Warszawa, dnia 05 lutego 2009 r
Transkrypt
Warszawa, dnia 05 lutego 2009 r
Warszawa, dnia 05 lutego 2009 r. Działalność Zespołu Kontroli Sądu Apelacyjnego w Warszawie za rok 2008 Działalność Zespołu Kontroli Sądu Apelacyjnego w Warszawie, wyodrębniony jest z Oddziału Finansowo – Kontrolnego na podstawie Zarządzenia Nr 1/04 Prezesa Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 21.01.2004 r. w sprawie utworzenia oddziałów i samodzielnych stanowisk pracy w Sądzie Apelacyjnym w Warszawie. Zakres działania Zespołu Kontroli obejmuje systematyczne kontrolowanie procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych i ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem Skarbu Państwa przez jednostki sadownictwa powszechnego w obszarze apelacji warszawskiej. Właściwości Zespołu podlegają : - 1 sąd apelacyjny - 4 sądy okręgowe, w tym 6 rodzinnych ośrodków diagnostycznokonsultacyjnych i 4 schroniska dla nieletnich - 27 sądy rejonowe, w tym 4 ośrodki kuratorskie Procedury związane z przeprowadzaniem kontroli zostały określone przez Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Warszawie w Decyzji Nr 3/07 z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych zasadach wykonywania działalności kontrolnej w sądach apelacji warszawskiej. 1 Na rok 2008 zaplanowano 21 kontroli, w tym : - 10 problemowych, - 11 kompleksowych Ogółem planowanymi kontrolami objęto 19 jednostek organizacyjnych. Tematyka kontroli na rok 2008 została określona przez Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Warszawie i dotyczyła następujących obszarów działalności : - realizacji dochodów i wydatków budżetowych działu 755 rozdział 75502, W okresie sprawozdawczym Zespół Kontroli skontrolował 19 jednostek, w tym : - 5 kontroli problemowych w sądach okręgowych, - 11 kontroli w sądach rejonowych, w tym osiem kontroli kompleksowych i trzy kontrole problemowe, -3 kontrole problemowe rodzinnych ośrodków diagnostyczno – konsultacyjnych (2-Sąd Okręgowy w Warszawie, 1-Sąd Okręgowy w Ostrołęce). W wyniku przeprowadzonych 5 kontroli w sądach okręgowych ujawniono następujące uchybienia : - brak aktualnej instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych, - nieterminowe realizowanie zaplanowanych wydatków budżetowych, - nie przestrzeganie obowiązku dołączania dokumentów potwierdzających poczynione wydatki z tytułu rozliczenia kosztów podróży przez wszystkich pracowników, - brak opracowanych zasad prowadzenia gospodarki magazynowej, - brak staranności przy sprawdzaniu dokumentów finansowych pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego, 2 - brak staranności przy sporządzaniu dokumentacji przetargowej, - brak rejestru poleceń wyjazdów służbowych, - nie przyznawanie zwrotu kosztów podróży biegłym sądowym i tłumaczom przysięgłym według stawek obowiązujących w obszarze właściwości sądu okręgowego. Ponadto w zakresie realizacji dochodów i wydatków budżetowych Zespół Kontroli przeprowadził 11 kontroli w sądach rejonowych, w wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono następujące uchybienia : - brak aktualnych wewnętrznych uregulowań normujących przyjęte zasady finansowo – księgowe, - brak poświadczeń przez pracowników własnoręcznym podpisem zapoznania się z uregulowaniami wewnętrznymi w ramach jednostki organizacyjnej, - nieterminowe realizowanie zaplanowanych wydatków budżetowych, - nieterminowe przekazywanie zgromadzonych dochodów budżetowych na rachunek budżetu państwa, - opóźnienia w realizacji wypłat biegłym sądowym występujące w sprawach rozstrzyganych przez Wydział I Cywilny, - przyjmowanie przez księgowość zestawień proponowanych ryczałtów dla kuratorów społecznych nie zatwierdzonych przez Prezesa Sądu, dokonywanie - wydatków przez jednostkę organizacyjną niezgodnie z klasyfikacją budżetową, - brak określenia w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych Sądu, zasad obowiązujących przy dokonywaniu i rozliczaniu wydatków, zwłaszcza niezwiązanych bezpośrednio z działalnością Sądu, a uznanych za celowe w ramach funkcjonowania kontrolowanej jednostki, - brak szczegółowych opisów dowodów rozchodowych w zakresie doraźnych napraw, 3 - niewystarczający nadzór nad terminowym regulowaniem należności przez najemców z tytułu wynajmowanych lokali mieszkalnych i garaży należących do jednostki kontrolowanej, - brak działań zmierzających do zmniejszenia kosztów przechowywanych na parkingach samochodów i części samochodowych, stanowiących depozyty w związku z prowadzonymi postępowaniami karnymi, - brak pisemnych procedur udzielania zamówień publicznych dla towarów i usług o wartości poniżej 14.000 euro, - brak rejestru zawartych umów zleceń, -niewykorzystywanie zakupionego oprogramowania do prowadzenia księgowości w ramach jednostki. W ramach przeprowadzonych kontroli w Rodzinnych Ośrodkach Diagnostyczno – Konsultacyjnych stwierdzono : - brak prowadzenia księgi inwentarzowej środków trwałych i pozostałego wyposażenia, - niedostosowanie programu finansowo – księgowego do prowadzenia księgowości analitycznej na kartach wydatków z możliwością wydzielenia pozycji wydatków dotyczących Rodzinnych Ośrodków Diagnostyczno – Konsultacyjnych, - nieprawidłową dekretację i ewidencję dowodów księgowych (faktur), na skutek braku instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych oraz procedur kontroli wewnętrznej. Po wzywające zakończonych kierujących kontrolach skontrolowanymi wydawane jednostkami były zarządzenia organizacyjnymi odpowiedzialnych za gospodarkę finansową do usunięcia stwierdzonych uchybień. W wyznaczonym terminie kierownicy badanych jednostek udzielali informacji o sposobie wykonania zarządzeń pokontrolnych. 4 W okresie objętym przedmiotowym sprawozdaniem w Zespole Kontroli zatrudnionych było sześć osób (w przypadku realizacji planu kontroli na I półrocze 2008 roku ). Aktualnie zatrudnione są cztery osoby i taki stan osobowy przeprowadzał kontrole w II półroczu 2008 roku w zakresie badania i weryfikacji działalności jednostek kontrolowanych. Proces kontroli obejmował czynności dotyczące opracowania planu kontroli, przygotowania planu kontroli, dokumentowania ustaleń z kontroli wraz ze sporządzeniem protokołu kontroli oraz opracowaniem projektu zarządzeń pokontrolnych. Na bieżąco monitorowano zmiany legislacyjne, jak również publikacje związane z rachunkowością budżetową i finansami publicznymi. Pracownicy Zespołu Kontroli w 2008 roku uczestniczyli w szkoleniach z zakresu rachunkowości oraz zasad i obowiązujących przepisów dotyczących naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 5