format: pdf, rozmiar: 695.85 KB

Instrukcja użytkownika SWEZ_HR
do formularzy wykorzystywanych
w sprawozdaniu Dyrektorów Generalnych
dla Szefa Służby Cywilnej
Październik 2011
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
Spis treści
1. Wstęp................................................................................................................................................. 3
2. Instrukcja techniczna ......................................................................................................................... 4
2.1. Dostęp do systemu ................................................................................................................... 5
2.1.1.
Logowanie .................................................................................................................... 5
2.1.2.
Zmiana hasła ............................................................................................................... 6
2.1.3.
Reset hasła .................................................................................................................. 7
2.2. Tworzenie i edycja bieżących formularzy ................................................................................. 8
2.2.1.
Stworzenie nowego i praca nad formularzem ............................................................. 8
2.2.2.
Oddanie formularza do akceptacji ............................................................................... 9
2.2.3.
Korekta formularza..................................................................................................... 10
2.3. Przeglądanie dotychczasowo wypełnionych formularzy ......................................................... 12
2.4. Przeglądanie logów ................................................................................................................. 12
3. Instrukcja merytoryczna ................................................................................................................... 14
3.1. Tabela nr 7 – Szkolenia w służbie cywilnej............................................................................. 14
3.1.1. Tabela 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz zapotrzebowanie
urzędu na środki finansowe na szkolenia ............................................................................... 14
1. Wstęp
Niniejsze opracowanie zawiera instrukcję techniczną oraz merytoryczną do tabel wykorzystywanych
w procesie sprawozdawczym przez Dyrektorów Generalnych dla Szefa Służby Cywilnej. Obecnie
proces ten obejmuje osiem tabel przesyłanych z wykorzystaniem dotychczasowego systemu
SWEZ_HR.
W pierwszej części opracowania przybliżono użytkownikom aspekty techniczne dotyczące logowania
się do systemu SWEZ_HR wraz z krótkim instruktażem dotyczącym poruszania się po aplikacji.
Każda tabela w swej początkowej części zawiera dane identyfikacyjne urzędu (tzw. metryczkę).
Każdorazowo urząd wybiera odpowiedzi z rozwijanych list lub wpisuje właściwą dla własnego urzędu
kategorię. W metryczce zawarte są następujące informacje: „Rok” (np. 2020), „Podmiot” (np. Biuro
Rzecznika Praw Pacjenta), „Kategoria” (np. Urzędy Centranlne), „Typ” (np. Biuro Rzecznika Praw
Pacjenta) oraz „Status” (tj. w zależności od stopnia zaawansowania prac: wersja robocza, do
akceptacji, do korekty oraz zaakceptowane).
W kolejnej części dokumentu zaprezentowano instrukcję merytoryczną ośmiu tabel. Struktura
instrukcji merytorycznej jest zgodna z przyjętą sekwencją tabel:
Tabela nr 1 – Zatrudnienia i wynagrodzenia
Tabela nr 2 – Fluktuacja zatrudnienia
Tabela nr 3 – Struktura zatrudnienia
Tabela nr 4 – Narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi wraz z dodatkowym zatrudnieniem
i odpowiedzialnością dyscyplinarną w służbie cywilnej
Tabela nr 5 – Praca w godzinach nadliczbowych
Tabela nr 6 – Wybrane aspekty obsadzania stanowisk w służbie cywilnej
Tabela nr 7 – Szkolenia w służbie cywilnej
Tabela nr 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz zapotrzebowanie urzędu na środki
finansowe na szkolenia
Tabela nr 7b – Formularz informacji zbiorczej nt. szkoleń przeprowadzonych w poprzednim roku
Tabela nr 8 – Propozycje działań dla Szefa Służby Cywilnej
Zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010
r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.
U. Nr 190, poz. 1274), do dnia 30 listopada każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik
urzędu) przekazuje Szefowi Służby Cywilnej informacje o potrzebach szkoleniowych urzędu,
dotyczące priorytetów i rodzajów szkoleń na kolejne dwa lata (§ 15 ust. 1 pkt 1), a także informacje
dotyczące zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na następny rok oraz prognozę
zapotrzebowania na kolejny rok (§ 15 ust. 1 pkt 2).
Tym samym obecna instrukcja zawiera jedynie wytyczne co do wypełnienia Tabeli nr 7a – Potrzeby
i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz zapotrzebowanie urzędu na środki finansowe na szkolenia.
3
Docelowo część ta stanie się elementem instrukcji merytorycznej obejmującej wszystkie tabele
wykorzystywane w procesie sprawozdawczym Dyrektorów Generalnych (Kierowników) dla Szefa
Słuzby Cywilnej. Począwszy od 2012 roku zostanie ona dołączona i scalona w jedno opracowanie.
W formularzu Tabeli nr 7a podano numery poszczególnych kolumn (kategorii), które są tożsame
z oznaczeniami stosowanymi w instrukcji merytorycznej.
Po wypełnieniu tabel należy wybrać status „do akceptacji” i wybrać opcję „Zapisz”.
4
2. Instrukcja techniczna
2.1.
2.1.1.
Dostęp do systemu
Logowanie
Dostęp do systemu SWEZ_HR możliwy jest poprzez stronę:
www.dsc.kprm.gov.pl → „SWEZ_HR”→ „dostęp do systemu” → „Aplikacja dla Użytkowników”
Aby zalogować się, należy w pierwszej kolejności wybrać sposób uwierzytelniania. W przypadku
Użytkowników zewnętrznych jest to uwierzytelnianie formularzy.
Następnie należy wprowadzić swój login i hasło oraz wybrać opcję Logowanie.
Spowoduje to przejście do strony głównej aplikacji.
5
2.1.2.
Zmiana hasła
Użytkownik po zalogowaniu ma możliwość zmiany hasła. W tym celu należy rozwinąć menu
znajdujące się na górze ekranu i zawierające nazwę użytkownika, a następnie wybrać z niego opcję
Zmiana hasła.
W celu zmiany hasła, należy wprowadzić stare hasło, dwukrotnie nowe oraz potwierdzić operację
wybierając opcję Zmień hasło.
Po wykonaniu powyższych czynności hasło zostanie zmienione. Nowe hasło będzie niezbędne do
kolejnego logowania.
Wymagania dotyczące hasła:
• 8 znaków długości,
w tym co najmniej:
• jedną wielką literę (A-Z) oraz
• jedną małą literę (a-z),
oraz co najmniej:
• jedną cyfrę (0-9) lub
• jeden znak specjalny (np. @).
Maksymalny okres ważności haseł wynosi:
•
30 dni.
6
Minimalny okres ważności haseł:
•
1 dzień.
Hasło nie może być tożsame z żadnym z 6 poprzednich haseł. Nowe hasło musi różnić się od
poprzedniego co najmniej 2 znakami.
Za przestrzeganie powyższych zasad odpowiedzialny jest użytkownik.
2.1.3.
Reset hasła
W przypadku, gdy użytkownik zapomni swojego hasła, ma możliwość wygenerowania nowego,
którym będzie mógł się posłużyć do kolejnego logowania.
W celu wygenerowania nowego hasła, należy z poziomu strony logowania, po wybraniu opcji
uwierzytelniania formularzy, wprowadzić swój login oraz adres e-mail (zgodny z podanym podczas
tworzenia użytkownika). Aby potwierdzić operację należy wybrać Generuj hasło.
Wygenerowane nowe hasło zostanie przysłane mailem na podany adres. Należy się nim posłużyć
w celu kolejnego zalogowania. Następnie można zmienić je na nowe hasło. (Patrz pkt. 2.1.2.)
7
2.2.
2.2.1.
Tworzenie i edycja bieżących formularzy
Stworzenie nowego i praca nad formularzem
W celu utworzenia nowego formularza na dany rok sprawozdawczy, należy wybrać odpowiedni rodzaj
formularza z listy dostępnych formularzy, znajdującej się w menu Formularze po lewej stronie.
Spowoduje to otwarcie formularza, który zawiera w sobie informację odnośnie podmiotu użytkownika
(1). Należy wprowadzić rok sprawozdawczy, którego dotyczy (2) oraz uzupełnić pola formularza
odpowiednimi danymi, poprzez ustawienia kursora w odpowiednim polu i wprowadzenie wartości (3).
Pola zacienione nie są możliwe do edycji i po zapisaniu formularza prezentują sumy odpowiednich
komórek.
W każdej chwili uzupełniania formularza, można zapisać go jako wersję roboczą. W tym celu należy
ustawić status na „wersja robocza” i wybrać opcję Zapisz (4).
2
1
4
3
8
Jeśli zapisana została wersja robocza, kontynuacja pracy nad formularzem możliwa jest poprzez
wybranie z menu bocznego Wprowadzone dane, odpowiedni rodzaj formularza (1). Spowoduje to
wyświetlenie listy wszystkich wypełnionych dotychczas formularzy tego rodzaju. Należy w stosunku
do wybranego elementu listy, rozwinąć menu przy nazwie formularza (klikając w
Edytuj sprawozdanie (2).
) i wybrać opcję
1
2
Spowoduje to wyświetlenie wcześniej wypełnionego formularza z możliwością jego dalszej edycji.
2.2.2.
Oddanie formularza do akceptacji
Po zakończeniu pracy nad formularzem należy oddać go do akceptacji. Czynność ta polega na
ustawieniu statusu formularza na „Do akceptacji”. W tym celu należy wejść do edycji formularza
w sposób opisany we wcześniejszym punkcie, a następnie zmienić status (1) i wybrać opcję Zapisz
(2).
1
2
Spowoduje to zmianę statusu i zapisanie odpowiedniej informacji w logach (Patrz pkt. 2.4).
Użytkownik zewnętrzny nie ma możliwości dalszego edytowania formularza, który został oddany do
akceptacji.
9
2.2.3.
Korekta formularza
W przypadku, gdy formularz oddany do akceptacji zawiera błędy lub braki, Użytkownik weryfikujący
może przesłać go do korekty. Informacja o konieczności korekty formularza jest dostępna zarówno
z poziomu listy wypełnionych formularzy, jak i listy logów (Patrz pkt. 2.4).
Dodatkowo, o fakcie konieczności korekty formularza Użytkownik jest informowany mailem, który
zawiera komentarz Użytkownika, który nakazał korektę.
Aby móc skorygować formularz, należy wybrać odpowiedni rodzaj formularza z menu Wprowadzone
dane (1), a następnie wejść do edycji danego formularza poprzez wybór opcji Edytuj
sprawozdanie (2) z poziomu menu dla danego elementu.
1
2
Spowoduje to otwarcie formularza w trybie edycji, w którym Użytkownik ma możliwość
zobaczenia komentarza, który został dodany.
Po edycji danych formularza, zgodnie z zaleceniami Użytkownika zlecającego korektę, należy zmienić
status formularza na „Do akceptacji” i wybrać opcję Zapisz.
10
Podczas korekty formularza możliwe jest przerwanie pracy i zapisanie formularza ze
statusem „wersja robocza”. Umożliwia to późniejszą pracę nad jego zawartością.
11
2.3.
Przeglądanie dotychczasowo wypełnionych
formularzy
Użytkownik w każdej chwili ma możliwość przeglądania formularzy uzupełnionych w poprzednich
okresach sprawozdawczych.
W tym celu należy z menu bocznego Wprowadzone dane wskazać wybrany rodzaj formularza.
Spowoduje to wyświetlenie listy formularzy tego użytkownika danego rodzaju ze wszystkich okresów.
Użytkownik ma możliwość dowolnego sortowania elementów listy przy wykorzystaniu kryteriów,
prezentowanych przez kolumny listy.
W celu podglądu danego formularza, należy rozwinąć menu dla danego elementu (klikając w
nazwie formularza) i wybrać opcję Zobacz sprawozdanie.
przy
Spowoduje to otwarcie podglądu wybranego formularza, bez możliwości jego edycji.
2.4.
Przeglądanie logów
Istotne dla Użytkownika informacje, odnośnie wykonanych operacji i zdarzeń są zapisywane
w logach. Są one możliwe do przeglądania zaraz po zalogowaniu, albo po wejściu na stronę główną.
12
Spowoduje to wyświetlenie listy logów. Użytkownik ma możliwość dowolnego ich sortowania przy
użyciu kryteriów, prezentowanych jako kolumny listy.
Użytkownik ma ponadto możliwość przejścia do bardziej szczegółowego widoku listy logów poprzez
kliknięcie w link Logi. Lista szczegółowa zawiera więcej cech opisujących dany element.
Aby zobaczyć szczegóły wybranego zdarzenia należy kliknąć w jego nazwę.
Spowoduje to wyświetlenie szczegółowych informacji o danym zdarzeniu wraz z linkiem
prowadzącym do formularza, którego ono dotyczy.
13
3. Instrukcja merytoryczna
3.1.
Tabela nr 7 – Szkolenia w służbie cywilnej
W formularzu zamieszczono wskazówki/wyjaśnienia definicji poszczególnych wskaźników.
Ich pełna treść widoczna jest po najechaniu kursorem na znak zapytania - „?” lub po kliknięciu
na niego.
W tabeli należy podawać liczby całkowite – także zera „0” (nie należy natomiast pozostawiać
pustych pól, wstawiać myślniki, słowa bądź wpisywać „nie dotyczy”).
W przypadku rozwijanych list wyboru należy wybrać odpowiedź spośród katalogu
dostępnego na liście wyboru. W niektórych kategoriach na liście wyboru istnieje
konieczność dopisania dodatkowego komentarza / wyjaśnienia problemu.
3.1.1.
Tabela 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz
zapotrzebowanie urzędu na środki finansowe na szkolenia
Zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010
r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.
U. Nr 190, poz. 1274), do dnia 30 listopada każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik
urzędu) przekazuje Szefowi Służby Cywilnej informacje o potrzebach szkoleniowych urzędu,
dotyczące priorytetów i rodzajów szkoleń na kolejne dwa lata (§ 15 ust. 1 pkt 1), a także informacje
dotyczące zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na następny rok oraz prognozę
zapotrzebowania na kolejny rok (§ 15 ust. 1 pkt 2).
Podstawowe pojęcia:
1. Grupy stanowisk (kolumna 2 i 2a oraz 4 i 4a) – stanowiska określone w rozporządzeniu
Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk
urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby
cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania
i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr
211, poz. 1630).
2. Szkolenia centralne (kolumna 2 i 2a oraz 4 i 4a) – planowane, organizowane i nadzorowane
przez Szefa Służby Cywilnej, zgodnie z art. 106 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.
o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz. 1505). Przedmiotowe szkolenia, zgodnie
z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, organizuje się dla członków
korpusu służby cywilnej, w celu rozwijania wiedzy i umiejętności określonych w priorytetach
szkoleniowych, które są zawarte w planie szkoleń centralnych.
14
Zasady wypełniania obu formularzy dotyczących potrzeb szkoleniowych są identyczne. Jedyną
różnicę stanowi perspektywa czasowa, w jakiej planowane są szkolenia (na następny rok, czyli rok
występujący bezpośrednio po roku raportowania, oraz na kolejny rok, czyli rok przypadający 1 rok po
roku raportowania).
Przykład: W sytuacji, kiedy urząd planuje przeszkolić 5 pracowników zajmujących wyższe
stanowiska w służbie cywilnej i 2 pracowników zajmujących stanowiska niebędące wyższymi
stanowiskami w służbie cywilnej w zakresie finansów publicznych, w kolumnie 2 w drugim
wierszu należy wpisać wartość „2”, a w kolumnie 2a wartość „5”. Analogicznie należy
postępować z każdym priorytetem szkoleniowym, wpisując dane w odpowiednie pola (rubryki)
w kolejnych wierszach tabeli.
3. Wagę priorytetu szkoleniowego należy wyrazić poprzez wskazanie liczby osób,
planowanej do przeszkolenia z danego zakresu tematycznego w następnym roku lub
w perspektywie kolejnego roku, w odniesieniu do wyższych stanowisk w służbie cywilnej
i stanowisk niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej.
4. Kolumna „Ogółem” (2b, 4b) automatycznie sumuje kolumny odpowiednio:
kolumna 2b: kolumnę 2 („Grupy stanowisk - Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami
w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń
centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)”) oraz 2a („Grupy
stanowisk - Wyższe stanowiska w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez
SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach
EFS)”,
kolumna 4b: kolumną 4 („Grupy stanowisk - Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami
w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń
centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)”) oraz 4a („Grupy
stanowisk - Wyższe stanowiska w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez
SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach
EFS)”,
5. Kolumna 2 „Grupy stanowisk - Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w sc –
Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” i kolumna 2a „Grupy stanowisk –
Wyższe stanowiska w sc – Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM
(w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” na
wysokości wiersza „Informatyka” sumują odpowiednio w kolumnie 2 kategorie: MS Word, MS
Excel, MS PowerPoint, MS Outlook, MS Access oraz kategorię “Inne”. Również w kolumnie
2a na wysokości wiersza “Informatyka” sumują się ww. kategorie.
6. Kolumna 4 „Grupy stanowisk - Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w sc –
Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” i kolumna 4a „Grupy stanowisk –
Wyższe stanowiska w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM
(w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” na
wysokości wiersza „Informatyka” sumują odpowiednio w kolumnie 4 kategorie: MS Word, MS
Excel, MS PowerPoint, MS Outlook, MS Access oraz kategorię “Inne”). Również w kolumnie
4a na wysokości wiersza “Informatyka” sumują się ww. kategorie.
15
7. Kolumna 2 „Grupy stanowisk - Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w sc –
Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” i kolumna 2a „Grupy stanowisk –
Wyższe stanowiska w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM
(w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” na
wysokości wiersza „Język obcy (ogółem)” sumują odpowiednio w kolumnie 2 kategorie „język
angielski” oraz pozostałe kategorie „języki” (tj. język francuski, język rosyjski, język niemiecki,
inny język obcy). Również w kolumnie 2a na wysokości wiersza “Język obcy (ogółem)”
sumują się ww. kategorie.
8. Kolumna 4 „Grupy stanowisk - Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w sc –
Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” i kolumna 4a „Grupy stanowisk –
Wyższe stanowiska w sc- Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM
(w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” na
wysokości wiersza „Język obcy (ogółem)” sumują odpowiednio w kolumnie 4 kategorię
(„język angielski”) oraz pozostałe kategorie „języki” (tj. język francuski, język rosyjski, język
niemiecki, inny język obcy). Również w kolumnie 4a na wysokości wiersza “Język obcy
(ogółem)” sumują się ww. kategorie.
9. W kolumnie 1 oraz kolumnie 3 „Nazwa priorytetu szkoleniowego (zakres tematyczny)
w kategorii „Inne (maksymalnie 5):” w ostatnich pięciu wierszach należy wspisać nazwy
dowolnych, innych priorytetów szkoleniowych zgłaszanych na następny i kolejny rok przez
urząd. Maksymalna liczba znaków w ww.kategoriach to każdorazowo 50 znaków.
10. W kategorii „Zapotrzebowanie urzędu na środki finansowe na szkolenia na następny rok
(w tys. zł)” (kolumna 5) w założonym podejściu przyjęto, iż określenie "następny" to kolejny
rok następujący po raportowanym roku sprawozdawczym - tj. jeśli urząd wypełnia poniższą
tabelę w listopadzie 2020 roku, kategoria ta dotyczy 2021 roku (rokiem raportowanym jest rok
2020).
11. W kategorii „Prognoza zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na kolejny
rok (w tys. zł)” (kolumna 5) w założonym podejściu przyjęto, iż prognoza dotyczy roku
przypadającego 1 rok po roku sprawozdawczym - tj. jeśli urząd wypełnia poniższą tabelę
w listopadzie 2020 roku, kategoria ta dotyczy 2022 roku.
16