wystąpienie pokontrolne Starosty Średzkiego

wystąpienie pokontrolne Starosty Średzkiego

Środa Wlkp. dnia 17 lutego 2006r.
OP.0913/1/06
Pani
Krystyna Brzezinska
Dyrektor
Samodzielnego Publicznego
Zespołu Opieki Zdrowotnej
w Środzie Wlkp.
W dniach od 09 stycznia do 03 lutego 2006r. pracownicy Starostwa
Powiatowego w Środzie Wlkp. przeprowadzili w kierowanym przez Panią Zespole kontrolę
w zakresie :
- prawidłowego wykorzystania przekazanych dotacji, zgodnie z zawartymi umowami,
- przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatk€w,
- prawidłowości wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości lub ich części przez
SP ZOZ.
Ustalenia kontroli w Samodzielnym Publicznym Zespole Opieki Zdrowotnej
w Środzie Wlkp. zawarto w protok‡le z dnia 14 lutego 2006r. podpisanym bez zastrzeżeń
przez Panią Dyrektor, Gł‡wnego Księgowego oraz osoby kontrolujące.
W trakcie kontroli w SP ZOZ stwierdzono następujące nieprawidłowości :
1. w zakresie prawidłowego wykorzystania przekazanych dotacji
a) ogłoszenie o zam‡wieniu sporządzono i zamieszczono na tablicy
informacyjnej w dniu 10.06.2005r. tj. wcześniej, niż oszacowano
(13 i 20 czerwca 2005r.) jego wartość. Podczas kontroli Zamawiający
nie przedstawił dokumentu świadczącego, że w chwili ogłaszania
przetargu znał wartość zam‡wienia (art. 32 ust. 1 ustawy z dnia
29.01.2004r. Prawo zam€wień publicznych). Nieprawidłowość
om‡wiona została w pkt. 1a) na str. 5 protokołu z kontroli.
b) przetarg na wydzielenie dw‡ch pomieszczeń na odpady medyczne
został ogłoszony (10.06.2005r.) w chwili, kiedy Zamawiający
dysponował pozwoleniem na budowę (z 18.03.2004r.) tylko jednego
z nich. Projekt zamienny został złożony w Wydziale Administracji
Architektoniczno-Budowlanej tut. Starostwa dopiero 16.08.2005r.
natomiast pozwolenie wydano 23.08.2005r. Nieprawidłowość
om‡wiona w pkt. 1b) na str. 5 i 6 protokołu z kontroli.
2. w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej
a) brak procedur kontroli finansowej (art. 47 ust. 3 ustawy z dnia
30.06.2005r. o finansach publicznych). Nieprawidłowość om‡wiona
na str. 9 protokołu z kontroli.
b) niekt‡re dokumenty nie zawierały stwierdzenia, że przy zakupie
stosowano przepisu ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zam€wień
publicznych. Nieprawidłowość om‡wiona została w pkt. 1 na str. 9
protokołu z kontroli.
c) stwierdzono nieprawidłową kontrolę list płac pod względem
rachunkowym. Listy płac są sprawdzane pod względem
rachunkowym przez te same osoby, kt‡re je sporządzają.
Nieprawidłowość om‡wiona w pkt. 2 na str. 9 protokołu z kontroli.
3. w zakresie wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości lub ich części
a) w umowach najmu stwierdzono brak precyzyjnego określenia
usytuowania wynajmowanych pomieszczeń ( wykazane w pkt. 1 na
str. 11 protokołu z kontroli),
b) na część um‡w najmu nie uzyskano zgody Rady Społecznej
Samodzielnego
Publicznego
Zespołu
Opieki
Zdrowotnej
w Środzie Wlkp. oraz zgody Zarządu Powiatu Średzkiego ( wykazane
w pkt. 2 na str. 11 protokołu z kontroli),
c) umowa najmu ( wykazana w pkt. 3 na str. 11 protokołu z kontroli),
została zawarta na czas dłuższy niż 3 lata,
d) w umowie dzierżawy ( wykazanej w pkt. 4 na str. 12 protokołu
z kontroli), błędnie wpisano nr części dzierżawionej działki oraz nr
Księgi wieczystej , nie określono r‡wnież celu dzierżawy,
e) w umowie najmu ( wykazanej w pkt. 5 na str. 12 protokołu
z kontroli), stwierdzono nieprawidłowość w zakresie określenia
przedmiotu umowy.
W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami proszę Panią Dyrektor o podjęcie
skutecznych działań zmierzających do :
1. Szacowania wartości zam‡wienia z należytą starannością (art. 32 ust. 1
ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zam€wień publicznych), przed
podjęciem decyzji o ogłoszeniu przetargu.
2. Posiadania w chwili ogłaszania przetargu niezbędnej dokumentacji (w tym
r‡wnież pozwolenia na budowę, jeżeli jest wymagane) do jego
prawidłowego przeprowadzenia bez ewentualnych ujemnych konsekwencji
dla Zamawiającego.
3. Opracowania zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104) w formie pisemnej dla
SP ZOZ procedur kontroli finansowej biorąc pod uwagę standardy kontroli
opublikowane Komunikacie Nr 1 Ministra Finans€w z dnia 30.01.2003r.
w sprawie ogłoszenia „Standard€w kontroli finansowej w jednostkach
sektora finans€w publicznych” (Dz. Urz. MF Nr 3 poz. 13).
4. Wykazywania w dokumentacji (np. na fakturze), że przy realizacji zakupu,
stosowano przepisy ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zam€wień
publicznych.
5. Rzetelnego przeprowadzania kontroli rachunkowej list płac. Biorąc pod
uwagę fakt, iż listy płac sporządzane są ręcznie, w celu uniknięcia
ewentualnych błęd‡w rachunkowych, osoby sporządzające te listy nie
powinny dokonywać r‡wnocześnie ich kontroli rachunkowej.
6. Niezwłocznego, jednoznacznego określenia w umowach, przedmiotu
najmu lub dzierżawy ( dotyczy to zar‡wno określenia wynajmowanych
pomieszczeń pod względem ich zgodności z planami poszczeg‡lnych
lokali użytkowych jak i ilości wynajmowanych pomieszczeń ).
7. Uzyskania zgody Rady Społecznej Samodzielnego Publicznego Zespołu
Opieki Zdrowotnej w Środzie Wlkp. oraz zgody Zarządu Powiatu
Średzkiego, na funkcjonowanie um€w, co do kt€rych takich zg€d nie
uzyskano, a funkcjonują po 31.12.2005 roku.
8. Wprowadzenia w umowach
stwierdzone w pkt.3c i 3d.
zmian
korygujących
nieprawidłowości
9. Niezwłocznego dokonania pomiaru pomieszczeń wynajmowanych przez
podmiot wymieniony w pkt. 3e, wprowadzenia aktualnych powierzchni do
funkcjonującej umowy oraz dokonanie stosownych zmian w wysokości
czynszu najmu.
Proszę o złożenie informacji o sposobie realizacji powyższych zaleceń pokontrolnych
w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.
STAROSTA
(-) mgr inż. Paweł Łukaszewski