Załącznik nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Nr 69.2012 z dnia 30

Załącznik nr 2
do Zarządzenia Burmistrza Nr 69.2012
z dnia 30 października 2012 r.
INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
W URZĘDZIE GMINY
BRWINÓW
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1.
Podstawa prawna.
Na podstawie art. nr 10 ustawy z dnia 29 września z 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity
Dz. U. Nr 152 poz. 1223 z 2009 r.) ustalam następujący tryb obiegu dokumentów księgowych.
§ 2.
1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Urzędzie
Gminy Brwinów.
2. Dokumentacja finansowo-księgowa stanowi zbiór właściwie sporządzonych dokumentów
(dowodów księgowych), odzwierciedlających treść operacji i zdarzeń gospodarczych,
podlegających ewidencji księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo
określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien on zawierać określone elementy
niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej lub
zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.
II. ZASADY PRZYGOTOWANIA, OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWOKSIĘGOWYCH
§ 3.
1. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami
księgowymi.
2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub
finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy
stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.
3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji:
kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia,
zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub
bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych
(wycenionych metodami pośrednimi) - w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania
należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i
różnych rozliczeń wartościowych.
4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.
5. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności oraz
prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach.
W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być
on sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.
§ 4.
1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:
a. dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w
danym miejscu i czasie),
b. trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub
wyblaknięciu z upływem czasu),
c. rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny),
d. kompletność danych (na dowodzie księgowym dane muszą być kompletne, zawierające co
najmniej te elementy, o których mówi art. 21 ustawy o rachunkowości),
e. jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym
dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub
jednorodne),
f. chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego
samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno
antydatować dowodów księgowych),
g. systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego
rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),
h. identyfikacyjność każdego dowodu księgowego, polega na powiązaniu dokumentów
kosztowych, przychodowych z wyciągiem bankowym w systemie komputerowym,
i. poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa
i niniejszą instrukcją),
j. poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa)
k. poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i
zasadami matematyki),
l. podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub
podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej), wg tej cechy stosuje
się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy.
§ 5.
Dowód finansowo-księgowy winien spełniać następujące funkcje :
a. funkcja „dokumentu” - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w
rozumieniu prawa,
b. funkcja dowodowa - opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście
nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym,
c. funkcja księgowa - jest podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w księgach
rachunkowych,
d. funkcja kontrolna - pozwala na kontrolę źródłową dokonanych operacji gospodarczych i
finansowych.
§ 6.
1.
•
•
•
2.
•
•
•
Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:
zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów rachunkowych mogą
być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów
zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo
wymienione,
korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych
zewnętrznych, sprostowania zapisów lub stornowań,
zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego
(dowody „pro forma”),
2
•
rozliczeniowe – „polecenie księgowania” ujmujące dokonane już zapisy według nowych
kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania
błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.).
3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów
źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych
dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno
stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy
opodatkowane podatkiem od towarów usług (VAT).
4. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów
księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu
prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić
również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod
warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną
postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła
pochodzenia każdego zapisu.
§ 7.
1. Prawidłowo sporządzony dowód finansowo-księgowy powinien:
• zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie
(piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu,
poprawieniu lub uzupełnieniu,
• być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone
pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,
• mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem,
• być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów
rachunkowych, kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami prawa i
wynikające z operacji, którą dokumentuje,
• zawierać podpisy stron uczestniczących w operacji gospodarczej, pieczątki i autentyczne
daty,
• posiadać kolejną numerację, która powinna być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana
chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych zasad numerowania dowodów
księgowych,
• w przypadku dowodów księgowych zbiorczych być sporządzony na podstawie prawidłowo
wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym
prawidłowo wymienione,
• pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania.
2. Korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie
zewnętrznym obcym może być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie
kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem.
3. Błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej
treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby
upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. Nie
należy poprawić pojedynczych liter lub cyfr.
4. Sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być
zgodne z przepisami ustawy o VAT i przepisami wykonawczymi do tej ustawy,
5. Stosowanie skrótów i symboli w dowodzie księgowym jest dopuszczalne pod warunkiem, że są
to skróty i symbole powszechnie znane.
6. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, Skarbnik wskazuje, który z nich
będzie podstawą dokonania zapisu.
§ 8.
1.
Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
3
•
określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu
lub kodu),
• określenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na
dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy,
usługodawcy),
• opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe – określoną także w jednostkach
naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub
finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach
naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT – wyszczególnienie
stawek i wysokości podatków od towarów i usług,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
sporządzenia dowodu w przypadku zapłaty zaliczkowej, również datę otrzymania zaliczki,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach
VAT, rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko
i podpis osoby wystawiającej dokument oraz nazwisko imię i podpis osoby uprawnionej do
odbioru dokumentu (dotyczy faktury VAT lub faktury korygującej,
• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez
wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz
z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w
akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont),
• numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie
rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny
dowód),
• dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości
na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej.
Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że
przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim
wydrukiem.
2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego,
przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem
zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi
ustalenie tych osób. Podpisy na emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
mechanicznie.
3. Dowody księgowe muszą być:
• rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
• kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1
• wolne od błędów rachunkowych.
4. Ogólny schemat dowodu finansowo-księgowego stanowi załącznik 1 do niniejszej instrukcji.
§ 9.
W Urzędzie funkcjonują następujące rodzaje dowodów finansowo-księgowych:
1.
Dowody bankowe:
•
bankowe dowody wpłaty i wypłaty – wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości
egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym. Dowód wpłaty wypełnia osoba dokonująca
wpłaty w trzech egzemplarzach (przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale
banku). Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym
kopie z bankowym dowodem wpłaty,
•
polecenie przelewu – stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia
jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego. Podstawą do wystawienia
powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu wystawia
pracownik księgowości w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu
przez upoważnione osoby, składa w banku. Po zrealizowaniu przelewu jednostka
otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz (odcinek D). Dopuszcza się
podpisywanie przelewów wystawionych przez kontrahentów – dołączonych do
4
dokumentów stanowiących podstawę zapłaty (np. zapłata za energię elektryczną itp.). W
Urzędzie Gminy istnieje system elektronicznych podpisów,
•
nota bankowa memoriałowa – dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane
czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy, sporządzony
przez bank. Pracownik księgowy sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową
zawartą pomiędzy jednostką a bankiem,
•
wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – otrzymywane z
banku wyciągi rachunków bankowych – oryginał sporządzony na druku lub wydruk
komputerowy - sprawdza pracownik referatu finansowo-księgowego z załączonymi do
nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić
z oddziałem banku finansującego,
•
czek gotówkowy – wystawiają upoważnieni pracownicy finansowo-księgowi (kasjer) w
jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami
złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek kwituje jego odbiór na grzbiecie książeczki
czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego
wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty
gotówki. Podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający
wydanie czeku (lista płac, rachunek uproszczony, rachunek, rozliczenie z zaliczki,
delegacja służbowa, faktura VAT, polecenie księgowania, itp.). Wszystkie dowody
źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez
osobę upoważnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisów
kierownika jednostki i księgowego bądź ich pełnomocników. W razie pomyłki w
wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk, itp.), czek anuluje się przez przekreślenie
i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz z datą i podpisem osoby, która go
anulowała. Anulowany czek pozostaje w grzbiecie czeków,
•
umowa lokaty terminowej – kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez
jednostkę – przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w
banku i oddziale banku, z którym zawarto umowę lokaty terminowej; umowa z bankiem
przewiduje również możliwość dokonania lokaty na podstawie telefonu do banku,
•
wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej – oryginał sporządzony przez bank lub
wydruk komputerowy. Pracownik pionu finansowego sprawdza zgodność kwot na
wyciągu z zawartą umową. Po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych
odsetek z zawartą umową (wzory i symbole dowodów określają banki).
2. Dowody kasowe:
•
dowód wpłaty (kasa przyjmie),
•
dowód wypłaty (kasa wypłaci),
•
raport kasowy,
•
wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,
•
rozliczenie wyjazdu służbowego,
•
czek gotówkowy (do podejmowania gotówki z banku do kasy),
•
bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku),
•
kwitariusze przychodowe K 103.
3. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:
•
lista płac pracowników,
•
lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
•
lista wypłat wynagrodzeń prowizyjnych,
•
lista wynagrodzeń za czas choroby,
•
lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych,
•
lista płac wraz z rachunkiem za wykonaną pracę zleconą,
•
lista płac diet radnych i sołtysów.
4. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego:
•
przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),
•
protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),
•
aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał (symbol AT),
•
likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),
5
•
•
•
•
•
przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu (PK),
obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,
wydzierżawienie środka trwałego – kopia,
oddanie w administrowanie środka trwałego – oryginał (symbol PT),
nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz
innych składników majątku trwałego (PK),
•
protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,
5. Dowody księgowe rozliczeniowe:
•
nota księgowa zewnętrzna,
•
nota księgowa wewnętrzna,
•
polecenie księgowania,
•
nota obciążeniowa ogólna,
•
nota uznaniowa ogólna,
•
nota zewnętrzna ogólna,
•
rachunki,
•
faktura VAT,
•
faktura VAT sporządzona przez pracowników Urzędu (np. przez pracowników Referatu
Inwestycyjno-Komunalnego dotyczące sprzedaży i najmu lokali użytkowych, pracowników
Referatu Eksploatacji Sieci Wodno-Kanalizacyjnej za odprowadzanie ścieków i
dostarczanie wody, pracowników Referatu Gospodarki Nieruchomościami za sprzedaż,
dzierżawę nieruchomości gminnych itd.).
6.Druki ścisłego zarachowania:
•
książeczki czeków gotówkowych,
•
kwitariusze – K 103,
•
arkusze spisu z natury,
•
bloczki opłaty targowej.
7. Dowody określone w § 4 ust.2-5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.10.2010 r. w
sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr
208, poz.1375).
8. Dokumenty finansowo-ksiegowe związane z realizacją projektu „Czyste życie”, których
sporządzanie, obieg i kontrolę regulują odrębne procedury Jednostki Realizującej Projekt.
Zasady rachunkowości dla projektu pn. „Czyste Życie – kompleksowa gospodarka wodnościekowa na terenie Gminy Brwinów” zostały określone odrębnym dokumentem – Zarządzeniem
Burmistrza nr 6/2009 z dnia 15 stycznia 2009 r. w sprawie nadania procedur wewnętrznych
obowiązujących w Jednostce Realizującej Projekt (JRP) „Czyste Życie – kompleksowa gospodarka
wodno-ściekowa na terenie Gminy Brwinów”.
§ 10.
1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych stanowisk pracy, na skutek czego
zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W
ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od
chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji
i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody finansowo- księgowe mają różne drogi
obiegu.
2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą
drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:
• zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy
referatami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne
referaty,
• zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów
w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac,
powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,
6
•
zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej
powtarzalności,
• zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych
za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie
dokumentów tylko do tych referatów, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i
są kompetentne do ich sprawdzenia,
• zasada samokontroli obiegu – poszczególne referaty kontrolują się nawzajem i wymuszają
ciągły ruch obiegowy.
3. Obowiązujący w urzędzie gminy „Terminarz obiegu niektórych dokumentów finansowoksięgowych”, stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji.
§ 11.
W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli dowodów finansowo-księgowych:
• kontrolę merytoryczną,
• kontrolę formalną,
• kontrolę rachunkową,
• kontrolę wydatku pod względem zgodności z Prawem zamówień publicznych.
§ 12.
1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem
faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona
prawidłowo.
Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu:
• czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym,
• czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi
przepisami,
• czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
• czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach
zatwierdzonego planu finansowego,
• czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem,
• czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub
wykonawstwo usługi, umowa o dostawę, względnie czy złożono zamówienie,
• czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami
obowiązującymi w danym zakresie,
• czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień –
czy nastąpiło naliczenie kary umownej.
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione – stanowić to
będzie podstawę do ewentualnego zażądania od kontrahentów wystawienia faktury korygującej lub
ukarania osób materialnie odpowiedzialnych. Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik
odpowiedniego referatu, samodzielne stanowisko lub osoby przez nich upoważnione.
Pracownik dokonujący kontroli merytorycznej na dowodach księgowych podaje źródło
finansowania zgodnie z planem wydatków finansowych, tzn. dział, rozdział, paragraf. Ten sam
pracownik kwalifikuje wydatek pod względem zaliczenia bądź nie do wydatków strukturalnych,
zgodnie z obowiązującą klasyfikacją wydatków strukturalnych.
Na okoliczność dokonania kontroli dowodów księgowych pracownik umieszcza na dowodzie
księgowym pieczęć lub adnotację:
„Sprawdzono pod względem merytorycznym”.
Pod adnotacją należy umieścić datę dokonania kontroli oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z
pieczęcią imienną kontrolującego.
Do dokonania kontroli wydatku pod względem zaliczenia do wydatków strukturalnych pracownik
odpowiedzialny za tę kontrolę stosuje pieczęć, której wzór opisany jest w odpowiednim
7
Zarządzeniu Burmistrza. Po wypełnieniu pól obowiązującej pieczęci pracownik kontrolujący
umieszcza na niej datę i podpis.
2. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w
sposób: prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co
najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, wskazanie podmiotów
uczestniczących w operacji gospodarczej (określenie stron – nazwa, adres etc.), datę wystawienia
dokumentów oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczych, których dowód dotyczy,
określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości, podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie
operacji i jej udokumentowanie oraz czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych.
3. Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez pracownika Referatu FinansowoBudżetowo-Podatkowego. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za
pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Pracownik sprawdzający pod względem formalnorachunkowym w razie stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonych dokumentach, zwraca je
właściwemu rzeczowo pracownikowi celem usunięcia nieprawidłowości lub zażądania od
kontrahenta faktury korygującej. Na okoliczność dokonania kontroli formalnej i rachunkowej
pracownik dokonujący kontroli umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą:
„Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”
Pod adnotacją należy umieścić datę dokonania kontroli oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z
pieczęcią imienną kontrolującego.
5. Kontroli zgodności danego wydatku z prawem zamówień publicznych dokonuje pracownik
referatu merytorycznego, prowadzący dana sprawę, umieszczając na dowodzie podstawę prawną
wydatku i nr umowy, zgodnie z którą został wydatek poniesiony lub przystawia pieczęć dokonania
wydatku na podstawie art. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych wraz z datą dokonania kontroli
oraz czytelnym podpisem lub parafką z imienną pieczątką.
§ 13.
1. Referaty merytoryczne w ramach części budżetu, których dotyczy ich działalność, potwierdzają
posiadanie środków finansowych opisując rachunek, fakturę lub inny dokument zamieszczając
pieczątkę lub adnotację:
„Wydatek zgodny z planem finansowym”
oraz wpisując klasyfikację budżetową, której dany wydatek dotyczy.
2. Prawidłowo sporządzone dokumenty księgowe oraz poprawnie opisane faktury od inwestorów,
dostawców i kontrahentów Gminy, sprawdzone pod względem merytorycznym, zgodności wydatku
z prawem zamówień publicznych i sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym, stanowią
podstawę do wypłaty środków finansowych. Dokumenty te, przed ich ostateczną realizacją,
podlegają parafowaniu przez Zastępców Burmistrza i Sekretarza Gminy w przypadku działalności
podległych im referatów, zgodnie ze schematem organizacyjnym Urzędu Gminy Brwinów.
3. Opisane dokumenty są zatwierdzane do wypłaty przez skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy.
W razie nieobecności Skarbnika lub Burmistrza dokumenty podpisują ich zastępcy.
4. Dokumenty mogą być podpisywane przez inne osoby tylko na podstawie imiennego
upoważnienia wydanego przez Burmistrza Gminy.
§ 14.
Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami.
1. Umowy na dostawę towarów, realizacje robót budowlanych i wykonanie usług, w tym umowy
zlecenia i o dzieło, sporządza z zachowaniem zasad ustawy o zamówieniach publicznych referat
merytoryczny.
8
2. Umowa powinna zawierać w szczególności :
• strony umowy,
• przedmiot umowy (zakres, miejsce realizacji),
• datę zawarcia i numer umowy,
• kwotę za przedmiot umowy lub zasady, na podstawie których będzie wyliczona kwota po
odbiorze przedmiotu umowy,
• sposób rozliczania materiałowo-finansowego,
• zasady fakturowania i płatności,
oraz
• zapisy dotyczące gwarancji i rękojmi,
• zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania lub
nienależytego wykonania umowy,
• zapisy określające skutki odstąpienia lub rozwiązania umowy,
• podpisy stron.
3. Umowę parafuje kierownik odpowiedniego referatu sporządzającego umowę, następnie kieruje
umowę do Biura Radców Prawnych celem dokonania kontroli pod względem formalno-prawnym
oraz obowiązującymi ustawami przez radcę prawnego. Jeżeli umowa została sporządzona
prawidłowo, radca prawny parafuje umowę imienną pieczątką. W przypadku uwag do umowy,
radca prawny nanosi proponowane poprawki umowa wraca do referatu merytorycznego celem
dokonania korekt. Zaparafowana przez pracownika umowa powodująca skutki finansowe
kierowana jest do Skarbnika celem złożenia przez niego kontrasygnaty, a następnie przekazywana
jest do Burmistrza lub upoważnionych osób.
4. W sytuacji, gdy umowa przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
wydział sporządzający umowę ma obowiązek:
• dopilnować dopełnienia obowiązku przez kontrahenta w w/w zakresie,
• sprawdzić prawidłowość wnoszonego zabezpieczenia innego niż w pieniądzu,
• kontrolować terminy obowiązywania zabezpieczeń,
• terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składać do Referatu FinansowoBudżetowo-Podatkowego wnioski o zwrot zabezpieczenia (z podaniem kwoty podlegającej
zwrotowi oraz numerem rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu – przy
zabezpieczeniach w pieniądzu) po uprzednim sprawdzeniu zasadności zwrotu.
5. Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane do prac doraźnych, niewchodzących do zakresu
obowiązków pracowników Urzędu sporządza właściwy rzeczowo referat merytoryczny zlecający
pracę w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi zleceniodawca (referat
merytoryczny – zlecający pracę).
6. Umowy zlecenie lub o dzieło po uprzednim zaparafowaniu przez kierowników referatów,
przygotowujących umowę, sprawdzone pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego,
wymagają kontrasygnaty Skarbnika i podpisu Burmistrza lub upoważnionych osób.
7. W zakresie dokumentacji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług rozróżnia się następujące
dokumenty:
• faktura VAT- oryginał,
• faktura korygująca – oryginał,
• rachunek – oryginał,
• protokół reklamacyjny – kopia,
• dowód zwrotu – kopia (stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od
dostawcy z przyczyn uzasadnionych),
• umowa,
• nota księgowa.
8. Do faktury lub rachunku za wykonanie roboty i usługi budowlano-remontowe, w celu rozliczenia
umów, dołącza się w szczególności:
• protokół odbioru,
• kosztorys powykonawczy sprawdzony i zatwierdzony przez inspektora nadzoru.
9. Wszystkie umowy dotyczące działalności poszczególnych referatów i stanowisk powodujące
skutki finansowe są ewidencjonowane w odpowiednim module systemu SYGNITY. Wszystkie
referaty, w których umowy powstały, mają obowiązek przekazywania umów w terminie
natychmiastowym do referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego, gdzie znajduje się centralny
9
rejestr umów. Umowy zlecenia i umowy o dzieło referaty merytoryczne, w których zostały
sporządzone, przekazują do referatu FN celem dokonania zgłoszeń do odpowiednich instytucji (np.
ZUS). Przekazanie podpisanej umowy do referatu FN musi nastąpić w terminie poniżej 7 dni od
daty podpisania, aby dotrzymać terminów zgłoszeń zleceniobiorcy.
§ 15.
1. W jednostce występują zaliczki gotówkowe:
• stałe – zatwierdzane przez Burmistrza (lub osoby upoważnione) pracownikom
zatrudnionym w stałym stosunku pracy, rozliczane w terminach zatwierdzonych
corocznie. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów .
• jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym
stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży
służbowej, zakup materiałów i usług itp. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz
może udzielić zaliczki jednorazowej osobom nie będącym pracownikami Urzędu
Gminy.
2.
Polecenie wyjazdu służbowego wystawia sekretariat Burmistrza po otrzymaniu zgłoszenia o
planowanym wyjeździe służbowym od kierownika właściwego referatu, delegującego
pracownika. Rozliczenie tego polecenia winno nastąpić w terminie 14 dni od dnia
zakończenia wyjazdu.
3.
Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie Burmistrza,
zarejestrowany (nadany numer kolejny) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego” określający
czas wyjazdu i środki lokomocji. Osoby te uzyskują podpis osoby delegującej – Burmistrza
lub osoby przez niego upoważnionej.
4.
Wszystkie zaliczki wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez
Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione „wniosku o zaliczkę”, przy czym
należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć.
5.
Rozliczenia zaliczki dokonuje zaliczkobiorca odpowiednio na druku rozliczenia zaliczki lub
polecenia wyjazdu służbowego. Do rozliczenia dołącza faktury, rachunki lub inne dokumenty
potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Rozliczenie następuje w ciągu 14 dni lub
w terminie zatwierdzonym przez Burmistrza. W uzasadnionych przypadkach zaliczkobiorca
może otrzymać następną zaliczkę, nie rozliczając pobranej poprzednio kwoty.
6.
Przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej pracownik musi załączyć bilety potwierdzające
koszty przejazdu wskazanym środkiem lokomocji.
7.
Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne
zaliczki (poza uzasadnionymi indywidualnymi przypadkami).
8.
Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu na koniec każdego roku
kalendarzowego. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się możliwość późniejszego
rozliczenia zaliczki, ale należy do wniosku o wypłatę zaliczki dołączyć stosowne wyjaśnienie
niemożliwości rozliczenia w danym roku.
§ 16.
1.
2.
3.
W Urzędzie obowiązuje dokumentacja prowadzona dla rozliczenia i kontroli pracy
samochodów służbowych pod względem zużycia paliwa w stosunku do odpowiednich norm
w
tym
zakresie.
Druki
miesięcznych
książek
kontroli
pracy
samochodu
osobowego/ciężarowego/sprzętu wydaje kierowcy pojazdu pracownik zajmujący się ich
rozliczeniem. Książki prowadzi się dla każdego pojazdu oddzielnie.
Po wypełnieniu przez kierowcę książki kontroli dokumentującej liczbę przejechanych
kilometrów pracownik rozliczający potwierdza zgodność albo brak zgodności zużycia paliwa z
normą. Wszystkie odstępstwa od normy powinny być przez kierowcę wyjaśniane pisemnie.
Kierowcy przekazują pracownikowi rozliczającemu faktury VAT za zakup paliwa lub dowody
tankowania, jeśli stację paliw wyłoniono w drodze zamówień publicznych i rozliczenia z nim
odbywają się w okresach zawartych w umowie. W uzasadnionych przypadkach (np. podróży
służbowej poza teren gminy bądź zagranicznej służbowym samochodem), kierowca może
przedstawić faktury za paliwo zakupione w innym punkcie niż wyłoniony w drodze zamówień
10
4.
publicznych.
Zbiorcze faktury za zakup paliwa są opisywane przez pracownika rozliczającego pod kątem
zgodności z przekazanymi przez kierowców dowodami tankowania i faktycznego zużycia
paliwa.
§ 17.
1. Umowy o pracę, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwiązanie umowy o pracę sporządza
Referat Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych w oparciu o wcześniejsze wnioski
zatwierdzone przez Burmistrza. Umowy podpisane przez Burmistrza sporządza się w
czterech egzemplarzach z przeznaczeniem dla:
• pracownika,
• 2 egzemplarzy Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych (kadry);
• Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego (płace).
2. Listy płac sporządza pracownik Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego na
podstawie dowodów źródłowych (np. umowy, pisma poleceń wypłat, informacje o
nagrodach jubileuszowych) Listy płac sporządza się w układzie referatów lub
równorzędnych komórek organizacyjnych za okres jednego miesiąca.
3. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane:
• okres za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,
• nazwisko i imię pracownika,
• sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,
• sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
• łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty,
• pokwitowanie odbioru wynagrodzenia – w przypadku wypłaty gotówkowej..
4. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń, których tytuły i wysokość wynika z
obowiązujących przepisów prawa lub na wniosek i za zgodą pracownika na poczet jego
zobowiązań w stosunku do Gminy Brwinów.
5. Lista płac powinna być podpisana przez:
• osobę sporządzającą - pracownik płac Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego,
• osobę sprawdzającą - pracownik kadr Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych lub
innego pracownika Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego (w przypadku umów
zleceń lub umów o dzieło),
• Burmistrza i Skarbnika, bądź osoby przez nich upoważnione.
6. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w punkcie powyżej
pracownik Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego sporządza zestawienie
wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe, dla pracowników którzy mają
założone rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe; dla pozostałych pracowników,
wypłaty dokonuje upoważniony kasjer w kasie Urzędu.
7. Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie określonym w regulaminie pracy Urzędu.
Obowiązują następujące terminy wypłaty wynagrodzeń do 26 dnia miesiąca dla
wynagrodzeń płatnych z dołu oraz terminy wynikające z regulaminu premiowania
pracowników.
§ 18.
1. Pracownicy przedkładają druki L-4 do Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społeczych do 7
dni od daty wystawienia. Pracownik Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych
przekazuje informację o zwolnieniu lekarskim danego pracownika do Referatu FinansowoBudżetowo-Podatkowego celem korekty miesięcznego wynagrodzenia pracownika.
2. Pracownik zatrudniony w Urzędzie, który nabywa uprawnienia do świadczenia z ZUS-u
(renta inwalidzka, renta rodzinna) zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym
fakcie pracownika kadr, który przekazuje te informacje pracownikowi płac.
§ 19.
11
1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę diet radnym oraz diet sołtysów jest
lista płac dla radnych oraz odrębna dla sołtysów. Listy sporządza pracownik Referatu
Budżetowo-Finansowo-Podatkowego w oparciu o informacje przekazane przez pracownika
odpowiedzialnego za obsługę rady z Biura Rady (w szczególności wykazu obecności
radnych i sołtysów na sesjach i komisjach) oraz w oparciu o zasady zawarte w stosownych
uchwałach rady gminy.
2. Pracownik Wydziału Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego przekazuje listy wypłat
do Biura Rady celem sprawdzenia merytorycznego dokumentu i podpisania przez
Przewodniczącego Rady. Następnie pracownik Referatu Finansowo-BudżetowoPodatkowego dokonuje przelewu na konta bankowe, dla radnych i sołtysów którzy mają
założone rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe. Dla pozostałych wypłaty dokonywane
są w kasie Urzędu przez kasjera.
§ 20.
1. Referaty merytoryczne przekazujące dotacje innym podmiotom mają obowiązek
przygotować dokumenty wynikające z obowiązujących w tym zakresie przepisów
prawnych.
2. Następnie przekazują dyspozycję przekazania dotacji do Referatu Finansowo-BudżetowoPodatkowego.
3. Referat merytoryczny ma obowiązek rozliczyć przekazane dotacje, zgodnie z umowami i
obowiązującymi przepisami.
4. Do 31 grudnia referaty merytoryczne przedkładają do Referatu Finansowo-BudżetowoPodatkowego zestawienie przekazanych dotacji.
§ 21.
1. Do środków trwałych zalicza się w szczególności:
• nieruchomości w tym: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a
także będące odrębną własnością lokale,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych.
2. Pod pojęciem środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o
przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, kompletne, zdatne do
użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej do środków trwałych
umarzanych stopniowo zalicza się środki trwałe o wartości określonej w przepisach o
podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane
za koszty uzyskania przychodu, czyli o wartości początkowej od 3.500 zł.
3. Inwestycje (środki trwałe w budowie) to zaliczane do aktywów trwałych trwałe, środki w
okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, zarówno
własnego jak i obcego. Do wartości całkowitej inwestycji zalicza się w szczególności
koszty:
• dokumentacji projektowej inwestycji,
• badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych,
• przygotowania terenu pod budowę,
• nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego oraz koszty wnoszenia
budynków i budowli, włącznie z ich sprzątaniem poprzedzającym oddanie do używania,
opłaty z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy obiektu oraz z tytułu
uzyskania lokalizacji pod budowę, odszkodowania za dostarczenie obiektów zastępczych
przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby inwestycji,
• założenie zieleni,
• poniesione w obcych środkach trwałych, a związanych z przebudową, rozbudową,
12
•
•
•
•
•
•
•
•
4.
5.
6.
7.
8.
9.
modernizacją i adaptacją tych obiektów na potrzeby inwestora /użytkownika/, tzw.
ulepszenie obcych środków trwałych,
ulepszenie własnych, już istniejących środków trwałych,
zakup bądź wytworzenie we własnym zakresie urządzeń technicznych, maszyn środków
trwałych, transportu, załadunku i wyładunku oraz montażu,
nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy,
ubezpieczeń majątkowych środków trwałych w budowie,
zagospodarowania pomelioracyjnego,
nabycie podstawowych wartości niematerialnych i prawnych,
cła i inne opłaty związane z nabyciem środków trwałych,
inne koszty bezpośrednio związane z inwestycją.
Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu (przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji
lub modernizacji) to wartość początkową tych środków, powiększa się o sumę wydatków na
ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych
na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku
podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w
stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania, mierzonej w
szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskanych
za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji (art.16 ust.13 ustawy
o podatku dochodowym od osób prawnych). Za prawidłowe określenie wzrostu wartości
środków trwałych odpowiada referat merytoryczny wykonujący dane ulepszenie.
Pozostałe środki trwałe (w tym wyposażenie) są to środki trwałe, których cena nabycia
wynosi co najmniej 1.000 zł i nie przekracza 3.500 zł. Pozostałe środki trwałe są
ewidencjonowane wartościowo i ilościowo. Umarza je się jednorazowo w miesiącu
przyjęcia do użytkowania.
Analityczną ewidencję środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzi się w
programie SYGNITY STRES „Ewidencja środków trwałych” z podziałem na poszczególne
grupy rodzajowe. Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałych Urzędu jest
prowadzona przez pracownika Referatu Ochrony Środowiska a inwestycji gminnych przez
pracownika Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego. Za analitykę wartości
niematerialnych i prawnych oraz sprzętu komputerowego odpowiada Zespół ds.
Informatyki, a za analitykę gruntów Referat Gospodarki Nieruchomościami.
Środki trwałe podlegają oznakowaniu numerami inwentarzowymi – w miarę fizycznej
możliwości ich znakowania.
Dokumenty dotyczące środków trwałych powstałych w efekcie realizacji projektu pn.
„Czyste Życie – kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie Gminy Brwinów”
wymaga oznakowania informacją świadczącą o współfinansowaniu ich dotacją w ramach
POIiŚ.
Przekazanie w nieodpłatne użytkowanie środka trwałego następuje na podstawie umowy
lub porozumienia.
§ 22.
1. W przypadku zakupu nowego środka trwałego pracownik Referatu InwestycyjnoKomunalnego lub innego referatu odpowiedzialnego za zakup danego środka trwałego na
podstawie faktury lub rachunku, protokołu odbioru inwestycji sporządza dowód ujęcia
środka trwałego OT w momencie przyjęcia tego środka trwałego do używania.
2. Dowód OT sporządza się w dwóch egzemplarzach (kopia i oryginał):
• oryginał dla Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego w celu ujęcia go w
ewidencji syntetycznej ksiąg rachunkowych,
• kopia dla referatu merytorycznie odpowiedzialnego za zakup.
3. W przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego przez inną jednostkę lub osobę
fizyczną podstawą zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokumentów:
• decyzja o przekazaniu,
• akt darowizny,
• protokół przekazania,
• dowód PT,
13
•
inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnego przekazania środka trwałego oraz
określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego.
4. Przekazanie środka trwałego powinno być udokumentowane dokumentem PT, który
powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i
dotychczasowe umorzenie przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy,
określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca środek trwały w 4
egzemplarzach, z których dwa przekazywane są dla przejmującego w celu ujęcia środka
trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze inwentarzowej.
5. Podstawą przyjęcia środka trwałego do ewidencji w wyniku stwierdzenia nadwyżki środków
trwałych w drodze inwentaryzacji jest protokół weryfikacji różnic
inwentaryzacyjnych
sporządzony zgodnie z instrukcją inwetaryzacyjną.
6. Wycofanie środka trwałego z ewidencji następuje w wyniku:
• sprzedaży,
• nieodpłatnego przekazania innej jednostce lub osobie,
• likwidacji,
• stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji.
7. Decyzja o sprzedaży lub nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego należy do Burmistrza.
Sprzedaż środka trwałego dokumentowana jest zgodnie z przepisami o podatku od
towarów i usług. Dokument sprzedaży wystawia referat zajmujący się sprzedażą środka
trwałego.
8. Przekazanie środka trwałego innej jednostce następuje na podstawie dowodu PT,
sporządzanego przez referat przekazujący. PT jest przekazywany do Referatu FinansowoBudżetowo-Podatkowego.
9. Likwidacja środka trwałego dokonywana jest na pisemny wniosek osoby, której powierzono
w używanie lub w ramach odpowiedzialności materialnej za składnik majątku. Likwidacja
środków trwałych jest przeprowadzana przez stałą komisję likwidacyjną powołaną przez
Burmistrza Zarządzeniem nr 62/2003 oraz 54/2009. Z likwidacji Komisja likwidacyjna
sporządza protokół likwidacyjny, na podstawie którego pracownicy odpowiedzialni za
ewidencję środków trwałych sporządzają dokument LT w dwóch egzemplarzach.
10. Mienie stanowiące odpady w rozumieniu ustawy o gospodarce odpadami likwiduje się
poprzez utylizację.
§ 23.
1. Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem
finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy.
2. Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub
zleceniach.
3. Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana i spełniająca
wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o
rachunkowości.
4. Wszystkie faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu
księgowego wprowadzone w system rejestru faktur, po sprawdzeniu merytorycznym są
przedkładane do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego - nie później niż 4 dni
przed terminem zapłaty faktury.
5. Za terminowe przekazywanie faktur do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego
odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych referatów. Przedłożone dokumenty po
wymagalnym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko wraz z pisemnym wyjaśnieniem
przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację.
§ 24.
1. Kwestię zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych
Gminy Brwinów reguluje Uchwała Rady Miejskiej w Brwinowie nr XXI/168/2008 z dnia 4
lutego 2008r.
2. W przypadku zwłoki w spłacie należności Gminy Referat Budżetowo-Finansowo-
14
•
•
3.
4.
5.
6.
7.
Podatkowy wysyła do dłużnika wezwanie do zapłaty lub upomnienie w zależności od
obowiązującego trybu postępowania egzekucyjnego. Brak reakcji na wezwanie ze strony
dłużnika stanowi podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, odpowiednio:
cywilnego – w stosunku do należności cywilnoprawnych (sprawa przekazywana jest do
biura prawnego),
administracyjnego – wystawiane są tytuły wykonawcze i przekazywane do egzekucji
zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Celem terminowego i prawidłowego sporządzenia sprawozdań z wykonania dochodów
Gminy referaty merytoryczne zobowiązane są do terminowego dostarczenia dokumentów,
czyli faktur, not księgowych oraz innych dokumentów stanowiących podstawę dokonania
przypisu należności, oraz prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Do celów
sprawozdawczości miesięcznej i kwartalnej przyjmuje się termin wpływu w/w dokumentów
do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego do 8 dnia miesiąca następującego po
miesiącu sprawozdawczym. .
Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem
finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy.
Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub
zleceniach.
Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana i spełniająca
wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o
rachunkowości.
Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym w Referacie Budżetowo-Finansowo-Podatkowym następuje ich dekretacja
polegająca na:
•
sklasyfikowaniu dowodu pod względem budżetowym,
•
naniesieniu odpowiednich kont.
§ 25.
1. Kontrola dokumentów finansowo-księgowych należy do elementów kontroli wewnętrznej
funkcjonalnej. Kontrola wewnętrzna funkcjonalna ma na celu badanie zgodności każdego
postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi, badanie efektywności działania i
realizacji zadań, badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych
rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń
i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, ujawnianie niegospodarnego działania,
marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich
powstanie, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych
nieprawidłowości.
2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej
odpowiedzialni są kierownicy referatów i równorzędnych komórek organizacyjnych.
3. Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w postaci:
• kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym
działaniom, obejmującej w szczególności badanie projektów umów, porozumień i
innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,
• kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich
wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, badaniu
rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz
prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem,
itp.,
• kontroli następczej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów
odzwierciedlających czynności już dokonane.
4. Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego poddanie:
• kontroli zgodności z prawem zamówień publicznych, czyli sprawdzenie zgodności
przedmiotu zamówienia, trybu zamówienia, adresu dostawcy lub wykonawcy, ceny
jednostkowej oraz wartości (zgodnie z ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych), której dokonują pracownicy Referatu InwestycyjnoKomunalnego.
15
5.
6.
7.
8.
9.
• kontroli merytorycznej,
• kontroli formalno-rachunkowej,
Dowody księgowe poddane kontroli wewnętrznej powinny być podpisane. Kontroli
dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zawierających
dyspozycję (polecenie) wykonania operacji kasowych i bankowych winno dokonywać się
przed wykonaniem danej operacji gospodarczej. Każda następna osoba, mająca wykonać
określone czynności kontrolne powinna sprawdzić, czy czynności poprzednie zostały
wykonane w sposób właściwy i zostały potwierdzone odpowiednią adnotacją na
dokumencie.
Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub długopisem, w
sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej.
W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wewnętrznej,
kontrolujący zobowiązany jest:
• zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom, czy osobom
z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,
• odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących
operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na
piśmie Burmistrza o tym fakcie. W sprawie dalszego postępowania decyzje
podejmuje Burmistrz.
W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za jej
wykonanie zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz
przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.
W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący
niezwłocznie zawiadamia o tym Burmistrza, jak również zabezpiecza dokumenty i
przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.
§ 26.
1. Zbiory akt księgowych przechowywane są przez okres wynikający z instrukcji kancelaryjnej
lub innych przepisów w szczególności:
• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu
do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych 50 lat,
• dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy
niż 5 lat od upływu terminu jej ważności,
• rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy – 10 lat
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
2. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku obrotowym,
którego dane zbiory dotyczą.
§ 27.
1. Do archiwum oddaje się dokumenty uporządkowane.
2. Przekazywanie odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Uporządkowanie
dokumentów polega na:
• takim ich ułożeniu wewnątrz teczek, aby zapisy następowały po sobie wg liczb
porządkowych dokumentów,
• uzupełnieniu wszystkich wtórników dokumentów,
• usunięciu skoroszytów i segregatorów,
• usunięciu części metalowych,
• sporządzeniu spisu spraw,
• opisaniu teczki.
16
III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 28.
1. W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne
oraz ogólne przepisy prawa.
2. Instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy Urzędu i winna być przestrzegana przez
wszystkich pracowników Urzędu.
3. Instrukcja ma zastosowanie od 1 stycznia 2011 roku.
§ 29.
Wszelkie zmiany instrukcji wymagają formy pisemnej i są dokonywane przez Burmistrza na
wniosek Skarbnika.
Załączniki:
Załącznik nr 1. Schemat ogólny dowodu księgowego.
Załącznik nr 2. Ogólny schemat obiegu i kontroli dokumentu finansowo-księgowego
Załącznik nr 3. Terminarz obiegu niektórych dokumentów księgowych oraz wykaz komórek
organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i
archiwizowaniu dokumentów księgowych
17
Załącznik nr 1
Schemat ogólny dowodu księgowego
Nazwa dowodu
księgowego
Numer
Oznaczenie egzemplarza
oryginał lub kopia
oraz numer kopii
Miejscowość wystawienia
dowodu
Data wystawienia
dowodu
Kolejny dowód
PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU WYSTAWIAJĄCEGO
(dany dowód)
PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU OTRZYMUJĄCEGO
(oryginał danego dowodu)
Opis operacji gospodarczej lub finansowej
W tym:
Jednostka miary
Ilość
Cena
Wartość
Inne elementy dodatkowe (podatek VAT – stawka i kwota)
Ogólna kwota dowodu (należność, zobowiązanie, suma wartości)
Data operacji
(zdarzenia)
Sposób zapłaty
Termin zapłaty
Inne informacje
o płatności
NAZWA BANKU I NUMER RACHUNKU
ADNOTACJE
Przewozowe,
techniczne
i inne
operacje
ADNOTACJE
Podatkowe,
celne
i inne finansowe
PODPIS
ODBIORCY
dowodu
(lub kwitującego
odbioru rzeczy
lub pieniędzy)
WYKAZ
ZAŁĄCZNIKÓW
do dowodu
PODPIS
wystawiającego
dowód
18
Załącznik nr 2 Terminarz obiegu niektórych dokumentów księgowych oraz wykaz komórek
organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i
archiwizowaniu dokumentów księgowych
DOKUMENTY ZWIĄZANE Z KADRAMI URZĘDU
Lp.
1
2
3
4
5
Określenie dokumentu
Angaże pracowników
nowo zatrudnionych,
zmiany w angażach,
przesunięcia pracowników
Zasiłki chorobowe ZUS, ZLA
oraz inne zaświadczenia
dotyczące
wypłaty z tytułu chorobowego
z adnotacją okresu zatrudnienia
i miejsca pracy
Wykaz pracowników
przebywających na urlopach
bezpłatnych
Wykaz osób uprawnionych
do nagrody jubileuszowej
Rodzaj
dokumentu
wzór
Umowa
Termin
dostarczenia
5 dni od momentu Pracownik referatu
podpisania umowy FinansowoBudżetowoPodatkowego
Druk L 4
niezwłocznie
Zaświadczenie
Wykaz
Komórka
przyjmująca
j.w.
Na bieżąco
j.w.
Wykaz
6
Wykaz osób uprawnionych
Wykaz
do odprawy emerytalnej i rentowej
Dane o stanie zatrudnienia
Wykaz
7
Umowy o pożyczkę
Umowa
Do
30
października
każdego roku, na
rok następny
j.w.
Do 5-go dnia
zakończenia
kwartału
Na bieżąco
j.w.
j.w.
kadry
j.w.
Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor ds.
organizacyjnych i kadrowych.
2A
Lp.
1
2
3
4
Określenie dokumentu
Rodzaj
dokumentu
wzór
Rachunki
Rachunki gotówkowe sprawdzone
pod względem formalnym
i rachunkowym podpisane
przez osoby uprawnione
przygotowane do podjęcia
gotówki z banku
Delegacje, ryczałty samochodowe, Druki
rozliczenie zakupów,
wypłaty z ZFŚS, itp.
skompletowane i podpisane
przez osoby uprawnione
przygotowane do podjęcia
gotówki z banku lub przelewu
Rachunki i faktury dotyczące
Druki
obrotu bezgotówkowego
sprawdzone i podpisane
przez osoby uprawnione
przygotowane do podjęcia
gotówki z banku lub przelewu
Sprawozdania z dochodów
Druki
i wydatków budżetowych,
deklaracje podatku VAT, itp.
Termin
dostarczenia
Komórka
przyjmująca
Każdego dnia
do godz. 10.00
Pracownik
referatu
FinansowoBudżetowoPodatkoweg
o
Każdego dnia
do godz. 10.00
Pracownik
referatu
FinansowoBudżetowoPodatkoweg
o
Każdego dnia
do godz. 10.00
Pracownik
referatu
FinansowoBudżetowoPodatkoweg
o
Według
ustawowo
wymagalnych
terminów
Pracownik
referatu
FinansowoBudżetowoPodatkoweg
o
20
DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA WYPŁAT WYNAGRODZEŃ
Lp.
Określenie dokumentu
1
Listy płac dotyczące wypłat
na koniec miesiąca,
skompletowane i zatwierdzone
do wypłaty
Zbiorcze zestawienie wszystkich
list płac danego miesiąca
Deklaracje rozliczeniowe ZUS
– przygotowane do dokonania
przelewu
Szczegółowy wykaz potrąceń
z wynagrodzeń celem dokonania
przelewów
Wykaz potrąceń pożyczek z ZFŚS
2
3
4
5
6
7
Informacja o zarobkach dla celów
emerytalno-rentowych
Oświadczenia, informacje,
deklaracje podatkowe
Rodzaj
Termin
dokumentu
dostarczenia
wzór
Listy płac
Na 1 dzień
przed ustalonym
terminem wypłaty
2B
Komórka
przyjmująca
Skarbnik
Zbiorcze
zestawienie
Do 5 następnego
miesiąca
Skarbnik
Druki
Według ustawowo
wymaganych
terminów
Skarbnik
Wykaz
Do końca każdego
miesiąca
Skarbnik
Wykaz
Do końca każdego
miesiąca
Każdorazowo
według potrzeb
Skarbnik
Według
wymaganych
terminów
Skarbnik
Druki
Druki
Skarbnik
21
DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ
Lp.
Określenie dokumentu
Rodzaj
dokumentu
wzór
Wykaz osób,
które zgłosiły
działalność
1
Decyzja o wpisie do ewidencji
rozpoczęcia działalności
gospodarczej
2
Decyzja o wykreśleniu z ewidencji Wykaz osób,
które
działalności gospodarczej
zlikwidowały
działalność
Termin
dostarczenia
Na bieżąco
Na bieżąco
2C
Komórka
przyjmująca
Inspektor
d/s. wymiaru
podatków
Inspektor
d/s. wymiaru
podatków
Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest pracownik
ewidencjonujący działalność gospodarczą.
22
DOKUMENTY DOTYCZĄCE GOSPODARKI NIERUCHOMOŚCIAMI
Lp.
Określenie dokumentu
2
Umowy sprzedaży
nieruchomości zabudowanych
Umowy sprzedaży lokali
mieszkalnych i użytkowych
Umowy sprzedaży działek
gruntowych
Umowy o oddaniu w wieczyste
użytkowanie gruntu
Decyzje dotyczące tzw. renty
planistycznej i opłat
adiacenckich
3
4
5
6
2D
Rodzaj dokumentu
Termin
wzór
dostarczenia
Wykaz nabywców
Na bieżąco
Komórka
przyjmująca
Wymiar
podatków
Wykaz nabywców
Na bieżąco
Wymiar
podatków
Wykaz nabywców
Na bieżąco
Wymiar
podatków
Wykaz wieczystych
użytkowników
Na bieżąco
Wymiar
podatków
decyzje
Na bieżąco
Wymiar
podatków
Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest referat
gospodarki nieruchomościami i referat planowania przestrzennego.
DOKUMENTY DOTYCZĄCE GOSPODARKI NIERUCHOMOŚCIAMI
Lp.
1
Określenie
dokumentu
Faktury VAT i
rachunki
Kontrola
merytoryczna
oraz kontrola
zgodności
wydatku z
planem
finansowym
(termin)
Pracownik
odpowiedniego
referatu
merytorycznego
(do dwóch dni od
otrzymania
dokumentu)
Kontrola
wydatku pod
względem
zgodności z PZP
(termin)
Zespół ds.
zamówień
publicznych (do
dwóch dni od
otrzymania
dokumentu)
2E
Kontrola
formalnorachunkowa
(termin)
Zatwierdzenie
dokumentu
do wypłaty
(termin)
Pracownik
Referatu
FinansowoBudżetyowoPodatkowego
(do dwóch dni
od otrzymania
dokumentu)
Burmistrz i
Skarbnik po
uprzednim
parafowaniu
przez
Zastępców
Burmistrza lub
Sekretarza
Gminy
(niezwłocznie
po otrzymaniu
opisanego
dokumentu)
23