IMAGE PRACOWNIKA BIUROWEGO

IMAGE PRACOWNIKA BIUROWEGO
Image (czytaj: imaż lub imidż) to wizerunek jakiejś postaci. Najczęściej używa się tego
określenia w odniesieniu do aktorów, piosenkarzy czy śpiewaków. Wizerunek ten powstaje w
wyniku zawodowej działalności osoby, odzwierciedla on także jej cechy osobowe. Image
pracownika biurowego jest zatem wizerunkiem, jaki ukształtowany został na podstawie pracy
tego pracownika w biurze.
Wizerunek pracownika biurowego tworzą następujące elementy:
1. wygląd zewnętrzny;
2. ubiór;
3. sposób poruszania się;
4. sposób zachowania się;
5. sposób mówienia;
6. pozostałe elementy.
WYGLĄD ZEWNĘTRZNY
Ogromne znaczenie wyglądu zewnętrznego wynika z faktu, że ludzie na jego podstawie
wyrabiają sobie zdanie na temat innych ludzi. Wprawdzie wszyscy wiemy o tym, że takie
postępowanie może być często powodem nieporozumień, ale to właśnie na podstawie
pierwszego wrażenia dokonujemy oceny naszego rozmówcy. Czasami to właśnie pierwsze
wrażenie powoduje, że rozmowa toczy się właściwie lub też że rozmówcy nie mogą się
porozumieć. Pamiętajmy zatem, że czasami to sam wygląd i kilka gestów rozmówcy mogą
przesądzić o tym, jak potoczy się dalsza rozmowa, nawet wtedy gdy nie padną żadne słowa.
Ludzie mają świadomość tego, jak duże znaczenie w ich życiu ma wygląd zewnętrzny.
Powszechnie stosowane diety oraz systematyczne bieganie czy odwiedzanie siłowni i klubów
fitness mają zapewnić ładną sylwetkę. Korzystanie z gabinetów kosmetycznych, a ostatnio
coraz częściej poddawanie się operacjom plastycznym mają zamaskować lub trwale usunąć
defekty urody i podkreślić jej walory. Dbanie o fryzurę oraz korzystanie z usług stylistów,
którzy pomagają dostosować fryzurę czy okulary do kształtu twarzy to kolejne działania
podejmowane w celu zapewnienia atrakcyjnego wyglądu. Makijaż w miejscu pracy powinien
być zawsze delikatny, a fryzura niezbyt ekstrawagancka. Ale wszystkie te działania mijają się
z celem, jeżeli nie idą w parze z dbałością o czystość i higienę. Przetłuszczone włosy ze
sterczącymi kosmykami czy pokryte łupieżem fatalnie wpływają na wygląd zewnętrzny.
Obok sylwetki i twarzy ważnym elementem wyglądu są dłonie, które powinny być zadbane.
Szczególnie ważne są paznokcie, które zawsze muszą być czyste i przycięte, a skórki
usunięte. Lakier do paznokci, stosowany przez znaczną część kobiet, nie może mieć zbyt
rzucającej się w oczy barwy.
UBIÓR
Istotnym elementem wyglądu zewnętrznego pracownika biurowego jest ubiór. Z jednej
strony ubiór odzwierciedla osobowość pracownika, z drugiej zaś musi być dostosowany do
przedsiębiorstwa, stanowiska, zawodu i sytuacji, w których znajduje się pracownik.
Najważniejszą zasadą w zakresie dobrego ubioru jest to, że powinien on być zawsze czysty i
wyprasowany, a jego rozmiar dobrze dobrany do sylwetki – nie może być zatem zbyt obszerny
ani też zbyt mocno przylegający do sylwetki. Także buty muszą być zawsze nieskazitelnie
czyste. Inna ważna zasada mówi o tym, że właściwy strój to taki, który jest dostosowany do
konkretnej sytuacji. Zatem inaczej należy ubrać się na wieczorną premierę do opery, inaczej
rano do pracy, a jeszcze inaczej na wycieczkę. Strój musi być też dostosowany do wieku osoby,
która go nosi oraz do jej sylwetki. Osoby młodsze częściej mogą pozwolić sobie na żywą
kolorystykę niż osoby starsze, a osoby bardziej puszyste powinny ubierać się w sposób
pozwalający na maskowanie nadmiaru kilogramów. Należy przy tym pamiętać, że kolory
jaśniejsze powodują, że osoba je nosząca sprawia wrażenie grubszej, a kolory ciemniejsze
„wyszczuplają”. Tak więc osoby z nadwagą powinny wystrzegać się kolorów jasnych,
podobnie jak wzorów na ubraniach w postaci pasków poprzecznych.
Strój powinien być dostosowany do zajmowanego stanowiska i pełnionego zawodu.
Bardziej fantazyjny sposób ubierania się może być właściwy dla pracownika agencji
reklamowej, ale nie jest stosowny dla pracownika banku. Osoby zajmujące wyższe
stanowiska w przedsiębiorstwie noszą zazwyczaj ubrania ciemniejsze niż zdarza się to
pracownikom na niższych stanowiskach. Na bardziej uroczyste okazje należy zakładać
ubrania ciemniejsze.
Wszystkie elementy ubrania powinny być do siebie prawidłowo dobrane i to zarówno
kolorystycznie, jak i po względem formy – nie można na przykład do wieczorowej marynarki
zakładać sportowej koszuli. Wszystkie elementy ubioru powinny stanowić pewną estetyczną
całość.
PODSTAWOWE ZASADY UBIORU PANÓW – PRACOWNIKÓW BIUROWYCH
Najważniejszy jest garnitur, który powinien być dostosowany do pory dnia i rangi
uroczystości – rano może być jaśniejszy, zaś coraz ciemniejszy z upływem dnia. W pracy
dopuszczalne jest łączenie marynarki i spodni w innych kolorach (spodnie są wtedy
zazwyczaj czarne lub granatowe, ale tylko jeden z tych elementów: spodnie lub marynarka
mogą mieć wzór). Także uroczyste okazje wymagają garnituru ciemniejszego. Do garnituru
należy właściwie dobrać dodatki: koszulę, krawat, pasek, skarpety, buty i biżuterię. Koszula
do wieczorowego ubrania zazwyczaj bywa biała, rzadziej błękitna; krawat – szary lub
granatowy, najczęściej gładki lub z bardzo delikatnym wzorkiem. Co do zasady tylko jeden z
trzech elementów: garnitur, koszula i krawat mogę mieć subtelny wzór. Do ubrania
noszonego w pracy pracownik ma większą swobodę wyboru koszuli oraz krawata. Rękawy
koszuli powinny wystawać spod marynarki na ok. 1 cm. Nie należy bezkrytycznie poddawać
się modzie i łączyć ze sobą elementy ubioru w taki sposób, że ostateczny wynik jest zbyt
krzykliwy. Krawat powinien być ładnie zawiązany i powinien sięgać paska od spodni.
Skarpety do ubrania wieczorowego powinny mieć kolor czarny, rzadziej kolor garnituru
(granatowy) i powinny być na tyle długie, aby siedzący mężczyzna nie pokazywał gołych
łydek. Kolor skarpet do garniturów noszonych w pracy może być także czarny lub
dostosowany do koloru garnituru. Spodnie powinny mieć kant, a ich długość powinna być
taka, że z przodu dotykają butów, lekko się załamując, a z tyłu sięgają obcasa (zakrywają
pięty, ale obcasy są odsłonięte).
Panowie powinni raczej unikać biżuterii. Markowe pióro lub długopis oraz elegancki
zegarek to wystarczające elementy, jakimi mężczyzna zdobi swój wygląd. Dodatkowym
elementem może być niezbyt rzucająca się w oczy spinka do krawata. Zupełnie niestosowne są
wszelkiego rodzaju sygnety i bransolety noszone przez panów.
Buty powinny być czarne, natomiast do ubrań półsportowych noszonych w pracy mogą
być brązowe. Zawsze jednak muszą być bardzo dobrze wyczyszczone i nabłyszczone.
Właściwemu wyglądowi butów sprzyjają systematycznie stosowane prawidła.
PODSTAWOWE ZASADY UBIORU PAŃ – PRACOWNIKÓW BIUROWYCH
Tym czym dla mężczyzny jest wieczorowy garnitur, tym dla kobiety jest kostium,
którego kolor powinien być dostosowany do pory dnia i rangi uroczystości. Spódnica od
kostiumu może być zastąpiona spodniami. Dodatkami do kostiumu są: bluzka, apaszka,
torebka, pantofle oraz biżuteria. Wszystkie te elementy powinny być do siebie dopasowane i
powinny stanowić estetyczną, wysmakowaną całość.
Na odpowiednio uroczyste okazje kostium może być zastąpiony wizytową suknią.
Makijaż powinien zostać dostosowany do pory dnia i rangi uroczystości (rano delikatny,
wieczorem mocniejszy). Buty powinny być zakryte (bez odsłoniętych pięt i palców). Taki strój
jest typowy dla uroczystości typu: rocznica działalności przedsiębiorstwa, kolacja służbowa,
wizyta w teatrze, przyjęcie wydawane dla gości zagranicznych.
Do pracy kobiety zakładają najczęściej: kostiumy (różniące się od kostiumów
wieczorowych jakością materiałów, kolorystyką i fasonem), sukienki, zestawy: bluzka i
spódnica lub bluzka i spodnie. Panie muszą zwracać uwagę na to, aby odciskająca się bielizna
nie była widoczna poprzez bluzkę lub spódnicę. Ramiona kobiet w pracy powinny być
zasłonięte, należy więc zrezygnować z sukienek czy bluzek na ramiączka. Z dużą ostrożnością
należy podchodzić do biżuterii, jaką panie noszą w pracy. Oprócz zegarka panie powinny nosić
nie więcej niż po jednym pierścionku na każdej ręce. Dopuszczalne jest także noszenie
delikatnych kolczyków i naszyjnika. Noszenie zbyt dużej ilości biżuterii lub też posiadanie
biżuterii zbyt krzykliwej jest zdecydowanie wyrazem złego smaku właścicielki.
Buty noszone w pracy przez panie powinny być zazwyczaj zakryte, wyjątkowo
dopuszcza się buty z odsłoniętymi piętami.
Jeżeli w uroczystości służbowej uczestniczy jednocześnie kobieta i mężczyzna (np.
kobiecie, która jest pracownikiem przedsiębiorstwa towarzyszy jej małżonek), to powinni oni
być ubrani w tym samym stylu – jeżeli kobieta jest ubrana w suknię wieczorową, to i
mężczyzna musi mieć na sobie wieczorowy garnitur.
SPOSÓB PORUSZANIA SIĘ
Sposób poruszania się przez pracownika biurowego obserwowany jest w różnych
codziennych sytuacjach. Najczęściej sytuacje te dotyczą: stania, siedzenia i chodzenia.
Zarówno kobiety, jak i mężczyźni powinni stać z lekko rozstawionymi nogami tak, aby ciężar
ciała rozkładał się równomiernie na dwie nogi. Plecy powinny być wyprostowane, a głowa
lekko uniesiona do góry. Ręce najczęściej są opuszczone do dołu, należy unikać trzymania
rąk w kieszeni, a jeżeli już – to mężczyzna trzyma rękę w kieszeni spodni, a kobieta w
kieszeni kostiumu. Siedzimy na całej powierzchni krzesła, opierając się o oparcie, nogi są
złączone, jedna z nich może być lekko wysunięta do przodu lub cofnięta. Ręce spoczywają na
udach, a jeżeli krzesło wyposażone jest w boczne podpórki, to mogą być położone także na
nich, chyba, że w czasie spotkania robione są notatki – w takiej sytuacji ręce ułożone są na
stole. Sposób chodzenia mężczyzn i kobiet jest nieco odmienny – mężczyźni chodzą
zazwyczaj krokiem zdecydowanym i pewnym i stawiają oni większe kroki od kroków kobiet.
Kroki kobiet są nie tylko drobniejsze, ale także bardziej swobodne i miękkie.
Z punktu widzenia sposobu poruszania się ważne są ręce. Najbezpieczniejszą dla nich
pozycją jest ich swobodne opuszczenie. Nie należy nimi wykonywać nerwowych ruchów, np.
bawienie się breloczkiem czy długopisem – to zdradza zdenerwowanie; nie wolno także
nadmiernie nimi gestykulować – jest to mało eleganckie. Rąk nie powinno się splatać na
wysokości piersi – odczytywane jest to bowiem jako brak otwartości w stosunku do
rozmówcy.
SPOSÓB ZACHOWANIA SIĘ
Na ocenę sposobu zachowania się pracownika biurowego mają wpływ następujące
elementy:
•
uprzejmość, takt i życzliwy stosunek do ludzi;
•
umiejętność słuchania rozmówcy bez przerywania mu;
•
punktualność – jej przestrzeganie jest wyrazem szacunku dla osób, z którymi się
spotykamy. Jej brak nie da się usprawiedliwić w żaden sposób, np. tłumaczenia o
akademickim kwadransie są bardzo niestosowne. Jeżeli już przydarzy nam się spóźnienie,
należy bardzo szczerze za nie przeprosić;
•
dotrzymywanie słowa – to w zasadzie cecha charakteru bardzo szanowana przez ludzi.
Człowiek, który dotrzymuje słowa, jest człowiekiem spolegliwym, a więc takim, na
którym można polegać i można mu zaufać;
•
dyskrecja, czyli umiejętność dochowania tajemnicy. Ludzie dyskretni nie wdzierają się do
cudzych spraw, są taktowni i delikatni;
•
przestrzeganie zasad savoir-vivre’u. Zasady te opisane zostaną w dalszej części tego
rozdziału.
SPOSÓB MÓWIENIA
Mówić należy donośnym i spokojnym głosem, ale bez monotonii. Stanowczo należy
unikać teatralnego akcentowania i przesadnej modulacji, czyli niedostosowanej do
wypowiadanych słów siły wysokości i barwy głosu. Rozmówca często po głosie może
rozpoznać stan emocjonalny mówiącego, np. silne wzburzenie, zdenerwowanie czy strach są
wyczuwalne w głosie i dlatego też mówiący powinien starać się zapanować nad tymi
uczuciami. Zasadą jest, że osoby pewne siebie i zdecydowane mówią głośniej niż osoby
nieśmiałe. Aby uniknąć monotonii i przykuć uwagę słuchających do tego, o czym się mówi,
należy zmieniać siłę głosu: raz mówić ciszej, raz głośniej, jednakże zmiany te muszą być
powiązane z treścią wypowiedzi. Siła głosu powinna być także dostosowana do okoliczności –
mówienie zbyt ciche utrudnia proces porozumiewania się, a mówienie zbyt głośne powoduje
przeszkadzanie w pracy innym pracownikom.
Tempo wypowiedzi powinno być dostosowane do okoliczności, szybciej należy mówić o
sprawie, którą znają uczestnicy rozmowy, wolniej o sprawie, która jest dla nich nowa. Szybkie
mówienie może negatywnie wpłynąć na wymowę (dykcję), co oczywiście należy eliminować.
Mówca powinien dołożyć należytych starań, aby jego wypowiedź była czytelna. Żeby
to osiągnąć, powinien dostosowywać język do rozmówcy. Zdania powinny być jasne,
zrozumiałe i bez słów, których rozmówca może nie znać. Należy mówić w sposób zwięzły
(bez niepotrzebnych dygresji) i jednoznaczny, z należytą poprawnością gramatyczną i
stylistyczną.
W niektórych sytuacjach ważne jest, aby to, co mówimy było sugestywne i
przekonywujące, ale w każdej sytuacji forma tego, co mówimy musi być uprzejma.
W czasie rozmowy należy pamiętać o tym, że uczestniczą w niej zazwyczaj dwie lub
więcej osób, dlatego też należy dać szansę wypowiedzi rozmówcom, inaczej mamy do
czynienia z monologiem.
POZOSTAŁE ELEMENTY WIZERUNKU PRACOWNIKA BIUROWEGO
Wśród tych elementów dwa są najważniejsze: tzw. sposób bycia pracownika i problem
zapachów. Sposób bycia to sposób zachowywania się oraz sposób obcowania z ludźmi.
Negatywnie odbierany i szybko postrzegany jest sposób zachowania się polegający np. na
nadmiernej hałaśliwości, nawoływaniu się kolegów w miejscach publicznych, zbyt głośne
rozmowy itp. Pozytywny sposób obcowania z ludźmi polega na utrzymywaniu kontaktu
wzrokowego z rozmówcą, częstym uśmiechaniu się do osób, z którymi się współpracuje, chęci
zrozumienia rozmówców, itp.
Zapachy to problem drażliwy, ale ważny. Mogą mieć zarówno pozytywny, jak i
negatywny wpływ na to, jak odbierany jest pracownik biurowy. Dbający o higienę
pracownik, korzystający z właściwie dobranych kosmetyków (dezodorant, ewentualnie
woda kolońska) będzie pozytywnie odbierany przez otoczenie. Nadmierne korzystanie z
kosmetyków, niedostatki w higienie oraz nieprzyjemny zapach papierosowy, jakim bywa
nasycone ubranie palącego pracownika – często są źle odbierane przez współpracowników.