Warsztaty_20080415_Zarzadzanie projektem - KPK

Warsztaty Szkoleniowe dla Polskich Platform
Technologicznych z obszaru ICT
Warszawa, 15 kwietnia 2008
Zarządzanie
projektem europejskim
Doświadczenia z uczestnictwa w projektach
jako partner i jako koordynator
Małgorzata Gliniecka
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
Plan Prezentacji
1. Obowiązki koordynatora
na etapie przygotowania projektu
na etapie składania projektu
na etapie negocjacji
na etapie realizacji projektu
po zamknięciu projektu
2. Obowiązki partnera
Organizacja koordynująca
Kryteria, jakie musi spełniać:
Doświadczenie w prowadzeniu międzynarodowych projektów
badawczych
Organizacja wcześniej uczestnicząca w projektach jako partner
Organizacja, która ma odpowiedniego menagera projektu (Project
Manager) – dobra znajomość języka angielskiego, odpowiednio
zmotywowany, dobrze zorganizowany, systematyczny
Organizacja mająca wiedzę w formalnych aspektach uczestnictwa w
projektach
Organizacja, która ma odpowiedni zespół wspierający menagera (w
sprawach administracyjnych, finansowych i prawnych)
Organizacja działająca od wielu lat
Finansowo stabilna
KE raczej nie przyznaje projektów organizacjom nie mającym
doświadczenia w Programach Ramowych
Obowiązki koordynatora
Na etapie przygotowania wniosku
Wybór odpowiednich partnerów
Przygotowanie wniosku
Kontakty z partnerami
Przygotowanie dobrego budŜetu projektu
Ustalenie nakładu pracy niezbędnego do wykonania projektu (osobomiesiące)
Zebranie informacji od partnerów o stawkach osobomiesiąc (kaŜda organizacja
ma swoje stawki)
Podział pracy na partnerów (róŜne koszty osobomiesiąca)
Oszacowanie innych wydatków (aparatura, podróŜe, materiały itp.)
Obowiązki koordynatora
Na etapie przygotowania wniosku
Poszukiwanie odpowiednich partnerów (Partner Search):
Konsorcjum dobrze zbalansowane (partnerzy z przemysłu, instytutów
badawczych, uczelni wyŜszych, z róŜnych krajów członkowskich)
Partnerzy muszą się uzupełniać
Partnerzy muszą mieć odpowiednie doświadczenie w danej dziedzinie
Partnerzy muszą mieć doświadczenie w uczestnictwie w projektach
badawczych
Partnerzy finansowo stabilni
Partnerzy wiarygodni
Dobieranie odpowiednich partnerów
(Partner Search)
Znajdź swego partnera poprzez:
Wśród swoich dotychczasowych partnerów biznesowych
Wśród partnerów z innych projektów
Uczestnictwo w Dniach Informacyjnych/ warsztatach konsultacyjnych
organizowanych w Brukseli
Uczestnictwo w Europejskich Platformach Technologicznych
Sieć Krajowych Punktów Kontaktowych (National Contact Point)
Poprzez mechanizm Partner Search projektu IDEALIST (tylko dla ICT):
http/www.ideal-ist.net
Bazę CORDIS
Obowiązki koordynatora
Na etapie składania wniosku
Rejestracja w systemie EPSS (Electronic Proposal Submission
System)
swojej organizacji
partnerów
Po rejestracji – mail z loginem i hasłem (inne dla koordynatora, inne
dla partnerów)
Podanie partnerom haseł dostępu do strony w systemie
Po zalogowaniu, moŜna wypełniać część A (Part A) – dane formalne
projektu, poszczególnych partnerów, budŜet oraz część B
(merytoryczny opis projektu) – zgodnie z Guide for Applicants
Wysłanie wniosku (submission of proposal)
Brak konieczności wysyłki wniosku w formie papierowej
Przykładowy formularz
Przykładowy formularz
Obowiązki koordynatora
Na etapie negocjacji:
Poinformowanie partnerów o terminie negocjacji
Przygotowanie do negocjacji – zgodnie z wytycznymi KE zawartymi w
piśmie Framework for Negotiation
Kontakty z Komisją/ przyszłym oficerem projektu
Zaproszenie partnerów (wszystkich lub tylko kluczowych) do
uczestnictwa w negocjacjach
Negocjacje warunków/ uzgodnienie sposobu realizacji projektu
Ewentualne poprawki w Technical Annex
Równolegle - przygotowanie umowy konsorcjalnej Consortium
Agreement
Organy decyzyjne (np.: Technical Board, Executive Commitee, General Assembly)
Przekazywanie/ wstrzymanie płatności
Zarządzanie prawami własności intelektualnej
Ew. wyrzucenie partnera z projektu
Komunikacja w ramach konsorcjum
Podejmowanie decyzji
Sposób rozwiązywania konfliktów i sporów
Obowiązki koordynatora
Na etapie negocjacji:
Wypełnienie Grant Agreement Preparation (GPF) Forms
Grant Agreement Preparation Forms (GPF) wypełnia się on-line
poprzez narzędzie zwane NEF (Negotiation Facility)
Szczegółowe informacje dot. wypełniania GPF zawarte są w liście od
KE zapraszającym na negocjacje
Organizacje, które nie zostały „zwalidowane” muszą dokonać
„walidacji” – dostarczyć komplet dokumentów do KE
Obowiązki koordynatora
Na etapie negocjacji:
Wypełnienie Grant Agreement Preparation (GPF) Forms
Formularze GPF zawierają informacje wcześniej podawane przy
składaniu wniosku – składają się z formularza A1, A2, A3, i A4 1. A1
General Information and Abstract
A2 .1, A2.2. A2.3, A2.4, oraz A2.5 Informacje o partnerach
A2.6 Data Protection and Coordination Role
A3.1 i A3.2 Informacje finansowe projektu (Financial information on the
project)
A4 Informacje bankowe koordynatora (Coordinators bank information)
Partnerzy wypełniają tylko: A2, A2.1 – A2.5 oraz A3.1.
Koordynator wypełnia resztę formularzy.
WaŜne!
WaŜne!
Obowiązki koordynatora
Na etapie negocjacji:
Koordynator otrzymuje wytyczne – punkty, które będą omawiane
podczas negocjacji
Otrzymuje równieŜ propozycje terminów i miejsca negocjacji
Negocjacje odbywają się zazwyczaj w Brukseli lub Luksemburgu
W przypadku małych projektów jest tylko jedno spotkanie
negocjacyjne, reszty dopełnia się droga elektroniczną
Na negocjacje koordynator powinien mieć przygotowane następujące
dokumenty:
Wstępną wersję Technical Annexu (zazwyczaj jest to wniosek złoŜony uprzednio
do KE)
Wypełnione i podpisane formularze GPF (od wszystkich partnerów)
Szkic Consortium Agremment (porozumienie między partnerami)
Obowiązki koordynatora
Na etapie realizacji projektu:
Podpisanie Grant Agreement z EC – rozpoczęcie realizacja projektu
Organizacja kick-off-meeting
Przelewy pieniędzy otrzymanych od KE na konta partnerów
Kierowanie pracą w ramach projektu/monitorowanie wyników projektu
Pilnowanie terminów realizacji pracy i wysyłki raportów
Wysyłka raportów do KE
Inicjowanie i prowadzenie spotkań roboczych z partnerami
Przygotowanie szkieletów raportów (tzw. template”)
Odpowiedzi na pytania partnerów
Kontakty z partnerami i oficerem projektu
Rozwiązywanie problemów/ podejmowanie decyzji
Odpowiednia promocja projektu
Kontakty z innymi projektami/koordynatorami projektów
Obowiązki koordynatora
Na etapie realizacji projektu:
WaŜne decyzje (za aprobatą/ lub bez aprobaty konsorcjum) – zgodnie z
Grant Agreement i Umową konsorcjum:
Usunięcie partnera z projektu/przyjęcie nowego partnera
Wstrzymanie płatności
Organizacja spotkań roboczych z partnerami i oficerem (czas/miejsce)
Wykonanie przez partnerów dodatkowych zadań (za zgoda partnera)
ZłoŜenie wniosku o przedłuŜenie projektu (do oficera)
Obowiązki koordynatora
Na etapie realizacji projektu:
Raporty związane z zarządzaniem konsorcjum (Management )
Po pierwszym okresie raportowania (w ciągu 60 dni):
Periodic Activity Report
Periodic Management Report
Financial Statement (Form C)
Na koniec trwania projektu (w ciągu 60 dni):
Final Management Report
Final Activity Report
Publishable Final Activity Report
Final Plan for using and disseminating the knowledge
Audit Certificates (dostarczone przez kaŜdego partnera)
Obowiązki koordynatora
Po zamknięciu projektu:
Final Review Meeting
Spotkanie zamykające/ podsumowujące projekt
Z udziałem Oficera Projektu oraz 2 zewnętrznych ekspertów ( niezaleŜni)
Miejsce – do uzgodnienia z oficerem projektu
Oficer moŜe sobie zaŜyczyć udziału wszystkich partnerów z projektu
Podsumowanie wyników projektu
Przed Final Review naleŜy przesłać do Oficera oraz ekspertów wszystkie
„Deliverable” oraz pozostałe raporty związane z Zarządzaniem (przynajmniej
wersje robocze tych dokumentów”)
Koszty związane z wyjazdem na Final Review Meeting będą kwalifikowane, gdy to
spotkanie odbędzie się w ciągu 60 dni od daty formalnego zamknięcia projektu.
Warunek: dostarczone dokumenty.
W praktyce najlepiej zorganizować Final Review Meeting krótko po formalnym
zakończeniu projektu tak, byśmy mieli czas na zebranie ostat5ecznych raportów
finansowych uwzględniających równieŜ koszty podróŜy na to spotkanie.
!!!
!!!
Obowiązki koordynatora
Po zamknięciu projektu:
Ostateczne merytoryczne i finansowe zamknięcie projektu
Odpowiedzi na pytania oficera dotyczące raportów
Przekazanie do partnerów ostatniej transzy
Przechowywanie dokumentów projektowych przez 5 lat
"Coordinators
"Coordinators have
have no
no
Additional
Additional Rights
Rights in
in aa
Consortium,
Consortium, only
only
Additional
Additional Obligations„
Obligations„
Obowiązki partnera
Na etapie przygotowywania wniosku:
Podać koordynatorowi stawkę za osobomiesiące
Negocjować liczbę osobomiesięcy
Dokładnie czytać zapisy w Technical Annexie, szczególnie odnośnie:
Wiedzy istniejącej w konsorcjum
Przyznanego nam budŜetu
Praw własności intelektualnej
Wykorzystania Rezultatów projektu
Pracy, jaką mamy wykonać w projekcie
NaleŜy
NaleŜykoniecznie
koniecznie
przeczytać
przeczytaćcały
cały
Technical
TechnicalAnnex
Annex
Obowiązki partnera
Na etapie składania wniosku:
Wypełnić dokładnie formularze A2 .1, A2.2. A2.3, A2.4, oraz A2.5
Obowiązki partnera
Na etapie negocjacji:
Przed negocjacjami wypełnić dokładnie formularze GPF
Mogą uczestniczyć w spotkaniu negocjacyjnym
Współtworzyć Consortium Agreement
Obowiązki partnera
Na etapie realizacji projektu:
Realizować zadania związane z projektem
Uczestniczyć w spotkaniach konsorcjum
Na czas przygotowywać raporty
Kontaktować się z koordynatorem – odpowiadać na emaile/ odbierać
telefony
Być otwartymi na rozwiązywanie problemów, a nie ich stwarzanie
Nie mogą osobiście kontaktować się z oficerem
Nie mogą robić czegoś nielegalnie
Obowiązki partnera
Na etapie zamykania projektu:
Dostarczyć raporty końcowe
Dostarczyć raporty finansowe Financial Statement (Form C)
Uczestniczyć w Final Review Meeting (jeśli zaŜąda tego oficer i
koordynator)
Dziękuję za uwagę i Ŝyczę powodzenia
w prowadzeniu i realizacji
projektów europejskich
Małgorzata Gliniecka
e-mail: [email protected]
Tel.: (48 22) 828 74 83
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
ul. świrki i Wigury 81
02-091 Warszawa
tel: 0 22 828 74 83
fax: 0 22 828 53 70
e-mail: [email protected]