5 powodów, dla których warto wdro yć workflow

Wrocław, baza firm, oferty pracy, branża IT :: WroclawIT.pl
5 powodów, dla których warto wdrożyć workflow
W czasach
silnej konkurencyjności, dla organizacji ważna jest efektywność. Zależy ona od
wielu czynników. Jednym z nich jest jakość współpracy i tempo realizacji prac
zespołowych. Dlatego w wielu przypadkach cennym narzędziem jest workflow.
Pentacomp Systemy Informatyczne opracował listę pięciu powodów, dla których
wdrożenie workflow poprawia efektywność i redukuje koszty.
Workflow pozwala redukować koszty operacyjne. Jak?
Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, informatyzacji obiegu dokumentów i przypisaniu
pracownikom odpowiednich ról w pracy nad zadaniami. Samemu wdrożeniu workflow
towarzyszy optymalizacja procesów tworzone są m.in. ścieżki obiegu
dokumentów, mapy procesów oraz role i uprawnienia użytkowników w ramach
realizacji poszczególnych działań. W szczególności system przydaje się w pracy
grupowej nad dokumentami, których powstawanie składa się z kolejnych
etapów (np. wnioskami, ofertami czy folderami) oraz różnego rodzaju pracach
projektowych. Wspiera również pracę w środowiskach rozproszonych, w których
zachodzi wiele równoległych procesów lub pracownicy pracują zdalnie.
Dlaczego warto wdrożyć workflow? Oto 5 powodów:
1.
Standaryzacja procesów Wdrożenie workflow pozwala ustalić
reguły i standardy pracy w ramach określonych procesów. Przejrzyste zasady
pracy pozwalają kierownictwu precyzyjniej komunikować pracownikom rolę, jaką
odgrywają w firmie i w poszczególnych zadaniach. W firmie wykorzystującej
workflow łatwiej wdrożyć kulturę zarządzania pracą przez cele. Poza tym udaje
się redukować sytuacje, w których pracownicy mają zbyt wiele lub zbyt mało
pracy, zostaje zoptymalizowana płynności pracy przy zachowaniu przejrzystego przepływu
informacji. W takim środowisku znacznie łatwiej wdrożyć nowego pracownika.
2.
Efektywność
Ustalenie ról pracowników w
procesach pozwala lepiej harmonogramować zadania. System porządkuje pracę, np.
przydzielając na każdy dzień zadania do wykonania, co w praktyce daje bardzo
pozytywny efekt indywidualnego dyscyplinowania. Co więcej, kontrola przepływu
pracy pozwala kolejkować i alokować zadania w zależności od stopnia obłożenia
pracą. Ma to szczególnie znaczenie w rozproszonych środowiskach pracy ponieważ usprawnione jest zdalne zarządzanie pracą jednostek, jak również w organizacjach,
w których zespół ma do wykonania wiele powtarzalnych, podobnych lub
identycznych zadań ponieważ praca jest efektywniej alokowana. Określenie
czasu realizacji zadań pozwala ustalać harmonogramy, dzięki czemu pracownicy
mogą lepiej planować dzienny czas pracy. Pracowników dodatkowo wspiera system
powiadomień np. o pojawieniu się nowych zadań lub zbliżającym się terminie
oddania pracy. Elektroniczny obieg informacji i dokumentów skraca ich przepływ
do minimum, co również ma wpływ na poprawę efektywności. http://www.wroclawit.pl
Kreator PDF
Utworzono 8 March, 2017, 13:08
Wrocław, baza firm, oferty pracy, branża IT :: WroclawIT.pl
3.
Bezpieczeństwo Wykorzystanie narzędzi
workflow zwiększa bezpieczeństwo organizacji wynikające z lepszej kontroli
pracy oraz ochrony dokumentów. W pracy zespołowej nad jednym dokumentem
kluczowe jest jego wersjonowanie. Dzięki workflow nie mnożą się kolejne wersje,
nie ma też możliwości, by czyjś udział w powstawaniu dokumentu został
bezpowrotnie utracony. To samo dotyczy udziału w procesach system rejestruje
każdą aktywność użytkownika, pracodawca zatem może w łatwy sposób zweryfikować
i ocenić działania każdej z osób pracujących w workflow. Niewątpliwie jest to
wydajne narzędzie do mobilizowania pracowników do rzetelnego wykonywania zadań.
Workflow uwidacznia odpowiedzialność, rezultat i, w niektórych przypadkach,
konsekwencje działań. Także w przypadku popełnienia błędu lub naruszenia danych,
łatwo ustalić osobę, która za to odpowiada.
4.
Lepsze zarządzanie wiedzą
Workflow może służyć jako
baza wiedzy, która nie ginie z organizacji wraz z odejściem pracownika. Dostęp
do wiedzy wspomaga przysposabianie do pracy nowych pracowników. Workflow
pracuje na bazie danych, którą stanowi repozytorium dokumentów, plików, danych,
użytkowników i wykonanych przez nich operacji. System nie tylko archiwizuje
dane, ale także w zależności od potrzeb organizacji może wspierać zarządzanie
nimi. Mechanizmy filtrowania i wyszukiwania plików, danych czy dokumentów
pozwalają szybko wyszukać potrzebne informacje. Możliwość powiązania plików,
danych i dokumentów z użytkownikami, sprawami, procesami, zdarzeniami czy
kontrahentami, pozwala łatwo uzyskać dostęp do danych związanych np. z
konkretnym kontrahentem czy produktem. 5.
Elastyczna współpraca
Narzędzia workflow charakteryzuje
duża elastyczność w zakresie możliwości dostosowania do specyfiki pracy sposobu, w jaki firma zorganizowała procesy biznesowe oraz obieg dokumentów. Na
etapie wdrożenia w systemie poza logiką procesów ustalane są algorytmy
wykorzystania powiadomień, alertów, automatycznego kolejkowania zadań czy
raportowania. Siła workflow tkwi w tym, iż jest to rozwiązanie dedykowane. Choć
często systemy bazują na platformie oferowanej przez dostawcę, ostatecznie
wdrożony system jest z reguły niepowtarzalny dopasowany wyłącznie do
specyfiki konkretnej organizacji. Według badań Konica Minolta, w średnich firmach dwie
na trzy firmy korzystają z systemu obiegu dokumentów, ale mniej niż 10% w pełni
wykorzystuje ich funkcjonalność. U ponad 60% średnich firm wciąż dominującą
formą dokumentu jest forma papierowa. Inne badania wskazują, że pracownik
biurowy poświęca blisko 20% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów. Liczby te
pokazują potencjał i możliwości redukcji kosztów operacyjnych.
http://www.wroclawit.pl
Kreator PDF
Utworzono 8 March, 2017, 13:08