ds.
indywidualnych uczestników zmienić podanie i zgodę rodziców (zgodnie z wytycznymi z KG
planowania i analiz jednostek
OHP). Założyć rejestr zarządzeń kierownika jednostki (wg zaleceń KG OHP). Uzupełnić
organizacyjnych WWK, st. referent programy przyuczenia do zawodu o ilość godzin i wpiąć w segregator. Uzupełnić Rady
ds. programów wychowawczych
Pedagogiczne, Rady Młodzieży, Radę Programową o protokoły posiedzeń. Uaktualnić regulamin
organizacyjny hufca i przedłożyć do zatwierdzenia Wojewódzkiemu Komendantowi OHP.
Założyć i prowadzić rejestr zarządzeń kierownika jednostki zgodnie z wytycznymi KG OHP.
Założyć ewidencję wyjść w godz. służbowych i rejestr odpracowanych wyjść prywatnych.
Podpisać porozumienia dot. współpracy z organizacjami i jednostkami zaangażowanymi w
działalność hufca. Powołać hufcową Radę Pedagogiczną, ustalić harmonogram jej spotkań.
Przeprowadzać i dokumentować na arkuszu hospitacji hospitacje przeprowadzane przez
komendanta, sporządzić ich harmonogram. Uzupełnić dzienniki zajęć: oceny z nauki i pracy
24.09.2010 specjalista ds. osobowych i kontroli Niezwłocznie uzupełnić zapisy w książce ewidencyjnej uczestników - skorygować ze stanem
bieżącym. Zszyć lub zbindować i zarchiwizować kartki ewidencji uczestników z lat 2005/2006.
Książkę ewidencyjną uczestników prowadzić wg wzoru zgodnego z wytycznymi KG OHP.
Książkę ewidencyjną uczestników od 2007 roku zszyć lub zbindować. Uaktualnić Regulamin
organizacyjny jednostki, przedłożyć do zatwierdzenia Wojewódzkiemu Komendantowi OHP.
Założyć i prowadzić rejestr zarządzeń kierownika jednostki, ewidencję wyjść w godz.
służbowych, rejestr godzin nadliczbowych i odebranych, rejestr odpracowanych wyjść
prywatnych. Uaktualnić porozumienia w sprawie kształcenia ogólnego z Gimn. nr 61 w P-niu
oraz Gimn. w Czerwonaku. Niezwłocznie uzupełnić teczki indywidualne uczestników o
wymagane dokumenty i podpisy. Uzupełnić zapisy w dziennikach zajęć wychowawczych,
wpisywać, kto zastępuje nieobecnego wychowawcę. Powołać Radę Rodziców. Uaktualnić skład
Rady Programowej hufca. Uaktualnić rejestr zakładów pracy oraz wykaz wizyt u pracodawców.
26
28-29.09.2010 28-29.09.2010 kompleksow Organizacja pracy jednostki,
a
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna
jednostki.
HP 15-41 w
Kłecku
28-29.09.2010 specjalista ds. osobowych i
kontroli, st. specjalista ds
.planowania i analiz jednostek
organizacyjnych WWK, st. referent
ds. programów wychowawczych.
27.
12.10.2010
12.10.2010
problemowa Organizacja pracy jednostki,
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna,
realizowanie programów
ŚHP 15-1 w
Kaliszu
12.10.2010
Specjalista ds. osobowych i kontroli
28.
18.10.2010
18.10.2010
problemowa Organizacja pracy jednostki,
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna,
realizowanie programów.
ŚHP 15-18 w
Turku
18.10.2010
Specjalista ds. osobowych i kontroli
21-22.10.2010 21-22.10.2010 kompleksow Organizacja pracy,
a
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna
ŚHP 15-28 w
Próchnowie
29.
30
27.10.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja MCIZ w Kaliszu
pracy, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
21-22.10.2010 Dyrektor Wykonawczy, St.
specjalista ds .planowania i analiz
jednostek organizacyjnych,
specjalista ds. osobowych i kontroli
27.10.2010
Specjalista ds. osobowych i
kontroli, Specjalista ds. rynku pracy
Zaktualizować regulamin organizacyjny - data, zapisy dot. Rady Młodzieży, Rady
Pedagogicznej, Rady Rodziców, Rady Programowej. Zarządzenia komendanta rejestrować
zgodnie z wytycznymi KG OHP. Założyć i prowadzić ewidencję skarg i wniosków. Uzupełnić nr
PESEL w książce ewidencyjnej. Założyć nową książkę ewidencyjną od 01.09.2010 wg
Zarządzenia KG OHP Nr 26/BOA z dnia 19.09.2008 r.Nadać numery na teczkach
indywidualnych zgodnie z ks.ewidencyjną. Prowadzić przy współudziale MCIZ z Poznania
preorientację zawodową. Uzupełnić zaświadczenia lekarskie i ksero BHP w teczkach
indywidualnych uczestników. Ujednolicić wzór podania zgodnie z wytycznymi z KG OHP.
Uzupełnić programy przyuczenia do określonej pracy o ilość godzin. Niezbędnie zakupić szafę
na przechowywanie dokumentacji archiwalnej i aparat fotograficzny w celu dokumentowania
wydarzeń w Hufcu. Uzupełnić zapisy w dziennikach zajęć wychowawczych: oceny z nauki i
praktyk, godz. usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Sporządzić harmonogram hospitacji,
przeprowadzać
Uzupełnić zapisy reg. organizacyjnego o nazwę i pieczątkę hufca, przedłożyć do zatwierdzenia
WK OHP. W ewidencji wyjść odnotowywać wyjścia prywatne. Kontrole komendanta
odnotowywać w dziennikach zajęć. Zaktualizować Regulamin Rady Rodziców. Sporządzić
Regulamin Rady Młodzieży i Rady Pedagogicznej. W dziennikach zajęć dokumentować
bezpośrednią pracę z uczestnikami. Dokumentować prowadzenie zajęć w zastępstwie, w czasie
wolnym od nauki (ferie). Wzmocnić nadzór wewnętrzny w jednostce poprzez systematyczną
kontrolę dokumentacji wychowawczej pod względem merytorycznym i formalnym. Sporządzić
harmonogram hospitacji zajęć. Podpisać porozumienia o współpracy z partnerami lokalnymi.
Porozumienia zawarte - zaktualizować. Wystąpić do zarządcy budynku o zamontowanie na
parapetach okien zabezpieczeń przed gołębiami.
Opracować regulamin Rady Rodziców. Zaktualizować regulamin organizacyjny, przedłożyć do
zatwierdzenia Wojewódzkiemu Komendantowi OHP. Zweryfikować skład Rady Programowej,
ustalić harmonogram jej spotkań, sporządzać protokoły z posiedzeń. Zaktualizować programy
nauczania zawodów. Podpisać porozumienia i dokumentować współpracę z partnerami
lokalnymi. Dokumentację opatrywać w pieczątkę i podpisy. Prowadzić wykaz imprez hufcowych i
organizowanych przez instytucje zewnętrzne, w których biorą udział uczestnicy hufca. W
dziennikach zajęć plan pracy podzielić na semestry. Dokumentować zajęcia prowadzone w
czasie ferii zimowych i letnich. W dzienniku, w rubrykach "tematyka zajęć" wpisywać wyłącznie
zajęcia dydaktyczno-wychowawcze prowadzone z młodzieżą. Dokumentować prowadzenie
zajęć wychowawczych za nieobecnych wychowawców. Usunąć nieczytelną tablicę znad wejścia
do budynku.
Nie zawyżać planu jednostki do 90 uczestników. W teczkach indywidualnych uzupełnić karty
BHP (kserokopie) oraz zaświadczenia lekarskie, uporządkować teczki wg ww. chronologii.
Uzupełnić dzienniki wychowawcze i dziennik zajęć pedagoga o hospitacje i wizytacje oraz na
bieżąco o potrzebne dane. Potwierdzić podpisami zapoznanie się z regulaminem hufca przez
pozostałych pracowników. Założyć rejestr odpracowanych wyjść prywatnych zgodnie z
zarządzeniem WWK OHP Nr 7/2010 z dnia 04.05.2010 r. Odnotowywać w ewidencji wyjść w
godzinach służbowych wszystkie wyjścia pracowników. Podpisać porozumienia o współpracy z
partnerami lokalnymi. Prowadzić oddzielnie skompletowaną dokumentację organów hufca: Rady
Programowej, Rady Pedagogicznej, Rady Rodziców i Rady Młodzieży (regulamin, skład,
harmonogram spotkań, protokoły).Uzupełnić wpisy i prowadzić na bieżąco książki obiektu
budowlanego internatu i klubokawiarni. W księdze inwentarzowej sprzętu EFS uzupełnić daty
przychodu lub rozchodu, symbol i nr dowodu, nr inwentarzowy
Dokumentować współpracę z partnerami w zakresie naboru uczestników oraz z innymi
lokalnymi podmiotami funkcjonującymi na rynku pracy. Zwiększyć ilość prowadzonych zajęć na
rzecz młodzieży poszukującej pracy. Druki planistyczne przedkładać do zatwierdzenia przez
Dyrektora CEiPM. Opisać zdjęcia znajdujące się w dokumentacji fotograficznej MCIZ. W
dokumentacji zamieszczać wszystkie wymagane informacje. Rozważyć możliwość przeniesienia
kserokopiarki z pomieszczenia MCIZ. Uporządkować archiwum CEiPM - zlikwidować sprzęt
komputerowy nadający się do kasacji i niepotrzebne przedmioty w celu zwolnienia miejsca na
dokumentację archiwalną MCIZ.
31
08.11.2010
08.11.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy, dokumentacja
uczestników, dokumentacja
formalna, realizowanie
programów.
HP 15-42 we
Wrześni
08.11.2010
32
16.11.2010
16.11.2010
MCK w
Ostrzeszowie
16.11.2010
33
24.11.2010
24.11.2010
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
problemowa Dokumentacja i organizacja
pracy, prawidłowość
dokumentacji odbiorców
usług, poziomu świadczonych
usług
problemowa Organizacja pracy jednostki,
dokumentacja uczestników,
dokumentacja formalna
jednostki, zagadnienia
kadrowe.
MCIZ w Koninie
24.11.2010
OSiW
Chraplewo
16.12.2010
34
16.12.2010
16.12.2010
Specjalista ds. osobowych i kontroli Zaktualizować zapisy Regulaminu organizacyjnego, przedłożyć do zatwierdzenia Woj..
Komendantowi OHP. Uporządkować rejestr zarządzeń kierownika. Zajęć wychowawczych
wynikających z zadaniowego planu pracy nie odnotowywać w rejestrze w postaci zarządzeń.
Bezwzględnie założyć i prowadzić Książkę ewidencyjną uczestników zgodnie z zarządzeniem
KG OHP - wpisywać wszystkie wymagane informacje. Skompletować obowiązującą
dokumentację w indywidualnych teczkach uczestników. Uzupełnić programy przyuczenia do
zawodu o godzinowy rozkład nauki poszczególnych czynności w danym zawodzie. Radę
Programową Hufca powołać zarządzeniem Komendanta. Sporządzić jej regulamin. W
protokołach kontroli szkolenia praktycznego wpisywać datę przeprowadzonej kontroli. W
dziennikach zajęć wychowawczych wpisywać założenia tygodniowe. Pieczątki i podpisy
uzupełnić. Podpisać porozumienia o współpracy z partnerami lokalnymi. W dokumentacji
uzupełnić pieczątki i podpisy.
Specjalista ds. osobowych i
Zwiększyć ilości prowadzonych porad grupowych. Uzupełnić brakujące dane w dokumentacji.
kontroli, Specjalista ds. rynku pracy Dokumentację zawierającą dane osobowe zabezpieczyć i przechowywać w zamykanej szafie.
Sprostowania błędu w dokumentach należy dokonywać przez skreślenie nieprawidłowego
zapisu, czytelne wpisanie nad skreśleniem właściwych danych i umieszczenie parafki. W
dokumentacji nie wolno stosować korektora.
Specjalista ds. osobowych i
Zwiększyć ilość prowadzonych zajęć na rzecz młodzieży poszukującej pracy. Karty drogowe
kontroli, Specjalista ds. rynku pracy wypełniać staranniej, zgodnie z zarządzeniem KG OHP wpisując wszelkie wymagane
informacje. Uzupełnić braki w notatkach służbowych (numery notatek), kartach drogowych
(nazwisko jadącego).
Specjalista ds. osobowych i
kontroli, St. specjalista ds
.planowania i analiz jednostek
organizacyjnych
Uzupełnić teczki indywidualne uczestników o zdjęcia, podpis kierownika jednostki. Opisać je na
zewnątrz - imieniem i nazwiskiem. Uporządkować wg jednolitego schematu (jak akta osobowe część A, B, C). Umowy indywidualne dołożyć do teczek. W książce meldunkowej uzupełnić
osoby wymeldowane. Zaktualizować regulamin organizacyjny, uzupełnić go o zapisy dot.
podstaw prawnych, struktury organizacyjnej, kadry, etatyzacji, używanych pieczątek, szyldów,
nazw, organów - Rady Pedagogicznej, Rady Rodziców, Rady Młodzieży, systemu stosowanych
nagród. Regulamin przedłożyć do zatwierdzenia Wojewódzkiemu Komendantowi OHP.
Regulaminy wprowadzać zarządzeniami kierownika. Wprowadzić zmianę numeracji zarządzeń.
Uzupełnić brakujące podpisy i prowadzić staranniej książkę raportów dyżurnego wychowawcy.
Prowadzić ewidencję wyjść pracowników w godzinach służbowych. Założyć rejestr godzin
nadliczbowych i odebranych.
Sporządziła: Agnieszka Kotewicz-Wojnowska, Kierownik Działu Kadr, kontroli i skarg
28.12.2010r.