Szczegółowe informacje o polityce prywatności

SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE O POLITYCE PRYWATNOŚCI – SELEKCJA I NABÓR
Należy pamiętać, że dane osobowe kandydatów, których podania wymaga Centrum Tłumaczeń, będą
przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000
r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy
wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (zwanego dalej „rozporządzeniem o ochronie danych”).
Jak ustanowiono w art. 11 i 12 rozporządzenia o ochronie danych, Centrum Tłumaczeń udziela kandydatom
następujących informacji przed założeniem przez nich aplikacji:
Tożsamość kontrolera:
Kierownik Sekcji Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Dziale Administracji Centrum (por. schemat organizacyjny
http://cdt.europa.eu/EN/whoweare/Pages/Organisation-chart.aspx).
Cel przetwarzania:
• organizacja procedur selekcji w celu zarządzania aplikacjami i różnymi etapami naboru;
•
zarządzanie listami rezerwowymi i monitorowanie ich wykorzystania.
Odnośne dane:
Dane kandydatów zarejestrowanych do celów naboru.
Kandydaci podają swoje dane dobrowolnie, ale niepodanie danych automatycznie wykluczy ich z procesu naboru.
Rodzaj przetwarzanych danych:
• dane identyfikacyjne: dane osobowe pozwalające na zidentyfikowanie kandydata, tj. nazwisko rodowe, imię,
obecnie używane nazwisko, data urodzenia oraz adres e-mail;
•
informacje podane przez kandydata, aby umożliwić praktyczną organizację selekcji wstępnej i innych testów, tj.
ulica, kod pocztowy, miasto, kraj, płeć, nr telefonu, nr faksu, język korespondencji i informacje o
niepełnosprawności;
•
informacje o kryteriach selekcji: informacje przekazane przez kandydata w celu określenia, czy odpowiada
on/ona ogłaszanemu stanowisku i spełnia wymagane kryteria, np. obywatelstwo, znajomość języków,
wykształcenie (rok uzyskania dyplomu), tytuł, nazwa instytucji przyznającej dyplom, doświadczenie zawodowe;
•
informacje przekazane przez kandydata na poparcie wniosków o zwrot kosztów dojazdu na rozmowę
kwalifikacyjną lub wizyt u lekarza (np. dane paszportowe i dane dotyczące konta bankowego) oraz dokumenty
uzasadniające inne roszczenia, do jakich kandydaci mogą być uprawnieni w trakcie procesu selekcji i naboru;
•
wyniki selekcji wstępnej, testów pisemnych i ustnych: na tej podstawie prowadzone są dokładne statystyki, aby
zagwarantować przejrzystość procedury;
•
na etapie naboru: zobowiązanie kandydata do poddania się kontroli bezpieczeństwa oraz inne powiązane dane
szczegółowe; oryginalne dokumenty przekazane przez kandydata, potwierdzające informacje podane na etapie
selekcji.
Podstawa prawna:
Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej
ustanowiony rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68, ostatnio zmieniony rozporządzeniem (UE,
Euratom) nr 1023/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 22 października 2013 r.;
Rozporządzenie ustanawiające Centrum, rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 z dnia 28 listopada 1994 r., ostatnio
zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1645/2003 z dnia 18 czerwca 2003 r.;
ramy polityki Centrum w zakresie równości szans (20 kwietnia 2006 r.).
Odbiorcy przetwarzanych danych:
Pracownicy administracyjni odpowiedzialni za przetwarzanie dokumentów, komisje kwalifikacyjne, organ powołujący
oraz – w przypadku wpisania na listę rezerwową zakwalifikowanych kandydatów – kierownicy służb Centrum, w których
istnieje dany wakat.
Strona 1 z 2
W stosownych przypadkach prawa dostępu można udzielić jednostce audytu wewnętrznego Centrum Oraz Trybunałowi
Obrachunkowemu (do celów audytu), członkom Sekcji Prawnej i Finansowej Centrum, Sekcji Zarządzania Zasobami
Ludzkimi oraz księgowemu (do celów zwrotu kosztów), OLAF, Sądowi do spraw Służby Publicznej oraz Europejskiemu
Rzecznikowi Praw Obywatelskich (do celów dochodzeń).
Zgodność przetwarzania z prawem:
Przetwarzanie jest niezbędne z punktu widzenia zadań realizowanych w interesie publicznym na podstawie traktatów
ustanawiających Wspólnoty Europejskie (nabór pracowników).
Prawa osoby, której dane dotyczą:
Kandydaci mają prawo do wglądu w dane i skorygowania danych. Mają prawo przesłać zaktualizowaną aplikację on-line
oraz skorygować nieprawidłowe lub niedokładne dane, kontaktując się za pośrednictwem adresu e-mail podanego w
odnośnym ogłoszeniu o naborze przed upływem terminu na złożenie aplikacji. Po upływie tego terminu prawo
przysługujące kandydatom zostanie ograniczone wyłącznie do korygowania danych identyfikacyjnych oraz danych
kontaktowych. Po upływie terminu składania aplikacji nie można korygować danych dotyczących kryteriów
kwalifikowalności i selekcji. Kandydaci są również uprawnieni do odwołania się w dowolnym momencie do
Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (http://www.edps.europa.eu).
Data rozpoczęcia przetwarzania danych:
Data aplikacji.
Okres przechowywania danych:
Okres przechowywania aplikacji przez Centrum Tłumaczeń jest różny w zależności od wyniku każdej aplikacji:
•
•
•
•
wybrani kandydaci: dane osobowe znajdujące się w ich aktach osobowych przechowuje się przez 10 lat od
zakończenia zatrudnienia lub od wypłaty ostatniej emerytury;
kandydaci wpisani na listę rezerwową, ale nie wybrani: dane przechowuje się przez okres ważności listy
rezerwowej;
kandydaci, którzy nie zostali wybrani: dane przechowuje się maksymalnie przez 3 lata do zatwierdzenia
procedury selekcji przez organ powołujący;
informacje przekazane przez kandydata na poparcie wniosków o zwrot kosztów dojazdu na rozmowę
kwalifikacyjną lub wizyt u lekarza (np. dane paszportowe i dane dotyczące konta bankowego) oraz dokumenty
uzasadniające inne roszczenia, do jakich kandydaci mogą być uprawnieni w trakcie procesu selekcji i naboru,
przechowuje się przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzieli absolutorium budżetowego za
rok budżetowy, którego dotyczą dokumenty, zgodnie z art. 49 szczegółowych zasad wykonania rozporządzenia
finansowego Wspólnot Europejskich.
Dane kontaktowe:
Kierownik Sekcji Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej
Bâtiment Drosbach
12 E rue Guillaume Kroll
L-1882 Luxembourg
Strona 2 z 2