Zarządzenie Nr 157/2012 Zarządzenie nr 157

Zarządzenie Nr 157/2012
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 17 .08 .2012r.
w sprawie: Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.
Na podstawie art.33 ust. 3 ustawy z dnia 08.03.1990 r.o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2001r Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) i art. 9 ust.1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych( Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.)
zarządzam co następuje:
Część I OGÓLNA
§1
1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których
obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom,
wynikających z ich stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli
i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się specjalnie do tego
celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą, liczbę i numery
przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan
poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
§2
1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana
jest wzmożona kontrola.
W Urzędzie Miasta Lubań (zwanym dalej jako „Urząd”) do druków ścisłego zarachowania
zalicza się:
a) czeki gotówkowe,
b) arkusze spisu z natury,
c) druki opłaty targowej,
d) druki opłaty pozatargowej,
e) druki biletów parkingowych,
f) zezwolenia na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób taksówką
osobową (licencja),
g) zezwolenie na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie
drogowym,
h) zezwolenie na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym
transporcie drogowym.
2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami
ścisłego zarachowania.
Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a) komisyjnym przejęciu druków ścisłego zarachowania, niezwłocznie po ich otrzymaniu,
b) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze ścisłego
zarachowania,
c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów
nadanych przez drukarnię.
3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie
druków wymienionych w § 2 ust.1, z wyjątkiem czeków gotówkowych, jest pracownik
Wydziału Organizacyjno-Prawnego Urzędu. Urząd jest zobowiązany umożliwić
pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte
przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
4. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie
czeków gotówkowych jest pracownik Wydziału Finansowego Urzędu.
Do obowiązków tego pracownika należy:
a) należyte przechowywanie czeków gotówkowych w miejscu zabezpieczającym przed
zniszczeniem i kradzieżą,
b) prowadzenie ewidencji w sposób pozwalający na ustalenie daty i osoby, której wydano
czek oraz kwoty i celu na jaki wydano dokument,
c) ewidencję blankietów czekowych należy prowadzić w książce druków, której wzór
stanowi Załącznik Nr 1do niniejszej instrukcji.
d) podstawą przyjęcia na stan blankietów czekowych jest protokół komisyjnego
przeliczenia,
e) w przypadku kradzieży lub zaginięcia oraz zmiany osoby odpowiedzialnej ma
zastosowanie §6 niniejszej instrukcji.
5. Do obowiązków komisji, o której mowa w § 2 ust.2 lit. a) należy:
a) sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawionym przez dostawcę liczby druków
oraz ewentualnie ich serii i numerów,
b) nadanie numerów ewidencyjnych drukom, które nie posiadają serii i numerów
nadanych przez drukarnię,
c) sporządzenie protokołu z czynności wymienionych w punktach a) i b), który pozostaje
w aktach przechowywanych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami
ścisłego zarachowania.
CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWA
§3
1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię
serii i numerów, dokonuje się w sposób określony w § 2 ust.5 pkt b) Ponadto każdy
egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, a także obok numeru druku
ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis.
2. Druki ścisłego zarachowania, takie jak:
a) arkusze spisu z natury,
b) druki opłaty targowej,
c) druki opłaty pozatargowej,
d) druki biletów parkingowych,
należy dodatkowo opieczętować- każdy blankiet z osobna , pieczęcią o treści „ DRUK
ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA URZĄD MIASTA LUBAŃ”.
3. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego
bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w
drukarni):
a) numer kolejny bloku,
b) numer kart bloku od numeru ........... do numeru. ............,
c) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za
gospodarkę drukami ścisłego zarachowania,
4. Druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę,
np. poprzez ustalenie znaku i serii, nadanie numeru porządkowego łamanego przez rok
i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencję druków ścisłego zarachowania.
5. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych
w ewidencji, nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.
§4
1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju
druku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do
niniejszej instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera. ................ stron,
słownie................... kolejno ponumerowanych, przesznurowanych, a następnie zaopatrzyć
podpisem osoby upoważnionej, to jest Skarbnika lub jego Zastępcy.
2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a) dla przychodu – protokół komisji dokonującej przyjęcia i ocechowania druków wraz
z odpisem rachunku dostawcy,
b) dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków,
udokumentowane upoważnienie i ewentualnie dowodów wydania.
3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie
atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub
wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go
było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok
wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.
4. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na pisemne
zapotrzebowanie, akceptowane przez Naczelnika Wydziału, a w przypadku:
a) druków opłaty targowej, druków biletów parkingowych, przez administratora
targowiska miejskiego,
b) druków opłaty pozatargowej przez Komendanta Straży Miejskiej lub jego zastępców,
u których dane druki będą używane. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić
wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Dopuszcza się możliwość wydania
kolejnego bloku, w sytuacji nie zdania poprzedniego, tylko i wyłącznie w przypadku
opłaty targowej. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego
zarachowania, wskazywać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków
oraz zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.
5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz
wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania
(zapotrzebowania, rozliczania itp.) należy przechowywać przez okres wynikający z
obowiązującego rzeczowego wykazu akt.. Dotyczy to także druków anulowanych.
6.
Pieczęć – DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA – należy zabezpieczyć przed jej utratą,
przechowując w zamkniętej szafie metalowej. Za należyte przechowywanie pieczęci służącej
do ocechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący
gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
7.
Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam”
wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile
są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w
przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
§5
Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku.
Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego
zarachowania w składowaniu wraz z drukami unieważnionymi. W protokołach spisu
z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
§6
1. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania
podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania
(przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole
zdawczo- odbiorczym.
2. W przypadku zaginięcia(zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy
niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery,
serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.
3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
a) o zajściu poinformować kierownika jednostki i sporządzić protokół zaginięcia,
b) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący,
który czeki wydał,
c) w uzasadnionych wypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić
policję.
4. Wszystkie zawiadomienia po zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać
następujące dane:
a) liczbę zaginionych luźnych druków, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy
w każdym komplecie druków,
b) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub
oparafowania druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje
i nazwy pieczęci,
c) datę zaginięcia druków,
d) okoliczności zaginięcia druków,
e) miejsce zaginięcia druków.
5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić
protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę
odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§7
1. Na dzień 31 grudnia każdego roku ,osoby dysponujące drukami ścisłego zarachowania,
według poszczególnych tytułów, zobowiązane są zwrócić niewykorzystane blankiety
(lub bloki) do Wydziału Organizacyjno-Prawnego do osoby odpowiedzialnej za gospodarkę
tymi drukami.
2. Pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego dokonuje szczegółowego rozliczenia druków
ścisłego zarachowania za poprzedni rok według poszczególnych tytułów ustalając roczną
wartość wykorzystanych blankietów, a kopię tego rozliczenia przekazuje do Wydziału
Finansowego Urzędu do dnia 15 stycznia każdego roku.
3.
Rozliczenie o którym mowa w ust.2, musi zawierać co najmniej następujące pozycje:
a) numery bloczków,
b) nominał,
c) ilość sprzedanych blankietów,
d) wartość sprzedanych blankietów.
§8
Traci moc Zarządzenie nr 79/2010 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 16.06.2010 roku w sprawie
instrukcji, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.
§9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Miasta
Arkadiusz Słowiński
Urząd Miasta Lubań
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 157/2012
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 17.08.2012r.
. ...................................................
Nazwa druku
- wzór nr 1 - czeki
KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
Data
wystawienia
czeku
Komu
wydano
czek
Cel na
jaki
wydano
czek
Numer
czeku
imię i
nazwisko
2
Data
odbioru
Data i
podpis
osoby
zwracającej
czek
Podpis osoby
pobierającej
czek
10
11
Ilość
przychód
1
Kwota
czeku
3
4
rozchód
5
stan
6
7
8
9
Urząd Miasta Lubań
Załącznik nr 2
do Zarządzenia Nr 157/2012
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 17.08.2012r.
- wzór nr 1 – pozostałe druki ścisłego zarachowania
. ...................................................
Nazwa druku
KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
l.p. Data Treść (od
kogo
otrzymano
lub komu
wydano)
1
2
3
Seria i
numery
druków
4
Ilość
przychód
rozchód
5
6
Data i
numery
stan dowodu
wpłaty lub
potwierdzeni
e i data
odbioru
7
8
Adnotacje dotyczące zwrotu druków
Data i
podpis
zwracając
ego
Ewentualna
ilość
niezużytych
druków
Nr kolejny
przychodu
pod którym
zapisano
niezużyte
druki
9
10
11