2011/109816 0 2 Załącznik do Instrukcji obiegu korespondencji w

Załącznik do Zarządzenia Nr 183.195.2015
Wójta Gminy Wiązowna z dnia 21 grudnia 2015 r.
PROCEDURA ELEKTRONICZNEJ
WYMIANY KORESPONDENCJI
Urząd Gminy Wiązowna
1/7
Spis treści:
I.
II.
OKREŚLENIA UŻYTE W PROCEDURZE.
SPOSÓB DORĘCZANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH DO
URZĘDU/JEDNOSTKI.
III.
WYMAGANIA DLA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH
DOSTARCZANYCH DO URZĘDU/JEDNOSTKI.
IV.
URZĘDOWE POŚWIADCZENIE PRZEDŁOŻENIA (UPP).
V.
REJESTRACJA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ W
URZĘDZIE/JEDNOSTCE.
VI.
PRZEKAZANIE ZAREJESTROWANEJ, ELEKTRONICZNEJ
KORESPONDENCJI DO REALIZACJI.
VII.
VIII.
IX.
X.
WYMIANA KORESPONDENCJI WEWNĘTRZNEJ W FORMIE
ELEKTRONICZNEJ.
WYMIANA I WYSYŁKA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ
Z URZĘDU/JEDNOSTKI.
WYSYŁKA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ Z URZĘDU.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE.
Urząd Gminy Wiązowna
2/7
I. Określenia użyte w procedurze.
Dokument
elektroniczny
dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym
w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie
za pośrednictwem
odpowiednich
urządzeń
elektronicznych,
nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej
ePUAP
oznacza elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej
Kancelaria
oznacza punkt wymiany dokumentów w Urzędzie
Kierownik komórki
organizacyjnej
oznacza osobę kierującą komórką organizacyjną
upoważnioną do wykonywania jej zadań
Komórka
organizacyjna
oznacza wydzieloną organizacyjnie część podmiotu (wydział, referat,
samodzielne stanowisko itp.)
Korespondencja
oznacza wszelkie dokumenty wpływające do Urzędu/Jednostki
i wysyłane z Urzędu/Jednostki w formie papierowej i elektronicznej
Kwalifikowany
podpis elektroniczny
oznacza bezpieczny podpis elektroniczny złożony przy użyciu
kwalifikowanego certyfikatu, czyli podpis elektroniczny równoważny
podpisowi własnoręcznemu
Nośnik
informatyczny
urządzenie, na którym możliwe jest zapisanie i z którego możliwe jest
odtwarzanie informacji, np. pamięć masowa USB, karty pamięci SD,
płyta CD/DVD
Platforma
oznacza alternatywny system do platformy ePUAP wykorzystywany
przez Urząd do elektronicznej wymiany korespondencji
Procedura
oznacza procedurę
w Urzędzie/Jednostce
Profil zaufany
oznacz
bezpłatną
metodę
potwierdzania
tożsamości
w elektronicznych kontaktach z administracją możliwą do uzyskania
poprzez punkt potwierdzający profil zaufany
Rejestr przesyłek
przychodzących
oznacza rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności
chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Urząd/Jednostkę,
przy czym w systemie EZD jest prowadzony, jako jeden rejestr dla
całego podmiotu
Rejestr przesyłek
wychodzących
oznacza rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności
chronologicznej przesyłek wysyłanych przez Urząd/Jednostkę
EZD
oznacza system Elektronicznego Zarządzania
wykorzystywany w urzędzie między innymi
korespondencji elektronicznej
Urząd Gminy Wiązowna
elektronicznej
wymiany
lub
osobę
korespondencji
Dokumentacją
do wymiany
3/7
Skład
informatycznych
nośników danych
oznacza uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych
zawierających dokumentację w postaci elektronicznej
UPD
oznacza urzędowe poświadczenie doręczenia. Jest dokumentem
poświadczającym doręczenie dokumentu do Klienta Urzędu
UPP
oznacza urzędowe poświadczenie przedłożenia. Jest dokumentem
poświadczającym złożenie dokumentu do Urzędu/Jednostki
Urząd
oznacza Urząd Gminy Wiązowna
Jednostka
oznacza Jednostka organizacyjna gminy
II. Sposób doręczania dokumentów elektronicznych do Urzędu/Jednostki.
Dokumenty elektroniczne można składać do Urzędu/Jednostki za pośrednictwem platformy
ePUAP lub platformy Wrota Mazowsza przy użyciu elektronicznych nośników danych zgodnie
z § 9. 1. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie
sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów
elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.
1) Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu/Jednostki za pomocą elektronicznej
skrzynki podawczej na platformie ePUAP wymaga założenia przez zainteresowanego
bezpłatnego konta w platformie ePUAP oraz posiadania kwalifikowanego podpisu
elektronicznego lub profilu zaufanego.
2) Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu/Jednostki przez portal
wrotamazowsza.pl wymaga założenia przez zainteresowanego bezpłatnego konta na
platformie Wrota Mazowsza oraz posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
profilu zaufanego.
Doręczanie dokumentów elektronicznych na nośnikach informatycznych. Dokumenty
na nośnikach informatycznych takich jak:
- płyta CD lub DVD,
- pamięć masowa USB,
- karta pamięci SD
można składać w siedzibie Urzędu/Jednostki, w Biurze Obsługi Mieszkańców, w godzinach
pracy Urzędu/Jednostki lub przesłać pocztą.
III. Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu/Jednostki.
1) Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu/Jednostki muszą być podpisane
kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym w przypadku przesłania
dokumentu za pośrednictwem platformy ePUAP.
Urząd Gminy Wiązowna
4/7
2) W przypadku braku podpisu wnioskodawca zostanie wezwany w celu uzupełnienia braków
formalnych w terminie 7 dni od daty złożenia dokumentu.
3) Akceptowane formaty załączników to:
- DOC, DOCX, RTF, ODT,
- XLS, XLSX, ODS,
- TXT,
- GIF, TIF, JPG, PNG,
- PDF
4) Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wprowadzanego do
EZD, nie może przekroczyć 3,5 MB., Jeśli dokument elektroniczny doręczany na nośniku
informatycznym składa się z wielu plików, to powinien być umieszczony w archiwum ZIP.
Jeśli rozmiar doręczanych plików przekracza wyznaczony limit, to nie należy ich
wszystkich wprowadzać do EZD, ale odnotować w parametrach przesyłki przychodzącej
informacje o niepełnym wprowadzeniu danych do EZD.
5) Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie
odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.
IV. Urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP).
Po złożeniu dokumentu elektronicznego poprzez:
1) Platformę ePUAP UPP zostanie automatycznie przesłane na skrytkę nadawcy. UPP będzie
zawierać:
- adresata dokumentu,
- nadawcę dokumentu,
- dane dotyczące podpisu.
2) Po złożeniu dokumentów elektronicznych w Biurze Obsługi Mieszkańców w Urzędzie
na nośniku informatycznym zostanie wydany dokument poświadczający przedłożenie
w postaci papierowej, który będzie zawierać:
- datę doręczenia,
- dane wnoszącego,
- nazwę i adres Urzędu/Jednostki,
- podpis osoby reprezentującej urząd.
V. Rejestracja korespondencji elektronicznej w Urzędzie/Jednostce.
1. Korespondencja elektroniczna wpływająca do Urzędu/Jednostki podlega rejestracji
w systemie EZD (dotyczy jednostek uzyskujących dostęp do EZD).
2. Rejestracja korespondencji jest wykonana przez punkt kancelaryjny/sekretariat. Rejestracja
odbywa się w systemie EZD (dotyczy Urzędu/Jednostek uzyskujących dostęp do EZD),
3. W przypadku, gdy nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD korespondencji
przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład
Urząd Gminy Wiązowna
5/7
materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej
rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek
przychodzących, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie
informatycznych nośników danych. Maksymalna wielkość przesyłki przekazywanej na
informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD wynosi
3,5 MB.
4. Korespondencja elektroniczna przekazana na informatycznym nośniku danych podlega
rejestracji. Korespondencja dzieli się na:
a) przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych,
b) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
VI. Przekazanie zarejestrowanej, elektronicznej korespondencji do realizacji.
1) Zarejestrowana korespondencja elektroniczna przekazywana jest za pośrednictwem
systemu EZD analogicznie jak papierowe wersje dokumentów.
2) Dalsze postępowanie z korespondencją elektroniczną w obrębie procedowania sprawy
przebiega w sposób analogiczny do procedowania dokumentów wpływających w formie
papierowej.
a) Po otrzymaniu korespondencji pracownik rejestruje sprawę w systemie EZD poprzez
wybór właściwego symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
b) w przypadku, gdy korespondencja dotyczy sprawy już zarejestrowanej dołącza ją do tej
sprawy,
VII.
Wymiana korespondencji wewnętrznej w formie elektronicznej.
Korespondencja międzywydziałowa powinna być prowadzona w formie elektronicznej w EZD.
W tym celu wykorzystuje się funkcjonalność systemu polegającą na przesyłaniu dokumentów
do adresatów wewnętrznych.
VIII. Przygotowanie i wysyłka korespondencji elektronicznej z Urzędu/Jednostki.
1) Dokumenty do wysyłki na adres skrytki podawczej na ePUAP przygotowuje się
analogicznie jak pozostałe dokumenty.
2) Rozmiar dołączanych plików nie może przekroczyć 3,5 MB,
3) Adresat dokumentu musi mieć zdefiniowany w danych adresowych adres skrytki
podawczej na ePUAP, wybraną metodę wysyłki ePUAP oraz określony tryb wysyłki.
4) Korespondencja przeznaczona do wysyłki w formie elektronicznej wysyłana jest
bezpośrednio z systemu EZD po uprzednim podpisaniu podpisem kwalifikowanym.
5) Dokumenty wysyłane do interesanta muszą być podpisane elektronicznie podpisem
kwalifikowanym po zaznaczeniu opcji Podpisz elektronicznie oraz przesłane w specjalnym
trybie wysyłki - trybie doręczenia. Tryb doręczenia jest dedykowanym sposobem wysyłania
dokumentów przez Instytucje Publiczne do klientów administracji. Dokument wysyłany
w tym trybie dociera do odbiorcy dopiero po podpisaniu i odesłaniu przez niego
Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD).
Urząd Gminy Wiązowna
6/7
6) W przypadku, gdy dane adresata nie zawierają adresu skrytki, do której ma zostać
dostarczona korespondencja należy je uzupełnić wykorzystując narzędzia dostępne
w ewidencji interesantów systemu EZD.
7) Wysłany dokument będzie oczekiwał na odbiór przez Klienta łącznie 14 dni
kalendarzowych.
a) W przypadku potwierdzenia odbioru korespondencji przez Klienta w sposób
automatyczny do systemu EZD dotrze UPD.
b) W przypadku niepotwierdzenia odbioru korespondencji przez Klienta przez 14 dni
w sposób automatyczny do systemu EZD dotrze UPD z adnotacją o dacie uznania
przesyłki za doręczoną.
IX. Wysyłka korespondencji elektronicznej z Urzędu/Jednostki w trybie przedłożenia.
1) Adresatami korespondencji elektronicznej przesyłanej w trybie przedłożenia są podmioty
publiczne, między innymi Urzędy, Jednostki Organizacyjne.
2) Korespondencja przeznaczona do wysyłki w formie elektronicznej wysyłana jest
bezpośrednio z systemu EZD po uprzednim popisaniu podpisem kwalifikowanym.
Niezbędnym warunkiem jest wskazanie adresata posiadającego w swoich danych adres
skrytki. Korespondencja nie zostanie wysłana w przypadku niespełnienia jakiegokolwiek
z powyższych warunków.
3) W przypadku, gdy dane adresata nie zawierają adresu skrytki, do której ma zostać
dostarczona korespondencja należy je uzupełnić wykorzystując narzędzia dostępne
w ewidencji interesantów systemu EZD.
4) Po dostarczeniu adresatowi dokumentu, oba podmioty automatycznie otrzymają UPP.
X. Postanowienia końcowe.
W zakresie dotyczącym obiegu korespondencji nieuregulowanej w niniejszej instrukcji mają
zastosowanie zasady ogólne zawarte w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz.
67 z późn. zm.).
Urząd Gminy Wiązowna
7/7