Znaczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych

Znaczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Ze względu na różnorodność majątku konieczne jest zastosowanie różnych metod i sposobów
inwentaryzacji.
Jednostki sektora finansów publicznych są jednostkami o szczególnym charakterze, gdyż
gospodarują środkami publicznymi. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych za całość
gospodarki finansowej w tych jednostkach odpowiedzialny jest kierownik jednostki, w tym za
wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Szeroko
rozumiana kontrola finansowa dotyczy m.in. procesów związanych z gospodarowaniem
mieniem jednostki. Podstawową formą kontroli nad mieniem jest inwentaryzacja.
Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie
rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym
oraz ustalenie różnic pomiędzy tymi stanami. Ze względu na różnorodność majątku konieczne
jest zastosowanie różnych metod i sposobów inwentaryzacji, co powoduje, że jest to proces
złożony i czasochłonny.
Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego
roku obrotowego (czyli 31 grudnia, który w jednostkach budżetowych jest również ostatnim
dniem roku budżetowego) inwentaryzację następujących składników majątku:
1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z
zastrzeżeniem pkt. 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w
budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi
ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych
przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i
uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych
jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności
spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań
wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także
aktywów i pasywów niewymienionych w pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli
przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe
- drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji
realnej wartości tych składników.
1/5
Znaczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Na podstawie ustawy z dnia 18.03.2008 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2008 r.
nr 63, poz. 393), z dniem 1.01.2009 r. pkt. 1-3 otrzymują brzmienie:
1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych,
środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt. 3, a także
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie
- drogą spisu ich
ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych
przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności,
w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom
własnych składników aktywów
- drogą otrzymania od banków i uzyskania od
kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki
stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw
zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również
należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg
rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w
pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub
uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe
- drogą porównania danych
ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Inwentaryzacji drogą spisu z natury podlegają także znajdujące się w jednostce składniki
aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania,
przetwarzania lub używania, z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu.
Z obowiązku spisywania majątku obcego zwolnione są te jednostki, które świadczą usługi
pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
2/5
Znaczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Możemy wyróżnić następujące rodzaje inwentaryzacji:
-
okresową,
doraźną,
zdawczo-odbiorczą.
Inwentaryzacja okresowa to inwentaryzacja przeprowadzana co pewien odstęp czasu. Ważną
cechą tego typu inwentaryzacji jest to, że jest ona obowiązkowa. Jak wynika z przepisów
ustawy o rachunkowości istotny jest czas, co jaki przeprowadzana jest ta inwentaryzacja.
Szczegółowe regulacje w tym zakresie zostały określone w art. 26 ust. 2 ustawy o
rachunkowości. Termin jej przeprowadzenia zależy od rodzaju inwentaryzowanego majątku.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzacja okresowa powinna być przeprowadzana co
roku, jednak w zakresie niektórych rodzajów majątku dopuszczono inne możliwości.
W jednostkach sektora finansów publicznych:
- zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w
strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można inwentaryzować
raz na dwa lata,
- środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w
budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym, można inwentaryzować raz na cztery lata.
Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, składniki aktywów zaczyna się
inwentaryzować nie wcześniej niż na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, czyli w
ostatnim kwartale roku. Wyjątek stanowią tu aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w
3/5
Znaczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
toku oraz materiały, towary i wyroby gotowe, które są odpisywane w koszty na dzień zakupu lub
w momencie ich wytworzenia. Aktywa te inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego.
Decyzję o przeprowadzeniu inwentaryzacji okresowej podejmuje kierownik jednostki.
Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji oznacza konkretne konsekwencje - w jednostkach
sektora finansów publicznych jest to przede wszystkim odpowiedzialność za naruszenie
dyscypliny finansów publicznych.
Inwentaryzacja doraźna - jest to rodzaj inwentaryzacji wynikający z konkretnych przesłanek,
takich jak np.:
- wystąpienie zdarzeń losowych, w wyniku których nastąpiły straty w majątku
(inwentaryzacja doraźna ma na celu ustalenie rozmiaru tych strat oraz stanu pozostałego
majątku),
- podejrzenie niewłaściwego gospodarowania mieniem,
- zmiana formy organizacyjno-prawnej jednostki sektora finansów publicznych,
- kontrola właściwego zabezpieczenia danego mienia w jednostce,
- polecenie instytucji przeprowadzającej kontrole w jednostce sektora budżetowego.
Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza - jest przeprowadzana w sytuacji zmiany osoby
odpowiedzialnej materialnie; dotyczy wszystkich składników majątku objętych tą
odpowiedzialnością. Inwentaryzację taką przeprowadza się w przypadku zwolnienia z pracy
pracownika lub jego nieobecności wymagającej zastępstwa.
4/5
Znaczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych jako podstawowa forma kontroli
majątku ma za zadanie:
- doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem
rzeczywistym,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
- dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki,
- przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.
Akty prawne:
1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z
późn. zm.),
2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz.
2104 z późn. zm.),
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.),
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142,
poz. 1020).
5/5