Wdrożenie i zakończenie metody CAF w Urzędzie Gminy

Wdrożenie i zakończenie metody CAF w Urzędzie Gminy Ostrówek w 2011 roku
W roku 2011 Urząd przystąpił do realizacji projektu wdrożenia w naszej jednostce Wspólnej
Metody Oceny CAF. Wdrożenie tej metody jest przedsięwzięciem w ramach wdrażania
nowoczesnych narzędzi zarządzania jednostką.
Dokonano analizy funkcjonowania Urzędu Gminy pod kątem dziewięciu kryteriów:
przywództwo, strategia i planowanie, pracownicy, partnerstwo i zasoby, procesy, wyniki
działalności w relacjach z obywatelami / klientami, wyniki działalności w relacjach z
pracownikami, społeczne wyniki działalności, kluczowe wyniki działalności. Samoocena
przeprowadzona została przez tzw. Zespół Samooceny, składający się z przedstawicieli
poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. Po zakończeniu samooceny, jej wyniki
zostały przedstawione kierownictwu Urzędu oraz wszystkim pracownikom. Na podstawie
uzyskanych wyników zidentyfikowano mocne strony działalności Urzędu oraz obszary
wymagające usprawnień. Ustalone zostały priorytety działań doskonalących i wdrażane będą
projekty służące usprawnianiu funkcjonowania Urzędu.
Samoocenę CAF uznaje się za początek strategii doskonalącej o dłuższym okresie realizacji,
dlatego też będziemy starali się dla każdego zidentyfikowanego obszaru do poprawy,
stopniowo opracowywać plany doskonalenia i konsekwentnie wdrażać je w życie. Dzięki
takiemu podejściu postaramy się uzyskać to co najważniejsze – poprawę działania Urzędu.
Plan działania wynikający z samooceny zostanie włączony w proces planowania
strategicznego organizacji, stając się częścią jej kompleksowego zarządzania.
SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY
Niniejszy dokument stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia samooceny
w Urzędzie. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metodą CAF 2006. Urząd poddano ocenie
w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie wyników oceny określono działania
wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu.
GRUPA SAMOOCENY
Lp.
Imię nazwisko
1
Jerzy Bańkowski
2
Bożena Paszkowska
3
Jerzy Chudzik
4
Magdalena Szumiec
5
Teresa Szewczyk
6
Małgorzata Karasek
7
Danuta Banaś
8
Sylwia Trojak
9
Helena Ligęza
10
Małgorzata Romańczuk
Stanowisko
zastępca wójta gminy
inspektor
informatyk
młodszy referent
inspektor
inspektor
inspektor
referent
inspektor
sekretarka
1. WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW
Nr
1.
Kryterium
Ocena
Ocena
kryterium
kryterium
szczeg.
Przywództwo
12,0
Co przywództwo organizacji robi, aby:
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
Wytyczać kierunki działania organizacji poprzez
sformułowanie jej misji, wizji i wartości.
Opracowywać i wdrażać system zarządzenia
organizacją, je funkcjonowaniem i zmianą.
Motywować i wspierać pracowników organizacji, a także
być dla nich wzorcem wypełniania roli.
Zarządzać relacjami z politykami i innymi
zainteresowanymi stronami w celu zapewnienia wspólnej
odpowiedzialności.
14
10
11
13
Strategia i planowanie
8,8
Co organizacja robi, aby:
2.1
2.2
Gromadzić informacje o obecnych i przyszłych
potrzebach zainteresowanych stron.
Opracowywać, dokonywać przeglądów i aktualizować
strategie i plany, uwzględniając potrzeby
zainteresowanych stron i dostępne zasoby.
9
16
2.3
Realizować strategię i plany w całej organizacji.
2
2.4
Planować, wdrażać i analizować działania
modernizacyjne i innowacyjne.
8
3.
Pracownicy
5,3
Co organizacja robi, aby:
3.1
3.2
3.3
4.
Transparentnie zarządzać zasobami ludzkimi, planować
je i doskonalić w odniesieniu do strategii i planowania.
Określać, rozwijać i wykorzystywać kompetencje
pracowników, dostosowując cele indywidualne i
organizacyjne.
Angażować pracowników poprzez ich upodmiotowienie i
otwarty dialog.
4
3
9
Partnerstwo i zasoby
10,2
Co organizacja robi, aby:
4.1
Budować i rozwijać kluczowe relacje partnerskie.
14
4.2
Budować i rozwijać relacje z klientami/obywatelami.
14
4.3
Zarządzać finansami.
10
4.4
Zarządzać informacją i wiedzą.
10
4.5
Zarządzać technologią.
5
4.6
Zarządzać majątkiem rzeczowym.
8
5.
Procesy
7,3
Co organizacja robi, aby:
5.1
5.2
Na bieżąco identyfikować, projektować i udoskonalać
procesy oraz zarządzać nimi.
Opracowywać i dostarczać usługi i produkty
zorientowane dla klientów/obywateli.
8
11
Ocena
Potencjał
u/
Wyników
5.3
Wprowadzać innowacje do procesów z udziałem
klientów/obywateli.
3
Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie
6.
8,7
Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami
11,5
Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i
oczekiwania obywateli i klientów, w oparciu o:
6.1
Wyniki pomiarów satysfakcji klientów/obywateli?
0
6.2
Wyniki pomiarów relacji z klientami/obywatelami?
23
7.
Wyniki w relacjach z pracownikami
4,0
Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i
oczekiwania swych pracowników w oparciu o:
7.1
Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników?
0
7.2
Wskaźniki wyników w relacjach z pracownikami?
8
8.
Wyniki społeczne
12,0
Jakie wyniki organizacja uzyskała pod względem wpływu na
społeczeństwo w zakresie:
8.1
8.2
9.
Wyników pomiaru postrzegania przez zainteresowane
strony wpływu na społeczeństwo.
Ustanowionych przez organizację wskaźników
oddziaływania społecznego.
24
0
Wyniki kluczowe
22,0
Jakie są dowody osiągnięcia wyznaczonych celów organizacji
w odniesieniu do:
9.1
Wyników zewnętrznych: efektów bezpośrednich i
skutków długofalowych w zakresie wyznaczonych celów.
18
9.2
Wyników wewnętrznych.
26
Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie
PUNKTACJA ŁĄCZNA:
12,4
21,1
Przywództwo
Strategia i planowanie
Pracownicy
Partnerstwo i zasoby
Procesy
Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami
Wyniki w relacjach z pracownikami
Wyniki społeczne
Wyniki kluczowe
suma
12,0
8,8
5,3
10,2
7,3
11,5
4,0
12,0
22,0
93,08