informator dla klientów - Jednostka Opiniująca, Atestująca i

Transkrypt

Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
Tel.(0-32) 730-82-00, fax (0-32) 730-82-00,
www.joac-test.pl, e-mail: [email protected]
KRS: 0000262712, NIP6431699166, REGON: 240425854
INFORMATOR DLA KLIENTÓW
(certyfikacja systemów zarządzania jakością)
„Jakość to doskonałość, której nie da się osiągnąć,
lecz do której trzeba uporczywie zdążać”
Lao Tsu
Informator dla klienta
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 1/11
Zawartość:
1. Wymagania dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemów
zarządzania jakością………………………………………………………………… 3
2. Przebieg procesu certyfikacji systemów zarządzania jakością………………….. 3
3. Ochrona informacji i praw własności klienta……………………………………….. 9
4. Metodyka ustalania czasu trwania auditów QMS oraz zasady próbkowania
w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych……………………….…. 9
5. Bezstronność i wiarygodność………………………………………………………. 10
6. Zasady zachowania poufności……………………………………………………… 11
7. Opłaty, koszty….………………………………………………………………….….. 11
8. Informacje dodatkowe……………………………………………………………..… 11
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 2/11
certyfikuje Systemy Zarządzania Jakością na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
1. Wymagania dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemów zarządzania jakością.
Warunkiem przystąpienia do certyfikacji dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemu zarządzania
jakością w Jednostce TEST jest posiadanie wdrożonego i udokumentowanego systemu wg wymagań
normy PN-EN ISO 9001 oraz udokumentowania funkcjonowania systemu przez okres przynajmniej
trzech miesięcy.
Jednostka TEST udziela certyfikacji w momencie uzyskania wystarczającego dowodu na to, że ustalenia
dotyczące systemu zarządzania jakością zostały wdrożone, są skuteczne i będą nadal utrzymywane,
a wszystkie niezgodności stwierdzone podczas auditu w organizacji wnioskującej o certyfikację zostały
skorygowane, a działania korygujące sprawdzone w trybie ustalonym przez Jednostkę TEST.
2.
Przebieg procesu certyfikacji systemów zarządzania jakością.
2.1. Postępowanie wstępne / informacyjne
Kierownictwo Jednostki otrzymuje zapytanie od organizacji na temat certyfikacji systemów zarządzania.
Zapytanie to może być w formie elektronicznej, pisemnej, telefonicznej lub osobiście.
Kierownik Jednostki udziela organizacji informacji o zasadach, przebiegu, opłatach finansowych
i wymaganych dokumentach dotyczących certyfikacji (Informator dla klientów – strona internetowa
Jednostki TEST).
2.2. Zgłoszenie Wniosku o certyfikację systemu zarządzania
Organizacja składa wniosek o przeprowadzenie certyfikacji systemu zarządzania jakością (wraz
z załącznikami zawierającym informacje uzupełniające do wniosku) zawierający podstawowe informacje
o Wnioskodawcy, określenie wnioskowanego zakresu certyfikacji oraz obszaru objętego systemem
zarządzania w organizacji Wnioskodawcy oraz:
 Księgę systemu zarządzania,
 Procedury systemu zarządzania,
 wyciąg z rejestru sądowego lub inny dokument potwierdzający prowadzenie działalności
gospodarczej (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej),
Formularz wniosku dostępny jest na stronie internetowej www.joac-test.pl.
W przypadkach wątpliwości szczegółowe określenie zakresu dokumentacji załączonej do Wniosku
powinno być uzgadniane pomiędzy organizacją a Jednostką TEST.
Kierownik Jednostki (wspomagany przez kompetentnych specjalistów) dokonuje przeglądu wniosku,
dostarczonych dokumentów pod względem formalnym oraz merytorycznym i podejmuje decyzję
o rozpoczęciu (lub odmowie) procesu certyfikacji.
Sekretarz Jednostki dokonuje rejestracji wniosku (w przypadku braku kompletu dokumentów w terminie
7 dni wnioskodawca zostaje zobowiązany do ich uzupełnienia) nadając znaki identyfikacyjne danej
sprawie.
Po zarejestrowaniu wniosku o certyfikację i jego przeglądzie w Jednostce TEST organizacja/klient
otrzymuje ofertę oraz do zaakceptowania dwa egzemplarze umowy o certyfikację określającą obowiązki
i prawa stron oraz wzajemne zobowiązania terminowe i finansowe.
Klient po podpisaniu umów dostarcza 1 egzemplarz do Jednostki TEST.
2.3.
Przygotowanie do Auditu Certyfikującego.
Kierownik Jednostki na podstawie danych zawartych w przeglądzie wniosku wyznacza kompetentny
zespół auditujący do przeprowadzenia procesu certyfikacji. W każdym zespole wyznacza się auditora
wiodącego oraz w zależności od potrzeb auditorów technicznych/ekspertów technicznych. Członkowie
zespołu wybierani są z zatwierdzonej listy auditorów/ekspertów o odpowiednich kompetencjach
i doświadczeniu.
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 3/11
W przypadku auditowania systemu zarządzania jakością organizacji wielooddziałowej prowadzącej taką
samą działalność w różnych lokalizacjach Jednostka TEST będzie dokonywać wyboru oddziałów na
podstawie dokumentu IAF MD 1.
Następnie Kierownik Jednostki (wspomagany przez kompetentnych specjalistów) opracowuje program
auditów dotyczący całego cyklu certyfikacji dla danej organizacji/klienta.
Zespół auditujący dokonuje merytorycznej oceny dostarczonej dokumentacji systemowej organizacji oraz
przekazuje klientowi informacje dotyczące istotnych niezgodności dokumentacji z wymaganiami normy
odniesienia.
Po ustaleniu z organizacją terminu auditu auditor wiodący na 2 tygodnie przed planowanym auditem
przekazuje planu auditu oraz informacji o składzie zespołu auditującego.
Organizacji przysługuje prawo wnioskowania na piśmie o zmianę poszczególnych członków zespołu
auditorskiego np. w przypadku sytuacji występującego konfliktu interesów, nieetycznych zachowań itp.
Zgłoszenie wniosku powinno nastąpić w okresie 5 dni od otrzymania informacji z Jednostki TEST
o składzie zespołu. W uzasadnionych przypadkach Jednostka TEST dokona zmiany członków
proponowanego składu zespołu auditorskiego.
2.4. Audit certyfikujący prowadzony w dwóch etapach
Ocena w organizacji rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, na którym auditor wiodący przekazuje
upoważnienie do przeprowadzenia auditu, uzgadnia z Organizacją ewentualne zmiany dot. planu auditu,
który wcześniej przygotował, potwierdza cel, zakres i kryteria auditu. Ponadto przedstawia metody
działań i procedury auditowania Jednostki TEST, w tym również informuje o zachowaniu poufności przez
członków zespołu auditorskiego.
2.4.1. Etap 1 auditu
Pierwszy etap auditu (częściowo prowadzony u klienta) ma na celu: auditowanie dokumentacji systemu
zarządzania jakością klienta, ocenę warunków lokalizacji, przegląd statusu klienta i zrozumienia przez
niego wymagań normy, zebranie informacji dotyczących aspektów jakościowych i prawnych dotyczących
działalności klienta, ocenę planowania i realizacji auditów wewnętrznych i przeglądów zarządzania,
uzasadnienie gotowości do drugiego etapu i uzgodnienie jego szczegółów.
Przy określaniu odstępu pomiędzy 1, a 2 etapem auditu Jednostka TEST bierze pod uwagę konieczność
rozwiązania przez klienta kwestii zidentyfikowanych podczas I etapu auditu.
2.4.2.Etap 2 auditu
Drugi etap odbywa się w lokalizacji klienta i ma na celu ocenę wdrożenia oraz skuteczność systemu
zarządzania jakością klienta obejmując między innymi: informacje i dowody zgodności z wymaganiami
normy PN-EN ISO 9001, monitorowanie, pomiary, raportowanie i przeglądanie osiągnięć w odniesieniu
do kluczowych celów i zadań, kontrolę operacyjną procesów klienta, audity wewnętrzne i przeglądy
zarządzania, odpowiedzialność kierownictwa za politykę klienta, system zarządzania jakością klienta
i sposób jego działania pod względem zgodności z prawem oraz powiązania pomiędzy wymaganiami
normatywnymi, polityką, celami i zadaniami dotyczącymi osiągnięć.
Drugi etap auditu certyfikującego kończy się spotkaniem zamykającym, na którym auditor wiodący
potwierdza zgodność zakresu działalności objętej SZJ organizacji z treścią wniosku. W przypadku
niezgodności dalsze działania wymagają uzgodnień z kierownictwem organizacji. Przedstawia również
m. in. wnioski z przebiegu auditu. Wnioski dotyczą pozytywnych aspektów ocenianego systemu oraz
ewentualnych uwag i niezgodności. W przypadku stwierdzenia niezgodności podczas auditu
certyfikującego, zespół auditujący wystawia kartę niezgodności.
Każda niezgodność musi być odniesiona do jednego / kilku wymagań normy odniesienia lub innego
dokumentu, który zawiera wymagania certyfikacyjne.
Stopniowanie Niezgodności:



Mała (czas wdrożenia korekcji/działań korygujących – 6 miesięcy)
Średnia (czas wdrożenia korekcji/działań korygujących – 3 miesiące)
Duża (czas wdrożenia korekcji/działań korygujących – 1 miesiąc)
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 4/11
Organizacja w ciągu 14 dni od daty auditu powinna przekazać do Jednostki TEST z powiadomieniem
auditora wiodącego wypełnioną kartę niezgodności. Auditor wiodący dokonuje przeglądu
zaproponowanych przez organizację korekcji i działań korygujących na podstawie:
 dostarczonych dokumentów lub,
 auditu dodatkowego.
2.4.3.Audit dodatkowy
Audit dodatkowy może być przeprowadzony w przypadku stwierdzenia przez Jednostkę TEST potrzeby
sprawdzenia skuteczności wdrożenia w organizacji działań korekcyjnych i korygujących w celu
zamknięcia stwierdzonych w czasie auditu niezgodności. Audit dodatkowy może być przeprowadzony
w pełnym zakresie lub w zakresie ograniczonym obejmującym wyłącznie obszary związane
z niezgodnościami i działaniami, których skuteczność realizacji ma być oceniona. Z auditu sporządzany
jest pisemny raport.
2.5. Wnioski z oceny
Pozytywna ocena wykonania korekcji / działań korygujących przez auditora wiodącego jest podstawą
do wnioskowania do Kierownika Jednostki o przyznanie certyfikatu. W terminie do 30 dni od zakończenia
wszystkich działań przekazana zostanie do organizacji kopia raportu z auditu. Klient ma możliwość
przedstawienia swoich uwag i spostrzeżeń do zapisów zawartych w raporcie, które powinien odesłać
do 7 dni od daty otrzymania raportu.
2.6. Decyzja o certyfikacji
Decyzję o certyfikacji podejmuje Kierownik Jednostki na podstawie wniosku auditora wiodącego. Decyzja
o przyznaniu certyfikatu nie może zostać podjęta dopóki wszystkie niezgodności nie zostaną
skorygowane, a realizacja niezbędnych działań korygujących nie zostanie zweryfikowana przez auditora
wiodącego, w sposób określony pomiędzy auditorem wiodącym a organizacją auditowaną.
Informacje niezbędne do podjęcia decyzji w sprawie certyfikacji zawarte są w:
 raporcie z auditu wraz z komentarzami do niezgodności (jeżeli wystąpiły) i gdzie to jest możliwe,
podjętych przez klienta korekcji i działań korygujących,
 wniosku zespołu auditującego, czy udzielić czy nie udzielić certyfikacji łącznie ze wszystkimi
warunkami i spostrzeżeniami,
Organizacja jest informowana pisemnie o podjętej decyzji. Wraz z pismem przesyłana jest kopia raportu
z auditu.
W przypadku decyzji odmownej organizacja otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem.
Certyfikat systemu zarządzania jakością wydawany jest przez Jednostkę TEST na okres 3 lat od daty
podjęcia decyzji i nie może być odstępowany na rzecz osób trzecich.
2.7. Wydanie certyfikatu
Po podpisaniu umowy o nadzorze nad certyfikatem i uregulowaniu kosztów postępowania
certyfikacyjnego organizacja otrzymuje dwa egzemplarze certyfikatu. Forma przekazania certyfikatu
uzgadniana jest indywidualnie.
Z chwilą przekazania certyfikatu, jego posiadacz ma prawo wykorzystywać certyfikat w sposób zgodny
z podpisaną umową o stosowaniu certyfikatu i obowiązującymi przepisami. Posiadacz certyfikatu
ma prawo podać do publicznej wiadomości, że uzyskał certyfikat oraz podać zakres certyfikacji. Fakt
posiadania certyfikatu może być użyty przez jego posiadacza w reklamie, przy czym nie może być
wątpliwości, że certyfikat dotyczy systemu zarządzania a nie sprzedawanych przez niego wyrobów.
2.8. Nadzór nad wydanym certyfikatem
W celu zapewnienia, że certyfikowany przez Jednostkę TEST system zarządzania jakością nadal spełnia
wymagania normy odniesienia oraz że certyfikowana organizacja przestrzega wszystkie wymagania
wynikające z certyfikacji, Jednostka TEST sprawuje nadzór nad system zarządzania od momentu
wydania certyfikatu do wygaśnięcia jego terminu ważności.
Celem nadzoru jest m.in. rozważenie wpływu ewentualnych zmian w tym systemie, wynikających
ze zmian w działaniach organizacji, na zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji.
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 5/11
Nadzór jest sprawowany poprzez prowadzone przez Jednostkę TEST planowane i pozaplanowe audity
nadzoru, analizę napływających do Jednostki TEST skarg dotyczących funkcjonowania systemu
zarządzania organizacji oraz nadzorowanie dotrzymywania przez organizację warunków umowy
o certyfikację (w tym sposobu wykorzystywania faktu posiadania certyfikatu w działalności reklamowej
i promocyjnej oraz posługiwania się znakiem certyfikowanego systemu zarządzania).
Audity planowe przeprowadzane są co najmniej raz w roku. Pierwszy audit w nadzorze po certyfikacji nie
jest późniejszy niż 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu certyfikacyjnego. Kolejne audity
przeprowadza się w odstępach rocznych.
Zasady nadzoru nad certyfikowanym systemem zarządzania organizacji zawiera umowa o nadzorze nad
certyfikatem.
Audity w nadzorze są auditami na miejscu i obejmują m.in.
 audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania,
 przegląd działań podjętych w odniesieniu do niezgodności zidentyfikowanych podczas
poprzedniego auditu,
 postępowanie z reklamacjami,
 skuteczność systemu zarządzania pod względem osiągania wyznaczonych przez organizację
celów,
 postęp planowanej działalności mającej na celu ciągłe doskonalenie,
 sposób prowadzenia nadzoru nad procesami,
 przegląd wszelkich zmian,
 stosowanie znaków i/lub wszelkiego powoływania się na certyfikację.
W wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru może nastąpić:
 utrzymanie ważności certyfikatu;
 utrzymanie ważności certyfikatu warunkowo (sprawdzić wykonanie korekcji/działań korygujących
poprzez weryfikację dokumentów/ audit dodatkowy),
 zawieszenie / cofnięcie certyfikatu.
2.9. Ponowna certyfikacja
Celem ponownej certyfikacji jest całościowe sprawdzenie stałej skuteczności systemu jakości organizacji.
Ponowna certyfikacja przeprowadzana jest co 3 lata tj. przed upływem ważności certyfikatu.
Audit ponownej certyfikacji planowany jest na 3 miesiące przed datą ważności certyfikatu w celu wydania
decyzji przed upływem ważności certyfikatu. Jeżeli decyzja nie zostanie podjęta przed upływem ważności
certyfikatu proces będzie traktowany jak pierwsza certyfikacja. Przy ponownej certyfikacji przeprowadza
się przegląd dotychczasowego działania systemu podczas całego okresu certyfikacji. Program ponownej
certyfikacji uwzględnia wyniki takiego przeglądu i obejmuje co najmniej przegląd dokumentacji systemu
jakości i audit na miejscu (który może zastępować lub stanowić rozszerzenie planowego auditu
w nadzorze).
Podczas ponownej certyfikacji auditorzy powinni upewnić się co najmniej o:
a) skutecznym współdziałaniu między wszystkimi elementami systemu,
b) ogólnej skuteczności systemu jako całości w świetle zmian w działaniach,
c) wykazanym zaangażowaniu w utrzymanie skuteczności systemu.
2.10.
Audit z krótkim terminem powiadamiania.
W okresie nadzoru nad certyfikatem może okazać się koniecznym przeprowadzenie przez Jednostkę
TEST u certyfikowanego klienta auditu z krótkim terminem powiadamiania w celu zbadania:
 skarg,
 zmiany dotyczącej:
a) statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego, własnościowego,
b) struktury organizacyjnej i zarządzania,
c) adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności,
d) zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania jakością,
e) głównych zmian w systemie zarządzania jakością i procesach,
 dalszego postępowania z klientami zawieszonymi.
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 6/11
Kierownik Jednostki ocenia wpływ ww. czynników na udzieloną certyfikację i podejmuje decyzję
o przeprowadzeniu auditu z krótkim terminem powiadamiania. Klient zostaje poinformowany pisemnie
o terminie auditu, składzie zespołu auditującego, planie auditu oraz uzasadnieniu jego przeprowadzenia.
Klient w tym przypadku nie ma możliwości zgłoszenia zastrzeżeń odnośnie składu zespołu auditującego.
W przypadku odmowy poddania się auditowi z krótkim terminem powiadamiania następuje zawieszenie
certyfikatu, o czym klient jest informowany.
2.11.
Zawieszanie, cofanie, ograniczanie lub rozszerzanie zakresu certyfikacji
W uzasadnionych przypadkach, określonych w umowie o nadzorze nad certyfikatem SZJ, Jednostka
TEST ma prawo do:
a) zawieszenia ważności certyfikatu,
b) cofnięcia certyfikatu,
c) ograniczenia lub rozszerzenia zakresu certyfikacji.
Przed podjęciem decyzji dotyczącej cofnięcia, zawieszenia, lub ograniczenia zakresu certyfikatu,
Jednostka TEST umożliwia zainteresowanej organizacji przedstawienie swojego stanowiska.
2.11.1.
Zawieszenie ważności certyfikatu
Zawieszenie ważności certyfikatu może być następstwem:
a) zgłoszenia przez organizację czasowej rezygnacji z certyfikatu,
b) stwierdzenia w wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru, niezgodności z kryteriami będącymi
podstawą certyfikacji,
c) niemożliwości prowadzenia działalności objętej zakresem certyfikacji zgodnie z wymaganiami
umowy,
d) nie wywiązywania się organizacji ze zobowiązań określonych w umowie.
Wraz z decyzją o zawieszeniu certyfikatu Jednostka TEST zobowiązuje organizację do zaprzestania
powoływania się na udzielony certyfikat. Informacja o zawieszeniu ważności certyfikatu publikowana jest
na stronie internetowej Jednostki TEST. Certyfikat może być odwieszony z chwilą ustania przyczyn
zawieszenia. Wznowienie ważności certyfikatu może nastąpić w przypadku przekazania przez
organizację, której certyfikat uległ zawieszeniu, informacji o spełnieniu warunków towarzyszących decyzji
o zawieszeniu.
2.11.2.
Cofnięcie certyfikatu
Cofnięcie certyfikatu może być następstwem:
a) świadomego naruszenia przez organizację praw swojego odbiorcy,
b) niedotrzymania przez organizację warunków umowy,
c) uniemożliwienia przeprowadzenia auditu nadzoru w organizacji,
d) niespełnienia przez organizację warunków i terminu, po których spełnieniu certyfikat miał zostać
przywrócony.
Informacja o cofnięciu certyfikatu publikowana jest w wykazie certyfikowanych organizacji. Wraz
z decyzją o cofnięciu certyfikatu Jednostka TEST zobowiązuje organizację do zaprzestania powoływania
się na certyfikat oraz zwrotu certyfikatów.
2.11.3.
Ograniczenie lub rozszerzenie zakresu certyfikacji
Ograniczenie i czasowe ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić:
a) w wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru, w trakcie którego stwierdzono brak możliwości
prowadzenia działalności w pełnym zakresie udzielonego certyfikatu,
b) na wniosek organizacji, bez wykonywania auditu.
Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić na wniosek organizacji.
W przypadku wnioskowania o rozszerzenie zakresu certyfikatu o obszary działania lub elementy systemu
jakości, które nie były objęte certyfikatem, sposób i zakres oceny określa Jednostka TEST.
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 7/11
2.12.
Skargi / odwołania
Skargi stanowią źródło informacji o ewentualnych niezgodnościach. Wszelkie skargi dotyczące
certyfikowanej organizacji są skierowane w stosownym czasie przez Jednostkę TEST do organizacji.
Zaleca się, aby po otrzymaniu skargi certyfikowana organizacja ustaliła i jeśli to właściwe, opracowała
raport o przyczynie wystąpienia skargi, uwzględniając wcześniej ustalone (lub potencjalne) czynniki
w obrębie swego systemu zarządzania jakością.
Organizacja jest zobowiązana do przechowywania zapisów dotyczących wszystkich reklamacji oraz
działań korygujących i zapobiegawczych. Podczas auditów w nadzorze Jednostka TEST sprawdza, czy,
jeśli została ujawniona jakakolwiek wada lub niezgodność z wymaganiami normy odniesienia, organizacja
zbadała swoje systemy i procedury i podjęła odpowiednie działania korygujące.
Do tych działań może należeć:
a) powiadomienie odpowiednich władz, jeżeli wymagają tego przepisy,
b) przywrócenie zgodności tak szybko, jak to praktycznie możliwe,
c) zapobieżenie ponownemu wystąpieniu niezgodności,
d) ocena wszelkich niepomyślnych aspektów systemu zarządzania jakością i złagodzenie
związanych z nimi skutków,
e) zapewnienie zadowalającego wzajemnego oddziaływania z innymi elementami składowymi
systemu zarządzania jakością,
f)
ocena skuteczności zastosowanych środków korygujących.
Zaleca się, aby nie uznawać działań korygujących za zakończone, dopóki nie wykaże się ich
skuteczności i nie dokona niezbędnych zmian w procedurach, dokumentacji i zapisach.
2.12.1. Opis postępowania ze skargami/odwołaniami wpływającymi do Jednostki TEST
Wpływ odwołania, skargi, reklamacji lub sprawy spornej.
Wpływ dokumentu do Jednostki TEST następuje drogą pocztową lub bezpośrednio do Sekretarza
Jednostki w formie papierowej dostarczonej przez klienta.
Rejestracja skarg, odwołań, reklamacji i spraw spornych.
Na pismo indywidualne lub na pismo wiodące do załączonych dokumentów Sekretarz Jednostki
przykłada pieczątkę rejestracyjną, na której nadaje numer ewidencyjny sprawy oraz datę wpływu
dokumentu. Jednocześnie dokonuje wpisu do rejestru skarg i odwołań.
Dekretacja przez Prezesa Zarządu
Po otrzymaniu od Sekretarza Jednostki dokumentu (dokumentów), Prezes Zarządu dokonuje oceny
charakteru dokumentów w celu ustalenia zasadności skargi, odwołania, reklamacji lub sprawy sporne
i dekretuje dokument do:
a. Rady ds. Certyfikacji w celu wystawienia orzeczenia,
b. Specjalisty/Zespołu specjalistów w celu wypracowania stanowiska.
Jednocześnie Jednostka TEST potwierdza przyjęcie odwołania, skargi, reklamacji lub sprawy spornej
składającemu odpowiednim pismem.
Proces postępowania ze skargami, odwołaniami, reklamacjami i sprawami spornymi obejmuje:
proces podejmowania, walidowania i rozpatrywania odwołań i skarg oraz decydowania
o tym, jakie działania mają być podjęte w reakcji na nie, z uwzględnieniem wyników poprzednich
podobnych odwołań;
 śledzenie i zapisywanie odwołań i skarg, w tym działań podejmowanych w celu ich rozwiązania;
 zapewnienie, że są podejmowane wszelkie stosowne korekcje i działania korygujące.
W procesie postępowania ze skargami, odwołaniami, reklamacjami i sprawami spornymi angażowane są
osoby(-a), które(-a) poprzednio nie były(-a) zaangażowane(-a) w sprawę będącą przedmiotem skargi,
odwołania lub reklamacji.

Decyzja
Po wypracowaniu stanowiska przez Radę ds. Certyfikacji lub zespół specjalistów Prezes Zarządu
podejmuje decyzję o przesłaniu odpowiedzi wraz z informacją o zakończeniu rozpatrywania sprawy
spornej, odwołania, skargi lub reklamacji do składającego.
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 8/11
Sprawy sporne, skargi, odwołania lub reklamacje rozpatrywane są w ciągu 30 dni od dnia doręczenia.
Jeżeli ostateczne wyjaśnienie sprawy spornej, odwołania lub reklamacji nie jest możliwe w tym terminie
Jednostka TEST przekazuje informację o podjętych już działaniach i przybliżonym terminie rozpatrzenia
sprawy spornej, odwołania lub reklamacji.
W przypadkach uwzględnienia reklamacji lub odwołania wprowadza się odpowiednie działania
korygujące w swoim systemie zarządzania.
3. Ochrona informacji i praw własności klienta
Zapewniona jest poufność każdej przekazanej przez organizację informacji i dokumentacji, za wyjątkiem
przypadków przewidzianych prawem.
Wszyscy pracownicy Jednostki TEST, członkowie Rady ds. Certyfikacji oraz auditorzy i eksperci
techniczni podpisują deklarację o zachowaniu poufności.
System przechowywania dokumentacji w Jednostki TEST zapewnia identyfikację każdego dokumentu.
Metodyka ustalania czasu trwania auditów QMS oraz zasady próbkowania w procesach
certyfikacji organizacji wielooddziałowych.
Czas trwania wszystkich rodzajów auditów jest to efektywny czas mierzony liczbą auditoro-dni
potrzebnych do przeprowadzenia działań auditowych.
Czas trwania wszystkich rodzajów auditów obejmuje czas na miejscu w obiektach organizacji oraz czas
poza jego obiektami, poświęcony na planowanie, przegląd dokumentacji, komunikowanie się
z personelem organizacji i pisanie raportu.
4.
Zależność pomiędzy efektywną liczbą personelu i czasem trwania auditu
(tylko audit certyfikacyjny)
Efektywna liczba
Personelu
Czas trwania auditu
Etap 1.+ Etap 2.
(liczba dni)
Efektywna liczba
Personelu
Czas trwania auditu
Etap 1.+ Etap 2.
(liczba dni)
1-5
1,5
626-875
12
6-10
2
876-1175
13
11-15
2,5
1176-1550
14
16-25
3
1551-2025
15
26-45
4
2026-2675
16
46-65
5
2676-3450
17
66-85
6
3451-4350
18
86-125
7
4351-5450
19
126-175
8
5451-6800
20
176-275
9
6801-8500
21
276-425
10
8501-10700
22
426-625
11
>10700
Zgodnie z powyższą
zasadą
Czas trwania auditów wszystkich rodzajów oblicza się zgodnie z metodyką zawartą w dokumencie
IAF MD 5 dotyczącym ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS.
Istnieje możliwość skrócenia lub wydłużenia czasu auditu.
Skrócenie lub wydłużenie auditu nie może przekroczyć 30% czasu zaplanowanego dla danego auditu.
Skrócenie czasu auditu może nastąpić w przypadku:
 Wnioskodawca nie jest odpowiedzialny za projektowanie i/lub nie ma w zakresie innych
elementów normy odniesienia,
 procesy proste, związane z jedną główną działalnością,
 wysoki procent zatrudnionych wykonujących te same proste zadania,
 dojrzałość systemu zarządzania (certyfikat innej jednostki akredytowanej).
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 9/11
Wydłużenie czasu auditu może nastąpić w przypadku
 skomplikowanej logistyki, duża liczba (więcej niż 3) oddziałów lub/i zakładów,
 system zarządzania jakością obejmuje skomplikowane procesy,
 duża liczba przepisów prawnych odnoszących się do wyrobu/usługi,
 procesy z zastosowaniem kombinacji: sprzętu, oprogramowania, technologii i usług.
Audit certyfikacyjny oraz kolejne audity w nadzorze i audity ponownej oceny są zazwyczaj
przeprowadzane w każdym oddziale organizacji, który ma być objęty certyfikacją. Jeżeli jednak
działalność organizacji, podlegająca certyfikacji, jest wykonywana w podobny sposób w różnych
oddziałach, zarządzanych i nadzorowanych przez tę organizację, Jednostka TEST może wdrożyć
stosowne procedury próbkowania oddziałów podczas procesu certyfikacji i kolejnych auditów w nadzorze
i ponownej oceny.
 Organizacja wielooddziałowa jest zdefiniowana jako organizacja posiadająca zidentyfikowaną
siedzibę centralną (centralę - lecz niekoniecznie spełniająca rolę głównego zarządu
w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania, oraz
sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub
częściowo.
5.
Bezstronność i wiarygodność
Jednostka TEST jest całkowicie samodzielną i niezależną zapewniającą pełną bezstronność
i wiarygodność.
Bezstronność Jednostki TEST jest gwarantowana przez:

stały
personel
kierowany
przez
Kierownika
Jednostki,
którego
wynagrodzenie
nie jest zależne od ilości i wyniku certyfikacji,

cały personel Jednostki TEST mający wpływ na działalność certyfikacyjną działa bezstronnie
i nie ulega żadnym naciskom finansowym, handlowym lub innym, naruszającym bezstronność
i obiektywność,

personel Jednostki TEST nie bierze udziału w projektowaniu wyrobów organizacji lub
w konsultowaniu systemów zarządzania,

Radę ds. Certyfikacji, w skład której wchodzą strony istotnie zainteresowane procesem
certyfikacji.
W celu zapewnienia braku konfliktów interesów, Jednostka TEST wymaga od wszystkich swoich
pracowników, wewnętrznych i zewnętrznych, zgłaszania wszelkich byłych i/lub obecnych powiązań
z organizacjami, do których oceny lub certyfikacji zostaną wyznaczeni. W przypadku zaistnienia takich
powiązań Jednostka TEST analizuje je pod kątem zagrożenia dla bezstronności i albo nie zatrudnia tego
personelu do danego procesu certyfikacji albo wykazuje, że nie występuje konflikt interesów.
Jednostka TEST:

w przypadku występowania powiązań stanowiących niedopuszczalne zagrożenie dla
bezstronności nie oferuje certyfikacji,

nie certyfikuje innych jednostek certyfikujących systemy zarządzania,

nie prowadzi usług konsultacyjnych w zakresie systemów zarządzania,

nie prowadzi auditów wewnętrznych dla certyfikowanych organizacji,

nie podzleca auditów jednostką konsultingowym,

nie oferuje certyfikacji w powiązaniu z konsultingiem,

nie certyfikuje systemów zarządzania w przypadku, gdy powiązania między jednostką
a organizacją konsultującą stanowi niedopuszczalne zagrożenie dla bezstronności,

nie podzleca działań certyfikacyjnych
Wiarygodność osiągana jest przez wysokie kwalifikacje i doświadczenie specjalistów zatrudnionych
w Jednostce TEST oraz przez podnoszenie kwalifikacji dzięki działalności szkoleniowej oraz udział
w Konferencjach i Seminariach Naukowych.
Jednostka TEST nie prowadzi działalności projektowej lub produkcyjnej i sprzedaży wyrobów będących
przedmiotem certyfikacji.
Naczelną dewizą Jednostki TEST jest, że wszyscy wnioskodawcy prowadzący działalność
w deklarowanym przez Jednostkę TEST obszarze działania mają równy dostęp do naszych usług.
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 10/11
6.
Zasady zachowania poufności
Zgodnie z pkt. 10 Artykułu R17 załącznika Nr 1 do Decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady
Nr 768/2008/WE z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie wspólnych ram dotyczących wprowadzania produktów
do obrotu, uchylający decyzję Rady 93/465/EWG:
– pracownicy Jednostki oceniającej zgodność są zobowiązani dochować tajemnicy zawodowej
w odniesieniu do wszystkich informacji które uzyskają w trakcie wykonywania swoich zadań zgodnie
z przepisami prawa krajowego w danym zakresie (z wyjątkiem dochowania tajemnicy wobec
właściwych organów państwa członkowskiego, w którym realizowane są zadania). Prawa własności
podlegają ochronie.
Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji związanych
z procesem certyfikacji. Wszelkie informacje przekazane przez naszych klientów podczas procesu
certyfikacji mają charakter poufny i nie są ujawniane stronie trzeciej bez ich pisemnej zgody. Jeśli prawo
wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, wnioskodawca jest powiadamiany o treści
ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez odpowiednie dokumenty normatywne lub przepisy
prawne.
Zobowiązanie do przestrzegania zasad konkurencji i poufności zawarte są w deklaracji, zgodnie z którą
pracownik jednostki TEST zobowiązuje się do:
– przestrzegania zasad ustalonych przez Jednostkę TEST, łącznie z zasadami dotyczącymi poufności
i niezależności od handlowych lub innych interesów,
– zachowania w tajemnicy wszelkich okoliczności i informacji, przekazanych mu w związku
z wykonywaniem powierzonych mu obowiązków a w stosunku, do których podjął niezbędne
działania w celu zachowania ich poufności i których ujawnienie mogłoby narazić Jednostkę TEST
na szkodę,
– zachowania w tajemnicy informacji dotyczących stosowanych przez jednostkę TEST procedur oceny
zgodności i organizacji pracy, a także wszelkich danych dotyczących jego kontrahentów.
Deklaracja jest wypełniana i akceptowana przez każdego pracownika Jednostki TEST, członka Rady
ds. Certyfikacji i przechowywana w aktach osobowych.
Zapewnienie poufności realizowane jest również poprzez:

ograniczony dostęp do dokumentacji wnioskodawcy od momentu zgłoszenia wyrobu do certyfikacji
aż do etapu archiwizacji,

ewidencję dokumentacji powstałej w procesie certyfikacji i nadzoru (umowy, protokoły z kontroli,
sprawozdania z badań),

archiwizowanie dowodów oceny zgodności oraz wszelkiej dokumentacji wnioskodawcy przekazanej
podczas procesu certyfikacji.
7.
Opłaty, koszty.
Koszty związane z procesem certyfikacji i nadzorem ponosi wnioskujący – posiadacz certyfikatu.
Opłaty dotyczące procesu certyfikacji są ustalane indywidualnie dla każdego procesu certyfikacji
i nadzoru na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów.
8.
Informacje dodatkowe.
Informacje dodatkowe można uzyskać w Jednostce Opiniującej, Atestującej i Certyfikującej Wyroby
„TEST” Sp. z o.o., 41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14.
Kierownik Jednostki - Ireneusz Adamus.
Tel. 032/730 82 00 wewn. 12
kom. 661 437 425
e-mail: [email protected]
KJ6
Wydanie 03.03.2014 r.
Strona 11/11

informator dla klientów - Jednostka Opiniująca, Atestująca i

Transkrypt

Podobne dokumenty

CERTYFIKAT ZGODNOŚCI NR 018/2013 z dnia

Certyfikat ISO 22000:2006

CERTYFIKAT ZGODNOŚCI NR 042/2013 z dnia

Certyfikat HACCP

ISO 22000:2005 (plik PDF)

Ograniczniki przepięć oraz odłączniki