Procedura weryfikacji, czy roboty, usługi/ lub dostawy, za które jest

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 5114/2014
Prezydenta Miasta Radomia z dnia 2 lipca 2014 r.
Procedura weryfikacji, czy roboty, usługi/ lub dostawy, za które jest dokonywana
płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową
Procedura dotyczy pracowników Wydziału Inwestycji Urzędu Miejskiego w Radomiu/ osób
wchodzących w skład Jednostki Realizującej Projekt (jeżeli powołanie JRP było elementem
struktury zarządzania projektem), zwanych dalej „pracownikami Wydziału”, zgodnie
z przypisanymi im zakresami zadań.
Przebieg procedury:
1. Realizacja umów zawartych dla zadań objętych zakresem projektu nadzorowana jest
przez pracowników Wydziału, a w przypadku robót budowlanych może być nadzorowana
dodatkowo przez uprawnionego Inspektora Nadzoru Inwestorskiego (Inspektorów
Nadzoru Inwestorskiego), dalej „Inspektora”.
2. Wszystkie roboty budowlane wykonywane przez Wykonawcę, w szczególności ich jakość
i zgodność z dokumentacją projektową, kontrolowane są na bieżąco przez Inspektora
oraz pracowników Wydziału. Inspektor potwierdza wykonanie przez Wykonawcę zakresu
robót dokonując wpisów do dziennika budowy oraz zatwierdzając protokół odbioru
wykonanych robót.
3. Bieżącą kontrolę robót i realizowanych w ich zakresie dostaw wykonują Inspektor
i pracownicy Wydziału, lub w przypadku braku Inspektora - pracownicy Wydziału. Bieżącą
kontrolę dostaw i usług wykonują natomiast pracownicy Wydziału. Sprawdzają oni, czy
dostarczone materiały, wykonane roboty i świadczone usługi odpowiadają wymaganiom
określonym w umowie, zwracając szczególną uwagę na jakość, terminowość realizacji
i zgodność z harmonogramem rzeczowo-finansowym.
4. W przypadku niespełnienia przez Wykonawcę wymagań określonych w umowie, Inspektor
zgłasza zastrzeżenia Wykonawcy oraz informuje o nich pracowników Wydziału, w celu
wyjaśnienia rozbieżności oraz uzgodnienia dalszego trybu postępowania. W przypadku
dostaw i usług nadzorowanych przez pracowników Wydziału, wszelkie zastrzeżenia
pracownicy zgłaszają Wykonawcy.
5. Jeżeli niezgodność nie może być usunięta we wskazanym terminie, Dyrektor Wydziału
Inwestycji wstrzymuje odbiór robót/ dostaw/ usług do czasu zrealizowania przez
Wykonawcę robót/ dostaw/ usługi zgodnie z umową i harmonogramem rzeczowofinansowym.
6. Odbioru częściowego robót budowlanych dokonuje Inspektor lub w przypadku, gdy
Inspektor nie nadzoruje wykonania robót budowlanych – pracownicy Wydziału. Odbiór
wykonanych robót budowlanych potwierdzany jest protokołem częściowego odbioru
wykonanych robót, który podpisuje Inspektor, lub w przypadku braku Inspektora–
pracownicy Wydziału.
7. Odbioru końcowego robót budowlanych dokonuje Komisja odbiorowa, w skład której
wchodzą m.in. pracownicy Wydziału i przedstawiciel użytkownika, przy udziale Inspektora
i przedstawicieli Wykonawcy. Odbiór wykonanych robót budowlanych potwierdzany jest
protokołem końcowego odbioru wykonanych robót, który podpisują członkowie tej
komisji.
8. Odbioru częściowego i końcowego dostaw i usług dokonują pracownicy Wydziału. Jeżeli
umowa przewiduje protokolarny odbiór dostaw i usług - protokół odbioru podpisują
pracownicy Wydziału.
9. Protokół odbioru robót/ dostaw/ usług jest podstawą do wystawienia faktury przez
Wykonawcę.
10. Realizacja umowy od strony finansowej nadzorowana jest przez pracowników Wydziału
poprzez sprawdzenie, czy wystawione przez Wykonawcę faktury, stanowiące podstawę
dokonania zapłaty za wykonane roboty/ dostawy/ usługi, są zgodne z umową
i harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz protokołem odbioru wykonanych robót/
dostaw/ usług. Na dokumentach stanowiących podstawę dokonania zapłaty umieszcza
się potwierdzenie wykonania robót/ dostaw/ usług oraz procentowe ich zaawansowanie.
11. Dokonywanie kontroli dokumentów księgowych przebiega zgodnie z obowiązującą
„Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim
w Radomiu”.