Wewnętrzne audity jakości

WZORCOWE
SJ.0142.3.2011
WEWNĘTRZNE AUDITY JAKOŚCI
Data: 15.03.2013
Strona 1 z 4
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
1. Cel i zakres
1.1. Cel
Celem niniejszej procedury jest określenie:
1. wytycznych i ustalenie odpowiedzialności przy planowaniu i
prowadzeniu wewnętrznych auditów jakości,
2. efektywności funkcjonowania systemu zarządzania jakością
stopień realizacji planu auditów W1 =% liczby auditów
zrealizowanych do liczby auditów zaplanowanych >90% w
ciągu roku
stopień objęcia auditami i przeglądami SZJ wszystkich
komórek
organizacyjnych
W2
=%
komórek
organizacyjnych poddanych auditom w ciągu roku =
100%
Terminowość auditów W3 = % auditów zrealizowanych w
terminie w ciągu roku > 90%
1.2. Zakres
Procedurę tę stosuje się w odniesieniu do wszystkich wewnętrznych
auditów systemu jakości
2. Podstawa, powołania i definicje
2.1. Podstawa
Księga Jakości
Norma PN – EN ISO 9001:2009 – pkt. 8.2.2
Norma PN - EN ISO 19011 : 2012
2.2. Powołania
Proces: Działania korygujące i zapobiegawcze
2.3. Definicje
Audit – systematyczny, niezależny udokumentowany proces
uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu
określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.
Auditor – osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu.
Zespół auditujący- jeden lub więcej auditorów,
przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów
technicznych jeżeli jest to wymagane
Auditowany organizacja, która jest auditowana
Plan auditu – opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych
z auditem.
Zakres auditu – obszar i granice auditu.
Data aktualizacji: 2013-03-15
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
WZORCOWE
SJ.0142.3.2011
WEWNĘTRZNE AUDITY JAKOŚCI
Data: 15.03.2013
Strona 2 z 4
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
3. Odpowiedzialność
3.1. Za utrzymanie niniejszej procedury odpowiedzialny jest
Pełnomocnik ds. Jakości
3.2. Pełnomocnik ds. jakości odpowiedzialny jest za:
opracowanie i aktualizację harmonogramu auditów
wewnętrznych,
określenie zakresu auditu i ustalenie składów zespołów
Pełnomocnik ds. Jakości
do prowadzenia auditów i wyznaczenie auditora
wiodącego,
dystrybucję i archiwizację raportów z auditów,
nadzór nad realizacją działań korygujących.
3.3. Auditorzy wewnętrzni odpowiedzialni są za postępowanie
zgodnie z procedurą.
3.4. Auditor wiodący odpowiedzialny jest za:
uzgodnienie z naczelnikiem auditowanego obszaru daty i
planu auditu,
przeprowadzenie auditu zgodnie z niniejszą procedurą,
sporządzenie raportu z auditu.
3.5. Naczelnik auditowanego obszaru odpowiada za:
 poinformowanie pracowników, których dotyczy audit o jego
celach i zakresie,
 wyznaczenie przewodnika dla zespołu auditorów,
 zapewnienie auditorom dostępu do dowodów obiektywnych
(dokumentacji, pracowników urządzeń, procesów)
 współpracę z auditorami niezbędną dla osiągnięcia celów
auditu,
 ustalenie i realizację działań korygujących,
 zgłoszenie do Pełnomocnika ds. jakości potrzeb
przeprowadzenia dodatkowych auditów w przypadku np.
zmian organizacyjnych mających wpływ na system jakości.
4. Realizacja
Auditorami wewnętrznymi mogą być tylko ci pracownicy Starostwa,
którzy mają ukończone i udokumentowane szkolenie zaświadczeniem
o ukończeniu kursu auditorów wydane przez firmę Umbrella lub
Agencję Konsultingową ISO Qualitas.
Roczny harmonogram auditów opracowywany jest na dany rok
kalendarzowy przez Pełnomocnika ds. Jakości. Harmonogram określa
wydziały/komórki organizacyjne, zakres oraz termin przeprowadzenia
auditu z dokładnością do miesiąca lub kwartału. Roczny
harmonogram auditów opracowuje się do końca grudnia roku
poprzedzającego planowane audity.
Pełnomocnik
ds.
Jakości
zobowiązany
jest
wyznaczyć
wydziały/komórki organizacyjne, w których audit powinien być
prowadzony z większą częstotliwością, w zależności od statusu tych
wydziałów/ komórek organizacyjnych i ważności. Roczny plan auditu
może zostać uzupełniony o audity pozaplanowe. Przy takich auditach
należy postawić oznaczenie „Pp”.
Data aktualizacji: 2013-03-15
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
Auditor wewnętrzny
WZORCOWE
SJ.0142.3.2011
WEWNĘTRZNE AUDITY JAKOŚCI
Data: 15.03.2013
Strona 3 z 4
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
Audity pozaplanowe mogą być realizowane w następujących
przypadkach:
wzrostu liczby skarg,
zwiększenia liczby niezgodności dokumentu lub usługi,
wprowadzenia zmian technologicznych lub organizacyjnych,
stwierdzenia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu.
dla oceny działań doskonalących.
z innych przyczyn istotnych dla funkcjonowania organizacji.
Pełnomocnik ds. Jakości wyznacza auditora wiodącego.
Auditorzy muszą być niezależni od auditowanego obszaru.
Auditor wiodący ustala z komórką auditowaną, dokładną datę
przeprowadzenia auditu z tygodniowym wyprzedzeniem. Cel i zakres
auditu powinien być jednoznacznie zrozumiały dla prowadzących
audit i auditowanych.
Wstępnym etapem auditu jest wykonanie przez zespół auditorów
następujących zadań:
przygotowanie planu auditu, zbadanie
dokumentów i zapisów związanych z auditowanym obszarem,
zapoznanie z dokumentami roboczymi auditu (formularze używane
podczas auditu), przygotowanie list kontrolnych.
Spotkanie otwierające prowadzi auditor wiodący. W spotkaniu
uczestniczą
naczelnicy/pracownicy
komórek
organizacyjnych
auditowanych wydziałów/komórek i auditorzy. Głównym celem
spotkania jest: omówienie przez auditora wiodącego planu auditu i
sposobu jego prowadzenia, ustalenia spraw organizacyjnych
związanych z przebiegiem auditu, ustalenie terminu spotkania
zamykającego.
Przeprowadzając audit należy zachować następującą kolejność
działań: ustalenie faktów na podstawie rozmów z personelem,
studiowanie dokumentów, obserwacja procesów, ocena materiałów i
sprzętu; zanotowanie faktów jako dowodów wydarzeń w czasie
auditu; ocena faktów w celu określenia czy istnieją obiektywne
dowody zaistnienia niezgodności; weryfikacja wykonania działań
korygujących z poprzedniego auditu. Wszelkie wykryte niezgodności
auditorzy powinni każdorazowo omówić z przedstawicielami wydziału
/komórki. Każda stwierdzona niezgodność powinna być zapisana w
protokole niezgodności / spostrzeżeń. Szczególną uwagę należy
zwrócić na te spośród przyjętych praktyk postępowania, które można
by
ulepszyć,
ale
które
nie
stanowią
odchylenia
od
udokumentowanego sytemu jakości. Spostrzeżenia te powinno się
omówić z przedstawicielem wydziału / komórki i je zapisać jako
spostrzeżenia w raporcie z auditu.
5. Zakończenie
Zgodnie z planem auditu i ustalonym terminem auditor wiodący
prowadzi spotkanie zamykające z udziałem auditowanych. W czasie
spotkania należy: omówić cel i zakres auditu; zaprezentować wyniki
obserwacji; uzyskać potwierdzenie wszystkich niezgodności; ustalić
propozycję działań korygujących oraz uzgodnić planowane terminy
Data aktualizacji: 2013-03-15
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
WZORCOWE
SJ.0142.3.2011
WEWNĘTRZNE AUDITY JAKOŚCI
Data: 15.03.2013
Strona 4 z 4
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości Zatwierdzone przez: Starosta Wałbrzyski
ich realizacji.
6. Archiwizowanie
Raporty z auditów opisywane są zgodnie z Rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011r w sprawie instrukcji
kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U
nr 14 poz. 67)
7. Miary i wskaźniki
Miara efektywności procesu:
Kryterium
lub
wskaźnik
oceny/monitorowania:
1.
Liczba auditów przeprowadzonych w
ciągu roku
2.
Ilość komórek organizacyjnych
poddanych auditom
W1>90% stopień realizacji planu
auditów - liczba auditów
zrealizowanych do liczby auditów
zaplanowanych wciągu roku
W2=100% wszystkich komórek
organizacyjnych objętych
auditami
3.
Terminowość przeprowadzenia
auditów
W3>90% liczba auditów
zrealizowanych w terminie w
ciągu roku do liczby
zaplanowanych auditów
8. Ocena efektywności procesu
Wskaźnik oceny
efektywności
Liczba auditów
przeprowadzonych
Liczba komórek
organizacyjnych
poddanych
auditowi w ciągu
roku
Liczba auditów
zrealizowanych w
terminie
Osiągnięty
wynik po ½
roku*
W1>90%
stopień realizacja
planu auditów liczba auditów
zrealizowanych
do liczby auditów
zaplanowanych
wciągu roku
W2=100%
wszystkich
komórek
organizacyjnych
objętych
auditami
W3>90%
auditów
zrealizowanych
w terminie w
ciągu roku
Osiągnięty
wynik po
roku
Trend
wyników
Wnioski
uwagi
Data aktualizacji: 2013-03-15
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl