CP: Procedura przejścia na ISO 9001:2015 i ISO 14001:2015

CP: Procedura przejścia na ISO 9001:2015 i ISO 14001:2015
Rewizja norm ISO 9001 i ISO 14001 jest teraz na etapie Draft International Standard (DIS)
i dokumenty są dostępne w krajowych organizacjach normalizacyjnych. Spodziewamy się, że nowe
normy wprowadzą znaczne zmiany i prawdopodobnie wejdą w życie przed końcem 2015 roku.
DQS zdefiniowała – z zastrzeżeniem dodatkowych zmian wynikających z wymagań akredytacyjnych –
pierwsze wytyczne do przejścia:
1. Wprowadzenie
DQS będzie wydawać akredytowane certyfikaty tylko na podstawie oficjalnie opublikowanych norm.
Wstępne drafty mogą służyć jako podstawa do wstępnych ocen, analizy lub innych działań
przygotowawczych. Na życzenie klienta, DQS może wydawać zaświadczenie zgodności
z ostatecznym draftem (FDIS), pod warunkiem że nie będzie żadnych istotnych zmian w treści.
Jeżeli nie przewiduje się wprowadzenia głównych zmian pomiędzy FDIS, a wydanym standardem ISO,
co zostanie ocenione i w zależności od rodzaju ewentualnych zmian między FDIS,
a opublikowaną wersją ISO, może być przeprowadzony dodatkowy audit w celu wydania
akredytowanego certyfikatu według wersji z 2015 roku. Wszystkie biura DQS są zachęcane
do promowania wśród swoich klientów natychmiastowego przejścia na podstawie draftów standardów.
Podczas tego procesu klienci powinni zostać uświadomieni, że ostateczna wersja standardu może
różnić się od draftów.
Po publikacji będzie obowiązywał trzyletni okres, podczas którego certyfikaty potwierdzające zgodność
z wymaganiami norm będą wciąż ważne. Ważność wszystkich takich certyfikatów wygaśnie w trzecią
rocznicę dnia publikacji ISO 9001: 2015 i/lub ISO 14001: 2015.
Na życzenie klienta, DQS może wydawać nowe certyfikaty na zgodność z wymaganiami wcześniejszej
wersji
normy
(ISO
9001:2008
i/lub
ISO
14001:2004)
przez
okres
2
lat
po publikacji zrewidowanych norm. Klienci powinni zostać poinformowani, że takie certyfikaty mają
ograniczony okres ważności, wygasający w trzecią rocznicę publikacji ISO 9001:2015 i/lub
ISO 14001:2015.
Przed wydaniem certyfikatu na zgodność z ISO 9001:2015 i/lub ISO 14001:2015, DQS musi
zweryfikować (podczas auditu na miejscu) zgodność organizacji z wymaganiami zrewidowanych
standardów, potwierdzoną pozytywną decyzją certyfikacyjną.
W celu przejścia, organizacja może zostać oceniona
a) jako część zaplanowanego auditu recertyfikującego;
b) podczas zaplanowanego auditu nadzoru z dodatkowym nakładem czasu lub
c) podczas specjalnego auditu przejścia.
Wszystkie biura DQS powinny razem ze swoimi certyfikowanymi/rejestrowanymi klientami ustalić
zasady/terminy przejścia na nowe wydanie norm. Wszystkie audity przejścia powinny być zaplanowane
w taki sposób, aby zapewnić, że klienci DQS będą w stanie sfinalizować proces przejścia przed
wygaśnięciem ważności ich “starych” certyfikatów. Wszystkie biura DQS są zachęcane do pracy z
certyfikowanymi/zarejestrowanymi klientami, by upewnić się, że migracja nowych standardów jest
planowana i rozpoczęta we wczesnym okresie przejścia.
2. Audity przejścia
2.1 Przejście jako część zaplanowanego auditu recertyfikującego:
CP07_PoceduraPrzejscia (TransitionArrangements-2016-04-06)
Wydanie 04/2016
Strona 1 z 4
Przejście może odbyć się podczas regularnego zaplanowanego auditu recertyfikującego.
Powinno być zastosowane dwustopniowe podejście, składające się z “oceny gotowości”
i “auditu systemu”.
Ocena gotowości:
“Ocenę gotowości” przeprowadza się w celu oceny zmian w systemie zarządzania klienta, statusu
i rozumienia wymagań zrewidowanej normy, w szczególności w odniesieniu do kontekstu
organizacji, podejścia procesowego, zaangażowania kierownictwa i celów oraz podjęcia rozmowy
z personelem klienta, w celu określenia gotowości do “auditu systemu”. „Ocena gotowości”
powinna odbywać się na terenie klienta. W wyjątkowych przypadkach lub
w przypadku dojrzałej organizacji, przegląd może odbyć się zdalnie lub poza lokalizacją.
Audit systemu:
Wymagany nakład czasu dla auditu systemu powinien być skalkulowany w oparciu o ważne
tabele IAF MD 5 dla recertyfikacji i z uwzględnieniem dojrzałości systemu zarządzania klienta. W
świetle znaczących zmian wymagań, powinno się unikać redukcji nakładu czasu. Więcej
szczegółów można znaleźć w tabeli 1, załącznik 1 zasady przewodnie. Wszystkie biura DQS są
zachęcane do rozwijania dostosowanych do aktualnych potrzeb klienta ofert. Po uzyskaniu
pozytywnej decyzji certyfikacyjnej, klient otrzyma nowy certyfikat z trzyletnim okresem ważności
i rozpocznie się nowy cykl certyfikacyjny.
2.2 Przejście w ramach auditu nadzoru albo auditu specjalnego:
Klient może zdecydować się na przewidzenie przejścia na nową normę podczas regularnego
zaplanowanego auditu nadzoru lub może w dowolnym momencie zdecydować o przejściu na
nową normę, niezależnie od zaplanowanego auditu nadzoru lub auditu recertyfikującego. W obu
przypadkach, audit będzie przeprowadzony w oparciu o zasady przejścia podczas auditu
recertyfikującego. Dodatkowy czas auditu musi być zaplanowany i czas trwania auditu powinien
być równoznaczny z auditem recertyfikującym. Zastosować ten sam proces, który został opisany
w II.1. Po pozytywnej decyzji certyfikacyjnej, klient otrzyma nowy certyfikat z trzyletnim okresem
ważności i rozpocznie się nowy cykl certyfikacyjny.
3. „Niepomyślne” audity przejścia
W przypadku „niepomyślnego” auditu przejścia w ramach auditu ponownej certyfikacji możliwe jest
wydanie certyfikatu na „stare” wydanie normy, gdy:
- auditor potwierdzi, że system zarządzania klienta spełnia wymagania „starej” normy (taki zapis
musi znaleźć się w sprawozdaniu i musi być ujęty w planie auditu, i
- Klient został powiadomiony o skróconej ważności certyfikatu.
W takiej sytuacji można wydać certyfikat zgodnie ze „starą” normą ze skrócona ważnością
certyfikatu.
4. Audity według obecnych wersji norm ISO 9001 i ISO 14001
Jest mało prawdopodobne że klienci będą życzyli sobie wydania certyfikatu wg „starego” wydania
normy tuż przez zakończeniem okresu przejściowego, jest to jednak w szczególnych przypadkach
możliwe. Zgodnie z wymaganiami IAF wydawania certyfikatów wg „starej” normy jest możliwe przez
cały okres przejścia. Jednak ważność takich certyfikatów jest skrócona, nakład czasu musi być zawsze
zgodny w wytycznymi i koszty związane z taką certyfikacją są znaczące, dlatego uznaliśmy że DQS
nie będzie prowadzić auditów na stare wydanie normy dla obecnych i nowych klientów, na12 miesięcy
przed wygaśnięciem ważności norm.
Wyjątki muszą być uzasadnione i muszą być zwolnione przez Kierownictwo każdego biura DQS i klient
musi być pisemnie powiadomiony o konsekwencjach tej decyzji.
5. Audity według wersji DIS lub FDIS zrewidowanych norm
5.1 Deklaracje zgodności z wersjami draftowymi zrewidowanych norm
CP07_PoceduraPrzejscia (TransitionArrangements-2016-04-06)
Wydanie 04/2016
Strona 2 z 4
DQS nie wydaje akredytowanych certyfikatów według wersji DIS lub FDIS zrewidowanych norm.
Jednakże, na prośbę klienta, po weryfikacji (podczas auditu na miejscu) zgodności organizacji
z wymaganiami finalnego draftu norm, może wydać deklaracje zgodności z FDIS.
Audity w celu zweryfikowania zgodności z wersjami draftowymi mogą być planowane niezależnie
lub wspólnie z regularnie planowanymi auditami. Zastosowanie mają zasady opisane w II1. – II.2.
Zawsze, gdy audit jest planowany razem z auditem według “starej” wersji normy, to czas
przeznaczony na weryfikację zgodności z wersjami draftowymi powinien być zaplanowany jako
dodatkowy
czas
i
nie
powinien
wpływać
na
weryfikację
zgodności
z wymaganiami “starych” norm.
5.2 “Gap / audity diagnostyczne”
Dla naszych klientów, stopień koniecznych zmian będzie uzależniony od dojrzałości
i efektywności obecnego systemu zarządzania, struktury organizacji i praktyk, dlatego “Gap”-audit
lub audit “diagnostyczny” może być przydatny, by zidentyfikować realistyczne zasoby
i czas implikacji.
Takie audity w celu zweryfikowania statusu zgodności organizacji ze zrewidowanymi normami
lub draftem normy mogą być planowane w każdym momencie, niezależnie lub razem
z planowanymi auditami. Celem takich auditów jest pokazanie klientom statusu ich zgodności
i określenie wszelkich działań potrzebnych do udanego przejścia. Czas trwania auditu może
zostać uzgodniony z klientem, w zależności od potrzeb (metoda próbkowania lub pełna
weryfikacja zgodności). Jeżeli gap audit lub audit diagnostyczny jest planowany razem
z regularnym auditem, to musi zostać zaplanowany dodatkowy nakład czasu i działania nie
powinny wpływać na weryfikację zgodności z wymaganiami “starych” norm. “Gap”-audit lub audit
“diagnostyczny” według FDIS z pozytywnym wynikiem i przeprowadzony nie później niż
6 miesięcy przed auditem przejścia (patrz I.1 – I.3) może zostać użyty w celu zastąpienia
przeglądu gotowości, jako część przejścia.
6. Kompetencje auditorów
W szczególności ocenimy nasze programy, by upewnić się, że nasi auditorzy i pozostały personel,
wykazuje wiedzę i zrozumienie:





Wymagań najnowszych draftów ISO 9001:2015 i/lub ISO 14001:2015;
Nowego “podejścia opartego na ryzyku” jako części wymagań zrewidowanych norm;
Definicji zakresu certyfikacji w świetle zmienionych wymagań wyłączenia;
Wykonania przeglądów dokumentacji systemu w świetle zredukowanego nacisku na
obowiązujące wymagania dla udokumentowanych procedur dla zaproponowanych nowych
norm;
Wszelkich zmian naszej metodologii auditu i szkolenia auditorów odnośnie adresowania
proponowanych nowych aspektów norm, żeby zwiększyć potrzebę stworzenia ścieżki auditu
w związku z ustaleniem mierzalnych celów oraz planowaniem i realizacją ich osiągnięć
i zwiększonym naciskiem na zaangażowanie i odpowiedzialności najwyższego kierownictwa.
Przed przeprowadzeniem auditów przejścia i/lub auditów certyfikujących zgodnie z wymaganiami
zrewidowanych norm, wszyscy auditorzy DQS zaangażowani w te audity muszą przejść zatwierdzone
przez DQS szkolenie rekwalifikacyjne z testem wiedzy i aplikacji.
Każdy krajowy menadżer DQS jest odpowiedzialny za zapewnienie wymaganych kompetencji swoich
auditorów zaangażowanych w “gap/diagnostyczne audity”.
7. Zmiana procesu auditu
DQS Holding przejrzy i przyjmie istniejące korporacyjne procesy auditowania, by zapewnić
adekwatność zrewidowanych norm.
CP07_PoceduraPrzejscia (TransitionArrangements-2016-04-06)
Wydanie 04/2016
Strona 3 z 4
Załacznik 1, tabela 1
Grupa Klientów A
Certyfikowany, zgodny i
zazwyczaj skuteczny system
Wytyczne dotyczące
czasu trwania auditu dla
auditów przejścia
Grupa Klientów B
Grupa Klientów C
Certyfikowany, dojrzały i
Certyfikowany, dojrzały i
całkowicie skuteczny system zrównoważony system
(skuteczne zarządzanie
procesami, uwzględnienie
zainteresowanych stron)
Certyfikowany przez więcej
Certyfikowany przez mniej niż Certyfikowany przez więcej
niż 3 lata plus dowody
3 lata lub średnio 3 lub więcej niż 3 lata średnio mniej niż 3
skutecznego podejścia
niezgodności z auditu podczas niezgodności z auditu
procesowego i
ostatniego cyklu
podczas ostatniego cyklu
uwzględnienie
certyfikacyjnego.
certyfikacyjnego.
zainteresowanych stron.
Etap 1:
Przegląd gotowości
Przegląd może być zastąpiony przez Wymagane;
“Gap”-audit lub“ diagnostyczny”
audit według FDIS z pozytywnym
- na miejscu –
wynikiem i przeprowadzony mniej
niż 6 miesięcy przed etapem 2
Minimum 0,5 osobodnia
(auditem systemu). Czas trwania
auditu przeglądu gotowości jest
dodatkowym czasem i należy go
dodatkowo doliczyć do 2 etapu.
≥ 100 %
tabeli IAF dla
Audit transferu/recertyfikujący auditu recertyfikującego
Etap 2:
Wymagane;
Wymagane;
- na miejscu -*
Minimum 0,5 osobodnia;
Poza siedzibą firmy
(przegląd dokumentacji) jest
akceptowalny
od 90 do 100%
tabeli IAF dla auditów
recertyfikujących
od 80 do 90%
tabeli IAF dla auditów
recertyfikujących
*Ocena gotowości powinna być przeprowadzona na miejscu u klienta. W wyjątkowych przypadkach
(np. nieproporcjonalny czas podróży) ocena może być wykonana poza siedzibą firmy,
za pośrednictwem zdalnych technik auditowania.
Wszelkie odstępstwa od wyżej wymienionych zasad powinny być zatwierdzone przez zarząd
wykonawczy danego akredytowanego biura DQS.
CP07_PoceduraPrzejscia (TransitionArrangements-2016-04-06)
Wydanie 04/2016
Strona 4 z 4