Załącznik do Zarządzenia Nr 1040/2008 Burmistrza Krotoszyna z

Załącznik do
Zarządzenia Nr 1040/2008
Burmistrza Krotoszyna
z dnia 28 listopada 2008 r.
Instrukcja ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych w Urzędzie Miejskim w
Krotoszynie.
Rozdział 1.
Ustalenia ogólne
§1
Do rozliczeń wpłat podatków i opłat przyjmuje się zasady określone w przepisach
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i
planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla
organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 112, poz. 761), zwanego
dalej „rozporządzeniem” z uwzględnieniem przepisów niniejszej instrukcji.
§2
Przepisy niniejszej instrukcji stanowią rozwinięcie określonych ramowo w rozporządzeniu,
o którym mowa w § 1, następujących zagadnień:
1) obsługi kasowej podatków i opłat lokalnych;
2) wpłat podatków za pośrednictwem banku;
3) poboru podatków i opłat lokalnych przez inkasentów.
4) zakładanie i prowadzenie indywidualnych kont podatkowych.
§3
Określenia użyte w niniejszej instrukcji oznaczają:
1) Urząd – Urząd Miejski w Krotoszynie
2) W. Fn.B. – Wydział Finansowo-Budżetowy;
3) Ordynacja podatkowa – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa
(tekst jednolity Dz.U. z 2005 roku Nr 8 poz. 60 ze zmianami).
4) Rozporządzenie – to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22.08.2005 r. w sprawie
naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które
muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165 poz. 1373).
5) ustawa o podatkach i opłatach lokalnych - ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach
i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r Nr 121 poz. 844 ze zmianami).
Rozdział 2.
Obsługa kasowa podatków i opłat lokalnych.
§4
1. Wpływy od podatników i inkasentów przyjmuje kasjer.
2. Pokwitowanie przyjęcia do kasy Urzędu gotówki od podatników jest wystawiane w 3
egzemplarzach na kwitariuszu przychodowym, bądź komputerowo, z zaznaczeniem
rodzaju zobowiązania podatkowego.
3. Oryginał pokwitowania otrzymuje wpłacający ( 1 kopia dla księgowości, 2 kopia
pozostaje w grzbiecie
kwitariusza, a w przypadku obsługi komputerowej
przechowywana jest w kasie , a następnie archiwizowana).
4. Pokwitowanie wadliwie sporządzone unieważnia się przez przekreślenie wszystkich
trzech egzemplarzy i umieszczenie adnotacji „anulowano” z datą i podpisem kasjera,
przechowuje się w kasie, a następnie archiwizuje.
§5
W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania nie
wystawia się jego duplikatu. Na wniosek podatnika wydaje się zaświadczenie o dokonanej zapłacie.
Zaświadczenie to powinno zawierać nazwisko i imię podatnika, jego adres, datę dokonanej wpłaty,
rodzaj należności i okres, za który ją wpłacono oraz sumę opłaty cyframi i słownie. Za wydane
zaświadczenie pobiera się opłatę skarbową w stawce, jak za zaświadczenia pozostałe.
§6
1. Kasjer wpisuje wystawione dowody KP do raportu kasowego i ustala dzienną sumę
wpłat. Przy komputerowym wystawianiu dowodu automatycznie jest on ujmowany w
Raporcie kasowym.
2. Na dzienną sumę wpłat kasjer wystawia dowód wpłaty na rachunek bankowy.
§7
1. Raport kasowy wraz z załączonymi do niego dowodami wpłat podlega w dniu
następnym sprawdzeniu przez upoważnionego pracownika W. Fn.B. Urzędu. Kolejną
czynnością jest przekazanie raportu kasowego do księgowości budżetowej.
2. Osoba sprawdzająca raport kasowy z dnia poprzedniego swoją czynność potwierdza
nałożeniem pieczęci, o następującej treści:
„Oryginał raportu kasowego Nr……..
wraz z załącznikami …..dowodami
otrzymałam i sprawdziłam
data………………..podpis…………….”
§8
1. Pracownik księgowości podatkowej dokonuje sprawdzenia ujętych wpłat w raporcie
kasowym z zapisami na rachunku bankowym.
2. Jeżeli wystąpi różnica miedzy zapisami raportu kasowego i wyciągu bankowego
osoba, która dokonała sprawdzenia, o tym zdarzeniu informuje Skarbnika Gminy celem
przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
3. W przypadku stwierdzenia niedoboru kasowego kasjer winien niezwłocznie pokryć
go z własnych środków.
Rozdział 3.
Wpłaty podatków za pośrednictwem banku
§9
1. Otrzymane wyciągi z rachunku bankowego są sprawdzane i badane, czy zostały
dołączone do nich wszystkie dowody, czy objęte są one wyciągiem dotyczącym danego
rachunku oraz czy saldo końcowe podane w wyciągu jest właściwe. Po dokonaniu tych
czynności osoba sprawdzająca zamieszcza na wyciągach klauzulę „Sprawdzono” i podpisuje
je własnoręcznie, umieszczając pieczęć następującej treści:
„Sprawdzono, data……………………podpis…………………..”
2. W razie nieotrzymania dowodu wpłaty na kwoty objęte wyciągami księguje się je na
podstawie noty księgowej na konto 140 –Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne
środki pieniężne, zaliczając do wpływów do wyjaśnienia. W dniu otrzymania wyciągu
zawiadamia się bank o braku dowodu wpłaty, żądając tego dowodu lub jego odpisu. Po
otrzymaniu brakującego dowodu wpłaty (odpis dowodu) przeksięgowuje się wpłatę z konta
140 na właściwe konto.
3. Jeżeli bank ujął w wyciągu bankowym z rachunku dowód wpłaty z innego rachunku
bankowego, to księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia i następnego dnia po
zaksięgowaniu wpłaty dokonuje się przelewu na właściwy rachunek bankowy.
Rozdział 4.
Pobór podatków i opłat lokalnych przez inkasentów
§ 10
Pobór następujących podatków i opłat lokalnych jest dokonywany przez inkasentów:
1. Opłata od posiadania psów.
2. Opłata targowa.
3. Podatek od nieruchomości.
4. Podatek rolny.
5. Podatek leśny.
§ 11
Opłata od posiadania psów:
1. Inkasenci wskazani w uchwale Rady Miejskiej w Krotoszynie wykonują swoje
obowiązki zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa oraz Zarządzeniem
Burmistrza Krotoszyna w sprawie określenia
sposobu wykonywania uchwały Rady
Miejskiej w Krotoszynie ustalającej stawkę opłaty od posiadania psów i zwolnień.
2. Inkasent dokonuje wpłaty zebranych dochodów na rachunek Miasta i Gminy Krotoszyn
lub w kasie urzędu w terminie określonym w zarządzeniu, o którym mowa w pkt.1.
3. Pracownik W. Fn. B. Urzędu oblicza należne wynagrodzenie inkasenta i przekazuje je
celem dokonania wypłaty tego wynagrodzenia.
4. Wynagrodzenie dla inkasenta (po dokonaniu stosownych potrąceń) podlega wypłaceniu
w kasie Urzędu bądź przelewem na rachunek inkasenta.
§ 12
Opłata targowa
1. Inkasenci wskazani w uchwale Rady Miejskiej w Krotoszynie wykonują swoje
obowiązki zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa oraz Zarządze-niem
Burmistrza Krotoszyna sprawie określenia zasad poboru opłaty targowej przez
inkasentów i procedury jej rozliczania.
2. Inkasent dokonuje wpłaty zebranych dochodów na rachunek Miasta i Gminy
Krotoszyn lub w kasie urzędu w terminie określonym w zarządzeniu, o którym mowa
w pkt.1.
3. Pracownik W. Fn. B. Urzędu oblicza należne wynagrodzenie inkasenta i przekazuje je
celem dokonania wypłaty tego wynagrodzenia.
4. Wynagrodzenie dla inkasenta (po dokonaniu stosownych potrąceń) podlega
wypłaceniu w kasie Urzędu bądź przelewem na rachunek inkasenta.
Rozdział 5.
Zakładanie i prowadzenie indywidualnych kont podatkowych
§ 13
1. Przyjęte wpłaty zalicza się na pokrycie należności wskazanej przez wpłacającego.
2. Sposób zaliczania wpłat określają przepisy art. 55 ust.2 i art. 62 ustawy Ordynacja
podatkowa oraz § 8 ust. 2 Rozporządzenia.
3. W sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości wydaje się postanowienie zgodnie z
art. 62 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
§ 14
Urząd Miejski w Krotoszynie prowadzi:
1. ewidencję podatków i opłat lokalnych przy użyciu komputera w następujących systemach:
- POGRUN PLUS - podlegają ewidencji podatki od nieruchomości , rolny i leśny,
- PLUS RP - podlega ewidencji podatek od środków transportowych,
2. ewidencję księgowości podatkowej podatków i opłat przy użyciu komputera w
następujących systemach:
− WIP PLUS – ewidencja wpłat i windykacji podatku od nieruchomości , rolnego i leśnego oraz
opłaty od posiadania psa,
− PLUS RP - ewidencja wpłat i windykacji podatku od środków transportowych,
− PLUS ROS - ewidencja wpłat opłaty skarbowej.
§ 15
1. Ewidencję podatków i opłat lokalnych przypisanych prowadzi się na kontach
podatkowych.
2. Konto dla podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego zakłada pracownik wymiaru na
podstawie złożonej deklaracji przez podatnika, a także w oparciu o wystawione decyzje
administracyjne o przypisie zobowiązania podatkowego.
3. W przypadku wpłaty zobowiązania, jeżeli dla należności, której wpłata dotyczy nie
założono wcześniej konta podatnika, konto podatnika zakłada pracownik księgowości
podatkowej.
§ 16
Zapisy na kontach podatników stanowią tajemnicę służbową w rozumieniu przepisów działu
VII ustawy Ordynacja podatkowa i upoważnieni do wglądu do nich są Burmistrz Krotoszyna,
Skarbnik, zastępca Skarbnika,
pracownik księgowości podatkowej i
wymiaru. Pracownik
prowadzący konto podatkowe zamieszcza w rubryce „Adnotacje organu podatkowego” informację
o wykorzystaniu przez w/w osoby swojego upoważnienia.
§ 17
1. Pracownik księgowości podatkowej w terminie do dnia 10 każdego następnego miesiąca
uzgadnia sumy przypisów i odpisów za dany miesiąc z pracownikami wymiaru podatków.
2. Pracownik księgowości podatkowej na koniec każdego miesiąca sporządza wydruk „sald
rozrachunkowych” podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego, który sprawdza sie z
danymi zawartymi na koncie księgowym nr 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”
3. Pracownik księgowości podatkowej na koniec każdego kwartału sporządza
bilanse
cząstkowe dla poszczególnych podatków i opłat lokalnych ( tj. podatków od nieruchomości,
rolnego i leśnego) oraz wykaz podatników z nadpłatami,
z zaległościami i należnymi
odsetkami. Dane wynikające z wyżej wymienionych zestawień stanowią podstawę do
przygotowania sprawozdań finansowych
§ 18
1. Księgowanie wpłat następuje na podstawie:
1) kopii dowodów wpłat dokonanych w kasie urzędu,
2) dowodów załączonych do wyciągu bankowego.
2. Dowodem zapłaty jest Postanowienie o dokonaniu potrącenia należności na
podstawie art. 65 ustawy Ordynacja podatkowa
3. Za datę dokonania wpłaty zobowiązania przyjmuje się datę umieszczoną na dowodach
wpłat.
4. Pracownik księgowości podatkowej dokonuje zmiany przeznaczenia wpłaconej kwoty,
o ile dyspozycje podatnika umieszczone na dowodzie wpłaty są niezgodne z przepisami.
Na tę okoliczność sporządza się postanowienie w sprawie zarachowania, zgodnie
z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa.
5. Jeżeli podatnik nie zapłaci należności w terminie, pracownik księgowości podatkowej
podejmuje procedury windykacyjne zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Krotoszyna
w sprawie wprowadzenia procedury windykacji należności z tytułu podatków i opłat
lokalnych w W. Fn.B. Urzędu.
6. W sytuacji wpłaty zaległości podatkowej, na którą został wystawiony tytuł wykonawczy
pracownik księgowości podatkowej niezwłocznie zawiadamia Urząd Skarbowy
o zmianie zaległości podatkowej.
§ 19
1. O odroczeniu terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożenia go na raty
pracownicy wymiaru niezwłocznie informują pracowników księgowości podatkowej
i przekazują stosowną decyzję.
2. W przypadku niedotrzymania terminu płatności raty należności podatkowej, zgodnie
z art. 259 ustawy Ordynacja podatkowa decyzja w tej części staje się nieważna ,
a terminem płatności tej raty jest termin wynikający z ustawowych terminów płatności
zawartych w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych.
3. W sytuacji nie uregulowania przez podatnika zobowiązań podatkowych wynikających
z decyzji, o których mowa w pkt 1 pracownik księgowości podatkowej podejmuje
procedury windykacyjne wymienione w § 18 pkt 5 niniejszego zarządzenia.
§ 20
1. Zaległości podatkowe, które na podstawie art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa uległy
przedawnieniu ( z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku dłużnika)
podlegają odpisaniu z urzędu, zgodnie z zasadami określonymi w ust. 2. Z wnioskiem
występuje pracownik księgowości podatkowej. Wniosek ten jest akceptowany przez
Skarbnika Gminy.
2. Burmistrz Krotoszyna
- podejmuje decyzję o odpisaniu zaległości podatkowych.
Następnie wniosek zaakceptowany pozytywnie przez Burmistrza Krotoszyna zostaje
przekazany pracownikowi księgowości podatkowej celem wydania decyzji.
3. Zaległości zabezpieczone na nieruchomościach (hipoteka) po upływie okresu
określonego w art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – mogą być egzekwowane
tylko z tej nieruchomości nie zaś z innego majątku dłużnika.
4. Zaległości zahipotekowane podlegają ewidencji na koncie 226 „Długoterminowe
należności budżetowe” w W. Fn.B. Urzędu i stanowią integralną część rachunkowości
budżetowej.
§ 21
1. Powstałe na kontach podatkowych nadpłaty likwiduje się zgodnie z art. 76-80
ustawy Ordynacja podatkowa.
2. Zwrotów i przerachowania nadpłat dokonuje się zgodnie z podziałem wynikającym
z klasyfikacji dochodów, do której zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.
3. W przypadku zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie
przekazu z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu
pocztowego i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez
podatnika adres. Koszty zwrotu nadpłaty pomniejszają wysokość zwracanej
nadpłaty podatnikowi (art. 77b ustawy Ordynacja podatkowa).
4. Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia podlega zwrotowi
wyłącznie w kasie Urzędu.
5. Zwrot lub przerachowanie nadpłaconej należności nieprzypisanej następuje po
uprzednim sprawdzeniu, czy taka wpłata była dokonana na rachunek budżetu
gminy.
§ 22
Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej są następujące:
1) dowody wpłat, zwrotów, stanowiących podstawę księgowania przechowuje się
w porządku chronologicznym za poszczególne dni księgowania, a następnie miesiące,
2) wyciągi bankowe przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne
dni, a następnie miesiące,
3) dzienniki finansowe (salda rozrachunkowe, dzienniki obrotów miesięcznych – ewidencji
analitycznej) przechowuje się z podziałem na poszczególne miesiące.