MINISTERSTWO PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Polityki Społecznej
PS-II.431.3.5.2016.MS
PROTOKÓŁ
z kontroli doraźnej przeprowadzonej
w Zarządzie Miejsko-Gminnym Polskiego Komitetu Pomocy
Społecznej w Pelplinie
dotycząca sposobu i warunków dystrybucji pomocy żywnościowej
przekazywanej osobom najbardziej potrzebującym przez Lokalną
Organizację Partnerską w ramach Programu Operacyjnego Pomoc
Żywnościowa 2014-2020 – Podprogram 2016
Kontrola przeprowadzona na prośbę Ministerstwa Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej (pełniącym funkcję Instytucji Zarządzającej
Programem) w związku z wnioskiem o udzielenie informacji publicznej
dotyczącej prawidłowości działań Zarządu Miejsko - Gminnego PKPS
w Pelplinie jako Lokalnej Organizacji Partnerskiej, zajmującej się
dystrybucją żywności bezpośrednio do beneficjentów lokalnych.
2
I.
Zasady i warunki organizacji kontroli
Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r.
o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm), art. 126
ustawy z dnia 24 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 930 z późn. zm.)
i Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005r. w sprawie nadzoru
i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) przeprowadzona
została kontrola doraźna w Zarządzie Miejsko - Gminnym Polskiego Komitetu Pomocy
Społecznej w Pelplinie dotycząca
sposobu i warunków
dystrybucji pomocy
żywnościowej przekazywanej osobom najbardziej potrzebującym przez Lokalną
Organizację Partnerską w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014 2020 (PO PŻ). Kontrolę przeprowadzono w dotychczasowej siedzibie tej Organizacji
– Pelplin, Plac Grunwaldzki 8A oraz nowej przydzielonej Oddziałowi PKPS przez
Burmistrza Pelplina w ostatnich dniach września br., mieszczącej się w Pelplinie przy
ul. Mickiewicza 23.
Celem kontroli była ocena działań Zarządu Miejsko - Gminnego Polskiego
Komitetu Pomocy Społecznej w Pelplinie jako lokalnego
dystrybutora żywności –
zgodnie z „Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (Ministerstwo Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań
realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014 – 2020
współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym
w Podprogramie 2016”.
Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie:
- sposobu i rodzaju prowadzonej dokumentacji dotyczącej realizacji Programu na poziomie
lokalnym,
- form świadczonej pomocy żywnościowej i sposobu jej dystrybuowania, w tym współpraca
Organizacji w tym zakresie z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Pelplinie.
- stanu bazy magazynowej i technicznej będącej w dysponowaniu
w Pelpinie, w tym
Oddziału PKPS
spełnienie minimalnych standardów w obszarze administrowania
i magazynowania określonych w „Wytycznych Instytucji Zarządzającej”.
Stwierdzenie
zasadności (lub braku zasadności) zastrzeżeń co do warunków dystrybucji zgłoszonych
do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
3
Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie:
 ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 930
z późn. zm.),
 ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej
w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.),
 rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie
nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.),
 Program Operacyjny Pomoc Żywnościowa 2014 – 2020,
 Wytyczne
Instytucji
Zarządzającej
(MRPiPS)
dla
Instytucji
Pośredniczącej
i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego
Pomoc Żywnościowa 2014 – 2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu
Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016.
Kontrolę przeprowadziły w dniu 10 października 2016 r.:
- Małgorzata Szady – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 276/2016
(PS-II.0030.49.2016.MS) z dnia 4 października 2016 r.,
- Agnieszka Depka - starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego
Urzędu
Wojewódzkiego
w
Gdańsku,
posiadająca
Upoważnienie
Nr
277/2016
(PS-II.0030.49.2016.MS) z dnia 4 października 2016 r.,
W toku kontroli wyjaśnień udzielała:
- Daniela Langowska
– Członek Zarządu Miejsko - Gminnego Polskiego Komitetu
Pomocy Społecznej w Pelplinie, Organizatorka Usług Opiekuńczych w Oddziale PKPS
Pelplin,
prowadząca (jako wolontariusz) dystrybucję żywności w ramach Programu
Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014 -2020 w Mieście i Gminie Pelplin.
II.
Ustalenia kontrolne:
Zarząd Miejsko-Gminny PKPS w Pelplinie rozpoczął, jako Organizacja Partnerska
Lokalna (OPL), dystrybucję żywności
w ramach Programu Operacyjnego Pomoc
Żywnościowa 2014 -2020, Podprogram 2016 w dniu 22.09. 2016 r.
Działania te były
poprzedzone przekazaniem przez Pomorski Zarząd Wojewódzki PKPS pełniącego rolę
4
Organizacji Partnerskiej Regionalnej (OPR) pisemnych Wytycznych dotyczących realizacji
Programu (obie jednostki są w strukturze PKPS, dlatego zgodnie z Wytycznymi Instytucji
Zarządzającej nie zachodziła potrzeba podpisywania umowy). Wytyczne przekazane przez
OPR wraz z Zobowiązaniem Zarządu Miejsko – Gminnego PKPS w Pelplinie
do przestrzegania zasad dystrybucji żywności i wszelkich działań podejmowanych w ramach
Programu stanowią materiał dowodowy kontroli (Załącznik Nr 1).
Ramy organizacyjne realizacji Programu na terenie Miasta i Gminy Pelplin zostały określone
w dokumencie pn. „Opis warunków i sposobu dystrybucji żywności w 2016 r., PO PŻ 2014 –
2020 (FEAD)”, który zawiera podstawowe dane dotyczące miejsca dystrybucji (adres,
kontakt telefoniczny, powierzchnia lokalu, osoby prowadzące dystrybucję), jak i informację
o wsparciu logistycznym tych działań przez MOPS Pelplin (zabezpieczenie transportu
z magazynu centralnego). Dokument ten jako Załącznik Nr 2 stanowi materiał dowodowy
kontroli.
W trakcie kontroli ustalono że Zarząd Miejsko – Gminny PKPS w Pelplinie prowadzi
niezbędną, określoną w Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) dokumentację, tj.:
 dokumentacja potwierdzająca kwalifikowalność osób otrzymujących pomoc
żywnościową:
- skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach Programu wystawiane
przez Ośrodek Pomocy Społecznej (zgodnie z załącznikiem Nr 5, część A do
Wytycznych IZ),
- listy osób zakwalifikowanych do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach
Programu (zgodnie z załącznikiem Nr 1 do Wytycznych IZ),
 dokumentacja
dotycząca
wydawania
artykułów
spożywczych
(zgodnie
z załącznikiem Nr 2 do Wytycznych IZ),
 zbiorcza dokumentacja magazynowa (zgodnie z załącznikiem Nr 4 do Wytycznych
IZ).
W realizacji Programu Zarząd Miejsko – Gminny PKPS w Pelplinie ściśle współpracuje
z MOPS Pelplin. Ośrodek Pomocy społecznej jest informowany przez Lokalną Organizację
Partnerską
o terminie wydawanej żywności. MOPS na bieżąco wydaje skierowania
do otrzymania pomocy żywnościowej i udziela beneficjentom wyjaśnień odnośnie
możliwości uzyskania takiego wsparcia. Potwierdzeniem dobrej współpracy Oddziału PKPS
w Pelplinie z Ośrodkiem Pomocy społecznej jest pismo, które w tej sprawie przekazał MOPS
Pelplin, które stanowi materiał dowodowy kontroli (Załącznik Nr 3).
5
W budynku, w którym odbywa się dystrybucja żywności zamieszczone są (w miejscu ogólnie
dostępnym)
informacje dotyczące realizacji Programu, w szczególności dotyczące
finansowania dystrybucji żywności ze środków Europejskiego Funduszu Pomocy Osobom
Najbardziej Potrzebującym, kryteriów kwalifikowania do pomocy żywnościowej, zasad
przekazywania żywności oraz możliwości składania skarg.
Artykuły spożywcze wydawane są przez Lokalną Organizację Partnerską codziennie od 8.00
do 12.00 w zależności od potrzeb i ilości zgłoszonych osób do wsparcia oraz otrzymanej
(dostępnej) puli art. spożywczych. Pomoc żywnościowa realizowana jest wyłącznie przez
wydawanie osobom potrzebującym paczek żywnościowych. Każda paczka składa się
przynajmniej z 3 rodzajów produktów (w zależności o asortymentu artykułów
żywnościowych otrzymywanych poprzez Organizację Partnerską Regionalną) w ilości
zależnej od liczy osób w rodzinie. Od momentu rozpoczęcia realizacji Programu, czyli od 22
września 2016 r. do końca września br. Oddział PKPS w Pelplinie jako Lokalna Organizacja
Partnerska wydała ponad 5 ton żywności 730 osobom (faktyczna liczba osób objętych
wsparciem jest jednak większa, gdyż każda z tych 730 osób pobrała żywność dla swych
rodzin, często dość licznych) – w załączeniu zestawienie przychodów i rozchodów żywności
objętej Programem „FEAD 2016” za miesiąc wrzesień stanowiące materiał dowodowy
przedmiotowej kontroli (Załącznik Nr 4). Organizacją dystrybucji zajmuję się w ramach
wolontariatu Pani Daniela Langowska wspomagana jeszcze dwoma wolontariuszami ( w razie
potrzeby np. przy rozładunku dostarczonej partii żywności mobilizowane są jeszcze
dodatkowe osoby – wolontariusze).
Pani Daniela Langowska zajmuje się dystrybucją
żywności od bardzo wielu lat (obsługiwała m.in. program PEAD). Prowadzi tą działalność
z dużym zaangażowaniem i szacunkiem do osób potrzebujących i z tego tytułu ona jak i jej
współpracownicy są cenieni w środowisku lokalnym – świadczy o tym treść pisma, które
osoby korzystające z pomocy w ramach Programu podpisały i przesłały do Ministerstwa
Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Potwierdzona kserokopia tego pisma stanowi materiał
dowodowy kontroli (Załącznik Nr 5).
Baza magazynowo-techniczna służąca realizacji Projektu:
Bazę lokalową będącą w dyspozycji Oddziału PKPS w Pelplinie i służąca do tej pory
realizacji Programu stanowił stary, parterowy budynek umiejscowiony w Pelplinie przy
Placu Grunwaldzkim 8A. W budynku tym znajdują się 3 pomieszczenia (magazynowe
i pomieszczenie administracyjne wyposażone w telefon stacjonarny z fax-em) o łącznej
6
powierzchni 29 m². Pomieszczenia te choć mocno wyeksploatowane,
są jednak czyste
i suche, spełniające warunki do przechowywania żywności. Odbywający się w tych
warunkach proces dystrybucji żywności zdaniem kontrolujących nie narażał odbiorców
pomocy na stygmatyzację i dyskryminację. Osoby zakwalifikowane do pomocy były bowiem
szybko i sprawnie informowane o możliwości skorzystania ze wsparcia m.in. dzięki
współpracy w tym zakresie z OPS i sołtysami okolicznych wiosek. Wydawanie żywności
odbywało się w budynku OPL ( w korytarzu pomiędzy pomieszczeniem biurowym i
magazynowym). W sytuacji zwiększonej liczby osób zakwalifikowanych do pomocy
dystrybucja paczek przeprowadzana była też w pomieszczeniu administracyjnym. Ponadto
dotychczasowa siedziba OPL zlokalizowana była na uboczu i dzięki temu, jak twierdzi
przedstawiciel OPL,
osoby czekające przed budynkiem nie czuły z tego powodu
dyskryminowane i stygmatyzowane.
Mimo to, Burmistrz Pelplina doceniając wagę i rozmiar pomocy żywnościowej jakiej udziela
mieszkańcom Miasta i Gminy Pelplin tutejszy Oddział PKPS postanowił poprawić warunki
lokalowe Organizacji przydzielając jej nowe pomieszczenia, usytuowane w budynku
miasta (wcześniej funkcjonowała tutaj Sekcja Świadczeń MOPS Pelplin) - przy ulicy
Mickiewicza 23. Lokal ten został udostępniony Oddziałowi na zasadzie bezpłatnego
użyczenia (Organizacja będzie musiała tylko ponosić koszty mediów). Kontrolerzy zapoznali
się z nową siedzibą Organizacji i przyszłym miejscem dystrybucji żywności. Standard tego
lokalu jest dużo wyższy od dotychczasowego. W skład nowej siedziby OPL wchodzą 3 duże,
przestronne pomieszczenia (o łącznej powierzchni przekraczającej 50 m² ) wraz z węzłem
sanitarnym. W jednym z tych pomieszczeń funkcjonować będzie biuro, w następnym
magazyn, a kolejne przeznaczone zostanie na poczekalnię (wyposażoną w krzesła). Cały
lokal został już odmalowany przez Organizację, wkrótce nastąpi jego odbiór przez służby
sanitarne (lokalny Sanepid). Według wyjaśnień przedstawiciela kontrolowanego Podmiotu
kolejna dostawa żywności realizowana będzie już w nowej lokalizacji.
W tej sytuacji zastrzeżenia dotyczące złych warunków dystrybucji żywności
(w tym kwestia narażania odbiorców na stygmatyzację) prowadzonej przez Oddział PKPS
w Pelplinie w ramach Programu Operacyjnego zgłoszone do Ministerstwa Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej wydają się niezasadne.
7
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
1. Sposób
realizacji
Programu
Operacyjnego
Pomoc
Żywnościowa
2014-2020
przez Zarząd Miejsko-Gminny PKPS w Pelplinie jako Organizacji Partnerskiej Lokalnej
(OPL)
jest
zgodny
z
„Wytycznymi
Instytucji
Zarządzającej
(MRPiPS)
dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach
Programu
Operacyjnego
Pomoc
Żywnościowa
2014–2020
współfinansowanego
z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016”.
2. Zastrzeżenia zawarte we wniosku o udzielenie informacji publicznej przesłanym
do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczących złych warunków
dystrybucji żywności prowadzonej przez Oddział PKPS w Pelplinie (w tym kwestia braku
poszanowania
godności dla odbiorców pomocy i narażanie ich na stygmatyzację)
nie potwierdziły się (szczególnie w sytuacji diametralnej zmiany warunków lokalowych,
które nastąpiły w ostatnim czasie).
Biorąc pod uwagę powyższe wnioski uznaje się końcowy wynik kontroli za pozytywny.
*
*
*
Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących
egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki.
Osobie reprezentującej kontrolowaną jednostkę zgodnie z § 16 Rozporządzenia Ministra
Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy
społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie
7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim
ustaleń.
Gdańsk, dnia 13 października 2016 r.
Jednostka kontrolowana:
Prezes Zarządu
Miejsko-Gminnego PKPS w Pelplinie
/-/ Teresa Czarnecka
ORGANIZATOR
usług domowych
/-/ Daniela Langowska
Kontrolujący:
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Małgorzata Szady
Starszy Specjalista
/-/ Agnieszka Depka