RCT (kończenie umów) - Asseco Data Systems
Transkrypt
RCT (kończenie umów) - Asseco Data Systems
RCT (kończenie umów) MODUŁ SYSTEMU LEO LEASING Analiza portfela system RCT posiada mechanizmy wczesnego powiadamiania o zbliżającym się końcu umowy Automailing dla listy umów przeznaczonych do zakończenia system automatycznie przygotowuje dedykowane pisma do wysyłki Szybkość jednym z głównych atutów naszego rozwiązania jest szybkość. Przygotowanie listy umów do zakończenia dla portfela 10 tyś. umów trwa, w typowych warunkach, kilka minut Bezpieczeństwo rozwiązania zaimplementowane w RCT wykluczają pominięcie umów przeznaczonych do zakończenia. Niweluje to ryzyko bezzasadnego użytkowania przedmiotu przez klienta Moduł RCT (Regular Contract Termination) jest… rozwiązaniem systemu LEO, wspierającym proces regularnego kończenia umów. W firmie leasingowej o ustabilizowanej strukturze portfela, liczba umów zawieranych jest praktycznie równa liczbie umów kończonych. Oznacza to, że wysiłek wkładany w proces regularnego kończenia umów jest nie mniejszy, niż nakład pracy włożony w ich zawieranie. W typowych przypadkach kończenie umowy związane jest z odpowiednio wczesnym prowadzeniem korespondencji z klientem, analizą rozrachunków do umowy, wyborem formy zakończenia, generacją faktury proforma i ostatecznym zakończeniem umowy. Pod pojęciem „zakończenia ostatecznego” rozumiemy wykonanie odpowiednich operacji w umowie, środkach trwałych oraz wykonanie licznych księgowań w systemie FK. RCT pozwala zrealizować to wszystko po kilku kliknięciach myszką. Stabilny portfel… to swoiste „okno” zawierające określoną liczbę umów, które przesuwają się w czasie. Z jednej strony „wpadają” do niego nowo zawierane umowy, Automatyzacja na każdym etapie pracy z drugiej „wychodzą” umowy kończące się. Liczba umów w portfelu z modułem zapewniona jest pozostaje w przybliżeniu stała. Takie zjawisko oznacza, że miesięcznie automatyzacja analizy płatności, generacji należy przygotować do zakończenia praktycznie tyle samo umów, dokumentów i wykonywania ile się zawarło nowych. Zwykle tym procesem zarządza Dział Administracji operacji Umów, realizując te zadania jako część swoich obowiązków. Z uwagi na skomplikowany proces kończenia umowy pracy jest dużo. Proces ten jest szczególnie skomplikowany dla pojazdów. Rys. Główne okno modułu © Asseco Data Systems S.A. Pewność operacji… kończenia umów może spędzać sen z powiek osobom odpowiedzialnym za to zadanie. Pozostawienie umowy formalnie nie zakończonej niesie za sobą szereg poważnych implikacji. Z jednej strony są to następstwa finansowe, gdyż majątek trwały firmy jest eksploatowany bez stosownych opłat ze strony klienta. Z drugiej strony, w grę wchodzą konsekwencje prawne, prawo własności, prawo wekslowe, regulacje podatkowe, itd. Dla wszystkich stron jest najbezpieczniej, gdy umowa zostanie zakończona regularnie i terminowo. Moduł RCT realizuje te zadania szybko, sprawnie i co najważniejsze – pewnie. Rys. Wystawianie faktur końcowych Sprzedaż vs Proforma… wystawienie faktury końcowej to zwykle ostatni krok w kontaktach z klientami. Oczywiście wszyscy dążą do zawarcia kolejnej umowy, ale nie zawsze się to udaje. Biorąc pod uwagę fakt, że końcowa faktura może być uznana za przeniesienie własności, w sytuacji zaistnienia sporu z klientem odnośnie, np. zaległych odsetek za zwłokę, nie mamy żadnych dodatkowych narzędzi wywierania presji na naszego byłego klienta. Taka sytuacja powoduje, że firma leasingowa znajduje się w bardzo niekorzystnym położeniu. Ponieważ zwykle klientowi bardzo zależy na odkupieniu przedmiotu, powszechną praktyką jest wystawienie na koniec umowy faktury proforma. Klient wpłaca kwotę będącą sumą wszystkich jego zobowiązań, łącznie z wartością wykupu. Dopiero po zaksięgowaniu tej wpłaty wystawiana jest faktura końcowa, a umowa może być zakończona. RCT obsługuje cały ten proces od kalkulacji rozliczenia, przez generację proformy, aż do monitorowania wpłat. Po odnotowaniu wpłaty o odpowiedniej wysokości, wystawiana jest faktura końcowa, środek trwały jest sprzedawany i wyksięgowywany, a umowa jest kończona i rozliczana. Równocześnie system automatycznie rozksięgowuje wszystkie pozycje tak, aby saldo umowy zostało wyzerowane. © Asseco Data Systems S.A. Wsparcie DAU... to podstawowe zadanie modułu RCT. W większości firm leasingowych regularne zakończenie umowy realizowane jest według następującego algorytmu: I n f o r m a c j a d o k l i e n t a Miesiąc lub dwa przed terminem zakończenia umowy, do klienta wysyłane jest pismo, informujące o nadchodzącym końcu umowy. Klient ma do wyboru zwykle dwie opcje. Może to być zakończenie umowy lub przedłużenie umowy o kolejne kilka miesięcy. Przy zakończeniu możliwych jest kilka wariantów zbycia przedmiotu. Może to być rozliczenie z kolejną umową, odkupienie przez klienta lub odkupienie przez osobę trzecią. D e c y z j a k l i e n t a Klient podejmuje decyzję i powiadamia firmę leasingową. Jeżeli taka decyzja nie zostanie podjęta, informacja także musi trafić do firmy leasingowej, by nadal monitorować umowę. P r z y g o t o w a n i e r o z l i c z e n i a u m o w y Zbierane są wszystkie informacje o płatnościach klienta, otwartych rozrachunkach, odsetkach wystawionych, naliczonej wartości wykupu. Ta informacja przedstawiana jest klientowi i stanowi podstawę do wystawienia faktury proforma. F a k t u r a P r o f o r m a Firmy leasingowe unikają wystawiania klientowi faktury końcowej przed zapłatą wszystkich zobowiązań. Zwykle wystawiana jest faktura proforma, po opłaceniu której transakcja jest rozliczana. Proforma zawiera wszystkie kwoty, czyli wartość wykupu przedmiotu oraz pozostałe należności, np. odsetki za zwłokę. K o n t r o l a p ł Ponieważ proforma nie jest księgowana, konieczne sprawdzenia, czy klient wpłacił odpowiednią kwotę. W y s t a w i e n i e f a k t a jest u r t n o monitorowanie y k o ń ś c i wpłat w celu c w e o j Jeżeli klient zapłacił wszystkie wymagane kwoty, wystawiana jest faktura końcowa. Wszystkie należności i zobowiązania klienta z danej umowy są ze sobą rozksięgowywane tak, aby saldo danej umowy było wyzerowane. Z a k o ń c z e n i e u m o w y S T Status umowy jest zmieniany na „zakończona”. W y k s i ę g o w y w a n i e Z rejestru środków trwałych zdejmowana jest pozycja będąca przedmiotem kończonej umowy leasingu. Jak widać z powyższej listy pracy jest bardzo dużo i wsparcie systemowe jest mocno pożądane. Moduł RCT pozwala na wykonanie następujących operacji systemowych: Automatyczne przygotowanie umów do zakończenia Zmiana parametrów umowy do zakończenia Anulowanie zakończenia umowy Przygotowanie faktur proforma Kontrola rozliczenia i wpłat klienta Sprzedaż ST i wystawienie faktury końcowej © Asseco Data Systems S.A. Kontrola płatności… w systemie LEO jest bardzo prosta, wystarczy sprawdzić saldo konta umowy lub otworzyć listę rozrachunków. Jednak w przypadku faktury proforma problem staje się nieco bardziej skomplikowany. Faktury proforma nie są księgowane w systemie i trudno jest w takiej sytuacji porównywać rozrachunki. Nawet jeżeli klient ma nadpłatę, to nie wiadomo, czy dostatecznie „dużą”. Nakłada to na pracowników odpowiedzialnych za kończenie umów żmudny obowiązek ręcznego, codziennego porównywania wielu list dokumentów. RCT wykonuje ten proces automatycznie. Dla faktur proforma oraz należności z odsetek za zwłokę, system tworzy „wirtualne” rozrachunki. Te rozrachunki dodawane są do „prawdziwych” rozrachunków kontrahenta, a następnie sprawdzane jest saldo wynikowe. Jeżeli to saldo jest zerowe, oznacza to, że kontrahent opłacił proformę oraz wszystkie należności i można zakończyć umowę. Samo zakończenie umowy, sprzedaż ST, jego wyksięgowanie oraz „zapięcie” rozrachunków to w module RCT jedna prosta operacja wykonywana kilkoma kliknięciami myszą. Rys. Wykonanie operacji kończenia umów Wdrożenie... systemu RCT w typowych warunkach zajmuje od 8 do 10 dni. Po zainstalowaniu modułu i uaktualnieniu struktury bazy danych konsultant ADS, wraz z administratorem merytorycznym Systemu LEO, definiują parametry systemowe modułu, budują strukturę drzewa widoków, definiują parametry wizualizacji w wyświetlanych listach, definiują generowane z systemu dokumenty, pisma i zestawienia. Następuje niezbędna konfiguracja parametrów wzorców księgowania. Po wykonaniu testów w środowisku testowym, konfiguracja jest przenoszona na środowisko produkcyjne i system jest gotowy do pracy. Asseco Data Systems S.A. ul. 17 Stycznia 48 02-146 Warszawa, Polska tel./fax: +48 (22) 646-70-12 www.assecods.pl Podane znaki firmowe są własnością ich właścicieli i podane zostały tylko w celach informacyjnych © Asseco Data Systems S.A.