Informacja o Systemie Cyfrowego Obiegu

System Cyfrowego Obiegu Dokumentów to rozwiązanie ułatwiające procesy przechowywania,
zarządzania i wyszukiwania dokumentów.
Większości procesów biznesowych występujących w organizacji towarzyszą dokumenty. Klasyczne
metody przechowywania papierowych dokumentów stawiają wiele ograniczeń, między innymi:
•
•
•
Przestrzenne - składowanie i przechowywanie dużej ilości dokumentów wymaga ogromnej
przestrzeni biurowej.
Czasowe - dotarcie do żądanego dokumentu jest czasochłonne i wymusza konieczność
przewertowania stosu dokumentów.
Ilościowe - umożliwienie korzystania z jednego dokumentu przez wiele osób wymusza jego
powielenie.
Co daje System Cyfrowego Obiegu Dokumentów?
Wykorzystanie Systemu Cyfrowego Obiegu Dokumentów umożliwia szybkie dotarcie do informacji,
sprawny obieg dokumentów, lepszą komunikację, bezpieczeństwo, oszczędność czasu, papieru i
przestrzeni.
Dzięki zastosowaniu systemu SCOD użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia i dostęp do
Internetu mogą z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie jednocześnie korzystać z pożądanego
dokumentu. Dedykowana wyszukiwarka sprawia, iż odnalezienie dokumentu przebiega szybko i
sprawnie, a zapis dokumentów w formie elektronicznej pozwala na zmniejszenie przestrzeni
archiwalnej firmy.
SCOD bazuje na technologii SharePoint (zarówno na Windows SharePoint Services 3.0 jak i Microsoft
Office SharePoint Server 2007). Jest elastyczny, dzięki czemu dostosowuje się do specyficznych
wymagań przedsiębiorstwa, co przyczynia się do podniesienia wydajności i konkurencyjności firmy.
Funkcje systemu:
•
Usprawnienie przepływu i archiwizacji dokumentów - dokumenty zebrane są w jednym
miejscu. Użytkownicy mają szybki i wygodny dostęp do informacji.
•
Wsparcie dla pracy grupowej - do każdego dokumentu wprowadzonego do systemu może
mieć dostęp jednocześnie nieograniczona liczba uczestników (ograniczeniem są tu
przydzielone uprawnienia). Każdy z dokumentów posiada swój uniwersalny adres URL, który
można zapisać w ulubionych zakładkach bądź przesłać do upoważnionej osoby, np. w mailu,
komunikatorze (GG, Jabber, itp.).
•
Kontrola stanu dokumentów - w każdym momencie osoby uprawnione mogą sprawdzić stan
dokumentu i jego historię. Możliwość ustawienia powiadomień o zmianach w „metryce”
umożliwia bycie na bieżąco nawet bez logowania do systemu.
•
Łatwe, szybkie i sprawne wyszukiwania dokumentów - SCOD wyposażony jest w prosty,
intuicyjny i uniwersalny mechanizm wyszukiwania. Dedykowana wyszukiwarka pozwala w
łatwy, szybki i skuteczny sposób wyszukać potrzebne dokumenty. Wyszukiwanie przebiega w
oparciu o zdefiniowane kryteria, przy czym praktycznie każda zdefiniowana w metryce
informacja o dokumencie może posłużyć jako kryterium wyszukiwania. Pomimo mnogości
kryteriów użytkownik nie musi uzupełniać wszystkich pól. To, na podstawie ilu kryteriów
odbywać się będzie wyszukiwanie, zależy tylko od użytkownika.
•
Przydzielanie uprawnień - każdy użytkownik systemu ma ściśle określone prawa dostępu do
poszczególnych dokumentów i funkcji aplikacji. Osoby niepożądane nie mają możliwości
przeglądania i dokonywania jakichkolwiek zmian.
Opis systemu:
SCOD nie posiada ograniczeń związanych z rodzajem gromadzonych i przechowywanych
dokumentów. Wprowadzane do systemu mogą być zarówno papierowe dokumenty, jak i dowolne
dokumenty elektroniczne, np. pliki Office, pliki tekstowe, dokumenty PDF itp.
Podstawowy schemat przechowywania i obiegu dokumentów opiera się na czterech krokach:
1.
2.
3.
4.
Skanowaniu
Wprowadzaniu
Obsłudze
Archiwizacji
Skanowanie
Opisanie
Wprowadzanie
Edytowanie i
wprowadzanie
informacji o
wykonaniu
zadania
Wyznaczenie
osoby
odpowiedzialnej
Obsługa
Śledzenie
(powiadomienia)
Przeglądanie i
wyszukiwanie
Archiwizacja
Skanowanie – sprowadza się do wprowadzenia pliku z dokumentem w postaci elektronicznej do tzw.
punktu wprowadzania.
Wprowadzanie – polega na opisaniu elektronicznej „metryki” dokumentu, czyli wprowadzeniu
podstawowych danych opisujących dokument. Zawartość pól „metryki” jest dostosowana do
specyficznych wymagań przedsiębiorstwa. Pola mogą być obowiązkowe i nieobowiązkowe, mogą
zawierać podpowiedź odpowiedniego klucza opisu itp.
Obsługa – na tym etapie możliwe jest realizowanie prostych obiegów pomiędzy współpracownikami
- można wyszukiwać dokumenty bądź ich grupy, wprowadzać komentarze do metryki dokumentu,
przekazywać dokumenty innej osobie, śledzić kto w danym momencie zajmuje się dokumentem.
Archiwizacja – dotyczy dokumentów, które nie wymagają już uwagi. Dokumenty te zostają
zarchiwizowane, nadal pozostając dostępnymi dla użytkowników.
System Cyfrowego Obiegu Dokumentów jest prosty w obsłudze i efektywny w działaniu. W celu
zapoznania się z obsługą systemu SCOD wystarczy krótkie szkolenie. Długie, żmudne i czasochłonne
szkolenia są zbyteczne.
Zalety:
•
•
•
•
•
•
Łatwy w obsłudze
Konkurencyjny cenowo
Posiadający możliwość śledzenia zmian i powiadomień
Umożliwiający szybki podgląd PDF
Zaopatrzony w dedykowaną wyszukiwarkę
Nie wymagający dodatkowych licencji.
Przykładowa metryka dokumentu
Przykładowy ekran wyszukiwarki dokumentów
Zakład Systemów Komputerowych PROGRES s.c.
ul. Michała Archanioła 10, 41-800 Zabrze
tel./fax (32) 271 42 19, 271 69 74
http://www.progres.zabrze.pl
mailto:[email protected]