Problem metod opisu zawartości jednostek aktowych w

180
Раздел II — Sekcja II
Elżbieta Markowska
PROBLEM METOD OPISU
ZAWARTOŚCI JEDNOSTEK AKTOWYCH
W INWENTARZACH ARCHIWALNYCH
W przypadku polskich archiwów państwowych regulowane przepisami metody pracy archiwalnej w znakomitej większości dotyczą
kwestii opracowania archiwaliów. Stanowi ono jedno z podstawowych
zadań archiwów, a jego celem jest przygotowanie odpowiednich narzędzi informacyjnych, ułatwiających wyszukiwanie informacji na każdym
stopniu struktury zasobu archiwalnego. Służą temu różnego rodzaju
pomoce ewidencyjne i informacyjne, wśród których najważniejszą rolę
odgrywają inwentarze archiwalne. Nie jest to jedynie polska praktyka,
a rangę inwentarzy uznaje się także i w innych państwach1.
Dwoisty charakter inwentarza polegający na spełnianiu roli ewidencyjnej i informacyjnej sprzyja systematycznej kwerendzie, nadając
jej porządek i niwelując ryzyko przeoczeń. Użytkownik korzystając
z inwentarza zapoznaje się z opisami jednostkowymi, a więc charakterystykami wyszukiwawczymi jednostek archiwalnych. Wśród elementów opisu można wyróżnić pola o charakterze identyfikacyjnym, pola
opisujące formę archiwaliów oraz pola zawierające dane o zawartości
jednostki. Pierwsze dwa typy mają dla użytkowników znaczenie drugorzędne. Ciężar opisu spoczywa na polach, które bezpośrednio dotyczą
treści akt. W przypadku polskiej praktyki archiwalnej stanowi je tytuł,
opis zawartości oraz słowa kluczowe.
Liczba i rodzaj wykorzystanych pól decyduje o typie inwentarza
archiwalnego. Ze względu na głębię informacyjną wyróżnia się inwentarze sumaryczne i analityczne. Zestaw elementów identyfikujących jednostkę i charakteryzujących jej cechy fizyczne w obu wymienionych
typach inwentarzy jest taki sam. Różnią się one natomiast ilością i jakością informacji odnoszących się do zawartości pojedynczej teczki.
Inwentarz sumaryczny zawiera tytuł, podczas gdy w inwentarzu analitycznym obok lub zamiast niego powinna występować pogłębiona charakterystyka treści dokumentacji zawartej w jednostce. Oba opisy,
sumaryczny i analityczny, mogą być uzupełnione o słowa kluczowe,
Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Вурова Е. М. Архивоведение. М., 2002.
С. 135—136; Kušík M. K problémom inventarizácie novodobého spisového meteriálu
// Archivní Časopis. 1956. R. 6. S. 140; Šamberger Z. Vypovídací hodnota archivních
pomůcek // Sborník Archivních Prací. 1985. R. 35. Z. 1. S. 336—337.
1
© Markowska Elżbieta, 2013
E. Markowska. Problem metod opisu zawartości jednostek aktowych
181
które ułatwiają wyszukiwanie informacji w skomputeryzowanych
systemach informacji archiwalnej. W przypadku inwentarzy sumarycznych słowa kluczowe opracowuje się na podstawie tytułów poszczególnych jednostek, w inwentarzu analitycznym natomiast ustala się je
w wyniku analizy informacyjnej zawartości pojedynczych woluminów.
Mają one zatem różną głębię informacyjną.
Tradycyjne inwentarze sumaryczne posługują się jak już wspomniano tytułem jako jedyną formą charakteryzowania zawartości jednostek archiwalnych. W inwentarzach tych stanowi on najważniejszy
element składowy pozycji inwentarzowej, stąd wymagana jest ścisłość
i precyzja jego formułowania2. Tytuł jednostki archiwalnej powinien
uwzględniać dane dwojakiego rodzaju. Po pierwsze powinien określać
formę dokumentacji w jednostce (np. korespondencja, protokół, sprawozdanie) oraz charakteryzować jej treść (zawartość informacyjną).
Zaleca się podawanie danych o treści jednostki na pierwszym miejscu,
wyjątek stanowią archiwalia, których określenie formy daje obraz zawartości np. bilans, preliminarz, protokoły3. W takich przypadkach
można formułowanie tytułu rozpoczynać od podania informacji
o rodzaju akt. Powyższa zasada oprócz polskiej praktyki archiwalnej
obowiązuje także w Rosji. Inspiracja płynęła raczej od naszych wschodnich sąsiadów, co wynika z zaproponowanych już przez K. G. Mitjajewa
ustaleń w tym zakresie4.
Tytuł powinien być zwięzły i zawierać słowa unikalne identyfikujące opisywane materiały5. Przy jego formułowaniu najważniejsze jest
aby był ścisły, precyzyjny i „pełny”, gdyż zawsze należy mieć na uwadze założenie, że to właśnie tytuł będzie przeczytany wiele razy, podczas
gdy treść akt tylko jeden raz, przez danego, zainteresowanego badacza6.
Unikać zatem należy tytułów niejasnych, dowolnie utworzonych, dwuznacznych, niepełnych, zrozumiałych jedynie w związku z kontekstem7.
Główną trudność przy jego formułowaniu stanowi pełne w stosunku
Konarski K. Podstawowe zasady archiwistyki // Archeion. 1951. T. 19—20. S. 92.
Wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów)
akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX—XX w.) // Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach
1952—2000 / oprac. M. Tarakanowska, E. Rosowska, Warszawa, 2001. S. 506, pt. 3.
B. 4.
4
Mitiajew K. G. Teoria i praktyka pracy archiwalnej. Warszawa, 1954. S. 175.
5
Piechota R. Pomoce archiwalne — stan obecny i perspektywy // Archeion. 1979.
T. 67. S. 59; Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.
С. 64.
6
Mitiajew K. G. Dz.cyt. S. 173.
7
Tamże.
2
3
182
Раздел II — Sekcja II
do treści (zawartości) jednostki zestawienie informacji z jej wnętrza
w tytule8.
Największe znaczenie w formułowaniu tytułu ma oryginalny tytuł
tejże jednostki9, który powinien zawierać syntezę treści woluminu10. Stanowi on podstawę do wszelkich uzupełnień i skróceń czynionych przez
archiwistę w trakcie opracowywania inwentarza archiwalnego. Gdy tytuł
ten nie może być łatwo zmodyfikowany przez archiwistę istnieje możliwość zastąpienia go innym, który w pełni określiłby treść akt11. Pozostawienie oryginalnego tytułu bez żadnych modyfikacji, nawet jeśli tytuł
nie jest adekwatny do zawartości jednostki archiwalnej jest błędem12.
Zaleca się zatem podawanie w inwentarzu tytułów nadanych już w kancelarii, jeśli odpowiadają opisanym wyżej wymogom. Zazwyczaj jednak
ciężar nadania odpowiedniego tytułu spoczywa na archiwiście13. Wszelkie
zmiany dokonane w oryginalnym tytule, archiwista powinien zaznaczyć
klamrami14. Do podstawowych modyfikacji należy zaliczyć uzupełnienia zbyt ogólnikowego tytułu, nie oddającego w pełni zawartości jednostki; oraz nadanie nowego tytułu, kiedy brak oryginalnego, lub gdy
tytuł oryginalny jest błędny15. Natomiast tytuły oryginalne zbyt rozwlekłe można skrócić, zaznaczając miejsca skróceń wielokropkiem16.
Archiwista może także nadać nowy tytuł jednostce. Postępuje się
tak w przypadku, gdy nie zachowała się oryginalna obwoluta. Po drugie
archiwista formułuje tytuł, jeśli nie został on nadany w kancelarii.
Do tworzenia nowego tytułu zmuszają też błędy rzeczowe, stylistyczne
lub gramatyczne, które uniemożliwiają użytkownikowi zrozumienie
oryginalnego tytułu. Dodatkowo dopuszcza się nadanie nowego tytułu,
jeśli hasło przysługujące danej jednostce zaczerpnięte z rzeczowego
wykazu akt jest zbyt ogólnikowe, lakoniczne i zachodzi potrzeba
całkowitego jego przeredagowania17.
Sumaryczny tytuł nie zawsze spełnia oczekiwania użytkowników.
Często jednostka zawiera materiały o zróżnicowanej tematyce lub skom-
Составление архивных описей : метод. рекомендации. М., 2003. С. 8, 23.
Papritz J. Die archivische Titelaufnahme bei Sachakten. Marburg. 1984. S. 38.
Konarski K. Nowożytna archiwistyka polska i jej zadania. Warszawa, 1929. S. 51.
11
Papritz J. Die archivische Titelaufnahme … S. 39.
12
Kwiatkowska W. Budowa elektronicznego systemu informacji archiwalnej w Polsce.
Stan obecny i perspektywy // Archiwista Polski. 2007. № 2. S. 84.
13
Pismo okólne nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 28 maja 1984 r.
w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX—
XX w.) // Zbiór przepisów archiwalnych … S. 506, pt. 3. B. 6.
14
Tamże. Pt. 3. B. 8, 10, 11; Konarski K. Podstawowe zasady … S. 92.
15
Papritz J. Die archivische Titelaufnahme … S. 41.
16
Konarski K. Nowożytna archiwistyka polska… S. 94.
17
Pismo okólne nr 2 … // Zbiór przepisów archiwalnych … S. 507, pt. 3. B. 24 a—d.
8
9
10
E. Markowska. Problem metod opisu zawartości jednostek aktowych
183
plikowanej budowie. Wtedy uzasadnione byłoby sporządzenie bardziej
szczegółowej charakterystyki treści. Możliwość taką daje sporządzenie
inwentarza analitycznego, który poza tytułem wykorzystuje inne metody
opisu treści akt. W polskich archiwach zwykle opracowuje się inwentarze sumaryczne, inwentarze analityczne są natomiast rzadkością18.
Co nie może dziwić, bo i literatura na ten temat jest bardzo uboga19.
Wydaje się jednak, że korzystne byłoby sporządzanie tego typu pomocy
dla szczególnie cennych zespołów, często wykorzystywanych oraz
takich, które cieszą się mniejszym zainteresowaniem użytkowników ale
zawierają dokumentację o szczególnie cennej zawartości. Do charakterystyki zawartości tego typu jednostek można wykorzystać metody pochodzące z różnych obszarów badawczych. W wyniku analizy
przepisów metodycznych i literatury wydzielono metodę kompletnego
wyszczególnienia elementów składowych jednostki (metoda biblioteczna), tytuł strukturalny, języki informacyjno-wyszukiwawcze
(metoda z obszaru informacji naukowej), streszczenia (metoda tekstologiczna) i adnotacje20.
Pierwsza z wymienionych metod stosowana jest do opisu rękopisów bibliotecznych, a jej reguły zostały zawarte w wytycznych, opracowanych przez zespół badawczy na podstawie projektów
B. Horodyskiego i H. Więckowskiej21. Treść rękopisu sygnalizowana
jest poprzez dwa elementy. Pierwszym jest ogólny tytuł rękopisu, drugim natomiast spis jego zawartości. Sporządzenie takiego spisu polega
na wyszczególnieniu wszystkich elementów jednostki rękopiśmiennej.
Bibliotekarze stosują go przy opisie rękopisów starszych. Natomiast
w przypadku tych nowszych spisu zawartości dokonuje się, jeśli składają
się one z kilku lub kilkunastu części i ich tytuł ogólny nie wyczerpuje
wszystkich zawartych w nich tekstów bądź nie wydobywa wszystkich
18
Przykładem opublikowanego drukiem inwentarza analitycznego jest: Chełmski Konsystorz Greckokatolicki [1525] 1696—1875 [1905]. Inwentarz analityczny archiwum.
/ oprac. M. Trojanowska. Warszawa, 2003.
19
O inwentarzach analitycznych pisali m.in.: Enders G. Archivverwaltungslehre. Berlin,
1968; Kwiatkowska W. Dz. cyt. S. 81—91; Markowska E. Problem analizy i opisu treści
jednostek archiwalnych w polskiej literaturze naukowej // Archiwista Polski. 2010.
№ 2. S. 29—52; Przelaskowski R. Program prac wewnętrznych w archiwach nowożytnych. Warszawa, 1935; Robótka H. Opracowanie i opis archiwaliów. Toruń, 2010;
Ryszewski B. Problemy komputeryzacji archiwów. Toruń, 1994.; Tenże. Przegląd oraz
systematyka pomocy archiwalnych polskich i obcych opublikowanych w ostatnim
ćwierćwieczu // Archeion. 1990. T. 88. S. 7—21; Robótka H., Tomczak A. Archiwistyka.
Warszawa, 1989.
20
Markowska E. Dz. cyt. S. 44.
21
Wytyczne opracowania rękopisów w bibliotekach polskich, oprac. zespół na podstawie
projektów B. Horodyskiego i H. Więckowskiej. Wrocław, 1955.
184
Раздел II — Sekcja II
ważnych treściowo elementów22. Taki poszerzony opis stosuje się
zwykle do dzieł wielotomowych, których każdy tom posiada odrębny
tytuł, do rękopisów złożonych z kilku lub więcej odrębnych tekstów,
zbiorów pism i listów23. Zastosowanie tej metody ze względu na jej czasochłonność i rozmiary zasobu w warunkach archiwalnych jest bardzo
trudne, a czasem wręcz niemożliwe.
Kolejną metodą bardziej szczegółowej charakterystyki zawartości
jednostek aktowych stanowi nadawanie im tytułów strukturalnych24.
Są one rozwiniętymi opisami dokumentacji, zawartej w danej jednostce
inwentarzowej25. Występujący w rosyjskim opisie inwentarzowym
rodzaj tytułu jest zalecany zwłaszcza do charakteryzowania jednostek
archiwalnych sformowanych na podstawie kryterium rodzaju dokumentacji, zawierających protokoły, zarządzenia, rozkazy, stenogramy itp.26
Wymienione typy jednostek odznaczają się tzw. „pustymi” tytułami
(w literaturze rosyjskiej dosłownie „głuchymi tytułami”), które ukrywają
treść jednostek27. Ponadto ten rodzaj tytułów stosuje się także do jednostek, zawierających dokumentację różnorodną (sprawozdania, przeglądy, referaty, zaświadczenia, raporty, notatki), której treść
niedostatecznie charakteryzuje standardowy tytuł28. Tytuły strukturalne
mogą być nadawane również korespondencji29.
W praktyce, wykonany w ten sposób opis jednostki archiwalnej
zbudowany jest z dwóch tytułów: zwięzłego, wymaganego przez przepisy oraz podtytułów, które łącznie tworzą tytuł strukturalny30. Owe podtytuły w sposób bardziej rozwinięty, szczegółowy podają treść jednostki
archiwalnej, jej strukturę, tematykę poprzez wskazanie głównych grup
informacji, zawartych w tworzącej jednostkę dokumentacji31. Ilość podtytułów z formalnego punktu widzenia nie jest ograniczona. Umieszcza
się ich tyle, ile wystarczy do zaspokojenia podstawowych zapytań
wyszukiwawczych, sformułowanych na podstawie kryterium rzeczowego32. Niezwykle istotne jest ustalenie jednolitego zestawu elementów
opisu dla poszczególnych typów jednostek archiwalnych, tak aby
odzwierciedlona została ich specyfika33.
Tamże. S. 35.
Tamże.
24
Составление архивных описей … С. 24.
25
Tamże.
26
Tamże. С. 25.
27
Tamże.
28
Tamże.
29
Tamże.
30
Tamże; Por.: struktura tytułu dla dokumentacji kartograficznej w niemieckiej praktyce
archiwalnej; Papritz J. Die Kartentitelaufnahme Im Archiv. Marburg, 1984. S. 48.
31
Составление архивных описей… С. 25.
32
Tamże.
22
23
E. Markowska. Problem metod opisu zawartości jednostek aktowych
185
Dobrze opisaną w polskiej literaturze archiwalnej metodą jest
metoda słów kluczowych. Słowa kluczowe stanowią podstawową jednostkę leksykalną w językach słów kluczowych, w odróżnieniu od
deskryptorów, które są elementarną jednostką leksykalną w tezaurusach34. Słowa kluczowe to wyrazy bądź wyrażenia wielowyrazowe niemające jednak charakteru zdań. Nie zawierają podmiotu ani orzeczenia.
Najprościej można powiedzieć, że przybierają postać nazw, które mogą
być podmiotem lub orzecznikiem użytym w mianowniku35. Różnica
polega na tym, że deskryptory są hasłami znormalizowanymi, poniekąd
sztucznymi, wybranymi spośród synonimów, co ma na celu jasne i jednolite określenie zawartości opisywanych nimi materiałów36. Podczas
gdy słowa kluczowe to wszystkie hasła charakteryzujące treść danej jednostki, bez względu na to czy zostały w tezaurusie przyjęte jako
deskryptory37. Stąd słowa kluczowe zawsze będą stanowić zbiór określeń równy, bądź większy zbiorowi deskryptorów przypisanych danej
jednostce archiwalnej. Z tego też powodu zastosowanie języka słów kluczowych wydaje się być bardziej pożądane do analitycznego opisu
archiwaliów niż wykorzystanie zawartych w tezaurusie archiwistyki
deskryptorów.
Stosując metodę słów kluczowych można zwięźle i krótko opisać
zawartość jednostki archiwalnej. Taką charakterystykę jej treści można
uwzględnić na tradycyjnej karcie inwentarzowej, a także w komputerowej bazie danych. Mimo, że metoda ta opiera się na wyrazach języka
naturalnego, powoduje konieczność budowania specjalnych słowników,
na podstawie których archiwista dokona wyboru odpowiednich wyrażeń. Niemożność swobodnego wyboru przez archiwistę określeń, które
mogłyby stać się słowami kluczowymi, powoduje pewną sztuczność tej
metody. Zarówno archiwista jak i użytkownik musiałby za każdym
razem posługiwać się wspomnianym słownikiem bądź nauczyć się
danego języka deskryptorowego. Zatem formułowane przez badaczy
pytania i ich potrzeby informacyjne musiałyby być ściśle podporządkowane właściwemu dla danej dziedziny wiedzy systemowi pojęć ujętych
Tamże. С. 26.
W językach haseł przedmiotowych taką jednostkę leksykalną stanowi hasło przedmiotowe proste, natomiast dla języków klasyfikacyjnych jest nią symbol prosty, przypis
nr 42, J. Adamus, Problematyka języków informacyjno-wyszukiwawczych w komputerowym systemie informacji archiwalnej w Polsce // Archeion. 2004. T. 107. S. 275.
35
Nawrocki S. Zagadnienie opracowania tezaurusa archiwistyki // Archeion. 1976.
T. 64. S. 12.
36
Tenże. Doświadczenia zagraniczne w zakresie stosowania komputera w archiwach //
Archeion. 1982. T. 74. S. 13.
37
Tamże.
33
34
186
Раздел II — Sekcja II
w kartotece haseł wzorcowych. Słuszna jest zatem propozycja
B. Ryszewskiego dotycząca zastosowania tzw. wolnych (swobodnych)
słów kluczowych, zaczerpniętych z języka naturalnego, które nie
wymagałyby opracowania specjalnego słownika38. Tworzenie języka
deskryptorowego ma jednak istotne zalety. Przyczyniłoby się bowiem
do ujednolicenia opisu zawartości jednostki archiwalnej i ułatwiłoby
jego standaryzację. Metoda słów kluczowych jest stosunkowo łatwa
do zastosowania przy użyciu techniki komputerowej. Nie musi ona opierać się na naukowej analizie zawartości jednostki archiwalnej, może
wykorzystywać zmechanizowany system, pozwalający badać częstotliwość występowania poszczególnych słów czy wyrażeń w danej jednostce.
Zastosowanie języka informacyjno-wyszukiwawczego opartego
na jakimkolwiek słowniku, pozwalającym na uniknięcie wyrażeń synonimicznych i homonimów jest bardzo trudne w przypadku materiałów
archiwalnych, a nawet nieuzasadnione. Jedyny pożytek płynący z takiego opisu archiwaliów to możliwość wykorzystania go w wyszukiwarkach komputerowych. Język taki nie przynosi korzyści w postaci
naukowego opracowania archiwaliów, nie umożliwia takiego opisu jednostek archiwalnych, który ukazywałby ich specyfikę. Adaptowanie bibliotecznych systemów informacyjnych na grunt archiwalny nie może
zakończyć się powodzeniem. Spowodowane jest to odmiennym charakterem zbiorów archiwalnych, niepowtarzalnością każdej poszczególnej
jednostki archiwalnej. Dowodem na to jest stosowanie również i w bibliotekach, odmiennego niż w stosunku do księgozbioru, opisu zbiorów
rękopiśmiennych, o czym była mowa w innej części tego rozdziału.
Język informacyjno-wyszukiwawczy nie zastąpi naukowej analizy
informacyjnej materiałów archiwalnych, w wyniku której mogłyby powstawać charakterystyki opisowe w postaci zbioru słów kluczowych.
Może on natomiast funkcjonować obok nich w celu zautomatyzowania
procesu wyszukiwania i udostępniania informacji źródłowych jedynie
w podstawowym zakresie.
Opis zawartości jednostek archiwalnych może przybierać także
formę streszczenia. Stanowi ona jedną z tradycyjnych form przetwarzania informacji39. Sporządzanie streszczeń pozwala na pominięcie mniej
istotnych szczegółów, a skoncentrowanie się na tzw. zasadniczym wątku
treściowym. Kształtuje umiejętność dostrzegania konstrukcji tekstu
i parafrazowania wyrażeń oraz zwięzłego formułowania myśli. Z punktu
widzenia archiwistyki streszczanie pozwoliłoby na rozpoznanie struk38
Ryszewski B. Problemy komputeryzacji… S. 30; Robótka H. Opracowanie i opis…
S. 206—209.
39
Marciszewski W. Metody analizy tekstu naukowego. Warszawa, 1981. S. 150.
E. Markowska. Problem metod opisu zawartości jednostek aktowych
187
tury jednostki archiwalnej oraz zwięzłą charakterystykę jej treści.
Według definicji streszczenie jest przekształceniem tekstu z zachowaniem zasadniczej myśli i jednoczesnym, znacznym zmniejszeniu jego
objętości40. Streszczenie jest wynikiem trzech operacji na tekście: operacji tworzenia obrazu, selekcji na podstawie ocen ważności oraz opisu
w metajęzyku lub w mowie zależnej41.
Operacja tworzenia obrazu możliwa jest do przeprowadzenia na
tekstach dających się dzielić na mniejsze elementy treściowe. W wyniku
takiego podziału otrzymujemy obraz budowy tekstu. Klasycznym przykładem tego zabiegu na tekście jest tworzenie spisu treści. Sam spis nie
jest jeszcze streszczeniem. Stanowi raczej układ tematów i problemów
wyrażonych za pomocą nazw bądź pytań. Streszczenie otrzymamy
wówczas, gdy sformułujemy rozwinięcia wyliczonych tematów lub odpowiemy na zawarte w spisie treści pytania. Otrzymany w ten sposób
rodzaj streszczenia to tzw. charakterystyka teoriomnogościowa42.
Kolejnym procesem prowadzącym do opracowania streszczenia jest
selekcja na podstawie ocen ważności 43 . Efektem tego zabiegu jest
wyciąg selektywny z oryginału. Kryteria pozwalające wartościować
tematy zawarte w pełnej wersji streszczanego tekstu mogą być różne.
Istnieje ich właściwie tyle, ile osób streszczających. Można jednak posłużyć się metodą wydzielania tematów, które powinno streszczenie
uwzględniać, opierającą się na badaniu częstotliwości występowania
słów44. Jako zasadę przyjęto podawanie w tego typu streszczeniach
wyniku przeprowadzonej analizy, a pomijanie materiału występującego
rzadziej. Podobnie pomija się przykłady, a uwzględnia definicje czy twierdzenia. Zalecane jest także pomijanie subiektywnych elementów treści45.
Oprócz wyżej wymienionych metod funkcjonuje także opis w metajęzyku bądź w mowie zależnej46. Do czynienia z takim opisem spotykamy się przy okazji krótkich streszczeń referatów, autoreferatów czy
artykułów oraz opisach dokumentacyjnych. Jest to swego rodzaju
komentarz posługujący się wiedzą i językiem spoza oryginalnego tekstu.
Komentowanie ma oczywiście szereg wad i ograniczeń. Do tego rodzaju
streszczenia można zaliczyć opisywane w literaturze anglosaskiej
40
Słownik encyklopedyczny informacji, języków i systemów informacyjno-wyszukiwawczych. Warszawa, 2002. S. 249—250.
41
Marciszewski W. Metody streszczania i typy streszczeń // Aktualne Problemy Informacji i Dokumentacji. 1969. № 2. S. 20.
42
Tamże. S. 21.
43
Tamże.
44
Tamże. S. 22.
45
Tamże.
46
Tamże. S. 23.
188
Раздел II — Sekcja II
abstrakty, mające opisywać zawartość jednostki archiwalnej47. Podstawą
sporządzenia takiego abstraktu nie musi być zawartość jednostki archiwalnej, może ją stanowić wiedza pozaźródłowa. Abstrakt wzbogaca
wiedzę użytkownika o niezbędny kontekst ułatwiając mu zrozumienie
zawartej w jednostce dokumentacji. Często stanowi on szkic tła politycznego, kulturowego, gospodarczego itp. dla danej dokumentacji.
Ponadto abstrakt służy do umieszczania danych, które nie znalazły się
w obszarze przeznaczonym na tytuł. Do informacji tych Brytyjczycy
zaliczyli precyzyjne wiadomości o formie fizycznej materiałów, nazwy
instytucji, dodatkowe daty, a także źródła, wykorzystane do opracowania
abstraktu 48 . Na gruncie polskim formę abstraktów zaproponował
B. Ryszewski, określając je mianem „opisu treści” i „rodzajem regestu”,
które pozwoliłyby na analityczne ujęcie zawartości jednostki archiwalnej49. Abstrakt w rozumieniu B. Ryszewskiego spełnia zatem zupełnie
inną rolę i utożsamiany być może z klasycznym rodzajem streszczenia.
Dwie pierwsze formy streszczenia opierają się na dogłębnej analizie
danego tekstu, w przypadku archiwaliów takie streszczenie dotyczyłoby
jednostki archiwalnej. Archiwista oceniałby wartość i ważność elementów
tworzących jednostkę używając narzędzi naukowych. Uwzględniałby
także konstrukcję jednostki archiwalnej, jej strukturę. Streszczenia
ujmują całą zawartość streszczanej jednostki z uwzględnieniem jej treści
i zróżnicowania tematycznego. Sporządzony metodą streszczenia opis
ułatwiłby pracę badaczowi, informując go o randze jaką poszczególne
zagadnienia zajmują w danej teczce. Metodę tę należy zaliczyć do najbardziej pracochłonnych i trudnych do wykonania, zwłaszcza w przypadku obszernych jednostek i zespołów. Zastosowanie jej może ponadto
wiązać się z subiektywnym wyborem przez archiwistę ujmowanych
w streszczeniu zagadnień.
Uzupełnieniem opisu zawartości jednostek archiwalnych może być
adnotacja. Sporządza się ją do tych jednostek, w których znajdują się
unikalne, ważne, istotne czy cenne dokumenty, które same w sobie mogą
być przedmiotem poszukiwań50, a których w żaden sposób nie sygnalizuje nadany jednostce tytuł51. Adnotację umieszcza się zawsze po tytule,
wpisując jej treść od nowego akapitu52. Adnotacja zbudowana jest
Cook M., Procter M. A Manual Archival Description. Gower, 1989. S. 90—100.
Tamże.
49
Ryszewski B. Problemy komputeryzacji… S. 31.
50
Составление архивных описей… С. 9—10.
51
Tamże. С. 29; Mitiajew K. G. Dz. cyt. S. 180; Schmid G. Spezielle Probleme der Aktenverzeichnung Enthält-Vermerk und Darin-Vermerk // Archivmitteillungen. 1962.
T. 5. 1962. S. 204.
52
Составление архивных описей… С. 29.
47
48
E. Markowska. Problem metod opisu zawartości jednostek aktowych
189
podobnie do tytułu jednostki archiwalnej, składającej z pojedynczego
dokumentu lub do krótkiego streszczenia fragmentu jednostki53. W końcowej części adnotacji mogą się znajdować imiona i nazwiska osób,
nazwy instytucji czy nazwy geograficzne, mające znaczenie dla wyszukiwania informacji54. Adnotację zamyka podanie stron adnotowanych
dokumentów55.
Różnorodność form możliwych do wykorzystania podczas charakteryzowania zawartości jednostek archiwalnych pozwoliła na porównanie
metod ze względu na ich przydatność w analitycznym opisie inwentarzowym. Poza tytułem inwentarz analityczny powinien posiadać jako
element obowiązkowy szczegółową charakterystykę zawartości informacyjnej opisywanej jednostki archiwalnej. Elementem nieobowiązkowym
natomiast może być stosowana w archiwistyce rosyjskiej adnotacja,
którą można utożsamiać z polskimi uwagami. Pole to zazwyczaj puste
w inwentarzu sumarycznym w inwentarzu analitycznym służyłoby
wyszczególnieniu pojedynczych pism, dokumentów czy spraw, które ze
względu na swą wartość, unikalność zasługiwałyby na ujawnienie ich
w opisie inwentarzowym. Tak więc niektóre jednostki w inwentarzu analitycznym zawierałyby aż trzy elementy opisu, dotyczące zawartości —
tytuł, charakterystyka treści oraz uwagi (adnotacja).
Tytuł jednostki archiwalnej w przypadku inwentarza analitycznego
mógłby mieć jedynie charakter identyfikacyjny, w związku z czym
można byłoby poprzestać na przeniesieniu oryginalnego tytułu z obwoluty. Użytkownik czerpałby wówczas wiedzę na temat treści jednostki
z pozostałych dwóch elementów opisu jej dotyczących. W przypadku
tytułów w językach obcych można by postąpić podobnie i zrezygnować
z tłumaczenia tytułu, z jego transliteracji czy transkrypcji. Z drugiej
strony w przypadku długich charakterystyk zawartości tytuł stanowi
doskonałe narzędzie selekcji na etapie kwerendy archiwalnej.
Forma charakterystyki treści w inwentarzach analitycznych nie została dotychczas sprecyzowana. Pojawiły się jedynie propozycje przedstawienia jej w postaci zbioru wolnych słów kluczowych lub w postaci
streszczenia (regestu). Wydaje się, że obie te formy mogłyby występować równolegle. Słowa kluczowe stanowią doskonałe narzędzie wyszukiwawcze możliwe do zastosowania w komputerowym systemie
informacji archiwalnej. Mogą także służyć badaczom do szybkiego zweryfikowania treści poszczególnych jednostek, podczas gdy streszczenie
Tamże; Теория и практика архивного дела в СССР / под ред. Ф. И. Долгих и
К. И. Рудельсон. М., 1980. С. 155.
54
Составление архивных описей… С. 29.
55
Tamże. С. 23; Schmid G. Dz. cyt. S. 200.
53
190
Раздел II — Sekcja II
(regest) dawałoby im bogatszą i pełniejszą charakterystykę opisową.
Ponadto słowa kluczowe mogłyby być opracowywane na podstawie
owych streszczeń, a potem powtórne wykorzystane w indeksach do inwentarza.
елжбета Марковска
ПРОБлеМа МеТОдОВ ОПИСаНИЯ
дОКУМеНТалЬНЫХ МаТеРИалОВ
В аРХИВНЫХ ОПИСЯХ
Статья посвящена методам описания документальных материалов,
содержащих актовую документацию. Среди элементов, составляющих
партикулярную единицу фонда, можно выделить полосу, идентифицирующую единицу, характеризующую ее содержание и описывающую
имеющуюся в ней информацию. Автор статьи сосредоточивает внимание
на тех элементах, которые прямо относятся к тематике, представленной
в отдельных единицах фонда. Методы описания документов раскрыты на
примере двух типов описи дел, выделенных на основе критерия информационной глубины. Это описи дел суммарные и аналитические.
Первая традиционная модель описи дел (суммарная) в качестве
метода описания учитывает лишь заголовок единицы. Архивист должен
согласовать заголовок, который данная единица получила в канцелярии,
с действительным содержанием единицы хранения и, в случае необходимости, ввести нужные сокращения или дополнения. Заголовок единицы
хранения, даже если он сформулирован правильно, не всегда выполняет
свою информационную задачу. В архивных фондах встречаются единицы
хранения с дифференцированной тематикой и сложной структурой, для
которых невозможно сформулировать краткий суммарный заголовок.
Поэтому было бы полезно разработать более подробные архивные справочники, систематически описывающие все единицы фонда. Примером
такого справочника является вторая модель описи дел — аналитическая.
Аналитическая опись дел, содержащая расширенное описание содержания единиц фонда, может осуществляться с помощью нескольких
методов характеристики содержания единицы. Во-первых, это метод
полного перечисления всех составных элементов единицы. Данный метод
применяется в польских библиотеках в процессе каталогизации рукописей. Другим методом может быть присвоение единице так называемого
структурного заголовка, который употребляется в российской архивной
практике. Структурный заголовок состоит из общего заголовка и ряда
подзаголовков, уточняющих содержание единицы хранения. В аналитической описи можно также применять научно-справочный аппарат,
который используется в научно-информационной деятельности.
В. Бондарь. архивное дело России: терминологический анализ
191
Информационно-поисковые языки, особенно дескрипторные, и ключевые
слова абсолютно пригодны для описания содержания документов,
особенно в эпоху оцифровки. Кроме того, для описания содержания
документов можно использовать резюме. Этот метод состоит в упорядочении тематических сюжетов (мотивов), имеющихся в документах, и составлении характеристики содержания в виде эквивалентов предложения или
косвенной речи. Как последний из доступных методов можно назвать
аннотацию. Аннотация включает указание самых существенных проблем
и даже отдельных документов, которые имеются в единице хранения, хотя
ни заголовок, ни иная форма описания содержания на них не указывают.
Такую роль выполняет полоса замечаний на польской карточке описи.
Аналитическая опись возникает в результате научного анализа содержания единиц хранения, благодаря этому пользователь получает углубленную характеристику содержания документов. У каждого из указанных
методов есть свои недостатки и преимущества. Представляется наиболее
удобным использование кратких резюме и ключевых слов, а также, в случае необходимости, аннотаций. Последней вариант является наиболее
эффективным, особенно в электронных системах архивной информации.
Такой метод описи позволил бы представить полную информацию
о содержании единицы хранения, одновременно указывая на самые главные проблемы, а также самые интересные документы и дела, которые
сами по себе могут представлять ценный исследовательский материал.
Аналитический метод описи дел позволит также сократить время на
составление архивной справки и в значительной степени повысить релевантность полученной в результате поиска информации.
Валерий Бондарь
АРХИВНОЕ ДЕЛО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ:
ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
Архивоведческие термины представляют собой целенаправленно формируемую систему, их толкования закреплены в основном для отрасли федеральном законе «Об архивном деле в
Российской Федерации» и некоторых других нормативно-правовых
актах. Усилия по конструированию этой системы призваны выработать единые трактовки использующихся терминов и упорядочить
их. Тем не менее формирование рассматриваемой системы далеко
от завершения, поскольку не преодолены трудности с толкованиями
базовых и недавно появившихся терминов, особенно обслуживаю-
© Бондарь В. А., 2013