Inwentaryzacja Nie zapomnij o…

Inwentaryzacja
Do sporzł dzania inwentaryzacji sżuzy opcja menu:
Towary-> Sporzó dzanie dokumento w-> Remanent
Inwentaryzacja (inaczej remanent) polega na policzeniu wszystkich lub niektorych towarow w sklepie.
Nast– pnie tak policzone stany magazynowe towarow sł wprowadzane do programu (podczas edycji
dokumentu remanentu lub przy pomocy inwentaryzatora), a nast– pnie automatycznie porownywane
ze stanami towarow prowadzonymi przez program.
Podczas edycji dokumentu remanentu zobaczysz dwie gżowne kolumny sł to Il. pocz. i Il. konc.:
ü
ü
Ilosc poczó tkowa ś to stan magazynowy obliczony przez program. Jest to ilosc o znaczeniu
”ile powinno byc ń.
Ilosc koncowa ś to ilosc policzona przez Ciebie. Jest to ilosc o znaczeniu ”ile w
rzeczywistosci jestń.
W przypadku, gdy policzona przez Ciebie ilosc jest mniejsza od tej, ktorł obliczyż program ś naliczane
jest manko (brakuje towaru na magazynie). Jesli jest wi– ksza ś naliczana jest superata.
W momencie, gdy zapiszesz tak sporzł dzony dokument remanentu ś stany magazynowe towarow w
programie poprawił si– na takie, jakie zostaży przez Ciebie wpisane w polu Ilosc koncowa.
Kaz dy magazyn w programie powinien byc inwentaryzowany osobnym dokumentem Remanentu.
Pamiótaj o istnieniu stano w ro wniez na innych magazynach ! Czósto zdarza nam sió sytuacja, z e ilosc
pokazywana na wykazie towaro w (sumaryczna ze wszystkich magazyno w) jest inna od tej, ktora
zostaża wprowadzona w remanencie.
Jesli jakiegos towaru nie ma na dokumencie remanentu, to jego stan magazynowy nie jest ruszany
(nie jest zerowany). Pozwala to na spisywanie remanentow czł stkowych np. obejmujł cych tylko cz– sc
sklepu.
Nie zapomnij oż
Oto krotka lista o ktorej nie powinienes zapomniec podczas sporzł dzania remanentu:
1. Upewnij si– , ze dane o sprzedazy z kas sł scił gni– te, a kasy wyżł czone.
2. Zarchiwizuj baz– danych.
3. Zapytaj ksi– gowł , w jakiej cenie powinien byc sporzł dzony remanent i jesli FIFO, czy
powinien byc rozbity na dostawy. Wybierz odpowiednił cen– podczas edycji remanentu.
4. Regularnie zamrazaj edytowane fragmenty remanentu.
5. Jesli liczony jest sklep w cażosci ś automatycznie wyzeruj pozycje towarowe, ktore nie zostaży
wpisane na dokument (nie ma ich w sklepie, ale sł w bazie).
6. Pami– taj o innych magazynach w programie.
Zamroz enia
Dokumenty remanentow sł najwi– kszymi dokumentami w programie PC-Market. Mogł skżadac si–
nawet z wielu tysi– cy pozycji. Na ich wprowadzenie poswi– ca si– wiele pracy i cennego czasu. Podczas
sporzł dzania remanentu zawsze moze zdarzyc si– jakis nieprzewidziany wypadek na przykżad
wyżł czenie prł du, zawieszenie komputera. Podczas edycji remanentu, przed jego zapisaniem
wszystkie towary znajdujł ce si– na tym dokumencie sł przechowywane w pami– ci RAM komputera.
Zawartosc takiej pami– ci w przypadku awarii ulegżaby wtedy bezpowrotnemu skasowaniu, a co za tym
idzie sam straciżbys wiele godzin pracy.
Zamrazanie, to zapisywanie fragmento w remanentu na dysku, co zabezpiecza juz
wpisany pakiet towaro w przed utrató w wypadku nieprzewidzianego zdarzenia.
Mozesz wi– c spisywac remanent w paczkach np. po 100-200 pozycji, tak przygotowane paczki
zapisywac na dysku. Na samym koncu wszystkie pakiety mozna ”zbic ń w jeden dokument remanentu.
Innym ciekawym sposobem zastosowania zamrozen jest mozliwosc rownoczesnego spisywania
inwentaryzacji na kilku komputerach rownoczesnie (nawet w wersji jednostanowiskowej programu).
Sposob ten opisalismy w rozdziale ”Jak wprowadzac remanent na kilku komputerach? .
Jak dokonac zamrozenia?
Jezeli masz wprowadzonł pewnł ilosc towarow (zwykle zalecamy 100-200 pozycji) na dokumencie
Remanent, nacisnij klawisz Ctrl-Z Zamrozenie. Pojawi si– wowczas okienko, w ktorym zobaczysz
wszystkie wczesniej wykonane przez Ciebie zamrozenia. Na dole okienka, w polu Nazwa znajduje si–
pole, w ktore powinienes wpisac nazw– nowego pliku zamrozenia, pod jakł chcesz zapisac aktualnie
edytowany arkusz remanentu:
Zamrozenie zostanie wykonane po nacisni– ciu klawisza F2. Zostanie ono umieszczone w pliku o
rozszerzeniu PC7 (w powyzszym przykżadzie b– dzie to plik ZAMR02.PC7).
Plik ten jest umieszczony w katalogu Zrzuty, w miejscu, gdzie zostaż zainstalowany program PCMarket. Kazda baza ma swoj wżasny podkatalog w katalogu Zrzuty, w ktorym dopiero sł umieszczane
pliki zamrozen. Domyslnie b– dzie to wi– c katalog:
C:\Program Files\Insoft\PCMWin\Zrzuty\Baza_podstawowa
Jak odczytac zamrozenia?
Sporzł dzone zamrozenia mozesz odczytac po nacisni– ciu F8 Zamrozenia. Pojawi si– wowczas takie
okienko:
W okienku wyswietlone sł wszystkie pliki wykonanych zamrozen. Zaznacz te, ktore chcesz wcił gnł c
na edytowany dokument i nacisnij klawisz F2 Odczytaj.
Po wybraniu plikow zagrozen pojawi si– okienko, w ktorym b– dziesz musiaż zadecydowac :
ę natomiast cena zostanie
• przepisana z zamrozenia ś cena towaru zostanie pobrana z zamrozenia, czyli z momentu, gdy
remanent byż sporzł dzany i zamrozony.
• odczytana aktualna z bazy ś cena towaru zostanie pobrana z biezł cej karty towaru w bazie
danych
ę a stan poczó tkowy zostanie
• przepisany z zamrozenia ś ilosc poczł tkowa na remanencie zostanie pobrana z zamrozenia to
znaczy z momentu, gdy zamrozenie byżo dokonane. Opcja przydaje si– , gdy zapisujesz
dokument remanentu po kilku dniach i w mi– dzyczasie normalnie pracowano w programie.
Sumowanie remanentu
Sumowanie remanentu to operacja, podczas ktorej program oblicza wartosc manka/superaty, przelicza
ceny FIFO i przy okazji moze zbic powtarzajł ce si– pozycje towarow lub rozbic towar na dostawy jesli
remanent jest liczony w cenach FIFO:
Po zakonczeniu sporzł dzania remanentu moze wystł pic sytuacja, ze jeden towar b– dzie wyst– poważ
na nim kilka razy. Zdarzy si– tak na przykżad, jesli towar znajduje si– w sklepie w kilku miejscach i
zostaż policzony w dwoch roznych arkuszach. Wowczas podczas sumowania mozesz zazyczyc sobie,
aby wszystkie powtarzajó ce sił pozycje jednego towaru zosta y zbite w jednó .
Moze byc rowniez przydatna odwrotna sytuacja ś chcesz, aby jedna pozycja by a rozbita na
kilka:
Jezeli sporzł dzasz remanent w cenach FIFO, to mozesz zazyczyc sobie, aby jedna pozycja remanentu
zostaża rozbita na poszczegolne dostawy. Na przykżad oryginalnie wprowadzona przez Ciebie linia
wyglł da tak:
Natomiast po zsumowaniu i rozbiciu na dostawy w cenach FIFO b– dzie wyglł daża tak:
Jesli zsumujesz w cenach FIFO bez rozbicia na dostawy, to towar pojawi si– w jednej linii z
odpowiednio obliczonł (i usrednionł ) cenł FIFO:
Uz yj inwentaryzatora !
Do wprowadzania pozycji remanentu bardzo wygodne jest uzywanie przenosnego inwentaryzatora. W
znacznym stopniu moze on skrocic czas sporzł dzania remanentu. Aby uzyc inwentaryzatora nacisnij
kombinacj– klawiszy Ctrl-I. Uzycie inwentaryzatora szczegożowo opisalismy w rozdziale Przenosny
Inwentaryzator.
Automatyczne wypećnianie remanentu
Do automatycznego wypeżniania remanentu towarami sżuzy automat, ktory mozesz uruchomic
klawiszem F6 Automat:
Przy jego pomocy mozesz wykonac nast– pujł ce czynnosci:
ü Wype nic remanent wszystkimi towarami z bazy programu. Stany magazynowe mogł
byc pobierane z bazy programu za wyjł tkiem stanow ujemnych, ktore zostanł wyzerowane. Z
opcji cz– sto korzystajł sklepy, ktore nie chcł wykonywac remanentu na ostatnił chwil– (np.
31 grudnia). Towar jest liczony partiami przez caży miesił c (np. 7, 12, 15, 21 grudnia), a
ostateczny remanent sporzł dzony w ostatnim dniu miesił ca na podstawie stanow z bazy jest
drukowany tylko dla Urz– du Skarbowego.
ü Wyzerowac wszystkie stany towaro w w bazie lub tylko wskazanych asortymentow.
ü Uzupe nic niepoliczone remanentem towary. Operacja powinna byc wykonywana
praktycznie zawsze, gdy sporzł dzany jest remanent cażego sklepu. W ten sposob zerowane sł
pozycje towarow, ktorych nie ma w sklepie, a mogł znajdowac si– w bazie programu z
niezerowym stanem.
ü Wype nic lub uzupe nic remanent towarami z jednego lub kilku asortymento w.
Operacja przydatna, gdy liczysz tylko jeden asortyment i chcesz uzupeżnic zerowymi pozycjami
towary niespisane, ale nalezł ce tylko do tego asortymentu.
Automat dopisuje tylko pozycje towarowe, ktorych nie ma jeszcze na remanencie. W zaleznosci od
ustawien w okienku dopisywane sł towary ze wskazanego asortymentu lub z cażej bazy danych, oraz
decydujesz o tym, czy ich ilosci majł byc pobierane z bazy, czy wszystkie majł byc zerowe.
Czy moz na poprawiclub anulowacdokument remanentu?
Raz sporzł dzonego dokumentu remanentu nie mozna juz poprawiac . W opcji Przeglł dnie
dokumentow program pozwoli Ci wejsc w tryb edycji (F10), jednak tylko w takim celu, abys mogż
remanent przesortowac , wysżac do EDI lub np. zamrozic .
Anulowac dokument remanentu mozesz w taki sam sposob, w jaki robi si– to na kazdym innym
dokumencie ś przy pomocy klawisza Ctrl-A podczas przeglł dania dokumentu.
W wyjł tkowej sytuacji mozesz rowniez poprawic dokument remanentu. W tym celu:
1. ZamroŚ dokument remanentu (Ctrl-Z)
2. Anuluj go (Ctrl-A)
3. Sporzł dŚ nowy dokument remanentu z tł samł datł co oryginalny i odmroŚ (F8) do niego
wczesniej przygotowane zamrozenie (mozesz juz edytowac i zapisac dokument).
4. Wykonaj napraw– stanow z wżł czonł opcjł Automatycznie korygowac remanenty.
Czy moz na zapisacremanent po kilku dniach?
Najkrotsza odpowiedŚ brzmi: TAK
W programie PC-Market mozesz rowniez zapisywac dokumenty PZ z datł sprzed remanentu oraz
scił gac zapomniane importy z kas fiskalnych. Jednak musisz byc swiadomy efektow ubocznych i
uruchomic odpowiednił operacj– serwisowł , aby zlikwidowac te efekty.
Nalezy wykonac operacj– serwisowł Naprawa Stano w/ cen magazynowych z wżł czonł opcjł
Automatycznie korygowac remanenty.
Szczegożowy opis dziażania naprawy znajdziesz w rozdziale Operacje serwisowe -> Naprawa
stano w/ cen magazynowych.
Efekt uboczny, jaki uzyskasz po operacji naprawy, to zmiana wartos ci manko/superata na remanencie.
Przypadek 1.: Wystawiasz jakikolwiek dokument modyfikujó cy stan (np. PZ) z dató sprzed
ostatniego remanentu.
Na przykżad:
Masz prawidżowy dokument remanentu z dnia 01.01.2001, na ktorym: ILOSC1 = 10 szt, ILOSC2 = 10
szt.
Nast– pnie w dniu 5.01.2001 wystawiasz dokument PZ na 30 szt tego towaru. Dokument ten
zapisujesz jednak z datł sprzed remanentu tj. 25.12.2000.
Co si– wowczas dzieje?
Dzisiejszy stan towaru jest nieprawidżowy. Powinien byc 10 szt, a jest 40 szt. Wykrywa go Naprawa
Stanow.
ILOSC1 na remanencie jest nieprawidżowa. Powinna byc 40 szt, a jest 10 szt.
Przypadek 2.: Wystawiasz dokument remanentu z dató wczesniejszó , niz inny dokument
ostatnio wystawiony.
Na przykżad:
Masz dokument PZ z datł wczorajszł na 10 szt. Nast– pnie sporzł dzasz dokument remanentu z datł
przedwczorajszł na 12 szt.
Co si– wowczas dzieje?
Stan biezł cy towaru jest nieprawidżowy. Powinien byc 22 szt., a jest 12 szt.
ILOSC1 na remanencie jest nieprawidżowa. Powinno byc 0 szt. a jest 10 szt.
Przypadek 3.: Remanent jest prawidżowo sporzł dzony przez obsżug– . Jednak w momencie jego
sporzó dzania stan wg Indeksu Stanu nie zgadza sił z ilosció obliczonó z dokumento w.
Co si– wowczas dzieje?
Wowczas jako ILOSC1 na dokumencie remanentu zostanie wpisana cażkowicie przypadkowa liczba.
Jak wprowadzacremanent ro wnoczes nie na kilku komputerach?
1. Na kazdym komputerze zainstaluj program z aktualnł bazł danych. Komputery nie muszł byc
pożł czone w siec .
2. Edytuj remanenty i dokonuj zamrozen na tych komputerach.
3. Po zakonczeniu pracy przekopiuj wszystkie tak przygotowane pliki zamrozen na komputer
gżowny (na ktorym znajduje si– gżowna baza danych).
4. Tak przygotowane zamrozenia wcił gnij na jeden wielki dokument remanentu.
W jaki sposo b wydrukowacjeden remanent w ro z nych cenach?
1.
2.
3.
4.
WejdŚ do przeglł dania zapisanego dokumentu remanentu w opcji Przeglł danie dokumentow.
Przeżł cz si– na edycj– (F10)
ZamroŚ go (Ctrl-Z)
WejdŚ w edycj– nowego dokumentu remanentu i ustaw odpowiednił cen– , w jakiej chcesz go
remanent.
5. OdmroŚ go (F8)
6. Podsumuj (F3)
7. Wydrukuj (F4)
Sprzedaz caćego sklepu na fakture
Czasem zachodzi koniecznosc sprzedazy cażego sklepu na faktur– VAT. W pierwszej kolejnosci liczone
sł wszystkie towary w sklepie, sporzł dzany jest dokument remanentu. Taki dokument mozesz
wyeksportowac do pliku przy pomocy mechanizmu EDI (Ctrl-E), aby nast– pnie przy pomocy tego
samego mechanizmu wcił gnł c go na faktur– . Po zapisaniu faktury stany wszystkich towarow powinny
byc zerowe. Sklep zostaż sprzedany!