NIE - Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Formularz raportu postępów
i zasady oceny
Warszawa, 11 czerwca 2013
Plan wystąpienia
Omówienie
formularza raportu
postępów
Przedstawienie
kryteriów oceny
raportu postępów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Zaprezentowanie
formularza w
systemie online
(Finera)
Czemu służy raport postępów?
 Wykazaniu Narodowej Agencji, że:
• cele
• działania
• rezultaty
• mobilności
są realizowane zgodnie z harmonogramem.
 Podsumowaniu rocznej współpracy z partnerami.
 Ewentualnemu wprowadzeniu korekt w realizacji projektu.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Struktura raportu postępów
CZĘŚĆ 1
CZĘŚĆ 2
Informacje ogólne
Dane organizacji
Osoba kontaktowa
Treść projektu
partnerskiego
CZĘŚĆ 3
Podpisanie
oświadczenia
ODPOWIEDZI NA PYTANIA W RAPORCIE MAJĄ FORMĘ OPISÓW (PYTANIA
OTWARTE)
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Formularz raportu postępów
dla projektów zatwierdzonych w Konkursie 2012
Zgodnie z postanowieniami Artykułu 7 (Monitoring, Ewaluacja i Kontrola)
Umowy Finansowej, prosimy o przesłanie do Narodowej Agencji należycie
wypełnionego i podpisanego raportu postępów do dnia 30 czerwca 2013 r.
Raport zostanie wykorzystany przez Narodową Agencję do celów
monitoringowych.
1. INFORMACJE OGÓLNE:
Umowa finansowa Nr:
Akronim (jeśli istneje):
Tytuł projektu:
Język roboczy projektu:
Nazwa organizacji/instytucji:
Organizacja/instytucja pełni w projekcie rolę:
 Koordynatora
Dane powinny być zgodne z danymi znajdującymi
się w Umowie Finansowej.
 Partnera
Inne organizacje uczestniczące w projekcie:
Dane powinny być tożsame z załącznikiem nr V do
umowy
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
Formularz raportu postępów
dla projektów zatwierdzonych w Konkursie 2012
DANE ORGANIZACJI
Pełna nazwa urzędowa
Typ organizacji
Status
prawny
Orientacja
rynkowa
Liczba
pracowników
Liczba słuchaczy/uczniów
Adres:
Ulica-Numer
Kraj
Kod pocztowy
Województwo
Strona www organizacji/instytucji
Miejscowość
Zasięg działania
Krajowy Nr identyfikacyjny organizacji
Adres e-mail organizacji/instytucji
OSOBA KONTAKTOWA
Tytuł
Imię
Dział organizacji
Stanowisko
Nazwisko
Adres miejsca pracy – jeżeli inny niż powyżej:
Ulica-Numer
Kod pocztowy
Miejscowość
Kraj
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
2. TREŚĆ PROJEKTU PARTNERSKIEGO
1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania w ramach projektu
partnerskiego oraz osiągnięte dotychczas rezultaty:
lokalne + międzynarodowe
beneficjent + grupa partnerska
2. Jakie problemy/przeszkody napotkali Państwo podczas realizacji
projektu partnerskiego, jeżeli takie miały miejsce? W jaki sposób
zostały one rozwiązane?
trudności i ich rozwiązania
3. Mobilności zaplanowane we wniosku
Minimalna liczba planowanych wyjazdów zagranicznych (mobilności)
4
8
12
24
zredukowana liczba wyjazdów zagranicznych
Opis punktu 1. musi być adekwatny do działań i
osiągniętych dotychczas rezultatów, które zostały opisane
we wniosku (umowa).
Należy uwzględnić wszelkie działania lokalne i
międzynarodowe (mobilności) w odniesieniu do całej grupy
partnerskiej oraz instytucji beneficjenta.
Odpowiedź na pytanie 2. odnosi się do przypadku
wystąpienia problemów i odstępstw od pierwotnie
zaplanowanych działań.
Wszelkie problemy należy szczegółowo opisać oraz
oszacować, w jakim stopniu wpłynęły one na realizację
projektu. Należy także opisać działania, jakie zostały
podjęte
w
celu
rozwiązania
powstałych
problemów/przeszkód/odstępstw.
W punkcie 3. należy zaznaczyć właściwą liczbę wyjazdów
Zredukowana liczba mobilności:
0
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
zagranicznych, zgodną z Umową Finansową (Artykuł 3.1).
2. TREŚĆ PROJEKTU PARTNERSKIEGO
4. Mobilności zrealizowane pomiędzy 1.08.2012 and 30.06.2013 (prosimy
dodać wiersze , jeżeli są potrzebne)
Opis wyjazdu zagranicznego
Liczba
Liczba
(prosimy opisać zrealizowane wyjazdy grupowe i uczestnic uczestniczących
podać liczbę osób uczestniczącą w każdym z zących
słuchaczy
nich - pracowników i słuchaczy/osób szkolonych) pracowni
ków
Łączna liczba wyjazdów zagranicznych
(mobilności)
5.
Liczba
pozostałych
wyjazdów
zagranicznych (osobowyjazdów), jakie
będą przeprowadzone do 31.07.2014 r.
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
W punkcie 4. należy wymienić i opisać wszystkie
wyjazdy zagraniczne zrealizowane w okresie
01.08.2012-30.06.2013 r.
Należy
podać
liczbę
pracowników/osób
szkolonych z instytucji beneficjenta (typ wyjazdu,
czas jego trwania, miejsce oraz kraj wyjazdu, cel
wyjazdu, zgodność z harmonogramem wyjazdów
opisanych we wniosku, liczba osób z instytucji
beneficjenta uczestnicząca w wyjeździe wraz z
krótkim opisem roli, jaką pełnili uczestnicy
wyjazdu).
W punkcie 5. należy podać łączną liczbę
wyjazdów
zagranicznych,
jakie
zostaną
zrealizowane przez beneficjenta w okresie
01.07.2013-31.07.2014.
Suma
wyjazdów
zagranicznych wymienionych w punktach 4 i 5
powinna być zgodna z liczbą wyjazdów
zagranicznych zaznaczonych w punkcie 3.
3. OŚWIADCZENIE
w imieniu organizacji,
która otrzymała dofinansowanie podpisane przez osobę prawnie
upoważnioną do reprezentowania instytucji/organizacji i osobę
kontaktową ds. projektu partnerskiego:
"My, niżej podpisani, oświadczamy, że informacje zawarte w niniejszym
Raporcie Postępów są, zgodnie z naszą najlepszą wiedzą, prawidłowe."
Data:
Data:
Miejsce:
Miejsce:
Imię, nazwisko
kontaktowej:
i
pozycja
osoby Imię, nazwisko i pozycja przedstawiciela
prawnego instytucji/organizacji:
Oświadczenie musi być podpisane przez osobę
prawnie upoważnioną do reprezentowania
instytucji (osoba, która podpisała Umowę
Finansową) i osobę kontaktową ds. projektu.
Podpis osoby kontaktowej:
Podpis przedstawiciela prawnego
instytucji/organizacji:
Pieczęć instytucji
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
Proszę sprawdzić w stosownym dokumencie
(np. KRS) sposób reprezentacji prawnej
instytucji beneficjenta. W wersji papierowej
podpisy i pieczęć instytucji beneficjenta muszą
być oryginalne.
Jak nie opisywać raportu postępów
1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania w ramach projektu partnerskiego oraz osiągnięte
dotychczas rezultaty.
Przykład opisu raportu postępów:
 Ustalono terminy spotkań partnerskich.
 Przydzielono partnerom zadania do wykonania.
 Uruchomiono stronę internetową.
 Przeprowadzono ankietę ewaluacyjną.
 Rozpoczęto rozpowszechnianie projektu.
DLACZEGO NIE TAK?
Taki opis raportu nie daje pełnego obrazu realizacji projektu
CZEGO BRAKUJE W TYM OPISIE?
KONKRETNYCH INFORMACJI
Nie ma odpowiedzi na następujące pytania: Jakie terminy spotkań ustalono? Komu i jakie przydzielono
zadania? Jaki jest adres strony? Czego dotyczyła ankieta? Jakie są jej wstępne wyniki? W jaki sposób
upowszechniano projekt?
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
Problemy/przeszkody i ich rozwiązania
2. Jakie problemy/przeszkody napotkali Państwo podczas realizacji projektu partnerskiego,
jeżeli takie miały miejsce? W jaki sposób zostały one rozwiązane?
Przykłady:
Problem: zmniejszyła się liczebność grupy partnerskiej z 7 do 3 instytucji.
Rozwiązanie: wprowadzono zmiany terminów spotkań do harmonogramu (przesłano nowy
harmonogram do NA).
Problem: małe zaangażowanie partnerów w realizację projektu.
Rozwiązanie: przeprowadzono warsztaty motywacyjne dla całej grupy partnerskiej.
Problem: problemy z efektywną pracą nad projektem partnerskim.
Rozwiązanie: podział partnerów na 4 grupy i przypisanie im konkretnych zadań:
I grupa: monitoring i ewaluacja projektu.
II grupa: przegląd materiałów szkoleniowych.
III grupa: projektowanie strony internetowej.
IV grupa: opracowanie przykładów dobrej praktyki.
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
Słabe punkty raportu postępów
 Przerabianie tekstu z wniosku na raport postępów
(czasem bez zmiany czasu przyszłego na przeszły...).
 Brak konkretnych informacji o:
• celu spotkania partnerskiego (zagranicznego),
• ewaluacji spotkania zagranicznego,
• podziale zadań między partnerami,
• etapie realizacji rezultatów projektu,
• metodach i formach upowszechniania projektu
• nieprecyzyjne sumowanie liczby uczestników.
 Brak jasnej metody opisu raportu postępów.
Jeśli nie ma czegoś w raporcie postępów
nie może to zostać uwzględnione przy jego ocenie.
PROGRAM LEONARDO
LEONARDODADA
VINCI
PROGRAM
VINCI
Kryteria opisu raportu postępów
 ZAŁOŻENIE I: JASNO I REALISTYCZNIE
Należy wybrać taki sposób/formę opisu raportu postępów, aby osoby oceniające
go miały jasny i realistyczny obraz tego, co się dzieje w projekcie.
 ZAŁOŻENIE II: KONKRETNIE
Konkretne informacje w raporcie powinny umożliwić pełną ocenę realizacji projektu:
celów, działań i rezultatów.
 ZAŁOŻENIE III: KRÓTKO
Opis punktu 1 nie powinien przekraczać max 5000 znaków.
Opis punktu 2 nie powinien przekraczać max 5000 znaków.
PROGRAMLEONARDO
ROGRAM
LEONARDO
DADA
VINCI
VINCI
Kryteria oceny formalnej raportu
II. Kontrola formalna
Podstawowe wymagane punkty RP są wypełnione:
TAK
NIE
RP zawiera 2 oryginalne podpisy (osoba kontaktowa +
reprezentant prawny):
TAK
NIE
RP zawiera pieczęć instytucji beneficjenta
TAK
NIE
PROGRAM LEONARDO
PROGRAM
LEONARDODA
DAVINCI
VINCI
Kryteria oceny merytorycznej raportu
III. Ocena dotychczasowego przebiegu realizacji projektu
Dotychczasowy przebieg realizacji projektu i jego
dotychczasowe rezultaty odpowiadają planowi pracy i
założonym celom (punkt 1.):
TAK
NIE
Czy podczas realizacji projektu wystąpiły jakieś
problemy/przeszkody (punkt 2.):
TAK
NIE
Jeśli wystąpiły, czy zostały rozwiązane (punkt 2.):
TAK
NIE
IV. Wyjazdy zagraniczne (mobilności) kadry i słuchaczy/osób szkolonych
Czy zrealizowane mobilności odbyły się
do uprawnionych krajów i instytucji?
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Ocena raportu postępów
PROJEKT JEST REALIZOWANY ZGODNIE Z PLANEM w stopniu:
Bardzo dobrym
Dobrym
Wystarczającym
Niewystarczającym
Nie jest realizowany
PROBLEM!!!
PROBLEM!!!
 ZALECANE DZIAŁANIA/CZYNNOŚCI DO PODJĘCIA PRZEZ BENEFICJENTA (opis):
• uzupełnienie raportu postępów (np. uaktywnienie strony internetowej),
• złożenie nowego raportu postępów.
 ZALECANE DZIAŁANIA/CZYNNOŚCI DO PODJĘCIA PRZEZ NARODOWĄ AGENCJĘ:
• Wizyta monitorująca u beneficjenta
• Monitoring telefoniczny z beneficjentem
• Wizyta „on the spot” u beneficjenta
• Kontrola finansowa (dział finansów NA)
• Inne (należy wymienić)
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Dziękuję za uwagę
www.leonardo.org.pl