Umowa nr……………………………………..

Umowa nr……………………………………..
zawarta w dniu ____ _______ 2016 r. w Kłodzku pomiędzy
Gminą Miejską Kłodzko z siedzibą w Kłodzku pl. Bolesława Chrobrego 1, NIP 883 16 79 027
którą reprezentuje

Jolanta Leszko - Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Kłodzku
przy kontrasygnacie

Krystyny Dorosz - Głównego Księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kłodzku
zwanym dalej „Zamawiającym”
a
……………………………………..
………………………………….
Strony zawierają umowę w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie
zamówienia bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych
(t.j. Dz. U. z 2013 r.poz. 907 z późn. zm.) w związku z art. 4 pkt. 8 powołanej powyżej
ustawy oraz regulaminu zamówień publicznych do postępowań w sprawach których wartość
nie przekracza wyrażonej w złotych 30.000 euro w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kłodzku
o następującej treści:
§1
Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji świadczenie usług pocztowych w
obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania
przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r.
Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy.
§2
1.
Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się jako
przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B):
1) zwykłe – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
2) polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i
doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub
uszkodzeniem,
3) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana będącą przesyłką listową,
przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ja przed utratą, ubytkiem
zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii,
4) polecone z poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za
potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
5) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka
najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za
pokwitowaniem odbioru,
6) gabaryt A – przesyłka o wymiarach:
a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,
b) maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości
325 mm, szerokości 230 mm.
7) gabaryt B – przesyłka o wymiarach:
a) minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325
mm, szerokość 230 mm,
b) maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900
mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600
mm.
2.
Wykonawca posiada punkt na terenie miasta Kłodzka przy……………………….
3.
Wykonawca zobowiązany jest dostarczać przesyłki w godzinach od 10.00 do 14.00
oraz odbierać przesyłki w godzinach od 10.00 do 15.00. Zamawiający dopuszcza możliwość
zmiany godzin odbioru i dostarczania przesyłek w przypadku wcześniejszego zgodnego
pisemnego zaakceptowania zmian. Wykonawca obowiązany jest posiadać w okresie
świadczenia usług na rzecz Zamawiającego placówkę pocztową położoną na terenie miasta
Kłodzko. Placówka musi być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, tj. od
poniedziałku do piątku w godz. 7.00 – 15.00 i posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi
klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo
Wykonawcy.
4.
W przypadku gdy wystąpi konieczność wysłania innej przesyłki niż wynikająca
z umowy Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji usługi zgodnie z obowiązującym
cennikiem.
5.
Przekazanie przesyłek listowych przygotowanych do wyekspediowania będzie
każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, datą w książce nadawczej (dla
przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych
kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych).
5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj.
przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku rejestrowanych wg
kolejności wpisów w książce nadawczej. Ponadto Zamawiający zobowiązany jest do
sporządzenia w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz dla Zamawiającego i jeden
egzemplarz dla Wykonawcy), książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz
zestawienia ilościowo – wartościowego przeznaczonego dla przesyłek nierejestrowanych.
6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie
umożliwiającym Wykonawcy doręczenie przesyłek listowych bez ubytku i uszkodzenia do
miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
7. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta Zamawiającego, odpowiednio
zabezpieczona.
8. W przypadku gdy przesyłki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub
opakowania Wykonawca zapewni (dostarczy) Zamawiającemu we własnym zakresie
wszelkie materiały niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.
9. Nadanie przesyłek przez Wykonawcę, objętych przedmiotem zamówienia następować
będzie w dniu ich odbioru, jeśli nie będzie zastrzeżeń do dostarczonych przesyłek.
10. Wykonawca będzie dostarczał zwrotne potwierdzenie odbioru oraz zwroty przesyłek
niedostarczonych wraz z wykazem zwrotów do siedziby Zamawiającego. Wykonawca określi
dodatkowo powód niepodjęcia przez adresata przesyłki listowej.
11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata
„potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak,
niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia przesyłki listowej.
12. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia
odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych
w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego ( t.j. Dz. U. z
2013 r. poz. 267 z późn. zm.).
13. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową
realizację przedmiotu zamówienia, do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec
Zamawiającego. Ponadto wykonawca musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności
cywilnej przez cały okres wykonywania przedmiotu zamówienia.
14. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę
podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
15. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiający, wymaga przestrzegania
przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów prawnych w odniesieniu do dokumentów
urzędowych w zakresie:
3) Skutków nadania pisma (moc doręczenia) – w szczególności zgodnie art. 57 § 5 pkt 2
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego ( t.j. Dz. U. z
2013 r. poz. 267 z późn. zm.) - termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem
pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, art. 165 § 2
ustawy z dnia 17 listopada 1964 r.– Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2014 r.
poz. 101 z późn. zm.) - oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora
wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu, art. 198b ust. 2ustawy z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm) złożenie skarg w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jego
wniesieniem.
4) Skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki (moc dokumentu urzędowego) – w
szczególności zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z
2012 r. poz. 1529) - potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub wydane przez placówkę
operatora wyznaczonego.
16. Wykonawca, w przypadku gdy doręczenie przesyłki nie mogło nastąpić z powodu
nieobecności adresata, Wykonawca zobowiązany jest pozostawić awizo z informacją tj.:
4) data wizyty doręczyciela,
5) Identyfikator (lub podpis) umożliwiający jednoznaczne ustalenie danych, osobowych
doręczyciela (np. w przypadku reklamacji),
6) informacja wraz z adresem gdzie adresat może podjąć osobiście przesyłkę z podaniem
godzin urzędowania.
17. Awizo, o którym mowa w ust. 16 jest ważne 7 dni od daty jego wystawienia.
W przypadku, gdy adresat nie stawi się we wskazanym punkcie Wykonawcy po odbiór
przesyłki, Wykonawca zobowiązany jest ponownie awizować z zachowaniem zasad
określonych w ust. 16.
18. Odbierający pismo potwierdza doręczenie przesyłki listowej zgodnie z zapisami art. 37
ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). Jeżeli
odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić,
doręczający sam stwierdza datę doręczenia przesyłki listowej oraz wskazuje osobę, która
odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
19. Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia faktyczna liczba
przesyłek listowych może ulec zmianie. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania
w całości podanych ilości przesyłek. Ilości przesyłek w ramach świadczonych usług będą
ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i
nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu
zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości,
20. Zobowiązania wykonawcy do przestrzegania przepisów dotyczących zasad przetwarzania
i ochrony danych osobowych i zachowania tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ
na stan bezpieczeństwa Zamawiającego w szczególności:
1) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji mających
wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego,
2) Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych
zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.
U. z 2014r., poz. 1182 z późn. zm.),
3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z
przepisami, o których mowa w ust. 1.
21. Przedmiot zamówienia musi być wykonany zgodnie z:
1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529),
2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w
sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.
U. z 2013 r. poz. 545.),
3) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie
reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz.U. z 2013 r. poz.1468)
4) innymi aktami prawnymi związanymi z realizacją usług będących przedmiotem
postępowania, wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia, oraz, w zakresie
nieunormowanym umową, godnie z regulaminami świadczenia usług pocztowych
zatwierdzonymi przez właściwy organ regulacyjny zgodnie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo
pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz postanowieniami zaproszenia do składania ofert.
§3
1. Przedmiot zamówienia wykonywany będzie w terminie od dnia 02 stycznia 2017 r. do dnia
31 grudnia 2017 r.
2. Obowiązującą formą wynagrodzenia jest wynagrodzenie wynikające z cen jednostkowych
określonych w załączniku nr 1.
3. Ceny jednostkowe określone w załączniku nr 1 zawierają wszystkie koszty związane z realizacją
usługi jakie poniesie Zamawiający. Wykonawca zobowiązuje się do udostępniania wszystkich
niezbędnych materiałów koniecznych do prawidłowego wykonania usługi np. zwrotnych potwierdzeń
odbioru.
4. Wykonawcy nie przysługuje żadne inne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie
nieprzewidziane w niniejszej umowie, ani roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w
związku z wykonaniem umowy lub usuwaniem wad przedmiotu umowy.
5. Ceny jednostkowe określone w załączniku nr 1 za wykonanie przedmiotu umowy nie
ulegną zmianie w okresie obowiązywania niniejszej umowy.
6. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury VAT za wykonane usługi na rzecz
Zamawiającego z dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług.
7. Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będą w okresach miesięcznych, w
formie opłaty „z dołu", w terminie 21 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej
faktury VAT do siedziby Zamawiającego.
8. Cena brutto usług będzie niezmienna przez cały czas trwania umowy.
9. Faktura winna zawierać następujące dane:
Nabywca : Gmina Miejska Kłodzko, Pl. B. Chrobrego 1,57-300 Kłodzko
Odbiorca: Ośrodek Pomocy Społecznej w Kłodzku, ul. St. Wyspiańskiego 2d, 57-300
Kłodzko
10. Należność za wykonanie przedmiotu umowy zostanie obliczona jako iloczyn ceny
jednostkowej zaoferowanej przez wykonawcę w załączniku nr 1. za dany rodzaj przesyłki i
faktycznej ilości nadanych przesyłek danego rodzaju.
11. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie
na konto Wykonawcy nr...........................................................................................
§4
1. Strony postanawiają, że wszelkie reklamacje, odszkodowania oraz kary wynikłe w trakcie
realizacji przedmiotu umowy związane z jego nieprawidłowym wykonaniem, realizowane
będą na zasadach i w wysokościach określonych w ustawie z dnia z dnia 23 listopada 2012 r.
Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz w Rozporządzeniu Ministra Administracji i
Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej
(Dz.U. z 2013 r. poz.1468)
2. Zamawiający ma prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania
uzupełniającego przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, do wysokości
rzeczywiście poniesionych szkód.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kary umownej z przysługującego mu
wynagrodzenia
§5
1. Zamawiający ma prawo do bieżącej kontroli jakości świadczonych usług oraz ich
zgodności z opisem przedmiotu zamówienia.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas wykonywania przedmiotu umowy
Zamawiający wykaże nieprawidłowości w formie pisemnej i wskaże termin ich usunięcia.
3. Wykonawca jest zobowiązany zastosować się niezwłocznie do zaleceń Zamawiającego
wynikających z czynności kontrolnych, o których mowa w ust. 2.
4. Nie usuniecie stwierdzonych nieprawidłowości we wskazanym terminie może spowodować
rozwiązanie zawartej umowy w trybie natychmiastowym z winy Wykonawcy.
§6
1. Wykonawca przyjmuje pełną odpowiedzialność za szkody, wyrządzone przez swoich
pracowników podczas wykonywania przedmiotu umowy.
2. Wykonawca oświadcza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej z tytułu
prowadzonej działalności gospodarczej.
§7
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy
dotyczące zmiany przedmiotu umowy lub zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy w
następujących przypadkach:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ
na realizację przedmiotu umowy lub świadczenia jednej lub obu stron (jedynie w zakresie
wynikającym z tych zmian),
2) z powodu działania siły wyższej, niezależnej od Zamawiającego i Wykonawcy, której nie
można było przewidzieć i która nie pozwala na kontynuację prac będących przedmiotem
umowy,
3) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu umowy, które
to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron,
4) z powodu wystąpienia okoliczności, których strony nie były w stanie przewidzieć, pomimo
zachowania należytej staranności,
3. O wystąpieniu okoliczności mogących wpłynąć na zmianę przedmiotu umowy lub terminu
wykonania przedmiotu umowy Wykonawca natychmiast poinformuje Zamawiającego
pisemnie.
4. Zmiany w zakresie nazwy usług, danych Stron, w szczególności ich adresów,
przedstawicieli Stron, innych osób wskazanych imiennie w umowie będą dokonywane w
formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§8
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy:
1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie
leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia
wiadomości o powyższych okolicznościach:
2) jeżeli zostanie ogłoszona likwidacja firmy Wykonawcy,
3) jeżeli zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy,
4) jeżeli Wykonawca nie rozpoczął świadczenia usługi bez uzasadnionych przyczyn oraz nie
kontynuuje jej pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie,
5) jeżeli Wykonawca przerwał realizację usługi i przerwa ta trwa dłużej niż 5 dni,
6) jeżeli Wykonawca wykonuje przedmiot umowy w sposób wadliwy lub sprzeczny z
umową, a w szczególności z postanowieniami § 2 i mimo wyznaczenia mu przez
Zamawiającego na piśmie terminu do zmiany sposobu wykonania przedmiotu umowy dalej
wykonuje go wadliwie.
2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z
podaniem uzasadnienia oraz może być dokonane w terminie 7 dni od wystąpienia przyczyny
uprawniającej do odstąpienia od umowy, o których mowa w ust. 1.
§9
Osobami odpowiedzialnymi ze realizację umowy są:
1. Ze strony Zamawiającego –……………….tel……………………….
2. Ze strony Wykonawcy – ……………….... tel. ..................
§ 10
1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony są zobowiązane przede
wszystkim do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego.
2. Reklamacje wykonuje się poprzez skierowanie konkretnego roszczenia do strony.
3. Strona ma obowiązek do pisemnego ustosunkowania się do zgłoszonego przez drugą stronę
roszczenia w terminie 30 dni od daty zgłoszenia roszczenia.
4. W razie odmowy uznania roszczenia, względnie nie udzielenia odpowiedzi na roszczenia w
terminie, o którym mowa w ust. 3 każda ze stron uprawniona jest do wystąpienia na drogę
sądową.
5. Właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd
miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 11
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Umowę sporządzono w 2 egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego i jeden
egzemplarz dla Wykonawcy.
§ 12
Wykaz załączników do umowy:
1) załącznik nr 1 (formularz cenowo – ofertowy)
2) Zestawienie ilościowe przesyłek.
ZAMAWIAJĄCY:
WYKONAWCA: