Współpraca międzysektorowa drogą do sukcesu - dobre

Współpraca międzysektorowa drogą do sukcesu dobre praktyki Stowarzyszenia Inicjatyw Samorządowych
Przykład Stowarzyszenia Inicjatyw Samorządowych pokazuje jak dobrze zorganizowana i
efektywna współpraca organizacji pozarządowej z jednostkami samorządu terytorialnego może
przyczynić się do potrójnego sukcesu – sukcesu organizacji pozarządowej, partnerskiego
samorządu i lokalnej społeczności.
Po pierwsze współpraca tego typu umożliwia dynamiczny rozwój instytucjonalny organizacji
pozarządowej, wzmocnienie jej potencjału organizacyjnego, technicznego i kadrowego, a przez to
wzrost kompetencji w danym obszarze i profesjonalizację działania – to ogromna korzyść dla
beneficjentów działania takiej organizacji. Po drugie wspólne działania pozwalają efektywniej
rozwiązywać problemy społeczne, szybciej i skuteczniej reagować na problemy danej społeczności,
czy wreszcie pozyskiwać środki zewnętrzne na realizację określonych działań. Po trzecie wreszcie,
współpraca NGO z JST umożliwia tym drugim na nabywanie nowych kompetencji, poznawanie
nowych zjawisk, trendów, technologii – czyli mówiąc w skrócie - samorządy mogą nauczyć się
czegoś nowego, wdrażać nowe rozwiązania i tym samym lepiej realizować powierzone im zadania.
Na dobrej współpracy międzysektorowej korzystają zatem wszyscy; społeczności lokalne ponieważ ich potrzeby są lepiej zaspakajane, samorządy – ponieważ mogą skuteczniej wypełniać
swoja misję, a także organizacje pozarządowe–bo mogą się rozwijać i realizować swoje cele. Mamy
więc potrójny sukces. A wszystko to dzięki połączeniu potencjałów partnerów reprezentujących
dwa rządzące się zupełnie odmiennymi zasadami sektorów – samorządowego i pozarządowego.
To tyle teorii. Ale czy znajdą się na jej potwierdzenie dowody? Jak najbardziej. Za przykład na
potwierdzenie postawionej w artykule tezy niech posłuży historia współpracy Stowarzyszenia
Inicjatyw Samorządowych z Urzędem Miasta Opole Lubelskie. Wybrane, wspólnie zrealizowane
projekty zostały zaprezentowane w kolejności ukazującej progres w rozwoju instytucjonalnym
Stowarzyszenia oraz ukazującej wzrost skali i efektywności podejmowanych przez Stowarzyszenie,
wspólnych działań w ramach projektów partnerskich.
Znaczenie pierwszego kontaktu.
SIS oraz Urząd Miasta Opole Lubelskie nawiązały pierwszy kontakt podczas realizacji przez
Stowarzyszenie ogólnopolskiego projektu „Aktywny Urząd”. Kontakt ten był dość prozaiczny, ale
jak się później okaże znamienny w skutkach. Urzędnicy z Opola Lubelskiego wzięli po prostu
udział w zaoferowanych im szkoleniach umożliwiających nabycie specjalistycznych kwalifikacji.
Szkolenia – a głównie ich jakość – zostały bardzo pozytywnie przyjęte przez uczestników, a to
pozwoliło już wkrótce na prowadzenie rozmów nad kompleksowym rozwiązaniem dla Urzędu.
Przykład nr 1
Projekt „Opole Lubelskie stawia na jakość”.
Stowarzyszenie Inicjatyw Samorządowych oraz Urząd Miasta Opole Lubelskie zawiązały
porozumienie, którego celem była współpraca na rzecz rozwiązywania lokalnych problemów
społecznych, budowy społeczeństwa obywatelskiego i wzrostu partycypacji społecznej.
Obie instytucje postanowiły wykorzystać posiadane zasoby, wiedzę i doświadczenie dla osiągnięcia
wspólnych celów. Pierwszym efektem współpracy był projekt zgłoszony na ogólnopolski konkurs
w ramach priorytetu piątego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki pod tytułem „Opole Lubelskie
stawia na jakość”. Celem projektu było podniesienie sprawności instytucjonalnej Urzędu Miasta
Opole Lubelskie oraz zwiększenie jakości współpracy urzędu z NGO działającymi na terenie
miasta. Projekt uzyskał wysoką ocenę komisji konkursowej i otrzymał dofinansowanie na realizację
m.in. następujących działań:
-przeprowadzenie kompleksowych szkoleń dla kadry Urzędu Miasta w oparciu o diagnozę
środowiskową (szkolenia z zakresu informatyki, prawa, finansów, języków obcych, zamówień
publicznych, profesjonalnej obsługi interesanta)
-budowę nowoczesnego punktu obsługi klienta oraz systemu oznakowania urzędu
-wdrożenie systemu zarządzania jakością ISO 9001
-budowę mapy aktywności organizacji pozarządowych i serwisu www usprawniającego współpracę
JST z NGO
-opracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego
-promocję współpracy międzysektorowej pomiędzy NGO i JST
Projekt zakończył się pełnym sukcesem – Urząd Miejski w Opolu Lubelskim osiągnął znaczący
wzrost jakości stanowionego prawa i efektywności pracy, a jego działania lepiej odpowiadały na
potrzeby społeczne i były podejmowane w porozumieniu z lokalnymi NGO. Co jednak
zdecydowało o sukcesie?
Po pierwsze wykorzystanie skumulowanych potencjałów obu partnerskich instytucji. Urząd Miasta
Opole Lubelskie wniósł do partnerstwa znajomość lokalnej społeczności – jej potrzeb i oczekiwań,
wiedzę i umiejętności z zakresu zarządzania JST oraz wolę pozytywnych zmian i zaangażowanie
pracowników gotowych podejmować nowe wyzwania. SIS – jako instytucja szkoleniowo doradcza
– wniosło do projektu specjalistyczną wiedzę z zakresu zarządzania jakością, metodologię
prowadzenia szkoleń (wyniesioną z wcześniej realizowanych projektów dla administracji
samorządowej), znajomość środowiska NGO i kompetencje w obszarze technologii
informatycznych.
Bez połączenia obu potencjałów projekt nie mógłby zostać zrealizowany – przynajmniej nie na tak
dużą skalę.
Jakie korzyści odnieśli poszczególni beneficjenci i interesariusze projektu?
-Samorząd podniósł kompetencje swoich pracowników i poprawił funkcjonowanie urzędu
wprowadzając różnego typu rozwiązania organizacyjne i techniczne. Przeprowadził także szereg
inwestycji w infrastrukturę informatyczną związaną z usługami dla mieszkańców. To bardzo szybko
przełożyło się na lepszą jakość obsługi klienta, efektywność pracy i jakość realizacji zadań
samorządu. Samorząd nabył także nową, ważną kompetencję – nauczył się współpracy z
organizacją pozarządową przy realizacji działań skierowanych do personelu własnej jednostki i
pozwolił na to aby swoją pracę poddać oglądowi zewnętrznej instytucji. Uczynił to by z jednej
strony pozyskać „świeże, obiektywne spojrzenie, nowe pomysły”, a z drugiej uniknąć
subiektywizmu oceny – efekt końcowy takiej postawy był niezwykle pozytywny.
-Lokalna społeczność uzyskała usługę lepszej jakości, poprawił się dostęp do niektórych usług,
zwiększyła się wiedza o działaniach i inicjatywach podejmowanych przez samorząd, organizacje
pozarządowe zostały wyposażone w narzędzia komunikacji z urzędem – jednym słowem urząd stał
się lepszy, bardziej przyjazny i otwarty dla swoich mieszkańców.
-Stowarzyszenie Inicjatyw Samorządowych – lider projektu – otrzymał możliwość realizacji swojej
misji jaką jest rozwój samorządności w Polsce, doskonalenia narzędzi pracy i zdobywania cennych
doświadczeń w zakresie realizacji działań na rzecz samorządów i społeczności lokalnych.
Stowarzyszenie wzmocniło się także kadrowo, organizacyjnie i technicznie pozyskując cennych
pracowników oraz rozbudowując sieć współpracy z ekspertami i instytucjami działającymi w sferze
szkoleniowo-doradczej.
Ten sukces zachęcił obu partnerów do dalszych poszukiwań wspólnych obszarów działania, a na ich
rezultaty nie trzeba było długo czekać.
Przykład nr. 2
Projekt „mam Prawo”.
Partnerzy dostrzegli bardzo ważny społecznie problem jakim jest brak w Polsce systemu
umożliwiającego obywatelowi – zwłaszcza będącego w trudnej sytuacji materialnej – skorzystanie
z bezpłatnej przedsądowej pomocy prawnej. Problem ten dotyka wszystkich Polaków ale
najtrudniejsza sytuacja jest na obszarach wiejskich i w małych miastach (takich jak Opole
Lubelskie). Brakuje tam nawet komercyjnych kancelarii prawnych (na których usługi stać i tak
tylko nielicznych) nie mówiąc już o dostępnych tylko w dużych miastach instytucjach, które
przynajmniej w ograniczonym zakresie niosą bezpłatna pomoc prawną (jak. np. akademickie
poradnie prawne). Zdiagnozowano także liczne bariery mentalne utrudniające korzystanie z usług
prawnika. Wiele osób uważa, że usługa prawna przeznaczona jest tylko dla osób zamożnych, czuje
się onieśmielona swoim brakiem wiedzy i wykształcenia, obawia się podzielenia się swoimi
problemami z obcą osobą jaką jest prawnik – który dodatkowo, bardzo często mieszka w tej samej,
małej miejscowości i nie jest postrzegany jako osoba obiektywna i niezależna. Bariery mentalne
występują także w przypadku korzystania z porad prawnych świadczonych np. przy instytucjach
pomocy społecznej – wiele osób nie chce korzystać z takiej pomocy obawiając się z jednej strony o
brak niezależności doradców, a z drugiej kierując się dumą i poczuciem godności (nie chcą być
postrzegane jako osoby biedne i bezradne).
Wychodząc zatem naprzeciw tak zdiagnozowanych problemów partnerzy opracowali system
umożliwiający powszechny, niczym nieograniczony dostęp do pomocy prawnej, który spełnia
następujące kryteria:
- brak barier i ograniczeń (zaświadczeń o poziomie dochodu itp.)
- profesjonalizm i najlepsza jakość usług (przy zachowaniu efektywności kosztowej)
- niezależność i obiektywizm (doradcy nie pochodzą z miejscowości w których są zatrudnieni i
często rotują, biura porad prawnych to oddzielne obiekty nie umiejscowione przy żadnej instytucji)
- porada udzielana od ręki (tylko wyjątkowo skomplikowane sprawy rozpatrują umawiani na
konkretny termin eksperci)
- szeroki wachlarz nowoczesnych usług: porada na miejscu w biurze powiatowym (na dwóch
szczeblach kompetencji: doradca i ekspert), porada udzielana elektronicznie za pośrednictwem ekancelarii, porada w domu klienta, telefoniczna, mailowa, a także standardowa publikowana w
bezpłatnej formie (biuletyn porad prawnych oraz serwis www.)
Tak opracowany system partnerzy ujęli w formie projektu pt. „Mam Prawo”, który następnie złożyli
na konkurs w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Projekt zajął pierwsze miejsce pozyskując
ponad 4 milionową dotację. Dzięki tym środkom uruchomiono siec biur porad prawnych i
obywatelskich obsługujących 8 powiatów województwa lubelskiego.
Projekt okazał się prawdziwą rewolucją zmieniając świadomość nie tylko mieszkańców terenów
objętych wsparciem ale także pracowników administracji państwowej i samorządowej oraz
środowiska zawodowych prawników.
Jakie zmiany wywołał projekt wśród beneficjentów i interesariuszy - czyli trzy oblicza sukcesu.
Samorząd
Samorząd wszystkich szczebli musiał zrewidować pokutujące w tym środowisku stereotypy i
obawy, które towarzyszyły organizatorom podczas wprowadzania projektu do realizacji.
Okazało się bowiem, że obawy o to, że świadomy swoich praw obywatel („przygotowany” przez
biuro porad prawnych) będzie bardziej roszczeniowy i kłopotliwy były niepotrzebne.
Prawna okazała się odmienna - świadomy swoich praw i obowiązków obywatel to mniej zbędnych
sporów i sprawniejsza praca urzędników, to lepszy obywatel i partner samorządu.
Podstawowe korzyści dla samorządu:
 Spadła ilość spraw – w tym zwłaszcza źle adresowanych (do tej pory bardzo wiele osób nie
wiedziało dokładnie do jakiej instytucji się zwrócić w swojej sprawie, do jakiego konkretnie
wydziału i czy mają jakieś podstawy prawne do swoich działań). Obecnie dzięki konsultacjom
z naszymi prawnikami osoby te trafiają od razu do właściwej instytucji, a część w ogóle nie
podejmuje żadnych działań, bo dowiaduje się iż nie ma do tego podstaw prawnych.
 Skrócił się czas obsługi klienta, ponieważ interesant trafia do urzędu przygotowany, świadomy
swoich praw, ale i obowiązków, wyposażony we właściwe dokumenty, rozumiejący procesy
i procedury.
 Zmniejszyła się liczba konfliktów pomiędzy interesantami a instytucjami, gdyż w większości
przypadków ich podłożem jest niewiedza, brak zaufania i emocje. Obecnie dzięki funkcjonowaniu niezależnych i obiektywnych Biur Porad Prawnych, obywatele bardziej świadomie i odpowiedzialnie wchodzą w relacje z instytucjami, dysponują pełniejszą wiedzą i większą świadomością prawną.
Podsumowując, wiele instytucji – często ze zdziwieniem – odkryło, że świadomy, znający
prawo obywatel to przyjaciel, a nie wróg. To osoba, z którą o wiele łatwiej i lepiej się współpracuje
oraz komunikuje. Jest świadomym partnerem urzędnika, który zna swoje prawa i obowiązki, ma
wiedzę na temat procedur i przepisów prawnych w swojej sprawie. Oszczędza zatem czas pracy
urzędnika i nie naraża urzędu na zbędne koszty.
Obywatele.
Mieszkańcy powiatów objętych wsparciem projektu przyjęli zaoferowane im usługi z niezwykłym
entuzjazmem. Udzielono 135 000 porad pomagając w rozwiązaniu problemów prawnych i
życiowych tysięcy osób. Podnosi się świadomość prawna obywateli i wzrasta ich aktywność
społeczna. Coraz chętniej też korzystają z usług komercyjnych (do tej pory zaledwie 1% Polaków
korzystał z pomocy prawnej specjalisty) obalając kolejny mit, że bezpłatne poradnictwo prawne
uderzy w środowisko zawodowe prawników odbierając im klientów. O tym wszystkim możecie
Państwo szczegółowo przeczytać na stronie internetowej projektu „Mam Prawo” – pod adresem
www.mamprawo.eu. Znajdują się tam analizy, raporty ze zrealizowanych działań, a także
elektroniczne wersje wydawanych przez organizatorów publikacji.
Stowarzyszenie Inicjatyw Samorządowych
Dzięki realizacji projektu Stowarzyszenie stało się nie tylko regionalnym ale i ogólnokrajowym
liderem w obszarze bezpłatnego poradnictwa prawnego. Wypracowane w ramach projektu
standardy i rozwiązania (dot. m.in. metodologii organizacji poradnictwa, systemu informatycznego,
zarządzania jakością) stały się podstawą kolejnych projektów oraz budowy koncepcji
Ogólnopolskiego Systemu Bezpłatnego Poradnictwa Prawnego (Stowarzyszenie uruchomiło
kolejny, partnerski projekt, ze starostwami powiatowymi w Łęcznej i Lubartowie, obejmujący
wsparciem dalsze 6 powiatów woj. lubelskiego w tym Miasto Lublin, a system ogólnopolski jest
obecnie konsultowany na szczeblu ministerialnym oraz w Kancelarii Prezydenta RP)
Podstawowe korzyści dla SIS:
- Stowarzyszenie wypracowało własne standardy organizacji poradnictwa prawnego stanowiące
podstawę pod dalsze działania zmierzające do rozwoju bezpłatnego poradnictwa prawnego w
Polsce (standardy jakości, rekrutacji i szkoleń personelu, metodologia organizacji poradnictwa,
standardy techniczne). Jakość i efektywność tych standardów, a także sukcesy które osiąga projekt
„Mam Prawo” zachęca kolejne samorządy do współpracy w zakresie zapewniania obywatelom
dostępu do bezpłatnej pomocy prawnej.
- Budowa sieci własnych, w pełni wyposażonych Biur Porad Prawnych i Obywatelskich w 9
miastach regionu obejmujących swoimi działaniami 14 powiatów województwa lubelskiego. To
ogromne wzmocnienie zaplecza technicznego organizacji i zwiększenie możliwości oddziaływania
na znacznym obszarze województwa.
- Budowa własnego, autorskiego systemu informatycznego do świadczenia i obsługi poradnictwa
prawnego oraz prowadzenia badań analitycznych. To uniwersalne narzędzie umożliwiające
implementację zarówno na poziomie lokalnym jak i regionalnym czy ogólnopolskim.
- Wdrożenie w instytucji standardu jakości ISO 9001 oraz wykonanie strategii rozwoju organizacji
co umożliwiło profesjonalizacje działań i ich dostosowanie do zdiagnozowanych potrzeb rynku.
- Realizacja projektu o budżecie blisko czterech i pół miliona złotych (poddanego licznym
kontrolom i zewnętrznym audytom) uwiarygodniło Stowarzyszenie jako wiarygodnego partnera i
sprawnego realizatora projektów. Ta wiarygodność pozwala obecnie aplikować o kolejne dotację na
rozwój systemu poradnictwa prawnego (pozyskano m.in. środki z Funduszy Szwajcarskich).
- Wzmocnienie kapitału osobowego SIS oraz wzrost jego kompetencji w obszarze prawa.
Realizacja projektu umożliwiła zgromadzenie sprawnego zespołu ponad 20 prawników oraz
zbudowanie sieci współpracy z najlepszymi kancelariami w regionie (to z nich rekrutują się
zatrudniani przez organizatorów eksperci do rozwiązywania szczególnie trudnych spraw).
- Budowa sieci współpracy z licznymi instytucjami samorządowymi, państwowymi i prywatnymi w
obszarze świadczenia poradnictwa prawnego wzmocniła pozycję SIS i jego możliwości
oddziaływania, a także poprawiła rozpoznawalność organizacji – budując tym samym silną,
regionalną markę.
- Opracowanie autorskiej koncepcji Budowy Ogólnopolskiego Systemu Poradnictwa Prawnego
oraz sukcesy w obszarze praktycznego wcielania w życie stanowiących o jego jakości standardów i
rozwiązań uczyniło ze Stowarzyszenia krajowego lidera w obszarze poradnictwa prawnego.
Stowarzyszenie zbudowało silną i rozpoznawalną w kraju markę w tym obszarze - co przekłada
się na udział organizacji w procesach konsultacyjnych na szczeblu rządowym.
- Stowarzyszenie wzmocniło swoją rolę na arenie regionalnej i krajowej budując koalicję osób i
instytucji wspierających ideę bezpłatnego poradnictwa prawnego. Dzięki temu organizacja realnie
oddziałuje na lokalne polityki–sprawia m.in. że bezpłatne poradnictwo prawne jest obecnie
postrzegane jako ważne zadanie i wpisywane do strategii rozwoju gmin i powiatów. Stowarzyszenie
zabiega także o umiejscowienie tej problematyki w zapisach Regionalnych Programów
Operacyjnych poszczególnych województw (tak aby zapewnić lokalne finansowanie poradnictwa
ze środków UE na lata 2014-2020).
Podsumowując na realizacji projektu skorzystali wszyscy – mieszkańcy ponieważ mają dostęp
bezpłatnych usług o najwyższym standardzie, samorządy i innego typu instytucje ponieważ mają
mniej zbędnej pracy i mogą działać efektywniej, a także organizacja pozarządowa, która jest
liderem projektu – może nie tylko realizować swoją wizję, ale także rozwijać się, osiągać coraz to
wyższe poziomy jakości i skali oddziaływania, wzmacniać się instytucjonalnie na wszystkich
płaszczyznach – technicznej, organizacyjnej i kompetencyjnej.
Przykład 3.
Projekt, który jeszcze nie ma nazwy.
Współpraca pomiędzy SIS i Urzędem Miejskim w Opolu Lubelskim weszła obecnie w kolejny etap
rozwoju. Obie strony zabiegają o wzrost świadomości i aktywności obywatelskiej oraz zwiększenie
poziomu partycypacji obywateli w podejmowaniu ważnych dla nich decyzji. Postanowiły zatem
wykorzystać zdobyte dotychczas doświadczenia i wiedze i zrobić kolejny krok do przodu –
wdrożyć w Urzędzie ambitne standardy współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi.
Celem projektu jest zwiększenie udziału obywateli zarówno w procesie planowania jak i wdrażania
polityk miasta.
Co wnosi do projektu każdy z partnerów:
Urząd Miejski w Opolu Lubelskim
Samorząd miejski wnosi rzetelnie przeprowadzoną diagnozę społeczną, wypracowane przez lata
relacje z poszczególnymi środowiskami, a także wolę dokonania jakościowego skoku we
współpracy z organizacjami samorządowymi. Zapewnia także odpowiednie ramy prawne dla
opracowanych i wdrożonych rozwiązań.
Stowarzyszenie Inicjatyw Samorządowych
SIS został liderem nowoopracowywanego projektu nie tylko ze względu na dobrą znajomość
problematyki społeczno-gospodarczej Opola Lubelskiego i funkcjonowania miejskiego samorządu
wyniesioną z uprzednio realizowanych, wspólnych projektów. SIS jest od niedawna także
ekspertem w dziedzinie współpracy międzysektorowej, a zwłaszcza w obszarze opracowywania i
wdrażania standardów współpracy między sektorem pozarządowym i administracją publiczną.
SIS zakończył właśnie realizację projektu, którego celem było wypracowanie i wdrożenie modelu
współpracy międzysektorowej na obszarze Lublina. Podczas rocznego projektu wypracowano
pakiet standardów regulujących wszystkie obszary współpracy dla liczącego już kilkadziesiąt
podmiotów Lubelskiego Partnerstwa Publiczno Społecznego, którego to Partnerstwa
Stowarzyszenie jest aktywnym członkiem. Aktualna wiedza i doświadczenie w zakresie
opracowywania, testowania i wdrażania standardów współpracy międzysektorowej zdobyta przez
Stowarzyszenie będzie miało teraz możliwość zaprocentować w Opolu Lubelskim.
Dodatkową kompetencją SIS jest rozwinięta w ciągu ostatnich kilku lat wiedza w obszarze
konstruowania narzędzi informatycznych wspomagających realizację założonych działań (m.in.
systemy informatyczne wspomagające organizację poradnictwa prawnego, system wspomagający
współpracę międzysektorową LPPS). Stowarzyszenie jest od niedawna także członkiem
Lubelskiego Klastra ICT w ramach, którego rozwija swoje kwalifikacje w tym obszarze i pozyskuje
wsparcie merytoryczne i techniczne od partnerskich firm i instytucji.
Kompetencje i kwalifikacje obu partnerów świetnie się zatem uzupełniają, a wspólna realizacja
projektu z pewnością przyniesie dobre owoce i kolejne sukcesy – zarówno realizatorom projektu
jak i mieszkańcom miasta, którzy uzyskają większy wpływ na decyzje podejmowane przez swoich
włodarzy.
Jak widzimy na zaprezentowanych przykładach dobrze rozpoczęta i prowadzona współpraca
pomiędzy organizacją pozarządową i jednostką samorządu terytorialnego może przynosić
ogromne korzyści każdej ze stron. Współpraca taka może rozpocząć się od prostych,
wspólnych działań i wkraczać na coraz to wyższe i bardziej skomplikowane obszary.