Zanim zadzwonisz do Serwisu

Zanim zadzwonisz do Serwisu
Numer 6 (64) Czerwca 2009
NIUANSE OPERACJI "KONTROLA ROZLICZENIA UMOWY"
JAK POPRAWNIE WYKONAĆ OPERACJĘ
CZY WYSTARCZY SPRAWDZIĆ TYLKO
ROZLICZENIA
UMOWY
OBRACHUNKOWYM?
POCZĄTKU
ROKU?
BILANS
KONTROLI ROZLICZENIA UMOWY W MODULE
ROZRACHUNKI?
OTWARCIA
KONTA
CO
I
RCT?
MA WSPÓLNEGO Z KONTROLĄ
ZAPISY
W
I DLACZEGO PROBLEM Z TĄ OPERACJĄ POJAWIA
NA TE I WIELE INNYCH PYTAŃ ODPOWIADA
BIEśĄCYM
ROKU
SIĘ ZAWSZE NA
NASZ
DYSPONUJĄCY OGROMNĄ WIEDZĄ I DOŚWIADCZENIEM W PRACY Z SYSTEMEM
EKSPERT,
LEO – PAN
ADAM KOPACZ.
W poprzednim miesiącu w dziale Zanim zadzwonisz do Serwisu przełamaliśmy
strukturę tematycznego BIL-a, poniewaŜ pojawiła się paląca kwestia nowego pola ‘Data
do PŚT’, znacząco wpływająca na działanie modułu podatku drogowego. Uznaliśmy, Ŝe
ten bieŜący temat będzie dla Państwa bardzo interesujący. W związku z tym w bieŜącym
numerze dla odmiany powrócimy do przewodniego tematu poprzedniego miesiąca, jakim
był moduł Regularnego kończenia umów (RCT).
Artykuły do kącika Zanim zadzwonisz do Serwisu zawsze przygotowujemy, kierując
się zasadą, Ŝeby opisywać problemy powtarzalne i na tyle ogólne, aby przygotowane
przez nas opisy były przydatne dla kaŜdej osoby pracującej na co dzień z danym
modułem Systemu LEO. Nie inaczej jest w dzisiejszym artykule.
Bohaterem dzisiejszego odcinka jest operacja Kontrola rozliczenia umowy w module
Regularnego kończenia umów, a dokładniej jedna ze składowych tej kontroli, czyli
Sprawdzanie salda na kontach umów.
ZauwaŜyłem, Ŝe co roku zgłaszają Państwo do Działu Serwisu ten sam problem. Dzieje
się to zawsze na początku roku obrachunkowego, co w większości przypadków pokrywa
się z początkiem roku kalendarzowego.
PoniŜej przedstawiam jak mniej więcej formułują Państwo problem.
Dana umowa nie chce przejść kontroli rozliczenia w części sprawdzenia salda na kontach
umów, mimo Ŝe sprawdzaliśmy, iŜ dany kontrahent ma wszystkie rozrachunki rozliczone
i nadpłatę za proformę.
Rzeczywiście, jeŜeli kontrahent ma wszystkie rozrachunki rozliczone, dodatkowo istnieje
rozrachunek z zapłatą za proformę, to oczywiście umowa taka powinna przejść kontrolę
rozliczenia. Jest tylko jedno małe ale, zmieniające całkowicie sens Państwa problemu.
Mianowice, zgodnie z załoŜeniami przyjętymi przy tworzeniu modułu Kończenia umów,
podczas sprawdzania salda na koncie nie są sprawdzane rozrachunki, lecz bilans otwarcia
danego konta i zapisy w bieŜącym roku obrachunkowym. Sprawdzanie BO plus zapisów
z danego roku jest bezpieczniejsze niŜ sprawdzanie samych rozrachunków, gdyŜ
rozrachunki mogą nie być jeszcze rozliczone w całości, moŜe takŜe zaistnieć sytuacja, Ŝe
do danego zapisu nie został wygenerowany rozrachunek. Dopiero dysponując taką
wiedzą, mogą Państwo zmierzyć się z tym problemem.
Dlaczego napisałem, Ŝe problem pojawia się zawsze na początku roku obrachunkowego,
a nie np. w połowie roku? Pewnie większość z Państwa juŜ się domyśla. Chodzi o bilans
otwarcia danego konta.
Wyobraźmy sobie taką sytuację. Klient ma umowę o numerze XYZ, zapłacone wszystkie
faktury, wykonał nadpłatę za proformę, to wszystko zrobił pod koniec 2009 roku.
Sytuacja jasna i klarowna, wszystko jest w porządku.
Mamy 2 stycznia 2010 roku, kryzys pewnie juŜ minął, część z Państwa odsypia
Sylwestra, część jeździ na nartach, a jedna z osób chce przeprowadzić kontrolę
rozliczenia dla umowy XYZ i niestety nie moŜe, gdyŜ otrzymuje komunikat o zbyt małej
kwocie wpłat na kontach umowy. Osoba ta jest zdziwiona, bo przecieŜ sprawdziła
rozrachunki tego klienta i wszystko jest w jak największym porządku. Chwyta więc za
telefon i dzwoni do naszego Serwisu, bądź wysyła maila, wprowadza zgłoszenia do TT
(preferowana przez nas metoda), z informacją, Ŝe w naszym Systemie jest błąd.
A co by było gdyby ta osoba przeczytała ten artykuł i miała wiedzę jak
przebiega kontrola rozliczenia?
OtóŜ sprawdziłaby zapisy na odpowiednich kontach klienta w bieŜącym roku. Odkryłaby
zapewne, Ŝe nie ma Ŝadnych zapisów, weszłaby do bilansu otwarcia danego konta
i stwierdziłaby ze zdziwieniem, Ŝe na tym koncie jest saldo zero, a powinna być wpłata za
proformę. Następnie pomyślałaby, Ŝe jest początek roku obrachunkowego i osoba
odpowiedzialna za bilans otwarcia nie dokonała jeszcze przeniesienia danych z roku
poprzedniego. Po czym poprosiłaby tę osobę o szybkie uzupełnienie danych w bilansie
otwarcia i bez problemu, szczęśliwa, mogłaby wykonać kontrolę rozliczenia.
Mam nadzieję, Ŝe niniejszy artykuł przyczyni się do tego, Ŝe początek przyszłego roku dla
osób pracujących z modułem Regularnego kończenia umów będzie mniej stresujący
i przyczyni się do bezproblemowej pracy z modułem, czego Ŝyczę i Państwu i sobie.
Rys 1. Okno kontroli rozliczenia w module Regularnego kończenia umów (RCT)
Przypominam, Ŝe kaŜdy artykuł opisany w tym dziale, ma swój odpowiednik na naszym
Forum (FAQ) Systemu LEO, dostępnym pod adresem www.adh.com.pl/forum. Oczywiście
znajdą tam Państwo takŜe wiele innych waŜnych zagadnień dotyczących pracy
w systemach i aplikacjach ADH.
KaŜda osoba mogąca się zalogować do naszego Systemu obsługi zgłoszeń serwisowych
TestTrack, moŜe zalogować się takŜe do Forum (FAQ), uŜywając tych samych danych.
Natomiast osoby, które nie mają kont w TestTracku, a są naszymi Klientami, mogą
równieŜ korzystać z forum, wystarczy, Ŝe zwrócą się do nas z taką prośbą, przesyłając email na adres: [email protected]
Adam Kopacz (napisz do autora)