OBSŁUGA KANCELARYJNA BANKU

ROZWIĄZANIA BRANŻOWE
OBSŁUGA
KANCELARYJNA BANKU
BRANŻA: instytucje finansowe, w szczególności banki
RODZAJ DOKUMENTÓW: korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna
SPECYFIKA PROCESU: kancelarie w departamentach centralnych banków codziennie
otrzymują oraz przekazują znaczne ilości korespondencji. Usprawnienie kwestii związanych z obiegiem, statusem oraz ze zlokalizowaniem przesyłki są kluczowe dla sprawnego
funkcjonowania organizacji.
Usługa kancelaryjna może być świadczona w modelu zewnętrznym lub w siedzibie banku.
Model wewnętrzny
W przypadku usługi realizowanej w siedzibie banku
nowania całości wolumenu, umożliwia pełną kontrolę
nad statusem opracowania każdego dokumentu.
ArchiDoc najczęściej przejmuje i szkoli pracowników
Wszystkie procesy realizowane są w oparciu o au-
dotychczas obsługujących ten proces. Na miejscu
torską aplikację INDO-SNOK, zawierającą moduł
wykonywane są czynności związane z przyjmowa-
nadzoru obiegu dokumentów (wykorzystujący tech-
niem, rejestracją oraz dystrybuowaniem przesyłek
nologię HandHeld). Jest to przenośny terminal kom-
przychodzących, a także odbieraniem, rejestracją
puterowy wyposażony w czytniki oraz dedykowane
i wysyłką korespondencji wychodzącej. Uzupełnie-
oprogramowanie komunikujące się z serwerem apli-
niem usługi jest wsparcie obiegu dokumentów we-
kacji (np. poprzez WI-FI lub sieć GSM). Narzędzie
wnętrznych oraz obsługa przesyłek wielkogabary-
to umożliwia wczytanie mapy budynku lub budyn-
towych. ArchiDoc dysponuje systemem nadzoru
ków, w którym mieści się bank. Kurier roznoszący
obiegu korespondencji, który bez konieczności ska-
korespondencję po firmie może więc w optymalny
www.archidoc.pl
ROZWIĄZANIA BRANŻOWE
OBSŁUGA
KANCELARYJNA BANKU
sposób przejść trasę dostaw poszczególnych listów do wybranych jednostek banku. Przekazanie
dokumentów odbywa się poprzez wprowadzenie do
urządzenia osobistego kodu, dzięki czemu w sposób
automatyczny w systemie odnotowuje się kto i kiedy odebrał daną przesyłkę. ArchiDoc posiada własny
zespół programistów dedykowany do implementacji,
parametryzacji i rozwoju funkcjonalnego aplikacji, co
gwarantuje sprawne i szybkie dostosowanie systemu do wymagań klienta.
Dzięki takiej organizacji procesu skraca się czas
przetwarzania dokumentów, a bank odnotowuje
oszczędności wynikające wprost z prowadzenia biura bez papieru.
Korzyści dla banku
redukcja kosztów
standaryzacja procedur rejestracji korespondencji
pełna kontrola korespondencji przychodzącej i wychodzącej (jednolity rejestr)
usprawnienie procesu dystrybucji dokumentów
Model zewnętrzny
Korespondencja przychodząca do banku trafia bezpośrednio do ArchiDoc za pośrednictwem poczty (dane teleadresowe firmy outsourcingowej lub
skrytki pocztowej są podawane jako adres korespondencyjny na dokumentach wysyłanych przez bank do
klientów) lub za pośrednictwem własnej floty kurierów, którzy odebrają dokumenty z siedziby banku.
W tym modelu współpracy, rola tradycyjnej dystrybucji korespondencji sprowadza się do generowania
i eksportu obrazów do systemu repozytoryjnego
banku lub ArchiDoc. Zamiast papierowej korespondencji, pracownicy banku otrzymują jej obraz elektroniczny. Wyjątek stanowi korespondencja „wrażliwa” – czyli na przykład pisma skierowane do Zarządu
banku. Skanowanie staje się kluczowym procesem
w obrębie kancelarii.
papierowych w ramach oraz pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami
systemowa kontrola dostarczania/odbioru dokumentów (automatyzacja)
zdalne raportowanie w trybie rzeczywistym (raporty ilościowe korespondencji, raporty statusów
opracowania dokumentów)
rozliczanie kosztów w oparciu o rzeczywisty nakład pracy tj. za liczbę przeprocesowanych dokumentów.
dostęp do specjalistycznych narzędzi usługodawcy w systemie (SaaS), pozwalających na wyeliminowane wszelkich kosztów związanych z zarządzaniem oprogramowaniem, jak i utrzymaniem
specjalistów czuwających nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu.
ArchiDoc S.A. ul.Modularna 3A, 02-238 Warszawa, tel. + 48 22 595 40 40
fax + 48 22 595 40 41, [email protected]
www.archidoc.pl