pobierz

A/1
Sprawozdanie z prac grupy A
W dniu 30 czerwca 2015 roku obyło się pierwsze
spotkanie grupy roboczej „A”. W ramach projektu
„Nowy
Wymiar
Konsultacji”.
Projekt
został
dofinansowany ze środków Europejskiego Obszaru
Gospodarczego oraz realizowany jest we współpracy
z Urzędem Miasta Olsztyna.
Prowadzącymi
spotkanie
były
Monika
osób, zrekrutowanych spośród osób angażujących
w
lokalną
społeczność
oraz
osób
z doświadczeniem w zakresie konsultacji społecznej
w
Olsztynie.
Grupa
składała
się
z
10:00 – 10:10 Informacja o projekcie
oraz najbliższych działaniach
Hausman-
Pniewska i Paula Gębicka. Udział w nim wzięło 19
się
Harmonogram spotkania:
aktywnych
10:10 – 10:40 Przedstawienie się
uczestników
10:40 – 12:00 Zbadanie oczekiwań
grupy
12:00 – 12:15 Przerwa
mieszkańców, członków Rad Osiedli, pracowników
Urzędu Miasta Olsztyna zaangażowanych w proces
konsultacyjny, aktywnych działaczy Uniwersytetu III
Wieku
oraz
przedstawicieli
organizacji
pozarządowych z Olsztyna. Celem spotkania było
zbadanie oczekiwań grupy roboczej dotyczące całego
cyklu oraz wypracowanie wizji wzorcowego procesu
konsultacji społecznych na wybranych przykładach.
12:15 – 14:00 Praca w grupach Proces konsultacyjny
Spotkanie pierwsze
Spotkanie rozpoczął Mateusz Kryżba, koordynator projektu, który przedstawił
harmonogram spotkań grup roboczych. Kolejnym etapem było przedstawienie się
uczestników
grupy,
którzy
pracować
będą
nad
standardami
konsultacji
społecznych. Grupa robocza składa się z osób o różnym wieku, pochodzących z
różnych części miasta oraz pracujących w różnych obszarach. Jest to duży zasób
grupy, która współpracować będzie ze sobą w trakcie kolejnych spotkań. Każda
osoba
jest
spowodowało
aktywnie
dużą
zaangażowana
motywację
w
życie
uczestników
do
społeczności
uczestniczenia
lokalnej,
w
co
procesie
grupowym.
W trakcie badania oczekiwań grupy, uczestnicy odnieśli się do trzech głównych
obszarów prowadzenia konsultacji społecznej:
dobór odpowiednich kanałów
informacji, formy prowadzenia oraz sposoby ewaluacji. Ważnym aspektem była
analiza potrzeb mieszkańców, również dokładna diagnoza dotychczasowych
instrumentów konsultacji. Uczestnicy oczekują, ze w trakcie odbytych spotkań
poruszone zostaną aspekty związane z ewaluacją metod prowadzenia konsultacji
oraz ukazane zostaną dotychczasowe dobre praktyki. Oczekiwania grupy odnosiły
się do obszarów związanymi z dialogiem i współpracą wśród mieszkańców i
pracownikami Urzędu Miasta. Oczekiwanie uczestników kładły również nacisk na
takie aspekty jak zwiększanie zaangażowania i motywowanie mieszkańców do
uczestniczenia w konsultacjach społecznych, który to tematem będzie zajmować
się druga grupa robocza „B”.
W drugiej części spotkania uczestnicy pracowali w trzech grupach nad wizją
idealnego procesu konsultacji społecznych. Przedmiotem konsultacji zostały
wybrane trzy tematy: nowa linia tramwajowa, park osiedlowy oraz Olsztyńskie
Lato Artystyczne.
Pierwsza
grupa
omawiała
temat
konsultacji
społecznych
dotyczących
Olsztyńskiego Lata Artystycznego. Grupa podkreśliła istotę przygotowań do
spotkań z mieszkańcami. W pierwszym etapie do wiadomości publicznej powinna
zostać
umieszczona
informacja
do
wiadomości
publicznej
dotycząca:
harmonogramu, budżet, proponowanych narzędzi i metod prowadzenia oraz
osoby prowadzącej konsultacje społecznej. Ważnym aspektem jest dotarcie
różnymi kanałami informacji i podanie tej informacji stosunkowo wcześnie.
Kolejnym etapem jest sam proces konsultacji, na którego formę i przebieg duży
wpływ powinni mieć mieszkańcy. Ważnym elementem poruszonym przez tą
grupę, było opracowanie raportu z konsultacji społecznych, który powinien zostać
również udostępniony publicznie.
Druga grupa dyskutowała nad tematem konsultacji społecznych na przykładzie
zagospodarowania parku osiedlowego. Grupa ta rozpoczęła przygotowania do
spotkań konsultacyjnych od zebrania z Radą Osiedla, w trakcie którego zostanie
podany zakres tematyczny, prośba o wsparcie w przygotowywaniach do procesu
konsultacyjnego
oraz
wskazanie
osób,
które
byłyby
zainteresowane
współuczestniczenie w procesie konsultacyjnym jako liderzy. W trakcie kolejnego
spotkania z
liderami zostaną omówione
następujące
aspekty konsultacji:
miejsce, data i godzina, metodyka spotkań (treść, harmonogram, formy i
narzędzia) oraz podział obowiązków pomiędzy koordynatorem a liderami. Druga
grupa
również
podkreśliła
wartość
ewaluacji
całego
procesu
konsultacji
społecznych.
Ostatnia grupa pracowała nad tematem powstania nowej linii tramwajowej.
Zostały wymienione kolejne kroki w trakcie planowanie i realizacji konsultacji
tego tematu:
1. Diagnoza stanu faktycznego za pomocą: dokumentów, inforgrafik, zaleceń.
2. Zebranie wniosków z opiniami mieszkańców.
3. Koncepcja
techniczna
udostępniona
publicznie
na
platformie
konsultacyjnej.
4. Konsultacje społeczne – cykl spotkań.
5. Projekt nowej linii tramwajowej.
Trzecia grupa również podkreśliła wagę udostępniania raportów mieszkańcom w
trakcie trwania procesu konsultacji. Jedną z metod może być umieszczenie
nagrań, również audycji na żywo.
Efektem pracy trzech grup było wskazania najważniejszych elementów w trakcie
przygotowywania i realizacji konsultacji społecznych. Po pierwszy spotkaniu
uczestnicy podkreślili, że zaangażowanie i aktywność w trakcie spotkania było
jego ważną częścią. Uwagi innych uczestników dotyczące konsultacji wpłynęły
pozytywnie na doświadczenia innych uczestników grupy. Ważnym elementem
było również omówienie etapu „przedkonsultacyjnego” oraz kolejnych etapów
procesu partycypacyjnego.
Uczestnicy wskazali na następujące ważne aspekty dotyczące kolejnych spotkań:
1. Jasny harmonogram spotkania.
2. Więcej pracy w mniejszych grupach.
3. Zachowanie niezmiennej grupy uczestników w trakcie całego procesu.
4. Wypracowanie standardów konsultacji, głównie form konsultacji.
5. Prowadzenie spotkań dla trudnej grupy.
Sprawozdanie opracowała: Paula Gębicka