Zarzadzenie Nr 92.293.2016 z dnia 28 czerwca

ZARZĄDZENIE NR 92.293.2016
WÓJTA GMINY WIĄZOWNA
z dnia 28 czerwca 2016 r.
w sprawie zasad obiegu dokumentacji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją (EZD)
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz.
446), w związku z art. 2 ust. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1114
z późn. zm.) oraz § 39 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 14 poz. 67 z późn. zm.)
zarządzam, co następuje:
§ 1. W Urzędzie Gminy Wiązowna, zwanym dalej „Urzędem”, podstawowym sposobem dokumentowania
przebiegu załatwiania spraw jest system tradycyjny, wspomagany przez system Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją (EZD).
§ 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie EZD określa Instrukcja
obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Wiązowna, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia.
§ 3. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci do podpisu organów Gminy Wiązowna określa załącznik nr 2
do zarządzenia.
§ 4. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom zatrudnionym
na samodzielnych stanowiskach pracy Urzędu.
§ 5. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 6. Traci moc Zarządzenie nr 24.39.2011 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie zasad
prowadzenia czynności kancelaryjnych, znakowania spraw i zakładania dokumentów.
§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 92.293.2016
Wójta Gminy Wiązowna
z dnia 28 czerwca 2016 r.
INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE GMINY WIĄZOWNA
Rozdział 1.
Postanowienia ogólne
§ 1. Instrukcja obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Wiązowna, zwana dalej „Instrukcją”, ma na celu
określenie zasad prawidłowego, szybkiego obiegu dokumentów i korespondencji, ustalenie zasad techniki
kancelaryjnej i sposobu postępowania z korespondencją i dokumentami, oraz terminowego załatwiania spraw.
§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
1) Gmina – Gmina Wiązowna;
2) Wójt – Wójt Gminy Wiązowna;
3) Zastępca Wójta – Zastępca Wójta Gminy Wiązowna;
4) Sekretarz – Sekretarz Gminy Wiązowna;
5) Urząd – Urząd Gminy Wiązowna;
6) BOM – Biuro Obsługi Mieszkańca;
7) EZD – system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
8) JRWA – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt;
9) ePUAP – elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej;
10) Źródło – aplikacja do obsługi Systemu Rejestrów Państwowych;
10) komórka organizacyjna – wydział lub samodzielne stanowisko, utworzone w Urzędzie w celu wykonywania
określonych czynności.
§ 3. Każdy pracownik Urzędu zobowiązany jest do wykonywania czynności kancelaryjnych przy pomocy
EZD, zgodnie z postanowieniami zarządzenia.
Rozdział 2.
Przyjmowanie korespondencji
§ 4. 1. Korespondencję wpływającą do Urzędu, bez względu na formę w jakiej została złożona, przyjmuje,
wprowadza do EZD oraz dokonuje wstępnej dekretacji BOM.
2. Przyjmując pisma BOM:
1) potwierdza odebranie korespondencji z poczty lub firmy kurierskiej;
2) otwiera korespondencję;
3) sprawdza, czy pismo nie zostało mylnie skierowane, w przypadku mylnie skierowanych pism pracownik BOM
odsyła je zgodnie z właściwością miejscową, rzeczową i funkcjonalną;
4) na prośbę składającego potwierdza otrzymanie pisma;
5) dokonuje wstępnej dekretacji na piśmie;
6) wprowadza do EZD.
§ 5. 1. Rejestracji w EZD nie podlegają:
1) publikacje (gazety, książki, afisze, czasopisma, ogłoszenia itp.);
2) zaproszenia, podziękowania, życzenia, oferty szkoleniowe, handlowe itp.;
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 1
3) zwrotne potwierdzenia odbioru, które po przystawieniu daty wpływu do Urzędu dołącza się do akt właściwej
sprawy;
4) inne, nie mające cech dokumentu.
2. Zgłoszenia meldunkowe, wnioski o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu
osobistego, korespondencja dotycząca rejestracji urodzeń, małżeństw, zgonów rejestrowane są w Źródle.
§ 6. 1. Po zarejestrowaniu i wprowadzeniu do EZD bezpośrednio do komórek organizacyjnych właściwych do
załatwienia sprawy przekazywane są:
1) informacje i deklaracje w sprawie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego (IN
i DN), deklaracje na podatek od środków transportowych (DT -1) oraz wnioski o zwrot podatku akcyzowego;
2) wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego i wnioski o wydanie zaświadczeń meldunkowych;
3) wnioski o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG );
4) deklaracje o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
2. Skanowaniu nie podlegają:
1) dokumenty zawierające dane, których przetwarzanie zgodnie z art. 27 Ustawy o ochronie danych osobowych
(t.j. Dz. U. 2015 r. poz. 2135, z późn. zm.) jest zabronione z zastrzeżeniem ust. 2. ww. ustawy;
2) dokumenty trwale zszyte (np. akty notarialne, pisma zbindowane, itp.);
3) zawiadomienia o wpisach do Ksiąg Wieczystych;
4) dokumenty w formacie większym niż A4;
5) korespondencja zawierająca więcej niż 30 stron – w takim przypadku do EZD wprowadzane jest wyłącznie
pismo przewodnie.
§ 7. 1. BOM nie otwiera korespondencji, która:
1) jest przesyłką wartościową, która przekazywana jest adresatowi lub jednostce organizacyjnej gminy za
pokwitowaniem;
2) jest adresowana do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
3) jest oznaczona jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych, naborów
lub konkursów i innych postępowań ofertowych, które po zarejestrowaniu BOM przekazuje do komórki
organizacyjnej właściwej do załatwienia sprawy;
4) posiada adnotacje na przesyłce, że zawiera informacje niejawne, do których stosowane są odrębne przepisy.
2. Korespondencję z sądów i z kancelarii komorniczych BOM dodatkowo rejestruje w spisie sygnatur
sądowych, dostępnych dla ogółu pracowników Urzędu.
3. Kopie wszelkiej korespondencji dotyczącej spraw sądowych lub administracyjnych, których stroną jest
Gmina Wiązowna, wpływającej do Urzędu winny być niezwłocznie przekazane kancelarii prawnej obsługującej
Urząd.
4. Pisma wpływające do Urzędu za pomocą systemu ePUAP oraz emailem, bez wydrukowania rejestruje się
w EZD.
5. Podania składane ustnie do protokołu lub korespondencję wnoszoną bezpośrednio na poszczególnych
stanowiskach pracy należy przekazać do BOM w celu zarejestrowania i włączenia do obiegu dokumentów.
6. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii
energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po
usunięciu awarii.
Rozdział 3.
Dekretacja i załatwienie sprawy
§ 8. 1. Przekazywanie rozdysponowanej korespondencji odbywa się raz dziennie do godz. 15.30 w
sekretariacie, gdzie po dokonaniu dekretacji przez Wójta, Zastępcę Wójta lub Sekretarza przekazywana jest
kierownikom komórek organizacyjnych lub pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach.
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 2
2. Korespondencję skierowaną do niewłaściwej komórki organizacyjnej należy bezzwłocznie zwrócić do BOM,
po uprzednim przedekretowaniu przez osoby wymienione w pkt. 1.
3. W Urzędzie obowiązuje dwustopniowy system dekretacji:
1) do kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy,
2) do pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy.
4. W przypadku korespondencji w sprawach dotyczących zakresu działania kilku komórek organizacyjnych,
BOM przekazuje korespondencję do dekretacji Wójtowi, Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi.
5. W przypadku błędnej dekretacji, zmiany dokonuje dekretujący, a podczas jego nieobecności jedna
z osób wymienionych w pkt. 4.
§ 9. 1. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach:
1) przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ w EZD;
2) rejestrują sprawę zgodnie z JRWA;
3) rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wzywają do ich
usunięcia;
4) przygotowują projekt odpowiedzi/decyzji/postanowienia/zaświadczenia do akceptacji bądź do podpisu osoby
upoważnionej;
5) dołączają odpowiedź do danej sprawy w EZD;
6) dołączają pismo do teczki aktowej w EZD poprzez określenie symbolu JRWA (w przypadku nowej sprawy)
lub dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy rozpatrywanej);
7) wysyłają odpowiedź do adresata;
8) odnotowują sposób wysyłki pisma i skuteczności jej doręczenia;
9) w przypadku pism nie tworzących akt sprawy pracownicy zapoznają się z ich treścią i odnotowują ten fakt w
EZD.
2. Procedura załatwiania spraw jest taka sama dla systemu tradycyjnego i EZD.
Rozdział 4.
Zasady wysyłania korespondencji
§ 10. 1. Wysyłka korespondencji odbywa się za pomocą EZD.
2. Przygotowanie korespondencji do wysyłki odbywa się w komórkach organizacyjnych, dotyczy to także
adresowania kopert oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy przygotowujący korespondencję do wysyłki mają za
zadanie dokonanie właściwej oceny i podziału przesyłek na:
1) zwykłe;
2) zwykłe priorytetowe;
3) polecone;
4) polecone priorytetowe;
5) polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru;
6) polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru;
7) paczki pocztowe;
8) przesyłki kurierskie;
9) inne, w zależności od rodzaju przesyłki.
§ 11. 1. Do korespondencji wychodzącej z Urzędu należy stosować blankiety papieru firmowego, określonego
odrębnym zarządzeniem.
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 3
2. Wzorów, o których mowa w pkt.4, nie stosuje się do decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych
dokumentów, wydawanych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, a także do pism
sporządzanych według wymogów wynikających z odrębnych przepisów.
3. Korespondencja wychodząca powinna zawierać:
1) miejsce i datę sporządzenia;
2) znak sprawy;
3) dane adresata;
4) treść;
5) informację o prowadzącym sprawę.
4. Korespondencję adresowaną do jednego adresata, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, wysyła się
w jednej kopercie (opakowaniu).
5. Kopia korespondencji wychodzącej powinna być opatrzona pieczęcią: „Wykonał …., Sprawdził …., Data
….”, z umieszczeniem w niej właściwych danych.
6. Na kopertach przeznaczonych do wysyłki należy umieścić dane adresata, znak sprawy, dane nadawcy
i dyspozycje odnośnie do rodzaju przesyłki oraz numer nadawczy nadawany przez system EZD.
7. Wysyłka korespondencji odbywa się za pośrednictwem BOM, z zastrzeżeniem pkt. 8.
8. Wójt może upoważnić inną niż wym. w pkt. 7 komórkę organizacyjną do wysyłki korespondencji zgodnie
z instrukcją.
9. Korespondencję wychodzącą rejestruje się w systemie EZD, w którym określa się również rodzaj
korespondencji.
10. Przygotowane przesyłki, które mają zostać wysłane danego dnia, należy złożyć w BOM do godziny 11.00.
11. W szczególnych przypadkach, korespondencję złożoną po godzinie 11.00 wysyła się tego samego dnia.
12. BOM wysyła korespondencję zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopercie (paczce). Brak dyspozycji
powoduje zwrot korespondencji do komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę.
13. BOM prowadzi dzienne rejestry wysyłanej korespondencji. W odniesieniu do przesyłek zwykłych
prowadzony jest wyłącznie rejestr ilościowy.
Rozdział 5.
Obieg korespondencji wewnętrznej
§ 12. 1. Korespondencję wewnętrzną pomiędzy komórkami organizacyjnymi przekazuje się bezpośrednio do
danej komórki organizacyjnej.
2. Korespondencja wewnętrzna, o której mowa w ust. 1, podlega rejestracji w poszczególnych komórkach
organizacyjnych.
3. Obieg korespondencji wewnętrznej, opisany w niniejszym zarządzeniu, nie ma zastosowania do
korespondencji:
1) stanowiącej informacje niejawne,
2) w sprawach kadrowo – płacowych pracowników Urzędu,
3) dotyczącej wewnętrznych aktów prawnych.
4. Obieg dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie uregulowany jest odrębnym zarządzeniem Wójta.
Rozdział 6.
Obieg upoważnień
§ 13. 1. Obieg upoważnień w Urzędzie odbywa się bezpośrednio pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
biorącymi udział w ich przygotowaniu i zatwierdzaniu.
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 4
2. Komórka organizacyjna, której pracownik ma otrzymać upoważnienie, przygotowuje projekt upoważnienia
(wraz z podstawą prawną), konsultuje z prawnikiem prawidłowość upoważnienia pod względem formalno –
prawnym i przekazuje je do Wójta Gminy, jego Zastępcy lub Sekretarza, celem podpisania.
3. Komórka ds. kadr rejestruje upoważnienie i nadaje mu numer.
4. Do obiegu upoważnień dla przedstawicieli innych jednostek organizacyjnych Gminy postanowienia ust. 1 –
3 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 7.
Oznaczenie aktów normatywnych organów Gminy
§ 14. 1. Zarządzenia Wójta Gminy oznacza się następująco: 00.11.2222, gdzie:
1) 00 – oznacza kolejne zarządzenie w danym roku,
2) 11 – oznacza kolejne zarządzenie w danej kadencji,
3) 2222 – oznacza rok w którym wydano zarządzenie.
2. Uchwały Rady Gminy oznacza się następująco: 00.V.2222, gdzie:
1) 00 – oznacza kolejną uchwałę w danym roku,
2) V – oznacza nr sesji danej kadencji, na której podjęto uchwałę,
3) 2222 – oznacza rok, w którym podjęto uchwałę.
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 5
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 92.293.2016
Wójta Gminy Wiązowna
z dnia 28 czerwca 2016 r.
WZORY PIECZĘCI URZĘDOWYCH, NAGŁÓWKOWYCH
ORAZ PIECZĘCI DO PODPISU
I. Wzory pieczęci urzędowych
1. Wzory pieczęci urzędowych – pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła
ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis:
URZĄD GMINY WIĄZOWNA
lub
WÓJT GMINY WIĄZOWNA
2. Wzory pieczęci urzędowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego
– pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej
Polskiej, a w otoku napis:
3.
URZĄD STANU CYWILNEGO W WIĄZOWNIE
lub
KIEROWNIK URZĘDU STANU CYWILNEGO W WIĄZOWNIE
II. Wzory pieczęci nagłówkowych i podpisowych
1. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do
kompetencji Rady Gminy Wiązowna oraz Przewodniczącego Rady Gminy Wiązowna:
1) nagłówkowe:
RADA GMINY WIĄZOWNA
ul. Lubelska 59
05-462 Wiązowna
2) podpisowe:
PRZEWODNICZĄCY RADY
Imię i nazwisko
PRZEWODNICZĄCY RADY GMINY WIĄZOWNA
Imię i nazwisko
WICEPRZEWODNICZĄCY RADY
Imię i nazwisko
2. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do
kompetencji Wójta Gminy:
1) nagłówkowe:
WÓJT GMINY WIĄZOWNA
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 1
województwo mazowieckie
URZĄD GMINY
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
województwo mazowieckie
GMINA WIĄZOWNA
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
województwo mazowieckie
NIP 5320000234
2) podpisowe:
WÓJT GMINY WIĄZOWNA
Imię i nazwisko
WÓJT GMINY
Imię i nazwisko
3. Wzór pieczęci podpisowej stosowanej w sprawach należących do kompetencji Zastępcy Wójta:
ZASTĘPCA WÓJTA
Imię i nazwisko
4. Wzór pieczęci podpisowej stosowanej w sprawach należących do kompetencji Sekretarza:
SEKRETARZ GMINY
Imię i nazwisko
5. Wzór pieczęci podpisowej stosowanej w sprawach należących do kompetencji Skarbnika:
SKARBNIK GMINY
Imię i nazwisko
6. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych w sprawach załatwianych z upoważnienia Wójta:
1) nagłówkowe:
WÓJT GMINY WIĄZOWNA
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
województwo mazowieckie
URZĄD GMINY
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
województwo mazowieckie
GMINA WIĄZOWNA
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
województwo mazowieckie
NIP 5320000234
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 2
2) podpisowe
z up. WÓJTA
z up. WÓJTA
Imię i nazwisko
Imię i nazwisko
Zastępca Wójta
Sekretarz Gminy
z up. WÓJTA
z up. WÓJTA
Imię i nazwisko
Imię i nazwisko
Skarbnik Gminy
stanowisko pracy
7. Wzory pieczęci nagłówkowych dla Urzędu Gminy oraz komórek organizacyjnych urzędu:
URZĄD GMINY
05-462 Wiązowna
ul. Lubelska 59
województwo mazowieckie
GMINA WIĄZOWNA
ul. Lubelska 59
05-462 Wiązowna
województwo mazowieckie
NIP 5320000234
URZĄD STANU CYWILNEGO
w Wiązownie
województwo mazowieckie
KIEROWNIK
URZĘDU STANU CYWILNEGO
w Wiązownie
województwo mazowieckie
URZĄD GMINY WIĄZOWNA
Nazwa wydziału
05-462 Wiązowna, ul. Lubelska 59
8. Wzory pieczęci imiennych pozostałych:
STANOWISKO PRACY
Imię i nazwisko
Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany
Strona 3