Autonomiczne systemy wspomagające zarządzanie (współ)pracą

Autonomiczne systemy wspomagające zarządzanie (współ)pracą
zespołów ludzi, przykładowe zastosowania i technologie niezbędne
podczas implementacji.
Autor: Wiktor Kowalczyk - 148695
Spis treści
1 Wstęp
2 Zastosowania
2.1 Time tracker, czyli zarządzanie czasem
2.2 Listy zadań . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Współdzielenie dokumentów . . . . . .
2.4 Forum . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Terminarz . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6 Podsumowanie . . . . . . . . . . . . .
3 Technologie i implementacja
1
1
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
1
2
2
2
3
3
3
3
Wstęp
Informatyka jest dziedziną nauki, o której śmiało można by powiedzieć, że zastosowanie ma wszędzie.
Nie inaczej jest również w zarządzaniu. Istnieje wiele produktów informatycznych mających wspomagać
skomplikowany i trudny proces zarządzania - również zarządzania pracą zespołów ludzi. Programy te
możemy podzielić ze względu na ich uniwersalność na dwie klasy: programy dedykowane oraz programy
powielane, zwane inaczej „produktami pudełkowymi”.
Programy dedykowane to produkty informatyczne tworzone dla dedykowanego odbiorcy, uwzględniające
jego specyficzne potrzeby i wymagania. Charakteryzują się wysokim kosztem implementacji oraz często
dużym ryzykiem jakim obarczona jest realizacja tego projektu - wynika to z wprowadzania innowacyjnych
rozwiązań oraz nierzadko braku pełnego obrazu końcowego produktu w głowie osób biorących udział w
procesie projektowanie takiego oprogramowania.
Systemy powielane, są to systemy uniwersalne w ramach danej klasy zastosowań. Charakteryzują się
elastycznością zarówno funkcjonalną jak i sprzętową, możliwością dopasowania wyrobu do specyficznych
wymagań użytkownika – dla systemów parametryzowanych. Ujemną stroną jest brak możliwości dopasowania
wyrobu do nietypowych wymagań użytkownika, konieczność dopasowania organizacji do systemu oraz
nadmierna komplikacja systemu. Za tymi systemami przemawia niski koszt pozyskania systemu, krótki
okres wdrożenia sprawdzonych rozwiązań, zakup dobrze znanego wyrobu oraz pozyskanie standardów
organizacyjnych.
2
Zastosowania
Oprogramowanie wspomagające pracę - czy też współpracę - ludzi najczęściej jest kojarzone z takimi
pojęciami jak workflow management, project management czy też teamwork management. W zasadzie
można powiedzieć, że są to pojęcia bardzo zbliżone do siebie. Wikipedia [2] podaje za WFMC 1) definicję
pojęcia workflow:
automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty,
informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich
procedur zarządczych.
Istnieje wiele gotowych rozwiązań wspomagających zarządzanie pracą zespołu ludzi. W dalszej części
tego dokumentu postaram się przybliżyć najpopularniejsze z nich oraz pokrótce omówić podstawowe
funkcjonalności tych systemów. Większość nie jest nastawiona na koordynację pracy zespołu o konkretnym
profilu (np. programistów) - problemy zarządzania pracą ludzi są uniwersalne i nie zależą w dużej mierze
od dziedziny, w której pracuje zespół.
2.1
Time tracker, czyli zarządzanie czasem
Problem zarządzania czasem w projekcie jest jednym z istotniejszych. Odpowiednie gospodarowanie
czasem pracy, znacząco poprawia efektywność, a co za tym idzie zyskowność przedsięwzięcia. Z drugiej
strony, gdy element ten jest zaniedbany, marnowany jest potencjał wykonawczy - rosną koszty i w
niebezpieczeństwie może znaleźć się osiągnięcie deadline’u.
Time trackery mają również jeszcze jedno bardzo ważne zadanie - pozwalają uzyskać informację
zwrotną. Jest to jedna z najszybszych metod uzyskania wiedzy, którzy członkowie zespołu jak się wywiązują
ze swoich zadań.
2.2
Listy zadań
Odpowiednio przygotowane listy zadań powinny być punktem wyjściowym dla każdego członka zespołu,
gdy rozpoczyna pracę. Istnieje kilka podejść do kwestii rozdzielania pracy pomiędzy poszczególnych
pracowników. Mogą one być narzucane odgórnie przez kierownika projektu lub wybór zadanie może
być pozostawiony samemu zainteresowanymi. Istotnym jest więc, aby System wspomagający zarządzanie
miał możliwość przydzielania zadań z listy do konkretnych pracowników, jak i również pozostawiać tą
kwestię niedoprecyzowaną.
Właściwie wszystkie najpopularniejsze Systemy posiadają możliwość zakładania kont dla poszczególnych
członków zespołu. Pracownik powinien oczywiście zostać poinformowany o tym, że zostało mu przydzielone
zadanie.
Jeżeli przyjęty jest model zadań otwartych - wszyscy pracownicy powinni być informowani o pojawieniu
się w puli nowego zadania. Aby uniknąć wykonywania tej samej pracy przez więcej osób, System powinien
pozwalać pracownikom rezerwować zadanie.
Oczywiście - niezależnie od przyjętego modelu - System powinien umożliwiać rozliczanie poszczególnych
pracowników z wykonywania ich obowiązków. Dobrze również, gdy nasza aplikacja wspomagająca zarządzanie
umożliwia wystawianie komentarzy do każdego zadania - pozwala to w sposób sprawny i wygodny
obsługiwać np. wątpliwości, które może mieć pracownik lub dodatkowe uwagi od menadżera.
2.3
Współdzielenie dokumentów
W cyklu życia każdego projektu generowanych jest bardzo wiele dokumentów. Nie jest oczywiście
problemem rozesłanie kopii tych dokumentów do każdego z członków zespołu, aczkolwiek wiąże się to z
wieloma problemami. Podstawowym jest to, że jest to nieefektywne. Jednak dużo ważniejszą przeszkodą
jest kwestia synchronizowania zmian w tych dokumentach. Oprogramowanie takie jak Microsoft SharePoint
rozwiązuje ten problem, pozwalając utrzymywać dokumenty on-line. Oczywiście wymaga to od wszystkich
członków zespołu konsekwencji w utrzymywaniu dokumentów na serwerze w wersji najnowszej, tak aby
nie powstały konflikty pomiędzy wersjami dokumentu.
1) ang.
WorkFlow Management Coalition
2
2.4
Forum
Wymiana wiadomości pomiędzy członkami zespołu jest sprawą oczywiście priorytetową w koordynowaniu
prac grupy ludzi. Dobrze, kiedy wymiana ta może zachodzić w sposób uporządkowany i łatwo dostępny.
Wątki, kategorie wiadomości, itp. - wszystkie te aspekty powinny znajdować się również w forum Systemu
wspomagającego zarządzanie zespołem ludzi.
2.5
Terminarz
Współdzielony terminarz jest narzędziem pozwalającym na przykład na ustalanie terminu spotkań czy
innych ważnych wydarzeń mającym miejsce w cyklu życia projektu. Zwalnia z obowiązku informowania
wszystkich poszczególnych członków zespołu osobno - dzięki czemu oszczędzamy wiele czasu.
2.6
Podsumowanie
Omówione wcześniej elementy typowego systemu wspomagającego zarządzanie pracą grupy ludzi są
zasadniczo obecne we wszystkich wiodących rozwiązaniach istniejących na rynku. Oczywiście istnieją
różnice w implementacji i szczegółach funkcjonalności, dlatego wybór odpowiedniego narzędzia powinien
być poprzedzony szczegółowym zbadaniem najważniejszych propozycji.
3
Technologie i implementacja
Aby zapewnić podstawową funkcjonalność systemu wspomagającego zarządzanie pracą zespołu, aplikacja
taka musi oczywiście działać w sieci. Może to być Internet - dla większej wygody i łatwiejszego dostępu np.
dla pracowników fizycznie znajdujących się w odległym geograficznie miejscu lub intranet - dla poprawy
bezpieczeństwa tudzież wydajności takiego Systemu.
Obecnie najpopularniejsze wydają się systemy działające w oparciu o technologię WWW. Rozwiązanie
to ma szereg plusów - np. łatwość dostępu (nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie na
komputerze użytkownika - wystarczy przeglądarka internetowa) czy, relatywnie do rozwiązań uwzględniających
inne technologie implementacji, niewielki koszt stworzenia i wdrożenia takiego oprogramowania.
Internetowy serwis Smashing Magazine [3] opublikował artykuł, który może okazać się niezwykle
przydatny przy wyszukiwaniu oprogramowania wspomagającego zarządzanie pracą zespołu ludzi. Znajduje
się tam wiele odnośników do istniejących rozwiązań opatrzonych trafnym komentarzem.
Literatura
[1] B. Sokół: Systemy wspomagające zarządzanie – sprawdzone i kompleksowe rozwiązania dla
przedsiębiorstw, Warszawa, 2003
[2] Wikipedia: Workflow, [http://pl.wikipedia.org/wiki/Workflow]
[3] Smashing Magazine: 15 Useful Project Management Tools, [http://www.smashingmagazine.com/2008/11/13/15useful-project-management-tools]
3