ZASADY PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

ZASADY PRZESYŁANIA FAKTUR
W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
§1
Podstawą prawną przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004
r. o podatku od towarów i usług (Dziennik Ustaw z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zmianami)
w szczególności art. 2 oraz art. 106n.
§2
Użyte w niniejszym dokumencie wyrażenia oznaczają:
a) Klient – odbiorca faktury w formie elektronicznej,
b) TOI
TOI
–
wystawcę
faktury
w
formie
elektronicznej,
firmę
TOI TOI Polska Sp. z o.o. z siedzibą w 03-044 Warszawa, ul. Płochocińska 29,
KRS 0000172894, NIP 1180042784.
c) Akceptacja – zgoda udzielona przez Klienta TOI TOI na wystawianie i przesyłanie
faktur w formie elektronicznej.
§3
TOI TOI przesyła faktury w formie elektronicznej.
TOI TOI gwarantuje integralność ich treści poprzez zapisanie w zabezpieczonym przed
edycją pliku PDF (Portable Document Format).
3. TOI TOI gwarantuje autentyczność pochodzenia faktury poprzez wysłanie faktury jako
załącznik z maila [email protected] oraz oznaczenie plików faktur certyfikatem
Enterprise ID firmy Unizeto Technologies SA. (pieczęć elektroniczna).
4. Kopie faktur przesyłane przez TOI TOI drogą elektroniczną będą przechowywane przez
TOI TOI w jej systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób
zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność do czasu
upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
5. Za dzień doręczenia faktury w formie elektronicznej uważa się następny dzień roboczy
po dniu wysłania przez TOI TOI Klientowi faktury drogą elektroniczną.
1.
2.
§4
1.
2.
3.
Faktury mogą być przesyłane, w formie elektronicznej pod warunkiem złożenia
oświadczenia o akceptacji tego sposobu przesyłania.
Oświadczenie o akceptacji Klient może złożyć poprzez wypełnienie i własnoręczne
podpisanie Oświadczenia o akceptacji a następnie dostarczenia go do TOI TOI.
Podając w oświadczeniu o akceptacji adres poczty elektronicznej Klient oświadcza, że
jest posiadaczem tego adresu. TOI TOI nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie
osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych.
4.
5.
6.
7.
8.
Klient może zmienić adres poczty elektronicznej na który mają być przesyłane faktury w
formie elektronicznej, poprzez wypełnienie i przesłanie Oświadczenia o zmianie adresu
poczty elektronicznej a następnie dostarczenia go do TOI TOI.
Akceptacja nie wyłącza prawa TOI TOI do wystawiania i przesyłania faktur w formie
papierowej, określonego w § 5.
Klient jest uprawniony do złożenia Oświadczenia o wycofaniu akceptacji. Wycofanie
akceptacji wymaga wypełnienia i własnoręcznego podpisania Oświadczenia o
wycofaniu akceptacji a następnie dostarczenia go do TOI TOI.
Oświadczenia o których mowa w punktach 2, 4 i 6 niniejszego paragrafu mogą być
dostarczone do TOI TOI na jeden z poniższych sposobów:
• skan mailem na [email protected]
• skan mailem na jeden z maili terenowych jednostek organizacyjnych
• oryginał pocztą na adres w nagłówku oświadczenia lub na jeden z adresów
terenowych jednostek organizacyjnych
• osobiście do jednej z naszych terenowych jednostek organizacyjnych
• osobiście pracownikowi TOI TOI
W przypadku cofnięcia Akceptacji przez Klienta, TOI TOI traci prawo do przesyłania
temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej w terminie do 30 dni od dnia otrzymania
oświadczenia Klienta o cofnięciu Akceptacji.
§5
1.
2.
3.
W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie
dostarczona Klientowi, z uwagi na jego przepełnioną skrzynkę poczty elektronicznej,
TOI TOI wystawi duplikat faktury w formie papierowej i prześle drogą pocztową na
adres siedziby Klienta. Kolejna faktura będzie wysyłana w formie elektronicznej na
podany adres emaliowy Klienta.
W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie
dostarczona Klientowi, z uwagi na błędny adres poczty elektronicznej Klienta, TOI TOI
podejmie próbę skontaktowania się z Klientem pod wskazanym w oświadczeniu
o akceptacji przez Klienta numerem telefonu. W sytuacji braku kontaktu telefonicznego,
TOI TOI wystawi duplikat faktury w formie papierowej i przesyła droga pocztową na
adres siedziby Klienta. Forma papierowa faktury zostanie zachowana do czasu
powiadomienia TOI TOI przez Klienta o zmianie adresu poczty elektronicznej.
TOI TOI zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur
w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych przesłanek,
o których TOI TOI poinformuje Klienta.