OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 4
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest:
Organizacja 1-dniowej konferencji promocyjnej Klastra Marek
Turystycznych Polski Wschodniej: maj 2014 r.
Konferencja skierowana jest do firm, osób, instytucji otoczenia biznesu, uczelni
wyższych oraz jednostek samorządu terytorialnego współpracujących bądź
zainteresowanych współpracą z Klastrem Marek Turystycznych Polski Wschodniej
oraz firmami zrzeszonymi w Klastrze.
Celem Konferencji jest:
-promocja Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej,
-promocja usług Klastra,
-promocja oferty firm zrzeszonych w Klastrze,
-promocja idei Klasteringu,
-promocja dobrych praktyk Klastrów,
-wymiana doświadczeń,
-zapoznanie uczestników z możliwościami wsparcia działalności Klastrów ze środków
UE w perspektywie 2014-2020.
Przewidywana liczba uczestników konferencji: 80 osób , z zastrzeżeniem, że
liczba osób może ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu max. o 20 osób. W przypadku
zwiększenia lub zmniejszenia liczby osób, wymagana będzie zgoda Zamawiającego.
Termin i miejsce: 26 lub 27 maj 2015 r., Olsztyn, obiekt hotel min. ***
/bądź równoważny.
Zamówienie obejmuje:
a) Przygotowanie oraz wysyłka zaproszenia (wersja elektroniczna min. 3000
adresów), w tym przygotowanie treści zaproszenia, projekt graficzny, mailing,
b) Przeprowadzenie rekrutacji na konferencję,
c) Przygotowanie listy obecności,
d) Dostarczenie do siedziby Zamawiającego oryginałów listy obecności podpisanej
przez uczestników,
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego
Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013
e) Zorganizowanie i obsługa recepcji konferencji, rejestracji gości, potwierdzenie
delegacji, dystrybucja materiałów konferencyjnych i promocyjnych,
f) Zapewnienie obsługi personelu technicznego obsługującego aparaturę
multimedialną w trakcie konferencji,
g) Udokumentowanie fotograficzne konferencji (min. 10 zdjęć z przebiegu
konferencji w jakości umożliwiającej ich publikację na portalu Klastra oraz
wydruku w materiałach promocyjnych Klastra),
h) Oznaczenia miejsca realizacji wydarzenia oraz wszelkich materiałów związanych z
Konferencją zgodnie z wytycznymi PO RPW,
i) Zapewnienie sali konferencyjnej w hotelu min.***/lub równoważnym na terenie
Olsztyna, wyposażonej w sprzęt (komputer, projektor, nagłośnienie),
a) Zapewnienie promocji konferencji poprzez : redakcję informacji prasowych przed
i po konferencji oraz wysłanie ich do mediów krajowych i regionalnych,
a) Zaproszenie mediów (prasa, radio, TV), z zapewnieniem udziału minimum
2 przedstawicieli mediów o zasięgu ogólnopolskim lub przedstawicieli mediów
lokalnych, oraz współpraca z dziennikarzami w zakresie przygotowania
potencjalnych materiałów.
b) Zapewnienie noclegu w terminie realizacji konferencji (1 noc) w hotelu
min.***/lub równoważnym w pokojach jednoosobowych (max 10 pokoi) ze
śniadaniem (w formie szwedzkiego stołu). Dokładną liczbę noclegów
Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie do 5 dni przed terminem
konferencji.
a) Zapewnienie cateringu w postaci:
a. przerwy kawowej w ilości adekwatnej do ilości uczestników, dostępnej
przez cały czas trwania konferencji składającej się z: kawy, herbaty, wody,
świeżego ciasta (min. 4 rodzaje, min. 3 kawałki na osobę),
b. Zapewnienie cateringu (przystawki zimne mięsne i nie mięsne, sałatki,
min. 3 rodzaje, zupa – min. 2 rodzaje, drugie danie - min. 2 rodzaje, deser,
kawa, herbata, woda mineralna, sok owocowy) w formie bufetu
szwedzkiego w ilości adekwatnej do ilości uczestników. Menu zostanie
ustalone we współpracy z Zamawiającym,
b) Przekazanie Zamawiającemu raportu z wykonania zamówienia do 14 dni po
wykonaniu przedmiotu zamówienia.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego
Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013