Zarządzanie e-mailami

Zarządzanie
e-mailami
Plan
 Aktualne wyzwania
 Doświadczenie
 Nowy model
 Praktyka
Jakie macie wyzwania
z skrzynką e-mailową?
1
Wyzwania
umysł vs emaile








Czytamy każdy e-mail 3-5 razy
Przepełniony INBOX - jedna DŁUGA lista
Co chwilę przychodzą e-maile - przerywają
Świadomość nowej wiadomości
SPAM / Newsletter
XXX nieprzeczytanych e-maili = obciążenie
Brak listy ze zdelegowanymi zadaniami
Brak strategii używania e-maili w organizacjach
Ciągłe odbieranie e-maili
może być przyczyną …
… braku planowania
… pomijania rzeczy ważnych
… odwlekania
2
Doświadczenie
 ZNAJDŹ zadania do zrobienia na dziś.
 Zadania na dziś posiadają:
słowo DZIŚ
lub/i
czasownik w liczbie pojedynczej
zrobię, wyślę, pójdę, prześlę
Model
1. Częstotliwość odbieranie e-maili
2. Struktura folderów
3. Gdy odbieram emaile to
4. Gdy czytam email to
5. Przegląd dzienny
6. Jak pisać emaile?
Jak często odbierać e-maile?
Rada:
Wyłącz automatyczne pobieranie
Im rzadziej, tym lepiej
3
Wyzwanie
Odważysz się i sprawdzisz:
Jak to jest z wyłączonym
automatycznym pobieraniem emaili?
Jak to jest mieć wyłączone automatyczne
pobieranie emaili na telefonie?
Katalogi
 INBOX
 Do zrobienia / Kiedyś
 Delegowane
 Archiwum
– Projekty
– Newslettery
Gdy odbieram e-maile to:
 Sortuję po nadawcach
 Sortuję po temacie
 Przeglądam w jednym kierunku
TIP: By łatwiej posortować po temacie w INBOXie
powinny być tylko nowe emaila
4
Czytając e-mail - pamiętaj:
Usuń
N
Ważny?
N
T
Do
Zrobienia?
T
Zarchiwizuj
< 2min
N
T
Zrób
T
> 2min
Folder:
Do Zrobienia
Przegląd dzienny
1. Porządkuję INBOX
przesuwam emaile do odpowiedniego katalogu
2. Porządkuję Do zrobienia
usuwam zbędne emaile, zaznaczam do zrobienia dziś
3. Przeglądam Delegowane, ….
4. Wybieram zadania do realizacji
od najważniejszego do najmniej ważnego, a następnie wykonuje
je w ciągu dnia.
Jak pisać emaile?
5
Model
1. Częstotliwość odbieranie e-maili
2. Struktura folderów
3. Gdy odbieram e-maile to
4. Gdy czytam e-mail to
5. Przegląd dzienny
6. Jak pisać emaile?
Skutki
1. 90% e-maili czytam TYLKO raz
2. Zmniejszona zła wielozadaniowość
3. INBOX = ZERO = KOMFORT
4. Większa koncentracja
5. Większa kontrola, mniej stresu
6. Porządek
7. Brak spiętrzonej masy e-maili
Praktyka…
6
Wskazówki
 Ważny e-mail
 Archiwum – minimalizm, szybko
 Filtry
 Rejestr częstotliwości odbioru
 Exchange & Google – jak unikać prezentów!
 Zasady pisania emaili
– (rezultaty, pytanie, jeden email – jedna sprawa)
Czy Twoja organizacja
ma uzgodniony czas
odpowiadania na emaile?
Zadanie rozwojowe
 Testuj nowe rozwiązanie przez 2 tygodnie
 Odbieraj rzadko e-maile – SPRAWDŹ!
 By zmniejszyć ilość e-maili:
– Notuj każdego dnia ile e-maili dostajesz
– Przyporządkuj e-maile do kilku grup
7