warunki uczestnictwa

WARUNKI UCZESTNICTWA
1. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA
1.1. MTP przyjmują zgłoszenie uczestnictwa (oryginał wypełnionego i podpisanego formularza A1) pod
warunkiem wpłaty opłaty rejestracyjnej oraz wpłaty kaucji z tytułu najmu powierzchni, o których mowa
poniŜej.
2.OPŁATA REJESTRACYJNA
2.1. Opłata rejestracyjna obejmuje:
-koszty manipulacyjne związane z rejestracja wystawcy i zamówienia powierzchni,
-wpis wystawcy w katalogu w „Alfabetycznym spisie wystawców” (nazwa i dane teleadresowe firmy),
-wpis wystawcy w „Spisie wystawców wg zakresu tematycznego” (wpis nazwy firmy maksymalnie do 5 grup
towarowych),
-1 egzemplarz katalogu,
-wpis wystawcy ( nazwa firmy) na tablicy lokalizacji stoisk w pawilonie,
- karty wystawcy - w ilości uzaleŜnionej od wielkości zamówionej powierzchni/stoiska
(zasady przydziału wynikają z odrębnej uchwały Zarządu MTP i są określone
w Regulaminie dla uczestników targów);
-koszt udziału 2 przedstawicieli firmy wystawcy w wieczorze branŜowym
2.2. Opłata rejestracyjna wynosi 500,00 PLN + 22 % VAT.
2.3. Wystawca ma obowiązek uiszczenia opłaty rejestracyjnej w pełnej wysokości (brutto) równolegle ze
zgłoszeniem uczestnictwa.
2.4. Wpłacona opłata zostanie zafakturowana w ciągu 7 dni od dnia wpływu środków na konto
bankowe MTP
2.5. Opłata rejestracyjna wpłacona przez zagranicznych uczestników targów zostanie
zafakturowana według średniego kursu EUR w NBP obowiązującego w dniu wystawienia
faktury (ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia
faktury).
2.6. W przypadku odwołania oferty uczestnictwa albo odstąpienia od umowy uczestnictwa
wpłacona opłata rejestracyjna nie podlega zwrotowi.
3. OPŁATA ZA ZGŁOSZENIE WSPÓŁWYSTAWCY
3.1.
Udostępnienie zamówionej powierzchni innym podmiotom wymaga ich zgłoszenia przez
wystawcę jako współwystawców na formularzu A2. Z tytułu zgłoszenia współwystawcy wystawca uiszcza opłatę.
3.2.
Opłata za zgłoszenie współwystawcy obejmuje:
-koszty manipulacyjne związane z rejestracja współwystawcy
-wpis współwystawcy w katalogu w „Alfabetycznym spisie wystawców” (nazwa i dane teleadresowe firmy),
-wpis współwystawcy w „Spisie wystawców wg zakresu tematycznego” (wpis nazwy firmy maksymalnie do 5
grup towarowych),
-1 egzemplarz katalogu,
-wpis współwystawcy ( nazwa firmy) na tablicy lokalizacji stoisk w pawilonie,
- karty wystawcy - w ilości uzaleŜnionej od wielkości zamówionej powierzchni/stoiska
(zasady przydziału wynikają z odrębnej uchwały Zarządu MTP i są określone
w Regulaminie dla uczestników targów);
-koszt udziału 2 przedstawicieli firmy współwystawcy w wieczorze branŜowym
3.3. Wysokość opłaty za zgłoszenie wspołwystawcy – wynosi 250,00 PLN + 22% VAT za kaŜdego
współwystawcę.
3.4. Wystawca uiszcza opłatę w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury lub 5 dni od dnia otrzymania faktury.
3.5. Opłata za zgłoszenie współwystawcy przez zagranicznych uczestników targów zostanie zafakturowana
według średniego kursu EUR w NBP obowiązującego w dniu określonym jako termin nadsyłania zgłoszeń
uczestnictwa (ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym termin nadsyłania zgłoszeń)
4. CENY POWIERZCHNI
4.1. Ceny powierzchni wystawienniczej związanej z uczestnictwem w targach obejmują czynsz najmu powierzchni
na okres targów, montaŜu i demontaŜu oraz zuŜycie energii elektrycznej i wody w czasie targów.
4.2. Przy fakturowaniu najmu powierzchni doliczony zostanie podatek od towarów i usług.
5 . W A R U N K I P Ł A T N O Ś C I ZA NAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ
5.1.
•
Z tytułu najmu powierzchni zamawiający dokonuje wpłaty kaucji w wysokości:
20% wartości brutto zamówionej powierzchni dla Zamawiających, którzy nadeślą zgłoszenie
uczestnictwa i wpłacą kaucję do 27.05.2008r.
•
30% wartości brutto zamówionej powierzchni dla Zamawiających, którzy nadeślą zgłoszenie
uczestnictwa i wpłacą kaucję po 27.05.2008 r. ale do 29.07.2008r.
•
100% wartości brutto zamówionej powierzchni dla Zamawiających, którzy nadeślą zgłoszenie
uczestnictwa i wpłacą kaucję po 29.07.2008 r.
5.2.
Wielkość zamówionej powierzchni nie moŜe być mniejsza niŜ 6m2.
5.3
Przy obliczaniu opłaty za najem powierzchni MTP dokonują zaokrąglenia metraŜu do
pełnego m2 wg zasad matematycznych.
5.4
Z tytułu wpłaty kaucji nie będzie wystawiona faktura. Kaucja wpłacona przez zamawiającego powierzchnię
zostanie w dniu zawarcia umowy (Potwierdzenie Zgłoszenia Uczestnictwa) zaliczona na poczet opłaty za
najem powierzchni wystawienniczej. W ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy zostanie wystawiona faktura.
5.5.
Pozostała część opłaty z tytułu najmu powierzchni wystawienniczej zostanie przez MTP
zafakturowana nie wcześniej niŜ 30 dni przed udostępnieniem powierzchni
(rozpoczęciem okresu montaŜu stoisk). NaleŜność wynikającą z faktury końcowej naleŜy
uregulować w terminie 5 dni od dnia otrzymania faktury lub 14 dni od daty wystawienia
faktury za najem powierzchni. Prosimy o zapłatę wolną od kosztów bankowych.
5.6
Wszelkie rozliczenia z tytułu najmu powierzchni przez zagranicznych uczestników targów, dokonywane są
przez MTP według średniego kursu EUR w NBP obowiązującego w dniu określonym jako termin
nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa- dla oferty standardowej (ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu
roboczym poprzedzającym termin nadsyłania zgłoszeń).
5.7
Przez dowód wpłaty, o którym mowa wyŜej rozumie się potwierdzony przez bank czek rozrachunkowy
albo wydane przez bank potwierdzenie realizacji przelewu. Na dowodzie wpłaty prosimy podać nazwę
targów i rodzaj opłacanej usługi.
5.8
JeŜeli z Zamawiającym nie zostanie zawarta umowa najmu, wpłacona kaucja będzie zwrócona zgodnie z
Regulaminem dla uczestników targów pkt.2.1.9.
6.
WARUNKI PŁATNOŚCI ZA POZOSTAŁE USŁUGI TARGOWE
6.1. Wszelkie rozliczenia z tytułu pozostałych usług targowych świadczonych zagranicznym uczestnikom targów
(wpis w katalogu, konstrukcja reklamowa, zaproszenia, karty wstępu wystawcy, przyłącze elektryczne i
wodociągowe, wypoŜyczenie mebli i innych rekwizytów, zamówienie personelu pomocniczego oraz sprzątanie
stoiska) dokonywane są przez MTP według średniego kursu EUR w NBP obowiązującego w dniu rozpoczęcia
targów (ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym rozpoczęcie targów).
6.2. Przy fakturowaniu doliczony zostanie podatek od towarów i usług.
7.
OPŁATA DLA UCZESTNIKÓW TARGÓW Z TYTUŁU
KORZYSTANIA Z INFRASTRUKTURY TARGOWEJ W
CZASIE MONTAśU I DEMONTAśU – ZABUDOWA WE
WŁASNYM ZAKRESIE
Opłata jest pobierana przez MTP zgodnie z zapisem w pkt. 4.3.4. “Regulaminu dla uczestników targów”
oraz w wysokości określonej w załączonej do Regulaminu “Informacji dla wystawców wykonujących
zabudowę stoiska we własnym zakresie”.
TERMS OF THE FAIR PARTICIPATION
1. THE APPLICATION
1.1 PIF accepts applications (original A1 form) provided the registration fee and the deposit is paid and a
copy of payment confirmation submitted with the application form regarding to the regulations below.
2. R E G I S T R A T I O N F E E
2.1. The registration fee covers:
-handling costs connected with exhibitor’s registration fee
-company name and phone/fax data in the catalogue in the Alphabetical Directory of Exhibitors
-name entry in the catalogue in the “directory of Exhibitors acc. to Thematic Scope (up to 5 groups)
-1 catalogue
-company name on the board placed in pavilion
- exhibitors cards in the amount according to the size of ordered space (following the regulations in the
MTP act and the “Regulations for fair participants” rules)
-two invitations to business evening
2.2. The registration fee is 500,00 PLN + 22% VAT
2.3. The exhibitor shall pay 100% of the gross value of the registration fee along with the registration as a
participant.
2.4. The paid fee will be invoiced within 7 days after the PIF bank account is credited.
2.5. The registration fee paid by foreign exhibitors will be invoiced acc. to the average PLN/EUR exchange rate
by NBP in force on the invoice issuing date (announced by NBP on the last workday preceding the
invoice issuing date)
2.6. In case of resignation the registration fee shall not be reimbursed
3. CO-EXHIBITORS APPLICATION FEE
3.1. Exhibitor who gives the part of a stand to another entity should inform about it on the A2 form (Application
form for co-exhibitors) and provide the co-exhibitor registration fee.
3.2. The co-exhibitor registration fee includes:
-handling costs connected with exhibitor’s registration fee
-company name and phone/fax data in the catalogue in the Alphabetical Directory of Exhibitors
-name entry in the catalogue in the “directory of Exhibitors acc. to Thematic Scope (up to 5 groups)
-1 catalogue
-company name on the board placed in pavilion
-exhibitors cards in the amount according to the size of ordered space (following the regulations in the
MTP act and the “Regulations for fair participants” rules)
-two invitations to business evening
3.3. The co-exhibitor registration fee is 250,00 PLN + 22% VAT for each co-exhibitor
3.4. The fee should be paid during 14 days from invoice issuing date or during 5 days after invoice receiving
3.5. The registration fee paid by foreign exhibitors will be invoiced acc. to the average PLN/EUR exchange rate
by NBP in force on the application deadline date (announced by NBP on the last workday preceding the
application deadline date)
4. SPACE RENT RATES
4.1. The exhibition space price related to the participation in the trade fair includes the following: space rent for
the trade fair period, construction and dismantling periods, power supply and water consumption costs during
fair
4.2. By invoicing the space rent VAT will be added.
5. T E R M S O F P A Y M E N T F O R E X H I B I T I O N
SPACE RENT
5.1. Deposit rate:
•
20% of gross space value for Orderers who submit application and pay the deposit by
27.05.2008
•
30% of gross space value for Orderers who submit application and pay the deposit through
27.05.2008 – 29.07.2008
•
100% of gross space value for Orderers who submit application and pay the deposit after
29.07.2008
5.2. The minimum stand area is 6 m2.
5.3. In the calculation of amount due for a space lease, the size of space is rounded up to a full square
meter (mathematical principles).
5.4. A deposit paid by an Orderer upon application will not be invoiced. It will be considered the advanced
payment upon the space rent the day a contract is concluded (Confirmation of Participant Application). An
invoice will be issued within 7 days from the date of contract conclusion.
5.5. Remaining payment required for space rent will be invoiced by PIF not earlier than 30 days prior to the
stand construction period (space accessible to exhibitors). The amount due as per an invoice ought to be paid
within 5 days from the receipt of the invoice or 14 days from the date of its issue. Transfers free of bank
charges are appreciated.
5.6. All settlements for space rent between foreign exhibitors and PIF are carried out according to the average
EUR exchange rate by National Bank of Poland on the day of application deadline. The a/m exchange rate is
being announced by NBP on the last workday preceeding the application deadline (for standard offer).
5.7. Only cheque or copies of transfers certified by bank may be considered valid. Transfer orders with no
bank acknowledgement shall not be found significant. The copy of bank transfer should include the information
about the payment reference.
5.8. If the exhibition space lease agreement is not signed, the deposit will be reimbursed by PIF to the payer’s
account (Regulation for participant of the fair, p. 2.1.9.).
6. T E R M S O F P A Y M E N T F O R T H E R E M A I N I N G S E R V I C E S
6.1. All settlements of accounts for the remaining services provided to foreign exhibitors (catalogue entry,
advertising structure, invitations, entry passes, electrical and water supply installation, furniture and
other equipment hire, personnel hire, stand cleaning) are carried out by PIF according to the average
PLN / EUR exchange rate by NBP in force on the first day of the fair. The a/m exchange rate is being
announced by NBP on the last workday preceding the first day of the fair.
6.2. By invoicing VAT will be added.
7.
A FEE FOR FAIR PARTICIPANTS REGARDING FAIR
INFRASTRUCTURE USING DURING CONSTRUCTION
AND DISMANTLING PERIODS – CONSTRUCTING
STAND BY THEIR OWN MEANS
The fee is charged by PIF in accordance with provisions in 4.3.4. of the Regulations for Participants of
Fairs in the amount specified in the “Information for exhibitors constructing stand by their own means”
attached to the Regulations.