ZARZĄDZENIE NR 191/2013 BURMISTRZA MIASTA LUBAŃ z dnia

ZARZĄDZENIE NR 191/2013
BURMISTRZA MIASTA LUBAŃ
z dnia 25 listopada 2013 r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r.
poz. 594 z późn. zm.), art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r.
poz. 330 z późn. zm.) oraz Zarządzenia Nr 189/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r.
w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Lubań zarządzam, co
następuje:
§1
1. Przeprowadzić inwentaryzację roczną aktywów i pasywów własnych i obcych znajdujących się na
terenie strzeżonym i niestrzeżonym według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r.
2. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów
odpowiedzialność ponoszą osoby i komórki organizacyjne wskazane w Załączniku Nr 1 do niniejszego
Zarządzenia.
3. Inwentaryzację wszystkich składników aktywów i pasywów należy przeprowadzić według planu
inwentaryzacji, stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§2
1. Zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji pełnej następujących składników majątkowych własnych i
obcych w okresie od 1 grudnia 2013 r. do 15 stycznia 2014 r. :
1) należności spornych i wątpliwych – w drodze weryfikacji;
2) należności i zobowiązań, wobec pracowników – w drodze weryfikacji;
3) należności i zobowiązań z wyłączeniem publiczno – prawnych i spornych – w drodze potwierdzenia
sald – według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r.;
4) należności i zobowiązań publiczno – prawnych i spornych – w drodze weryfikacji;
5) rezerw i przychodów przyszłych okresów – w drodze weryfikacji;
6) wartości niematerialnych i prawnych – w drodze weryfikacji;
7) środków trwałych ujętych w ewidencji ilościowej – w drodze spisu z natury i środków trwałych
ujętych w ewidencji ilościowo – wartościowej w drodze weryfikacji,
8) gruntów i dróg – w drodze weryfikacji;
9) środków trwałych – w drodze weryfikacji;
10) druków ścisłego zarachowania - w drodze spisu z natury;
11) stanu rachunków bankowych, kredytów i pożyczek, - w drodze potwierdzenia sald;
12) obligacji – w drodze weryfikacji;
13) nie zużytych materiałów odpisanych w koszty w dniu zakupu, w tym paliwo w samochodach
służbowych – w drodze spisu z natury;
14) składników aktywów powierzonych innym jednostkom – w drodze weryfikacji;
15) krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych – w drodze
weryfikacji;
16) umorzeń środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych – w drodze weryfikacji.
2. Z czynności weryfikujących, sprawdzających z przeprowadzonej analizy ksiąg/akt, potwierdzenia sald
na rachunkach bankowych i obligacji każdorazowo winien być sporządzony protokół potwierdzający
wykonanie tych czynności wg Załączników nr 5,6,7,8,10,11 do Zarządzenia nr 189/2013 Burmistrza
Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w
Urzędzie Miasta Lubań
§3
Przed przystąpieniem zespołów spisowych do inwentaryzacji, zobowiązuję Naczelnika Wydziału
Organizacyjno-Prawnego do uporządkowania mienia poprzez:
1
1. Oznaczenia wywieszkami mienia znajdującego się w poszczególnych pomieszczeniach (w każdym z
budynków) z naniesieniem na wywieszki numerów ewidencyjnych widniejących na sprzętach, a
wynikających z prowadzonej ewidencji ilościowej w Wydziale Organizacyjno – Prawnym i ilościowo –
wartościowej prowadzonej w Wydziale Budżetowo - Księgowym.
2. Uporządkowanie ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych w używaniu poprzez nadanie
brakujących numerów inwentarzowych.
3. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji wynikającej z wewnętrznych uregulowań Burmistrza Miasta
Lubań dotyczącej mienia nieprzydatnego lub kwalifikującego się do likwidacji.
§4
Zobowiązuję osoby materialnie odpowiedzialne za powierzony majątek do dostarczenia w trybie pilnym
(przed rozpoczęciem inwentaryzacji) do Wydziału Organizacyjno – Prawnego uzupełniających informacji
o zmianie miejsca użytkowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu – zgodnie
z Zarządzeniem Nr 190/2013 Burmistrza miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r w sprawie przepisów
wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Lubań (Załącznik Nr 1 § 9 ust. 3 pkt 2
i § 20 ust.1 lit. o).
§5
Zobowiązuję pracownika Wydziału Budżetowo - Księgowego (prowadzącego i odpowiedzialnego za
ewidencję ilościowo – wartościową pozostałych środków trwałych i ewidencję środków trwałych) do:
1. Nadania brakujących numerów inwentarzowych przyjętym do używania sprzętom według prowadzonej
w Wydziale Budżetowo - Księgowym ewidencji.
2. Dokonania wyceny zinwentaryzowanych składników majątkowych będących w ewidencji ilościowowartościowej i rozliczenia inwentaryzacji tych składników majątkowych.
§6
Zobowiązuję pracownika Wydziału Organizacyjno – Prawnego (prowadzącego i odpowiedzialnego za
ewidencję ilościową) do:
1. Nadania brakujących numerów inwentarzowych przyjętym do użytkowania pozostałym środkom
trwałym.
2. Rozliczenie inwentaryzacji składników majątkowych pozostałych środków trwałych wg ewidencji
ilościowej.
§7
1. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej – działający na podstawie Zarządzenia Nr 149/2003
Burmistrza Miasta Lubań z dnia 23 września 2003 roku w sprawie: powołania komisji inwentaryzacyjnej
w Urzędzie Miasta Lubań - w terminie do 01 grudnia 2013 roku przygotuje wniosek do Burmistrza o
powołanie zespołów spisowych według wzoru stanowiącego załączniki nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej odpowiada za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg
czynności inwentaryzacyjnych.
3. Przed przystąpieniem do prowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury osoby materialnie
odpowiedzialne składają wstępne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodów i rozchodów
zostały przekazane odpowiednim komórkom organizacyjnym – zgodne z obiegiem dokumentów
wewnętrznych oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte we właściwej ewidencji Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 189/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w
sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Lubań
4. Po przeprowadzonej inwentaryzacji metodą spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialne składają
oświadczenie końcowe stwierdzające, że nie wnoszą zastrzeżeń do poprawności przeprowadzenia spisu z
natury oraz, że wszystkie składniki inwentaryzowanego majątku zostały w ich obecności prawidłowo
przeliczone i ujęte we właściwym spisie - Załącznik nr 2 do Zarządzenia 189/2013 Burmistrza Miasta
Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w
Urzędzie Miasta Lubań.
5. Osoby materialnie odpowiedzialne sporządzają oświadczenie wymienione w ust. 4 bezpośrednio po
2
zakończonym spisie składników majątkowych i przedkładają je Przewodniczącemu Komisji
Inwentaryzacyjnej.
§8
Na odrębnych arkuszach spisu z natury należy zinwentaryzować:
1. Zbędne dla Urzędu składniki majątku;
2. Niepełnowartościowe składniki majątku;
3. Składniki majątku będące własnością innych jednostek, którym sprzęt został powierzony do
użytkowania, z powiadomieniem właścicieli o wynikach spisu poprzez doręczenie jednego egzemplarza
spisu z natury.
§9
1. W okresie przeprowadzania spisu z natury składników majątkowych, tj. od 01 grudnia 2013 r. do 15
stycznia 2014 r. zawieszam możliwość przemieszczenia majątku ruchomego.
2. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają stany aktywów lub
pasywów, których nie udało się lub nie było obowiązku zinwentaryzować za pomocą spisu z natury lub
potwierdzenia sald.
3. Inwentaryzacji składników w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami, bankami oraz porównania
stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacją dokonują pracownicy Wydziału Budżetowo Księgowego.
4. Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda:
1) należności sporne i wątpliwe,
2) należności z pracownikami,
3) należności wobec kontrahentów (osób fizycznych) nie prowadzących żadnych ksiąg rachunkowych,
4) należności z tytułów publicznoprawnych,
5) przypadki uzasadnione, gdzie niemożliwe było potwierdzenie salda.
5. Uzgodnienie sald należności może odbywać się w następujących formach:
1) pisemnej, na drukach ogólnie dostępnych ( za potwierdzeniem odbioru), gdzie jeden egzemplarz
powinien wrócić do Urzędu z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem niezgodności;
2) poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym zawierającym wykaz dowodów źródłowych
składających się na saldo z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności;
3) poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną.
6. W przypadku gdy nie otrzymano zwrotu potwierdzenia salda, wtedy saldo podlega weryfikacji.
7. W skład zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji nie mogą wchodzić osoby materialnie
odpowiedzialne oraz pracownicy Wydziału Budżetowo - Księgowego i Wydziału OrganizacyjnoPrawnego prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników.
§ 10
1. Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych należy dokonywać do 15 stycznia 2014
roku.
2. Sporządzenie i przedłożenie protokołu przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej z
przeprowadzonej inwentaryzacji metodą spisu z natury wraz z wnioskiem, co do sposobu rozliczenia
różnic inwentaryzacyjnych należy przedłożyć w terminie do 31 stycznia 2014 roku.
3. Protokół oraz wnioski podlegają uprzednio zaopiniowaniu (potwierdzeniu) przez Skarbnika, a w
przypadku wniosku o obciążenie pracownika opinię swoją winien wyrazić radca prawny.
4. Decyzja Burmistrza w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podlega ewidencji w księgach
rachunkowych 2013 roku.
§ 11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega opublikowaniu w BIP Urzędu Miasta Lubań.
Burmistrz Miasta Lubań
Arkadiusz Słowiński
3
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 191/2013
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 25 listopada 2013 r.
PLAN INWENTARYZACJI ZA 2013 ROK
Lp
Przedmiot inwentaryzacji
Termin przeprowadzenia
inwentaryzacji Rok
2013/2014
3
od 01.12.2013
do 15.01.2014
1
1.
2
Należności i zobowiązania
publiczno – prawne, sporne i
wątpliwe
2.
Należności i zobowiązania
wobec pracowników
od 01.12.2013
do 15.01.2014
3.
Należności i zobowiązania z
wyłączeniem publiczno –
prawnych i spornych.
od 01.12.2013
do 15.01.2014
4.
Rezerwy i przychody
przyszłych okresów
od 01.12.2013
do 15.01.2014
5.
Zakładowy Fundusz
od 01.12.2013
Rodzaj, forma, metoda, technika
inwentaryzacji.
4
Weryfikacja poprzez porównanie
zapisów w księgach z pozwami
sądowymi, wyrokami sądowymi,
analiza korespondencji z dłużnikami,
analiza spraw z repertorium
prowadzonym przez radcę prawnego.
Weryfikacja – porównanie stanów
księgowych z odpowiednimi
dokumentami.
W drodze potwierdzenia sald.
Weryfikacja poprzez porównanie
figurujących w księgach danych z
odpowiednimi dokumentami
stanowiącymi podstawę ich zapisu w
księgach.
Weryfikacja – sprawdzenie
Osoba lub komórka
organizacyjna odpowiedzialna
za aktywa lub pasywa
5
Ewa Krawczenko,
Grażyna Bokłak,
Katarzyna Cimosz,
Renata Klecha - Waszczyk,
Małgorzata Zatoka,
Władze Szarłan,
Małgorzata Nachrebecka
Grażyna Bokłak,
Katarzyna Pomorska.
Ewa Krawczenko,
Grażyna Bokłak,
Małgorzata Nachrebecka,
Renata Klecha – Waszczyk,
Katarzyna Cimosz,
Teresa Bukowska,
Małgorzata Zatoka,
Władze Szarłan
Grażyna Bokłak,
Renata Klecha – Waszczyk,
Katarzyna Pomorska
4
Świadczeń Socjalnych
do 15.01.2014
6.
Środki trwałe ujęte w
ewidencji ilościowej
od 01.12. 2013
do 15.01.2014
7.
Wartości niematerialne i
prawne
od 01.12. 2013
do 15.01.2014
8.
Środki trwałe ujęte w
ewidencji ilościowo wartościowej
9.
Druki ścisłego zarachowania:
- arkusze spisu z natury,
- druki opłaty targowej,
- druki opłaty pozatargowej,
- druki biletów
parkingowych,
- zezwolenia na
wykonywanie krajowego
zarobkowego przewozu osób
taksówką osobową (licencja),
- zezwolenie na
wykonywanie regularnych
przewozów osób w
krajowym transporcie
drogowym,
od 01.12.2013
do 15.01.2014
w dniu 31.12.2013
zgodności z przepisami i
poprawności ujętych zmian w stanie
funduszu
Spis z natury – sprawdzenie
prawidłowości zapisów w księdze
inwentarzowej z dokonanym spisem
z natury.
Weryfikacja – sprawdzenie
wysokości i terminowości odpisów
umorzeniowych, prawidłowości i
zgodności prowadzonej ewidencji w
Wydziale Budżetowo - Księgowym i
Organizacyjno – Prawnym,
weryfikacja prowadzonych kartotek
ze stanem rzeczywistym.
Weryfikacja – sprawdzenie
zgodności z prowadzoną ewidencją,
weryfikacja prowadzonych kartotek
ze stanem rzeczywistym
Spis z natury wobec osoby
materialnie odpowiedzialnej
Maria Chorosza
Członkowie Zespołów
Spisowych
Katarzyna Pomorska,
Maria Chorosza,
Informatycy.
Katarzyna Pomorska,
Członkowie Zespołów
Spisowych,
Osoby materialnie
odpowiedzialne.
Maria Chorosza,
Członkowie Zespołów
Spisowych,
5
10.
11.
12.
13.
14.
- zezwolenie na
wykonywanie regularnych
specjalnych przewozów osób
w krajowym transporcie
drogowym.
Druki ścisłego zarachowania
– czeki gotówkowe
Krótkoterminowe papiery
wartościowe i inne środki
pieniężne
Umorzenie środków trwałych
i pozostałych środków
trwałych
oraz wartości
niematerialnych i prawnych
Stan rachunków bankowych i
stan kredytów
Obligacje
w dniu 31.12.2013
Spis z natury wobec osoby
materialnie opowiedzialnej
od 31.12.2013
do 15.01.2014
Weryfikacja – sprawdzenie ich
późniejszego wpływu na właściwe
konta
Weryfikacja – poprzez sprawdzenie
wysokości stawek umorzeniowych,
wysokości umorzeń, porównanie
stanu księgowego z prowadzoną w
tym zakresie ewidencją.
W drodze uzyskania potwierdzenia
sald.
W drodze weryfikacji – poprzez
porównanie sald kont analitycznych
z dokumentami źródłowymi
(informacją z Banku).
1)Spis z natury w obecności osób
materialnie odpowiedzialnych i
rozliczenie stanu paliwa;
2) Spis z natury w obecności osób
materialnie odpowiedzialnych
od 31.12.2013
do 15.01.2014
od 01.12.2013
do 15.01.2014
od 01.12.2013
do 15.01.2014
1)w dniu 31.12.2013
2) w dniu 31.12.2013
16.
Nie zużyte materiały:
1)paliwo w samochodach
służbowych,
2) nie zużyte materiały
odpisane w koszty w dniu
zakupu
Obce składniki majątku
od 01.12.2013
do 31.12.2013
Spis z natury na odrębnych
arkuszach spisowych,
poinformowanie właściciela o
wynikach spisu poprzez doręczenie
arkuszy spisowych.
17.
Powierzone innym
od 01.12.2013
Weryfikacja poprzez potwierdzenie
15.
Ewa Krawczenko,
Członkowie Zespołów
Spisowych,
Małgorzata Zatoka
Ewa Krawczenko,
Grażyna Bokłak.
Katarzyna Pomorska
Grażyna Bokłak,
Małgorzata Zatoka
Małgorzata Zatoka
1)Eugeniusz Kmieć,
Członkowie Zespołu Spisowego,
Maria Chorosza,
2)Kierownicy komórek
organizacyjnych, Członkowie
Zespołu Spisowego,
Członkowie Zespołów
Spisowych, Kierownicy
wszystkich komórek
organizacyjnych Urzędu, w tym
Referat Zarządzania
Kryzysowego.
Katarzyna Pomorska
6
jednostkom składniki
aktywów
do 31.12.2013
18.
Środki trwałe
od 01.12.2013
do 15.01.2014
19.
Fundusze
od 01.12.2013
do 15.01.2014
20.
Grunty i drogi stanowiące:
- własność miasta,
- własność Skarbu Państwa.
od 01.12.2013
do 15.01.2014
21.
Inwestycje (środki trwałe w
budowie)
od 01.12.2013
do 15.01.2014
22.
Należności i zobowiązania z
wyłączeniem
publicznoprawnych i
spornych osób fizycznych nie
prowadzących działalności
gospodarczej (nie
podlegające potwierdzeniu
sald)
od 01.12.2013
do 15.01.2014
stanów inwentaryzacji danej
jednostki z prowadzoną w tym
zakresie ewidencją
Weryfikacja poprzez porównanie
stanów księgowych i ewidencyjnych
z odpowiednimi dokumentami
Weryfikacja poprzez porównanie
stanów księgowych z odpowiednimi
dokumentami (sprawdzenie
poprawności ujętych zmian w stanie
funduszy)
Weryfikacja zgodności ewidencji
prowadzonej w Wydziale Budżetowo
- Księgowym z odpowiednią
dokumentacją będącą w posiadaniu
w Wydziale Gospodarki Gruntami
Nieruchomościami i Rolnictwa.
Weryfikacja zgodności ewidencji
prowadzonej w Wydziale Budżetowo
- Księgowym.
Weryfikacja – poprzez porównanie
figurujących w księgach danych z
odpowiednimi dokumentami
stanowiącymi podstawę ich zapisu w
księgach.
Referat Zarządzania
Kryzysowego
Katarzyna Pomorska
Grażyna Bokłak,
Katarzyna Pomorska.
Katarzyna Pomorska,
Pracownicy Wydziału GGiNR
Katarzyna Pomorska
Grażyna Bokłak,
Katarzyna Cimosz,
Renata Klecha – Waszczyk,
Teresa Bukowska,
Małgorzata Zatoka,
Władze Szarłan,
Małgorzata Zatoka,
Zdzisława Kocur,
Małgorzata Nachrebecka.
7
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 191/2013
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 25 listopada 2013r
WYKAZ ZESPOŁÓW SPISOWYCH POWOŁANYCH W CELU
PRZEPROWADZENIA SPISU Z NATURY SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH
Lp.
1
Pole spisowe
Nazwa
2
Nr
3
Spis na dzień
Termin
od - do
4
5
Skład zespołu
spisowego (funkcję,
imię i nazwisko)
6
Przewodniczący …….
Członek ……………..
Członek ……………..
Przewodniczący …….
Członek ……………..
Członek ……………..
Przewodniczący …….
Członek ……………..
Członek ……………..
………………….
( data)
………………………………….
( Burmistrz)
8