Zarządzanie zadaniami

Zarządzanie
zadaniami
Co Ci utrudnia zarządzanie zadaniami?
Co potrzebujesz by
było Ci łatwiej zarządzać zadaniami?
Jakiego
systemu
używasz?
Czy działa
perfekcyjnie?
1
Umysł vs Zadania
Ile cyfr zapamiętasz?
200 lat temu…
Umysł nieracjonalny
2
Jak sobie
z tym poradzić?
System!
Model zarządzania zadaniami
1. Gromadzenie
2. Struktura list
3. Przegląd dzienny
4. Realizacja zadań w ciągu dnia
5. Przegląd tygodniowy
6. Zarządzanie kalendarzem
Gromadzenie
 Gdzie gromadzicie wszystkie swoje sprawy /
zadania do zrobienia?
 Co Wam działa przy gromadzeniu spraw?
 Co w tych sposobach jest nie tak?
Czego brakuje?
3
Gromadzenie





Jasne Zasady
Minimum – proste!!
Zapisujemy wszystko
Kilka określonych miejsc, nie więcej
Co gdy nie mamy przy sobie notatek?
– Dyktafon/telefon
 CRM
 Sprawy fizyczne i materialne
Struktura List
 DZIŚ
 Do zrobienia
 Ten Tydzień
 Kiedyś
 Konteksty / Projekty
(np. telefon, w samochodzie, agendy spotkań, itd...)
 Lista projektów
4
Przegląd dzienny
1. Przypominam sobie moje PRIORYTETY
2. Porządkuję listę Dziś
usuwam zbędne zadania, przepisuje, jeśli kartka zaniedbana
3. Przeglądam listę Do zrobienia, Delegowane, …….
usuwam zbędne zadania, wpisuję zadania na listę Dz iś
4. Przeglądam emaile
Usuwam zbędne emaile, a emaile do zrobienia dziś wpisuję na listę Dz iś
5. Nadaję numerację zadaniom
od najważniejszego do najmniej ważnego, a następnie wykonuje je w
ciągu dnia.
Model realizacji zadań w ciągu dnia
Archiwum
N
Uważaj na
pułapkę 2min!
Do
Zrobienia?
T
T
< 2min
N
> 2min
Zrób
T
T
Dzisiaj?
N
DZIŚ
Lista …
Przegląd tygodniowy
1.
Przeglądamy wszystkie listy:
– Oczyszczamy, Usuwamy STAROCIE, Porządkujemy
2.
Planujemy =>
Wybieram swoje najważniejsze priorytety
A.
Przeglądam swoje priorytety
B.
Przegląd projektów
C.
Ustalenie kolejnych kroków dla projektów
D.
Przegląd list Do zrobienia, Delegowanych, …
E.
Zrobienie listy rzeczy do zrobienia
F.
Umieszczenie w kalendarzu
5
Zarządzanie kalendarzem
 If your calendar is full it's BAD
Creative came from space
 Zasada 60% / 40% vs max 3 zadania
 Patrz z perspektywy tygodnia wpisując zadania
Model zarządzania zadaniami
1. Gromadzenie
2. Struktura list
3. Przegląd dzienny
4. Realizacja zadań w ciągu dnia
5. Przegląd tygodniowy
6. Zarządzanie kalendarzem
Zrób listę …
Co zrobisz dzisiaj?
6
Wyzwanie
Będę robić listę DZIŚ
codziennie przez tydzień.
Pamiętaj!
 Realizacja zadań
od najważniejszego do najmniej ważnego.
 Wyznacz max 3 duże zadania
 Zacząłeś => Skończ
 Nie zaczynam innych zadań dopóki nie zrobię
najważniejszych na dany dzień
Wskazówki
 Nazywanie zadań: l.poj, ja
 Archiwum – minimalizm, szybko
 Weryfikacja zadań
– Po co to robisz?
– Jaki ma być rezultat?
– Od czego zaczniesz?
7
Wybieranie zadań do zrobienia wg:
 Energii
 Czasu
 Priorytetu
 Miejsca / Kontekstu
Czego użyć?
Wybieranie zadań do zrobienia wg:
 Energii
 Czasu
 Priorytetu
 Miejsca / Kontekstu
Zadanie rozwojowe
Najważniejsze:
Skup się na przeglądzie dziennym!
A potem dopiero
na realizacji zadań.
8