ogłasza nabór - Obszar Metropolitalny Gdańsk Gdynia Sopot

ogłasza nabór - Obszar Metropolitalny Gdańsk Gdynia Sopot

StowarzyszenieObszarMetropolitalnyGdańsk-Gdynia-Sopot
OGŁASZANABÓR
nawolnestanowisko
Specjalistyds.administracyjnych
wBiurzeStowarzyszenia
Stowarzyszenie Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot poszukujepracownika, który
odpowiadaćbędzieza:obsługęadministracyjno–biurowąsekretariatuBiuraorazposiedzeń
organów i komisji Stowarzyszenia, w tym wszczególności Zarządu i Walnego Zebrania
Członków;obsługęobiegukorespondencjiigłównejcentralitelefonicznej;wsparciezespołu
pracowników OMGGS w zakresie organizacji i przygotowania spotkań, koordynacji usług
zewnętrznychorazinnychzadańzwiązanychzorganizacjąBiura.
Stanowisko jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej wramach Programu
OperacyjnegoPomocTechniczna2014-2020.
Wymaganiaformalne:
•
•
•
•
wykształceniewyższe–preferowanekierunki:zarządzanie,ekonomia,administracja,
prawo,marketingbądźrównorzędnestudiapodyplomowe;
doświadczeniezawodowe(etat/umowyzlecenialubpraktyki):minimum5letnistaż
pracy, w tym 3 lata udokumentowanego doświadczenia na podobnym stanowisku,
wtym praca w: administracji publicznej; agencjach rozwoju regionalnego;
jednostkach naukowo–badawczych (publicznych, niepublicznych – komercyjnych);
organizacjach pozarządowych lub winnych instytucjach o zbliżonym charakterze
działalności;
nieposzlakowana opinia i pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie
zpełniprawpublicznych;
niekaralnośćzaprzestępstwapopełnioneumyślnieściganezoskarżeniapublicznego
lubumyślneprzestępstwaskarbowe.
Wymaganianiezbędne:
• biegłaobsługakomputera,wtymprogramówMSOffice(Word,Excel,PowerPoint);
• znajomość
standardów formalno-prawnych związanych z działalnością
Stowarzyszenia;
• znajomość obowiązków sprawozdawczych wynikających z osobowości prawnej
Stowarzyszenia(KRS,GUS,US);
• podstawowawiedzazzakresufunkcjonowaniasamorząduterytorialnegowPolsce;
StanowiskowspółfinansowaneześrodkówUniiEuropejskiejwramachProgramuOperacyjnegoPomocTechniczna2014-2020.
znajomość podstawowych zagadnień związanych z realizacją projektów
finansowanychześrodkówUniiEuropejskiej;
• umiejętność przygotowania i rozpatrzenia zapytań ofertowych zgodnie z ustawą
prawozamówieńpublicznych;
• umiejętnośćprzygotowaniaiweryfikacjiumówcywilnych;
• znajomośćpodstawowychzasadzzakresuprawapracy;
• znajomośćjęzykaangielskiegoprzynajmniejwstopniupodstawowym,
Wymaganiadodatkowe:
• dobra znajomość i doświadczenie w praktycznym zastosowaniu ustawy prawo
zamówieńpublicznych(przetargi,postępowaniaofertowe),
• znajomośćpodstawrachunkowości;
• znajomośćdrugiegojęzykaobcego;
• umiejętnośćszybkiegoznajdywaniainformacji;
• biegłaobsługakomputera,wtymprogramówMSOffice(Word,Excel);
• umiejętnośćsprawnegosporządzaniapismiprotokołów.
Ponadto:
• bardzodobraorganizacjapracy;
• samodzielność,inicjatywa,zdolnościprzywódcze,negocjacyjne;
• obowiązkowość,dokładność,systematyczność;
• zaangażowaniewwykonywaneobowiązki,przedsiębiorczość,kreatywność;
• umiejętnośćrozwiązywaniabieżącychproblemów;
• umiejętnośćskutecznegodziałaniapodpresjączasuidużaodpornośćnastres;
• umiejętnośćpracywzespole;
• komunikatywność;
• wyczucieestetycznewodniesieniuzarównodoprzestrzeniBiurajak
iprzygotowywanychmateriałów.
Uwaga: Po analizie dokumentów sprawdzających stopień spełnienia powyższych wymagań
zastrzegasięprawozaproszenianarozmowykwalifikacyjnejedyniewybranychosób.
Zakreswykonywanychzadańnastanowisku:
•
1. Odpowiada za prawidłowy obieg dokumentów zgodnie z wytycznymi wynikającymi
zInstrukcjiWykonawczejiRegulaminuBiura.
2. ObsługujekorespondencjęwychodzącąiprzychodzącąBiura,wtym:
a. wysyłakorespondencję(m.in.adresuje,pakuje,wybieraopcjęwysyłki,rejestruje),
b. przyjmujepocztęprzychodzącą(m.in.rejestruje,przedkładadodekretacji,przekazuje
odpowiednimosobom),
c. obsługujegłó[email protected],
StanowiskowspółfinansowaneześrodkówUniiEuropejskiejwramachProgramuOperacyjnegoPomocTechniczna2014-2020.
d. współpracujezfirmamikurierskimi.
3. Obsługujepołączeniatelefoniczne:
a. odbierapołączeniatelefoniczne,
b. przekazuje sprawy osobom zainteresowanym w szczególności dyrektorowi Biura
ikierownikom,
c. łączyrozmowy,
d. udzielapodstawowychinformacjiprzeztelefon,
e. informujeczłonkówStowarzyszenianp.wprzypadkuważnychspotkańczygłosowań
obiegowych.
4. PełniobsługęsekretarskąiadministracyjnądyrektoraBiuraorazkierowników,wtym:
a. organizujespotkania(kalendarz,zaproszenia,potwierdzenia,zmiany),
b. przyjmujeiobsługujegości(przywitanie,napoje,materiały).
5. ObsługujeposiedzeniaZarządówiWalnegoZebraniaCzłonkóworazKomisjęRewizyjnąm.in.
wzakresie:
a. rezerwacjisali,
b. zamówieniakateringu,
c. technicznegoprzygotowaniaUchwałiporządkówobrad,
d. przygotowaniawysyłkiiwydrukumateriałów,
e. przygotowanianiezbędnegosprzętum.in.rzutnikaikomputera,
f. obsługitechnicznejwtrakciespotkań,
g. sporządzeniaprotokołuzobrad,
h. monitoringuwdrożeniaustaleńzobrad,
i. odpowiadazaprzebieggłosowaniaobiegowego.
6.
7.
8.
9.
Na podstawie decyzji kierownika ds. organizacyjnych wspiera technicznie także inne
wybrane wydarzenia organizowane przez Biuro, w tym konferencje, warsztaty,
seminaria,komisjetematyczneiwizytystudyjne.
We współpracy ze specjalistą ds. obsługi sekretariatu organizuje wizyty studyjne, szkolenia
iinnewydarzeniazwiązanezogólnądziałalnościąBiuraiStowarzyszenia.
Organizuje catering na posiedzenia Komisji tematycznych i inne spotkania organizowane
przezBiuro.
Rezerwuje na spotkania sale w Urzędach Miast członków Stowarzyszenia (w szczególności
sala209wUrzędzieMiastaGdańska).
ProwadzidokumentacjęStowarzyszenia,wtym:
a. archiwizuje, aktualizuje i dba o porządek dokumentów w wersji elektronicznej na
głównym dysku Stowarzyszenia, w tym na Bazie online współdzielonej przez
pracownikówBiura.
b. gromadzidokumentacjęaktówprawnychregulującychjegodziałanie,
c. prowadzidokumentacjędotyczącąkontroliprzeprowadzanychwBiurze,
d. aktualizuje dane Stowarzyszenia i prowadzi podstawową sprawozdawczośc w KRS,
GUSiUS,
e. gromadzi dokumentację związaną z organami Stowarzyszenia: Walnym Zebraniem
Członków,ZarządemiKomisjąRewizyjną,
f. archiwizuje i porządkuje inną dokumentację Stowarzyszenia, w uzgodnieniu
zkierownikiemds.organizacyjnych.
StanowiskowspółfinansowaneześrodkówUniiEuropejskiejwramachProgramuOperacyjnegoPomocTechniczna2014-2020.
10. Administruje kalendarzami elektronicznymi, w tym w szczególności kalendarzem głównym
BiuraidyrektoraBiura,wtymdbaopoprawnośćzapisówwkalendarzupracownikówBiura.
11. We współpracy z Informatykiem Biura dba o wdrożenie i poprawne wykorzystywanie
narzędzi tele - informatycznych: oprogramowania komputerowego, narzędzi do wymiany
informacji,aplikacjimobilnych.
12. Prowadzi i przedkłada kierownikowi ds. organizacyjnych dokumenty związane z ewidencją
czasupracywtym:
a. listyobecności,
b. planurlopów,
c. odnotowujewkalendarzuzwolnienialekarskie,
d. monitoruje i odnotowuje w kalendarzu Biura wyjścia służbowe i prywatne
pracownikówBiura,
e. monitorujespóźnieniaiobecnościzgłaszającjekierownikowids.organizacyjnych.
13. DbaowizerunekBiura,wtym:
a. udzielapodstawowychinformacjiodziałalnościOMGGS,
b. odpowiadazautrzymywanieporządkuiczystościwBiurze,
c. współpracujezfirmąsprzątającą,
d. uzupełniaproduktyspożywcze,
e. dysponujemateriałamiinformacyjnymiipromocyjnymi,
f. dbaodobrerelacjezczłonkaminiezwiązanezposzczególnymiorganami
StowarzyszeniaiKomisjami.
14. ZaopatrujeBiuroOMGGS,wzakresiem.in.:
a. artykułówbiurowych(m.in.papier,koperty,segregatoryitd.),
b. produktówspożywczych(m.in.kawa,herbata,mlekoitd.),
c. innych artykułów eksploatacyjnych i wyposażenia (m.in. tonery, żarówki, baterie,
listwyzasilająceitd.).
15. Koordynuje i wpływa na utrzymanie prawidłowego stanu technicznego, sanitarnohigienicznegoiprzeciwpożarowegoBiura,wtym:
a. dbaoprawidłowąobsługęurządzeńbiurowych,
b. zgłaszausterkiiawarięsprzętudoserwisu,
c. kontrolujewłaściwągospodarkąenergiąelektryczną,cieplną,chłodniczą,wodnąoraz
ichzużyciezgodniezprzeznaczeniem,
d. umawiaiorganizujeszkoleniazzakresuBHPdlapracowników.
16. Przygotowuje i renegocjuje umowy dotyczące spraw administracyjnych i organizacyjnych
Biura (np. umowa na sprzątanie biura, umowa z informatykiem, umowa na usługi
telekomunikacyjneetc.).
17. Rejestrujeimonitorujeumowyzwiązanezogólnądziałalnościąbiura.
18. Monitoruje i analizuje wykorzystanie telefonów stacjonarnych i komórkowych telefonów
służbowych.
19. Współpracuje ze specjalistą ds. finansowych w zakresie obiegu dokumentów finansowych
ikadrowych.
20. Odpowiadazaprzygotowaniestanowiskapracydlanowychpracowników,wtymstażystówi
praktykantów.
21. Sprawujerolęopiekunaoraznadzorujepracęstażystówipraktykantów.
22. WykonujeinneczynnościzleconeprzezdyrektoraBiurabądźkierownikads.organizacyjnych.
StanowiskowspółfinansowaneześrodkówUniiEuropejskiejwramachProgramuOperacyjnegoPomocTechniczna2014-2020.
Powyższy zakres czynności rozpisany został dla dwóch stanowisk pracy w sekretariacie:
specjalistyds.administracyjnychorazspecjalistyds.obsługisekretariatu.Osobyzatrudnione
na tych stanowiskach wzajemnie się zastępują i dzielą obowiązkami. Ich pracę nadzoruje
kierownikds.organizacyjnychikomunikacji.
Warunkipracy:
• umowaopracę,
• pełenetat
• wynagrodzenieod2500do3500netto.
Wymaganedokumenty:
• CVilistmotywacyjny;
• dokumenty poświadczające wykształcenie, dodatkowe uprawnienia, kwalifikacje
(dyplomy,certyfikaty,itp.);
• dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe: wykaz projektów, w jakich
kandydatbrałudział/realizował,
1. umowyopracę,
2. referencje.
Zasadynaboru:
CVwrazzlistemmotywacyjnymorazzdokumentamipotwierdzającymikompetencjenależy
składać drogą elektroniczną (w przypadku załączników mile widziane będą skany
dokumentów scalone w jeden plik pdf na adres: [email protected] w terminie
dodnia27lutego2017r.Ofertyzłożonewpóźniejszymterminieniebędąrozpatrywane.
Wybrani kandydaci zostaną powiadomieni o terminie rozmowy kwalifikacyjnej drogą
elektroniczną na podany adres e-mailowy lub telefonicznie. Oryginały wymaganych
dokumentów należy przedstawić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Złożone przez
kandydatów dokumenty nie będą zwracane. Zastrzega się możliwość zakończenia
postępowania rekrutacyjnego w każdym czasie bezpodania przyczyn i bez wyłaniania
kandydatów.
Prosimy o dopisanie na swoich dokumentach następującej klauzuli: „Wyrażam zgodę
naprzetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb procesu
rekrutacjizgodniezustawązdnia29.08.1997r.Dz.U.z2002rNr101,poz.926.”
StanowiskowspółfinansowaneześrodkówUniiEuropejskiejwramachProgramuOperacyjnegoPomocTechniczna2014-2020.