docMINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO Instrukcja
download 
Reklamacja Transkrypt
MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO Instrukcja
PRojet MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO DEPARTAMENT ZARZĄDZANIA PROGRAMAMI KONKURENCYJNOŚCI I INNOWACYJNOŚCI Instrukcja Wykonawcza Pomoc Techniczna Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (obowiązuje dla Planów Działań składanych na rok 2012 i kolejne lata) Warszawa, wrzesień 2011 r. 1 Spis treści Spis treści .................................................................................................................................. 2 Używane skróty......................................................................................................................... 3 Słowniczek ................................................................................................................................ 4 1. Informacje wstępne ............................................................................................................... 6 2. Wnioskowanie do pomocy technicznej PO IG ..................................................................... 6 2.1 Zasady kwalifikowalności operacji i wydatków w ramach PT PO IG ............................... 8 2.1.1 Wydatki niekwalifikowane ............................................................................................ 10 2.1.2 Działanie 9.1 Wsparcie zarządzania............................................................................... 12 2.1.2.1. Finansowanie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych ................................ 13 2.1.2.2 Finansowanie kosztów administracyjnych spotkań, konferencji, seminariów/warsztatów oraz szkoleń............................................................................................................................. 15 2.1.2.3 Finansowanie kosztów zatrudnienia............................................................................ 17 2.1.3 Działanie 9.2 Wyposażenie instytucji ............................................................................ 19 2.1.3.1 Zasady rozliczania wydatków ponoszonych w ramach działania 9.2 kwalifikowalnych w całości lub częściowo .......................................................................................................... 20 2.1.3.2 Szczegółowe zasady kwalifikowania i rozliczania wydatków za usługi telekomunikacyjne i internet ................................................................................................... 21 2.1.3.3 Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków związanych z najmem, eksploatacją i remontem pomieszczeń biurowych ......................................................................................... 22 2.1.4 Działanie 9.3 Informacja i promocja.............................................................................. 22 2.1.5 Działanie 9.4 Ewaluacja ................................................................................................. 23 2.2 Tryb składania i zatwierdzania Planów Działań (wniosków o dofinansowanie) ............. 24 2.3 Lista wskaźników dla Priorytetu Pomoc Techniczna PO IG ............................................ 27 3. Tryb sprawozdawczości i rozliczania wniosków o płatność............................................... 36 2 Używane skróty DKI – Departament Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego GR – Grupy Robocze powoływane przez Instytucję Zarządzającą lub inne instytucje zaangażowane we wdrażanie PO IG EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego IK NSRO – Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IP – Instytucja Pośrednicząca IW – Instytucja Pośrednicząca II stopnia/Instytucja Wdrażająca IZ PO IG/IZ – Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka KM PO IG – Komitet Monitorujący Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka PD – Plan Działań PO – Programy Operacyjne PO IG – Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka PO PT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2007-2013 POT – Polska Organizacja Turystyczna PT PO IG – Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka SPO-WKP 2004-2006 – Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw na lata 2004-2006 Uszczegółowienie PO IG – Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka WB – Wydział Budżetu (w Departamencie Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności) WPT – Wydział Pomocy Technicznej (w Departamencie Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności) 3 Słowniczek Decyzja o przyznaniu dofinansowania – decyzja na podstawie której zostaje przyznane dofinansowanie ze środków pomocy technicznej PO IG, określająca prawa i obowiązku wnioskodawcy wynikające z uzyskanego dofinansowania projektu z pomocy technicznej PO IG. Decyzja obowiązuje IZ oraz MG w przypadku przyznawania dofinansowania komórce organizacyjnej w MG pełniącej funkcję IW (DPO), zwana „decyzją o dofinansowaniu”; Plan Działań – dokument przygotowywany przez IZ, IP, IW na realizację własnych projektów na wzorze opracowanym przez IZ, na który składa się część zasadnicza (formularz Planu Działań; inaczej wniosek o dofinansowanie Projektu) oraz wymagane załączniki; Projekt – należy przez to rozumieć przedsięwzięcia określone w Planie Działań i załącznikach, realizowane przez beneficjenta pomocy technicznej PO IG; Sprawozdanie z realizacji projektu – część wniosku o płatność dotycząca postępu rzeczowo-finansowego projektu; Porozumienie o dofinansowanie projektu – porozumienie zawarte pomiędzy instytucjami występującymi w systemie wdrażania PO IG w przypadku, gdy instytucja otrzymująca dofinansowanie jest państwową jednostką budżetową oraz porozumienie zawierane pomiędzy IZ a IP na podstawie którego zostaje przyznane dofinansowanie ze środków pomocy technicznej PO IG, porozumienie określa prawa i obowiązki wnioskodawcy wynikające z uzyskanego dofinansowania projektu z pomocy technicznej PO IG, zwane „porozumieniem o dofinansowanie”; Umowa o dofinansowanie projektu - umowa zawarta pomiędzy IZ a POT oraz IP a IW na podstawie której zostaje przyznane dofinansowanie ze środków pomocy technicznej PO IG, określająca prawa i obowiązki wnioskodawcy wynikające z uzyskanego dofinansowania projektu z pomocy technicznej PO IG, zwana „umową o dofinansowanie”; Wniosek o dofinansowanie – por. Plan Działań; Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć wniosek Beneficjenta o płatność, o którym mowa w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego1, sporządzony według wzoru przygotowanego w zakresie pomocy technicznej PO IG przez IZ, który może dotyczyć rozliczenia wydatków poniesionych ze środków publicznych, wnioskowania o refundację części lub całości wydatków sfinansowanych przez Beneficjenta, otrzymania lub rozliczenia zaliczki oraz przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu, zwany dalej „wnioskiem o płatność”; Wnioskodawca – Instytucja uprawniona do przedkładania wniosku o dofinansowanie projektu z pomocy technicznej PO IG do właściwej instytucji uprawnionej do przyznania dofinansowania. W systemie pomocy technicznej PO IG uprawnionymi do składania samodzielnych wniosków o dofinansowanie są: IZ, IP, IW. Wnioskodawca jest jednocześnie Beneficjentem; Wydatek kwalifikowalny – wydatek poniesiony przez beneficjenta w związku z realizacją operacji współfinansowanej z pomocy technicznej, zgodnie z warunkami określonymi 1 Treść wszystkich wytycznych wymienionych w porozumieniu/umowie/decyzji o dofinansowanie oraz ich zmiany są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego: www.mrr..gov.pl oraz www.poig.gov.pl. 4 w Instrukcji, który kwalifikuje się do refundacji ze środków pomocy technicznej w trybie określonym w porozumieniu/umowie lub decyzji o dofinansowanie; Wydatek niekwalifikowalny – wydatek nie kwalifikujący się do refundacji ze środków przeznaczonych na pomoc techniczną. 5 1. Informacje wstępne System udzielania wsparcia z PT PO IG i przygotowane dokumenty muszą być zgodne z przepisami prawa unijnego i krajowego oraz postanowieniami PO IG, Uszczegółowieniem PO IG, Wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego oraz innymi wymogami określonymi przez IZ w odrębnych dokumentach zamieszczonych na stronie internetowej www.poig.gov.pl. do których należą: Wzór Planu Działań wraz z załącznikami (PD); Instrukcja wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach IX priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka; Umowa o dofinansowanie projektu pomocy technicznej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2009-2013, zwana „ umową o dofinansowanie”; Porozumienie o dofinansowanie projektu pomocy technicznej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2009-2013, zwane „ porozumieniem o dofinansowanie”; Decyzja o przyznaniu dofinansowania dla Projektu realizowanego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (obowiązująca IZ PO IG); Wniosek beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka wraz z załącznikami, zwany dalej „wnioskiem o płatność”; Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Instrukcja Wykonawcza IZ PO IG ma na celu uszczegółowienie zapisów zawartych w Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej w odniesieniu do PT PO IG. Niniejszy dokument szczegółowo określa zasady oraz sposób realizacji działań i projektów w ramach PT PO IG, tj. tryb postępowania w zakresie przygotowania, składania, oceny i realizacji PD. IZ PO IG w uzasadnionych przypadkach może wydać opinię mającą na celu uszczegółowienie, doprecyzowanie bądź zmianę zapisów niniejszego dokumentu. W takim przypadku o dokonanej zmianie IZ PO IG informuje IP oraz IW. Wszelkie zmiany dokonane w tym trybie będą uwzględnianie w Instrukcji Wykonawczej do pomocy technicznej PO IG przy jej najbliższej aktualizacji. 2. Wnioskowanie do pomocy technicznej PO IG W systemie pomocy technicznej PO IG instytucjami udzielającymi dofinansowania środków pomocy technicznej PO IG są: ze 1. Instytucja Zarządzająca PO IG przyznająca dofinansowanie na wydatki własne, Instytucji Pośredniczących oraz POT 2. Instytucje Pośredniczące - przyznające dofinansowanie na wydatki Instytucji Wdrażających, również z komponentem wsparcia dla RIF i innych instytucji wykonujących czynności techniczne związane z obsługą PO IG na podstawie podpisanego porozumienia/umowy. 6 Wskazane wyżej instytucje odpowiedzialne za przyznanie dofinansowania są zobowiązane do przyjmowania, weryfikacji i zatwierdzania wniosków o dofinansowanie od Wnioskodawców. Uprawnieni wnioskodawcy: IZ, IP, IW składają samodzielnie wnioski o dofinansowanie w postaci PD przygotowywanych wg opracowanego przez IZ wzoru, zgodnie z Instrukcją wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach 9 priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka –Pomoc Techniczna. Polska Organizacja Turystyczna pełniąca funkcję IW, ze względu na umowę na wdrażanie działania 6.4 PO IG zawartą z IZ PO IG składa wszystkie dokumenty związane z pomocą techniczną PO IG bezpośrednio do IZ. Maksymalny udział środków EFRR w wydatkach kwalifikowalnych na poziomie projektu wynosi 85%. Należy dążyć do zachowania ww. poziomu dofinansowania. W trakcie realizacji projektu możliwe są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowalnych, które zostały określone w PD. Bez konieczności uzyskania zgody instytucji przyznającej dofinansowanie możliwe są przesunięcia do 25% kwoty przypadającej na każdą zmienioną kategorię w Planie Działań, w tym te z której oraz do której następuje przesunięcie. Przesunięcia między kategoriami wydatków powyżej 25% mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą instytucji przyznającej dofinansowanie. Podobna zasada dotyczy wskaźników realizacji Planu Działań. Bez konieczności uzyskania zgody instytucji przyznającej dofinansowanie możliwe jest zwiększenie lub zmniejszenie wartości wskaźnika maksymalnie o 25%. Zmiany przekraczające wartość wskaźnika powyżej 25% mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą instytucji przyznającej dofinansowanie. Wysokość dostępnych środków dla poszczególnych wnioskodawców jest określona na podstawie zapotrzebowania zgłoszonego przez IP i podległych IW oraz POT zweryfikowanego i zatwierdzonego przez IZ z zastosowaniem następujących głównych kryteriów: 1) Stopnia zaangażowania danej instytucji w realizację PO IG oszacowywanego na podstawie: - liczby wdrażanych działań PO IG (poza działaniami wdrażanymi w postaci projektu systemowego); - wielkości zatrudnienia; 2) Dotychczasowego wykorzystania środków. W związku ze szczególnymi osiągnięciami we wdrażaniu działań, które są uzależnione przede wszystkim od stopnia realizacji zadań określonych w odrębnych dokumentach, takich jak prognozy kontraktacji, prognozy płatności, plany wydatków, opracowywane przez IZ lub zatwierdzane przez Radę Ministrów, IK NSRO bądź Komisję Europejską, IZ może zadecydować o dodatkowym podziale alokacji (np. z oszczędności wynikających z realizowanych projektów) dla tych instytucji, po wcześniejszej ocenie kwalifikowalności planowanych wydatków. Szczegółowe zasady wypełniania wniosku o dofinansowanie określone są w Instrukcji wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach 9 priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka –Pomoc Techniczna; Obowiązki Instytucji wynikające z realizacji decyzja/porozumienie/umowa o dofinansowanie. projektów pomocy technicznej określa 7 2.1 Zasady kwalifikowalności operacji i wydatków w ramach PT PO IG PT PO IG przeznaczona jest dla następujących podmiotów zaangażowanych w proces przygotowania, wdrażania, monitorowania, kontroli, promocji i oceny PO IG: 1) IZ PO IG; 2) IP PO IG; 3) IW PO IG 4) KM PO IG; 5) Grup Roboczych; 6) Innych instytucji zaangażowanych w realizację PO IG (w tym RIF), instytucji realizujących czynności techniczne w rozumieniu Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz.U. nr 84, poz. 712 z późn. zm.) oraz, w szczególnych przypadkach za zgodą IZ PO IG, instytucji realizujących projekty indywidualne, w zakresie wydatków związanych z wdrażaniem danego działania z osi priorytetowych 1 – 8, ale tylko w przypadku ponoszenia kosztów przez IP. Zgodnie z zasadą komplementarności, beneficjenci uprawnieni do korzystania z komponentów PT w ramach pozostałych programów operacyjnych nie mogą otrzymać wsparcia ze środków PT PO IG w zakresie, w którym są uprawnieni do otrzymania pomocy w ramach działań PT innych programów operacyjnych lub PO PT. 2 Typy działań/ Instytucje IZ PO IG IP PO IG IW sektora administracji rządowej2 IW spoza sektora administracji rządowej3 Tabela 1. Beneficjenci uprawnieni do korzystania z poszczególnych typów działań w ramach POIG. Wynagrodzenia - - - -- X Podnoszenie kwalifikacji pracowników X X X X Koszty administracyjne i organizacyjne X X X X Koszty wyposażenia biurowego i informatycznego X X X X Koszty funkcjonowania komitetów, grup roboczych oraz innych zespołów X X X X Przez „IW sektora administracji rządowej” rozumie się IW będące ministerstwami. 3 IW uprawnione są do ponoszenia wydatków związanych z dofinansowaniem ze środków PT PO IG Regionalnych Instytucji Finansujących oraz innych instytucji realizujących czynności techniczne związane z wdrażaniem PO IG. Przez „IW spoza sektora administracji rządowej” rozumie się IW nie będące ministerstwami. 8 x Typy działań/ Instytucje IZ PO IG IP PO IG IW sektora administracji rządowej2 IW spoza sektora administracji rządowej3 Koszty wsparcia eksperckiego X X X X Koszty zamknięcia pomocy 2004-2006 X X X X Koszty programowania przyszłych interwencji strukturalnych X X X X Ewaluacja (lata 2007-2013) X X X X Archiwizacja X X X X Koszty wyboru projektów X X X X Promocja i informacja X X X X - oznacza, że dana instytucja może otrzymać wsparcie z PT PO IG na dany typ projektów Zasady kwalifikowania wydatków i kategorie wydatków zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Innowacyjna Gospodarka 20072013 nie mają zastosowania do wydatków w ramach PT PO IG. W ramach PT PO IG kwalifikowalne są wydatki bezpośrednio związane z realizacją PO IG, tj. z wykonywaniem czynności związanych z wdrażaniem na rzecz beneficjentów działań opisanych w PO IG. Za kwalifikowalne ze środków PT PO IG uznane będą wydatki, które zawierają się w kategoriach określonych w PD, są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, zostały faktycznie poniesione oraz udokumentowane i zatwierdzone przez IZ. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego instytucji. Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub równoważny dokument księgowy wraz z dowodami zapłaty. Ze względu na fakt, iż poszczególne kategorie wydatków w PD są sformułowane w sposób ogólny, zatwierdzenie Planu Działań przez IZ PO IG nie oznacza uznania za kwalifikowalne wszystkich wydatków poniesionych w trakcie jego realizacji. Weryfikacja kwalifikowalności poniesionych wydatków dokonywana jest na poszczególnych etapach realizacji, rozliczania i kontroli realizacji PD. W przypadku wątpliwości co do uznania wydatku za kwalifikowalny ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności podejmuje IZ PO IG, która reguluje i rozstrzyga kwestie horyzontalne, wspólne dla wszystkich instytucji zaangażowanych w realizację PO IG. Wydatki niekwalifikowalne ustalone są w Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 9 2007-2013. Dodatkowo IZ PO IG w celu zapewnienia przejrzystości realizacji i rozliczania Planów Działań ustaliła listę wydatków niekwalifikowalnych (rozdz. 2.1.1). 2.1.1 Wydatki niekwalifikowalne Poniższa lista wydatków niekwalifikowalnych w pomocy technicznej PO IG nie ma charakteru zamkniętego, stanowi wykaz najczęściej pojawiających wydatków niekwalifikowalnych. Nieumieszczenie wydatku na liście nie gwarantuje uznania jego kwalifikowalności. Ostateczną decyzję w tej sprawie podejmuje IZ PO IG. Wydatkami niekwalifikowalnymi w ramach pomocy technicznej PO IG są w szczególności: 1) Wydatki związane z zatrudnieniem: składka na PFRON; odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; świadczenie urlopowe4; wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe; nagrody jubileuszowe; odprawy emerytalno – rentowe; zasiłek chorobowy; zasiłki finansowane ze środków ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy wyrównawczy); zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny); koszty badań okresowych i wstępnych; koszty usług medycznych; koszty abonamentu sportowo-rekreacyjnego; dopłata do okularów; bony żywieniowe dla pracowników; wynagrodzenie za wykonywanie przez pracowników instytucji wdrażających PO IG zadań zleconych na rzecz instytucji w której są zatrudnieni. 2) Wydatki związane z modernizacją i wyposażeniem pomieszczeń remonty budynków zwiększające ich dotychczasowy standard, w tym w szczególności: renowacja elewacji, naprawy dachu; montowane na stałe grzejniki, instalowana na stałe klimatyzacja lub klimatyzatory, w przypadku gdy budynek nie jest własnością wnioskodawcy; usługi modernizacji i remontów sieci, które zwiększają wartość instalacji sieciowej; wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych przeciągu 10 lat poprzedzających datę rozpoczęcia realizacji Planu Działania; 4 Przez świadczenie urlopowe rozumie się np. świadczenie określane jako „wczasy pod gruszą” lub inne formy finansowania wypoczynku finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jak również inne formy wypłaty dokonywane z tego funduszu (bony żywieniowe, dopłaty do stołówki itp.). 10 wydatki poniesione na sprzęt i wyposażenie niezwiązane bezpośrednio z pracą merytoryczną biura (w szczególności wyposażenie kuchni - czajniki, ekspresy do kawy, odkurzacze); zakup naczyń kuchennych, w szczególności: sztućców, szklanek, talerzy, kubków, wyposażenie apteczki. 3)Inne wydatki związane ze wsparciem instytucji a)Wydatki na bieżącą działalność instytucji: usługi związane z posiadaniem lub własnością nieruchomości, np. opłaty za nadzór urządzeń technicznych, czyszczenie kominów, kontrola urządzeń i systemu monitorowania oraz konserwacja i przeglądy urządzeń, obsługa i konserwacja centrali i sieci teleinformatycznej; konserwacja sprzętu i urządzeń wykorzystywanych na potrzeby całej instytucji; elektroniczna ewidencja wejść i wyjść pracowników; zakup kart wejściowych do budynku; deratyzacja i dezynsekcja; ochrona budynku, jeśli jej koszty są ponoszone niezależnie od funkcjonowania jednostki odpowiedzialnej za realizację instrumentów strukturalnych; finansowanie kosztów zakupu środków transportu, nieruchomości, gruntów oraz infrastruktury, w szczególności technicznej (np. zaopatrzenie w energię, prąd, wodę, kanalizację) oraz transportowej (np. drogi, chodniki); amortyzacja nieruchomości; certyfikacja jakości instytucji; funkcjonowanie w instytucjach jednostki odpowiedzialnej za audyt i kontrolę; wydatki na ulepszanie środków transportu; zakup tablic rejestracyjnych; studia wyższe, studia doktoranckie, studia MBA; wydatki na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych dla pracowników, wykonujących swoje obowiązki na stanowiskach pracy oraz przeznaczonych na indywidualne spotkania z beneficjentami; koszty użytkowania telefonów prywatnych, nawet jeśli są używane dla celów służbowych; dodatek mieszkaniowy dla pracowników instytucji; finansowanie kosztów miejsca parkingowego w miejscu pracy; opłaty manipulacyjne (np. dopłata za bilet kolejowy u konduktora, opłata za zmianę rezerwacji biletu lotniczego itp.), chyba, że wynikają ze szczególnie uzasadnionych okoliczności, potwierdzonych pisemnie, i zostaną zaakceptowane przez instytucję udzielającą dofinansowania.. b) Ubezpieczenia, podatki i opłaty: ubezpieczenie na życie pracowników; ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności; wydatki związane z umową leasingu, w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe, opłaty ponoszone w związku z przeniesieniem prawa własności z leasingodawcy na leasingobiorcę; 11 koszty leasingu, w którym efektem końcowym będzie przeniesienie prawa własności z leasingodawcy na leasingobiorcę w całości stanowią wydatek niekwalifikowany; opłaty za wypisy z hipoteki; podatek od nieruchomości; opłaty za wieczyste użytkowanie jeśli byłyby ponoszone niezależnie od wdrażania w PO IG; opłaty i koszty sądowe z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych; koszt podatku VAT, który może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe – Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (;(Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) koszt podatku VAT w przypadku szkoleń będących usługą kształcenia i finansowanych w całości ze środków publicznych, w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) różnice kursowe i odsetki od pożyczek podatek od środków transportu; opłaty z tytułu ochrony środowiska naturalnego; opłaty notarialne i sądowe; podatek leśny; podatek rolny. 2.1.2 Działanie 9.1 Wsparcie zarządzania W ramach działania przewiduje się w szczególności realizację następujących operacji: wykonanie ekspertyz, studiów, ocen oraz doradztwo, w zakresie zadań związanych z realizacją PO IG; finansowanie kosztów organizacyjnych i administracyjnych związanych z realizacją i ewaluacją PO IG; organizacja spotkań roboczych, programowych oraz konsultacyjnych IZ, IP oraz IW; tłumaczenia; wzmocnienie zatrudnienia w instytucjach odpowiedzialnych za realizację PO IG, oddelegowanie pracowników, zwiększenie poziomu zatrudnienia; zapewnienie funkcjonowania komitetów, grup roboczych oraz innych zespołów, w tym oceniających projekty; podnoszenie kwalifikacji pracowników poprzez udział w studiach podyplomowych, kursach, szkoleniach, stażach, wizytach studyjnych; szkolenia dla członków KM PO IG, innych komitetów, grup roboczych i innych zespołów oceniających; pozyskiwanie odpłatnych danych statystycznych w związku z realizacją PO IG; przeprowadzenie audytu zewnętrznego (organizacyjnego i finansowego) przez niezależną firmę audytorską na zlecenie jednostki kontroli finansowej w IZ; 12 prowadzenie kontroli systemowych w IP i IW; prowadzenie kontroli realizacji projektów i prawidłowości realizacji przez beneficjentów umów o dofinansowanie projektu; finansowanie procesu przygotowania przyszłych operacji funduszy strukturalnych; finansowanie zamknięcia pomocy udzielonej w ramach SPO-WKP, w szczególności w zakresie ewaluacji, monitorowania i kontroli; usługi zapewniające właściwą archiwizację dokumentacji. 2.1.2.1. Finansowanie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych W ramach PT PO IG można uzyskać dofinansowanie różnych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych, które nie są finansowane ze środków PO PT. Instytucja ubiegająca się o dofinansowanie podnoszenia kwalifikacji pracowników z pomocy technicznej zobowiązana jest do posiadania odpowiednich zasad/procedur w formie pisemnej regulujących kwestie dofinansowywania form szkoleniowych pracowników ze środków publicznych. Pracownicy mogą być kierowani do udziału w różnych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych kwalifikowalnych z pomocy technicznej na zasadach ogólnych obowiązujących wszystkich pracowników w poszczególnych instytucjach. Finansowanie form szkoleń dla pracowników IZ, IP, IW, RIF5, członków KM PO IG oraz członków innych grup roboczych, zespołów powołanych przez IZ, IP, IW możliwe jest w ramach działania 9.1 Wsparcie zarządzania, natomiast refundacja szkoleń dla potencjalnych oraz aktualnych beneficjentów Programu jest możliwa w ramach działania 9.3 Informacja i promocja. W ramach tej formy pomocy można uzyskać w szczególności dofinansowanie na : szkolenia wraz z kosztami uzyskania uzyskania pozytywnej oceny/zaliczenia, studia podyplomowe, kursy językowe wraz z kosztami egzaminów i certyfikatów pod warunkiem uzyskania pozytywnej oceny. certyfikatów i egzaminów pod warunkiem Dofinansowanie kosztów udziału w egzaminach i uzyskania certyfikatów, które są przeprowadzane po zakończeniu szkolenia w celu potwierdzenia kwalifikacji zdobytych w trakcie szkolenia, jest możliwe wyłącznie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku egzaminu i uzyskania certyfikatu. Dofinansowane mogą być szkolenia pracowników zatrudnionych (na podstawie umowy o pracę) w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie PO IG, uprawnionych do uzyskania wsparcia w ramach PT PO IG, w zakresie np. wyboru i oceny projektów, pomocy publicznej, kwalifikowalności wydatków i innych zagadnień związanych z wykonywaniem przez pracowników zadań w zakresie wdrażania PO IG. Możliwe jest również dofinansowanie w całości kosztów udziału w poszczególnych szkoleniach, studiach podyplomowych i innych formach podnoszenia kwalifikacji bezpośrednio związanych z PO IG pracowników, którzy zajmują się wdrażaniem PO IG w niepełnym wymiarze czasu pracy, ale nie mniejszym niż 0,3 etatu, pod warunkiem potwierdzenia spełniania powyższego warunku w opisie stanowiska zarówno w odniesieniu 5 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników zatrudnionych w RIF będzie stanowiło wydatek kwalifikowany w sytuacji ustalenia formy i zakresu szkoleń pomiędzy PARP, IP oraz zatwierdzenia przedmiotowych ustaleń przez IZ. 13 do zakresu, jak i wymiaru zaangażowania. W przypadku szkoleń o tematyce związanej z wdrażaniem funduszy strukturalnych, na które kierowani są pracownicy uczestniczący we wdrażaniu więcej niż jednego Programu Operacyjnego, finansowanie szkolenia w całości z PO IG jest możliwe, jeżeli wymiar zaangażowania pracownika we wdrażanie PO IG jest większy niż w pozostałe Programy. W pozostałych sytuacjach dozwolone jest finansowanie kosztów szkolenia z PO IG w części, zgodnie z wykazanym zaangażowaniem. Instytucja upoważniona do zatwierdzania wydatków z pomocy technicznej może w celu potwierdzenia przydatności szkolenia do wdrażania PO IG, wymagać od dyrektora nadzorującego pracownika kierowanego na szkolenie, potwierdzenia niezbędności szkolenia do wdrażania PO IG. Ostateczna weryfikacja kwalifikowalności będzie dokonana na etapie weryfikacji wniosku o płatność, a następnie kontroli projektu. Wydatkiem kwalifikowalnym są również zakupy materiałów dydaktycznych (np. zakup podręczników do nauki języków obcych, itp.). Tematyka studiów podyplomowych powinna mieć związek z wdrażaniem funduszy strukturalnych. Kursy językowe dofinansowane z PT PO IG mogą obejmować tylko języki oficjalne Unii Europejskiej, ale zawsze zgodnie z prowadzoną przez daną instytucję polityką szkoleniową, wiążącą dla wszystkich jej pracowników. Uzyskanie dofinansowania na różne formy podnoszenia kwalifikacji pracowników zaangażowanych w zarządzanie i wdrażanie PO IG jest możliwe pod warunkiem spełnienia następujących wymogów: 1) Wszystkie formy doskonalenia wiedzy i umiejętności pracowników kwalifikowalne z pomocy technicznej powinny dotyczyć zdobywania przez pracowników ww. instytucji wiedzy i umiejętności niezbędnych do zapewnienia wysokiej efektywności zarządzania i wdrażania PO IG w ramach zadań składających się na podane w opisie stanowiska zaangażowanie pracownika w Program. Błędem jest kwalifikowanie wszystkich kosztów szkoleń pracowników o zaangażowaniu minimum 30% bez potwierdzenia bezpośredniego związku szkolenia z zadaniami wypełnianymi przy wdrażaniu Programu; 2) Z pomocy technicznej nie mogą być kwalifikowalne szkolenia, na które pracownik byłby skierowany niezależnie od zaangażowania we wdrażanie Programu, np. dotyczące BHP, realizacji ustawy o służbie cywilnej, archiwizacji dokumentów, podstawowej obsługi komputera itp. Wynika to z konieczności respektowania zasady dodatkowości środków z Programu, które nie powinny zastępować finansowania krajowego ale wspierać zdolności administracyjne w ściśle określonym obszarze wdrażania PO IG. 3) Instytucja kierująca podejmie starania w celu kontynuacji zatrudnienia pracownika, co umożliwi wykorzystanie nabytych umiejętności i wiedzy w zakresie związanym z wdrażaniem PO IG. W odniesieniu do kosztownych form szkoleniowych dofinansowanych w wysokości 3 tys. złotych lub wyższej (liczone dla jednego przedsięwzięcia szkoleniowego dla jednego pracownika) np. studia podyplomowe, staże zagraniczne, niezbędne będzie udokumentowanie podjętych w tym zakresie działań. W celu realizacji powyższego, instytucja korzystająca ze środków PT PO IG na doszkalanie swojego pracownika, może zobowiązać pracownika do pokrycia kosztów szkolenia na wypadek rozwiązania umowy o pracę przed upływem stosownego okresu (jest to działanie zalecane i rekomendowane przez IZ). W takim przypadku, przyjęte rozwiązania powinny być 14 spójne z zasadami kierowania na szkolenia przyjętymi przez tę instytucję. Nie jest możliwe finansowanie z pomocy technicznej udziału pracownika w studiach, stażach lub innych kosztownych formach szkoleniowych, jeżeli jest zatrudniony w kierującej instytucji na zastępstwo lub na czas określony którego wymiar uniemożliwia zapewnienie zasady trwałości projektu PT PO IG. Kopie dokumentów potwierdzające ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym (np. certyfikatu, dyplomu, zaświadczenia) lub innych form doskonalenia zawodowego powinny być dołączone do dokumentacji Projektu. 2.1.2.2 Finansowanie kosztów administracyjnych spotkań, konferencji, seminariów/warsztatów oraz szkoleń W ramach PT PO IG mogą być finansowane w szczególności następujące koszty administracyjne spotkań, konferencji, warsztatów oraz szkoleń: wyżywienie; przejazdy; zakwaterowanie; wynajem sali; obsługa techniczna (np. sprzęt multimedialny i nagłośnienie, sprzątanie); delegacje służbowe; przygotowanie materiałów dydaktycznych; tłumaczenia; wynagrodzenie ekspertów (w przypadku Grup Roboczych, KM PO IG, komisji oceny projektów). Koszty te mogą być finansowane z działania 9.1 Wsparcie zarządzania PO IG, jeśli dotyczą posiedzeń KM PO IG, Grup Roboczych ds. wyboru projektów, spotkań roboczych oraz konsultacyjnych IZ, IP i IW oraz szkoleń lub warsztatów dla pracowników instytucji zajmujących się wdrażaniem PO IG. W przypadku organizowania szkoleń dla potencjalnych i aktualnych beneficjentów lub konferencji, spotkań informacyjno-promocyjnych, koszty te finansowane są w ramach działania 9.3 Informacja i promocja PO IG. W przypadku wyjazdów zagranicznych, diety oraz limity kwotowe na noclegi dofinansowane będą w wysokości obliczonej w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) W przypadku wyjazdów krajowych refundacja poniesionych wydatków może nastąpić do kwoty 400 PLN na nocleg oraz do 300 PLN za przejazd w jedną stronę środkami komunikacji masowej. W szczególnych i uzasadnionych przypadkach, IZ może podjąć decyzję co do zwiększenia ww. limitów, pod warunkiem pisemnego przedstawienia uzasadnienia takiego wydatku. Przez środki komunikacji masowej rozumiani są przewoźnicy organizujący przewozy grupowe, zarówno publiczni, jak i prywatni, o ile ceny biletów nie różnią się znacząco. 15 Co do zasady, koszty przejazdów taksówką nie są wydatkiem kwalifikowalnym. Odstępstwo od reguły może wystąpić w szczególnych okolicznościach, pod warunkiem przedstawienia pisemnego uzasadnienia poniesienia wydatku zaakceptowanego przez instytucję udzielająca dofinansowania, np. gdy nie ma możliwości skorzystania z alternatywnego środka komunikacji lub gdy skorzystanie z komunikacji masowej uniemożliwia terminową realizację zadania. Dokumentem potwierdzającym przejazd taksówką jest rachunek. Paragon z kasy fiskalnej w szczególnych przypadkach może stanowić potwierdzenie przejazdu pod warunkiem dołączenia do wniosku o płatność oświadczenia o braku możliwości otrzymania rachunku za usługę przewozową. Możliwe jest również finansowanie kosztów przejazdu samochodem osobowym w celach związanych z realizacją PO IG. W przypadku użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, koszty rozliczane są zgodnie ze stawkami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 z późn. zm.). W przypadku wykorzystania samochodów służbowych, za kwalifikowalne można uznać koszty używania samochodów w oparciu o zasady ustalone w danej instytucji w odniesieniu do wszystkich samochodów służbowych, ale tylko pod warunkiem zapewnienia przejrzystych zasad rozliczania i dokumentowania ponoszonych wydatków, w sposób nie budzący wątpliwości, że przejazd odbył się w związku z wdrażaniem PO IG (na podstawie kart ewidencji przebiegu pojazdu). Co do zasady, krajowe połączenia lotnicze są wydatkiem niekwalifikowalnym w ramach PT PO IG. W szczególnych i uzasadnionych przypadkach, instytucja przyznająca dofinansowanie może podjąć decyzję o uznaniu powyższego wydatku za kwalifikowalny, pod warunkiem pisemnego uzasadnienia takiego wydatku. Uzasadnienie powinno zawierać wiarygodne przedstawienie efektywności kosztowej wydatku oraz potwierdzenie spełnienia następujących warunków: - wybór samolotu jako środka transportu dotyczy dalekich tras i wiąże się ze zmniejszeniem całkowitych kosztów delegacji oraz wyeliminowaniem bądź znacznym ograniczeniem liczby noclegów - czas podróży pociągiem klasy IC, EX, EIC, EC na planowanej trasie jest dłuższy niż 5 godzin. Ponadto IZ ustala następujące limity dzienne dofinansowania na usługi cateringowe: jedna przerwa kawowa – 25 PLN/osobę, (maksimum 100 zł na dzień na osobę) . zimny posiłek – 70 PLN/osobę; obiad/lunch – 120 PLN/osobę; kolacja – 120 PLN/osobę; całodzienne wyżywienie – 350 PLN/osobę. Wskazane limity dotyczące spotkań Grup Roboczych, KM PO IG, szkoleń, konferencji, warsztatów, seminariów organizowanych zarówno w ramach działania 9.1 jak i 9.3 powinny być brane pod uwagę przy sporządzaniu kalkulacji kosztów. Dofinansowanie zimnego posiłku lub obiadu/lunchu przysługuje w sytuacji, gdy szkolenie, spotkanie itp. zaplanowano na minimum 3 godziny. W przypadku całodniowych, obejmujących minimum 8 godzin spotkań, seminariów, konferencji dopuszczalne jest finansowanie wszystkich elementów usługi cateringowej w kwocie nieprzekraczającej limitu dla całodniowego wyżywienia. 16 W szczególnych sytuacjach powyższe limity mogą zostać zwiększone po uprzednim zatwierdzeniu przez IZ. Wydatki poniesione powyżej określonych limitów bez zgody IZ PO IG nie będą refundowane z PT PO IG. 2.1.2.3 Finansowanie kosztów zatrudnienia Finansowanie wynagrodzeń pracowników w ramach PT PO IG będzie możliwe w przypadku, gdy beneficjent nie będzie mógł skorzystać ze środków PO PT (por. tabela nr 1 Beneficjenci uprawnieni do korzystania z poszczególnych typów działań w ramach POIG). Możliwe jest uzyskanie dofinansowania zatrudnienia pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IG, wykonujących czynności związane z zarządzaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, audytem, kontrolą, oceną oraz promocją i informacją PO IG. oraz zatrudnienia pracowników wykonujących czynności związane z zamykaniem Programu SPO WKP. Pracownicy wykonujący zadania związane z obsługą sekretariatów w komórkach organizacyjnych realizujących ww. zadania traktowani są jako pracownicy bezpośrednio związani z wdrażaniem PO IG. Wynagrodzenia pracowników komórek obsługowych mogą zostać uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem wykazania powiązania ich zadań z realizacją PO IG. W przypadku zaangażowania etatowego mniejszego niż 100%, finansowanie będzie proporcjonalne do rzeczywistego zaangażowania pracownika w realizację zadań kwalifikowalnych do wsparcia na danym stanowisku w danym roku, Informacja o rzeczywistym zaangażowaniu etatowym będzie przedstawiana wraz z wnioskiem o płatność. Uprawniony wnioskodawca składający PD na finansowanie wynagrodzeń dołącza oświadczenie o kwalifikowalności finansowanych stanowisk pracy. W przypadku, gdy obowiązki pracownika dotyczą tylko w części realizacji PO IG, a pozostałe obowiązki dotyczą realizacji SPO-WKP, koszty wynagrodzeń tego pracownika mogą być w całości finansowane z PT PO IG. Kwalifikowalność stanowiska pracy jest sprawdzana na podstawie dołączonego do Planu Działań skróconego opisu stanowiska z wykazanym procentowym zaangażowaniem w realizację PO IG , tj. na podstawie opisanych obowiązków związanych z realizacją PO IG i SPO-WKP. Skrócony opis stanowiska musi być zgodny z pełnym opisem stanowiska przygotowanym na zasadach obowiązujących w instytucji zaangażowanej we wdrażanie Programu. Możliwe jest załączenie do Planów Działań kopii opisów przygotowanych wg wzorów stosowanych przez instytucje pod warunkiem, że zawierają zakres informacji wymaganych we wzorze skróconego opisu. Wnioskodawca ma obowiązek przedstawienia przy wniosku o płatność zaktualizowanych skróconych opisów stanowisk pracy (lub kopii opisów przygotowanych na wzorach obowiązujących w Instytucji) wówczas, gdy konieczność ich aktualizacji wynika ze zmian zakresu merytorycznego wykonywanych przez pracownika zadań. Zmiana w opisie dotycząca planowanego zaangażowania pracownika w PO IG/ SPO WKP nie pociąga za sobą konieczności przekazywania zaktualizowanej wersji opisu. Wnioskodawca powinien posiadać w swojej dokumentacji również aktualne opisy stanowisk pracowników, których wynagrodzenia nie są finansowane z pomocy technicznej PO IG, ale którzy są uwzględniani przy dofinansowaniu z PO IG innych zakupów lub usług, np. zakupu sprzętu, wynajmu powierzchni bądź biorą udział w szkoleniach finansowanych z PT PO IG. Ich prawidłowość będzie weryfikowana na etapie kontroli realizacji projektu. PT PO IG zapewnia finansowanie wynagrodzeń pracowników IW nie należących do sektora administracji rządowej (nie zlokalizowanych w ministerstwach) zaangażowanych w programowanie, zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie, ocenę, kontrolę oraz informację 17 i promocję. Ze środków PT PO IG współfinansowane mogą być następujące elementy wynagrodzeń: płaca zasadnicza brutto; składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, płacone przez pracodawcę; dodatek funkcyjny; dodatek stażowy; dodatek za stopień służbowy; dodatek zadaniowy6; składka na Fundusz Pracy; składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; nagrody i premie pod warunkiem, iż są przewidziane w regulaminie/ zasadach wynagrodzeń danej instytucji i są udzielane pracownikom zaangażowanym w realizację PO IG na takich samych zasadach jak innym pracownikom instytucji; wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę; dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę 7. Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest kwalifikowalne proporcjonalnie do okresu, w jakim pracownik wykonywał zadania związane z wdrażaniem PO IG oraz proporcjonalnie do zaangażowania etatowego we wdrażanie PO IG. Dofinansowanie zadań realizowanych w ramach umów cywilnoprawnych z osobami prawnymi lub fizycznym jest kwalifikowalne z PT PO IG w przypadku braku możliwości efektywnego zrealizowania zadania przez pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IG w ramach umowy o pracę. Ze środków pomocy technicznej nie są kwalifikowane koszty umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami zaangażowanymi w realizację PO IG w jakimkolwiek stopniu i których wynagrodzenie jest jednocześnie współfinansowane z środków pomocy technicznej PO IG lub PO PT. Umowy cywilnoprawne z pracownikami instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IG mogą być zawierane tylko po uzyskaniu pisemnej zgody instytucji udzielającej dofinansowania na realizację przedmiotowych zadań oraz IZ. W ramach tej formy wsparcia mieści się również pokrycie kosztów utrzymania tzw. etatu kalkulacyjnego w instytucjach wykonujących czynności techniczne związane z obsługą PO IG w szczególności Regionalnych Instytucjach Finansujących. Elementy składowe etatu kalkulacyjnego stanowią koszty operacyjne ponoszone w związku z wdrażaniem PO IG. Koszty kwalifikowalne wchodzące w skład etatu kalkulacyjnego będą rozliczane proporcjonalnie do zaangażowania etatowego w realizację zadań związanych z PO IG. Koszty kwalifikowalne ze środków PT PO IG nie objęte etatem kalkulacyjnym mogą być ujęte w ramach odrębnych kategorii wydatków w składanych przez właściwe IP Planach Działań. Szczegółowe zasady dotyczące finansowania RIF zawarte zostały w Liście wydatków 6 Zgodnie z art. 88 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227 poz. 1505) 7 Zgodnie z art. 92 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227 poz. 1505) oraz przepisami ustawy z 12 grudnia 1997 o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). 18 kwalifikowalnych w ramach etatu kalkulacyjnego finansowanych ze środków pomocy technicznej w Regionalnych Instytucjach Finansujących. Należy pamiętać iż koszt etatu kalkulacyjnego może być finansowany wyłącznie w instytucjach wykonujących czynności techniczne związane z obsługą PO IG nie będące IZ, IP oraz IW, dlatego też tylko w tym przypadku możliwe jest np. finansowanie zakupu materiałów biurowych lub kosztów wynajmu w ramach działania 9.1, natomiast IP oraz IW rozliczają takie wydatki zgodnie z typami operacji możliwymi do finansowania w ramach poszczególnych działań PT PO IG. Czynności techniczne o których mowa, nie są tożsame z czynnością techniczną zdefiniowaną wg ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (metryczka, artykuł) 2.1.3 Działanie 9.2 Wyposażenie instytucji W ramach Działania 9.2 mogą być dofinansowane jedynie dostawy, zakupy oraz usługi niezbędne do efektywnego wdrażania PO IG. W ramach działania przewiduje się w szczególności realizację następujących operacji: 1) Zakup, dostawa i montaż wyposażenia dla celów zarządzania, wdrażania, monitorowania, promocji, informacji, oceny i kontroli, w tym m.in.: zakup i instalacja sprzętu komputerowego; zakup i instalacja oprogramowania oraz licencji; zakup, instalacja i eksploatacja biurowego sprzętu elektronicznego; zakup i montaż mebli biurowych oraz sprzętów biurowych innych niż elektroniczne; zakup materiałów biurowych; zakup sprzętu telekomunikacyjnego oraz usług telekomunikacyjnych abonamentu oraz użytkowania urządzeń telekomunikacyjnych). (koszt 2) Koszt najmu, eksploatacji i remontu pomieszczeń biurowych. 3) Odpisy amortyzacyjne aktywów zakupionych oraz użytkowanych w związku z wdrażaniem Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 8 4) Przygotowanie, rozbudowa oraz utrzymanie lokalnych systemów informatycznych monitoringu i kontroli oraz innych systemów informatycznych zapewniających sprawne wdrażanie programu. 5) Leasing operacyjny sprzętu biurowego oraz samochodów. Odpisy amortyzacyjne środków trwałych będą mogły być uznane za koszt kwalifikowalny, jeżeli będą spełnione łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania; zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej; 8 Nie dotyczy amortyzacji nieruchomości. 19 kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu; wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 2.1.3.1 Zasady rozliczania wydatków ponoszonych w ramach działania 9.2 kwalifikowalnych w całości lub częściowo Wydatki dokonywane w ramach działania 9.2 Wyposażenie instytucji w związku z wdrażaniem PO IG stanowią wydatek kwalifikowalny w 100 % lub częściowo, zgodnie z niżej wymienionymi zasadami: Wydatek może być kwalifikowalny w 100 % z środków pomocy technicznej w niżej wymienionych sytuacjach: 1. zakupu i dostawy wyposażenia, materiałów oraz usług, które w trakcie użytkowania będą przeznaczone tylko i wyłącznie do wdrażania PO IG; 2. zakupu i dostawy wyposażenia, materiałów, usług dla pracowników poświęcających 100 % czasu pracy na wdrażanie PO IG; 3. zakupu i dostawy sprzętu komputerowego, sprzętu telekomunikacyjnego, urządzeń biurowych, mebli biurowych składających się na stanowisko pracy 9, także dla pracowników nie zajmujących się w pełnym wymiarze czasu pracy wdrażaniem PO IG, jeśli w trakcie realizacji Planu Działań liczba zakupionego sprzętu określonego rodzaju nie przekracza średniomiesięcznego zaangażowania etatowego w realizację PO IG liczonego w etatomiesiącach. Zakup i dostawa materiałów oraz wyposażenia na potrzeby wdrażania PO IG w ramach kompleksowego zakupu dla Instytucji, tj. gdy faktura lub inny dokument księgowy wyszczególnia zarówno pozycje dotyczące PO IG, jak i nie związane z PO IG, może być w 100 % sfinansowany z środków pomocy technicznej PO IG pod warunkiem zachowania wyżej opisanych zasad kwalifikowania w całości wydatków z PO IG oraz rzeczowego wyszczególnienia pozycji związanych z PO IG, a także czytelnego rozksięgowania na opisie dokumentu księgowego. Zakupy wyposażenia, materiałów, usług nie kwalifikujące się do wsparcia ze środków pomocy technicznej w 100 % są rozliczane według współczynnika zaangażowania etatowego. Wyjątek stanowią wydatki związane z usługami telefonicznymi oraz mobilnego internetu, w których numer jest przyporządkowany do określonej osoby (szczegóły rozdz. 2.1.3.2.). Współczynnik zaangażowania etatowego stanowi iloraz sumy etatomiesięcy związanych z wdrażaniem PO IG, do całkowitej sumy etatomiesięcy w ramach etatów, których dotyczy wydatek w miesiącu, w którym został wystawiony dokument, na podstawie którego ponoszone są koszty. Wartość współczynnika należy zaokrąglić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 9 Do sprzętu i wyposażenia składającego się na stanowisko pracy zaliczają się: jednostka centralna komputera, monitor, oprogramowanie, mysz, klawiatura, drukarka, palmtop, biurko, szafka biurkowa, telefon stacjonarny, krzesło, fotel 20 Wydatki nie kwalifikujące się do wsparcia w 100 % z środków pomocy technicznej PO IG w szczególnych przypadkach mogą być wyliczane według metodologii własnej danej instytucji pod warunkiem, gdy gwarantuje ona bardziej precyzyjne rozliczenie wydatków niż ich wyliczenie z zastosowaniem współczynnika zaangażowania etatowego lub zaangażowania etatowego określonego pracownika oraz gdy rozliczanie wg metody zaangażowania etatowego jest dla beneficjenta wyjątkowo czaso- i pracochłonne. Kwalifikowanie wydatków według metodologii własnej instytucji jest możliwe po jej uprzednim zaakceptowaniu przez IP w odniesieniu do IW oraz każdorazowo przez IZ. Uwaga: Za kwalifikowalne uznaje się jedynie wydatki wyliczone z uwzględnieniem etatów finansowanych (w części lub całości) z PO PT lub PO IG Informacja na temat sposobu wyliczania etatomiesięcy znajduje się w rozdziale 2.3 Lista wskaźników dla Priorytetu Pomoc Techniczna PO IG. Wydatki wyszczególnione na fakturze (np. laptopy, monitory) należy rozliczyć według jednej przyjętej metody. Niedopuszczalne jest rozliczenie części zamówienia wyszczególnionego na dokumencie księgowym w 100 % i pozostałej części zamówienia z danego dokumentu księgowego nierozliczonego w 100 % według współczynnika zaangażowania etatowego. Przykład: zakup 30 monitorów dla 30 pracowników, wśród których 10 zajmuję się 100 % wdrażaniem PO IG, a pozostałych 20 w 50 %. Współczynnik zaangażowania etatowego dla tych pracowników wynosi 20/30=0,66. Nie jest możliwe sfinansowanie 10 monitorów w 100 % oraz pozostałych 20 w 66 %. Wszystkie monitory muszą być rozliczone zgodnie z współczynnikiem wynoszącym w tym przypadku 0,66. 2.1.3.2 Szczegółowe zasady kwalifikowania i rozliczania wydatków za usługi telekomunikacyjne i internet 1) Opłaty za usługi telekomunikacyjne i internet są wydatkiem kwalifikowalnym ze środków pomocy technicznej PO IG w całości, gdy dotyczą pracowników w 100% zaangażowanych w realizację PO IG lub w przypadku telefonów na kartę typu pre-paid dla pracowników nie zaangażowanych w 100 % w realizację PO IG pod warunkiem podpisania oświadczenia o użytkowaniu telefonów wyłącznie do celów związanych z wdrażaniem PO IG. 2) Opłaty za połączenia telefoniczne zarówno z telefonów komórkowych, jak i stacjonarnych oraz mobilnego internetu dla pracowników nie zaangażowanych w 100 % w realizację PO IG są wydatkiem kwalifikowalnym proporcjonalnie do zaangażowania etatowego określonego pracownika do którego przyporządkowany jest numer telefonu w miesiącu poprzedzającym wystawienie faktury. Wartość wydatków kwalifikowalnych należy obliczyć odrębnie dla każdego numeru telefonu. 3) Opłaty za użytkowanie internetu stacjonarnego są wydatkiem kwalifikowalnym według współczynnika zaangażowania etatowego. 21 2.1.3.3 Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków związanych z najmem, eksploatacją i remontem pomieszczeń biurowych W całości ze środków pomocy technicznej można finansować konserwację sprzętu biurowego wykorzystywanego wyłącznie dla celów PO IG zapewnianą przez firmy zewnętrzne. Jeśli konserwacja jest wykonywana przez służby wewnętrzne danej instytucji, kwalifikowalny jest jedynie zakup części zamiennych. Za wydatki kwalifikowalne uznaje się prace remontowe, które służą utrzymaniu stanu pomieszczeń w standardzie umożliwiającym efektywne wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem PO IG. Niezbędność poniesienia wydatku oraz efektywność kosztowa będą oceniane każdorazowo przez Instytucję udzielającą dofinansowania po przedstawieniu zakresu i kosztorysu remontu. Wydatkiem niekwalifikowanym będą remonty, w których do wyliczenia wysokości kosztów kwalifikowanych będą uwzględniani pracownicy, którzy zostali ujmowani do wyliczenia wydatków kwalifikowanych uprzednio przeprowadzonych remontów w danej instytucji. W przypadku finansowania kosztów remontu konieczne jest udokumentowanie wyliczenia współczynnika zaangażowania etatowego, w szczególności przyporządkowanie pracowników do określonych pomieszczeń biurowych, przygotowanie dokumentacji, na podstawie której możliwe będzie jednoznacznie zidentyfikowanie remontowanej powierzchni biurowej. W ramach PO IG do dofinansowania kwalifikuje się wyłącznie leasing operacyjny, tj. taka umowa leasingu, w ramach której ryzyko oraz pożytki z tytułu posiadania przedmiotu leasingu nie są zasadniczo w całości przeniesione na leasingobiorcę. Oznacza to, iż umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w użytkowania określonego dobra, przy czym czas ten może być krótszy niż okres gospodarczej używalności przedmiotu leasingu. Kosztem kwalifikowalnym do współfinansowania jest część raty leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowanego aktywu. Dowodem poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty kapitałowej. Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych nie może przekroczyć kwoty, na którą opiewa dowód zakupu wystawiony leasingodawcy przez dostawcę przedmiotu. Ww. wydatki ponoszone w związku z umową leasingu stanowią wydatek kwalifikowalny pod warunkiem, iż nie jest ona zakończona przeniesieniem własności z leasingodawcy na leasingobiorcę. 2.1.4 Działanie 9.3 Informacja i promocja W ramach działania będą finansowane w szczególności poniższe typy operacji: budowa, modyfikacja, rozwój oraz utrzymanie portalu i strony internetowej dotyczącej PO IG i innych stron tworzonych na potrzeby i w związku z wdrażaniem PO IG; prowadzenie punktów informacyjnych; konferencje, szkolenia, warsztaty robocze dla potencjalnych beneficjentów PO IG i grup docelowych, konferencje prasowe, konferencje regionalne i spotkania informacyjne; 22 przygotowanie i druk publikacji związanych z PO IG; wizytówki dla osób zajmujących się PO IG, z zastrzeżeniem, iż wizytówki są opatrzone logo PO IG, godłem UE, informacją o współfinansowaniu PO IG; inne materiały promocyjne; kampanie promocyjno-informacyjne prowadzone w różnych formach, w tym radiowo-telewizyjne, prasowe, internetowe, system przepływu informacji: budowa sieci wzajemnych kontaktów i kanałów dystrybucji informacji pomiędzy IZ a: IP oraz IW, jak również partnerami pośredniczącymi w przepływie informacji; promocję „najlepszych projektów” (best projects) i „najlepszych praktyk” (best practices); utworzenie funduszy grantów na działania z zakresu informacji i promocji PO IG dla mediów oraz organizacji pozarządowych. Należy pamiętać, iż w ramach PT PO IG szkolenia mogą być dofinansowane zarówno z działania 9.1 Wsparcie zarządzania, jak i z działania 9.3 Informacja i promocja. Demarkację pomiędzy typami projektów w tych dwóch działaniach stanowi cel i odbiorca planowanych działań. Przy sporządzaniu PD należy dokładnie zapoznać się z listą wydatków kwalifikowalnych w ramach poszczególnych działań PT PO IG. W przypadku organizowania szkoleń dla potencjalnych oraz aktualnych beneficjentów poszczególnych priorytetów PO IG będzie to element składowy PD przygotowywanego w ramach działania 9.3. Szkolenia takie mają w szczególności na celu zapoznanie beneficjentów z celami PO IG, zakresem wsparcia jakie mogą uzyskać, zasadami składania i wyboru projektów, obowiązkami wynikającymi z faktu otrzymania dofinansowania. Obowiązujące limity dofinansowania na usługi cateringowe określone są w rozdziale 2.1.1.2 Instrukcji. Złożony PD musi być spójny z innymi dokumentami w zakresie działań informacyjnopromocyjnych przedstawianymi IZ. Spójność wszystkich dokumentów będzie każdorazowo weryfikowana, a w przypadku wystąpienia niezgodności, decyzję o uznaniu za zasadne realizacji danego przedsięwzięcia podejmie IZ na podstawie wyjaśnień otrzymanych od IP. Wszystkie realizowane działania informacyjno – promocyjne muszą być zgodne i spójne z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, Planem komunikacji PO IG oraz dokumentami wykonawczymi do Planu, tj. Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych na dany rok kalendarzowy. 2.1.5 Działanie 9.4 Ewaluacja Celem działania jest zapewnienie wsparcia dla procesu ewaluacji (ex-ante, on-going, ex - post) PO IG oraz SPO-WKP, m.in. poprzez zapewnienie środków finansowych na sporządzenie ekspertyz, opinii i ocen niezbędnych do zapewnienia skuteczności oraz efektywności wdrażania PO IG, zbadania efektywności SPO-WKP oraz trafności i trwałości udzielonego wsparcia. Rezultaty ewaluacji będą służyć poprawie jakości, skuteczności oraz spójności pomocy strukturalnej. Warunkiem koniecznym efektywnego wdrażania działań PO IG jest ewaluacja skuteczności podejmowanych działań oraz systematyczna ocena postępów w ich realizacji. 23 W ramach działania możliwe jest finansowanie ocen (zarówno cząstkowych, jak i kompleksowych): 1) on-going (w szczególności dotyczących poszczególnych obszarów interwencji oraz systemu wdrażania PO IG); 2) ex post SPO-WKP oraz PO IG; 3) ex ante przyszłych interwencji strukturalnych. Złożony PD musi być spójny z innymi dokumentami w zakresie badań ewaluacyjnych przedstawianymi IZ. Spójność wszystkich dokumentów będzie każdorazowo weryfikowana, a w przypadku wystąpienia niezgodności, decyzję o uznaniu za zasadne realizacji danego badania ewaluacyjnego podejmie IZ na podstawie wyjaśnień otrzymanych od IP. 2.2 Tryb składania i zatwierdzania Planów Działań (wniosków o dofinansowanie) Wnioskodawca składa PD na formularzu opracowanym przez IZ, do 31 października danego roku kalendarzowego. Termin ten może zostać zmieniony za zgodą IZ, po uwzględnieniu słusznych interesów beneficjentów PT. IP oraz POT sporządzają PD w systemie informatycznym LESSI, udostępnionym na stronie internetowej www.lessi.gov.pl. PD mają charakter co do zasady jednoroczny, kompleksowy, z ogólnie sformułowanymi przewidywanymi do realizacji operacjami w danym roku (lub dłuższym okresie czasu, w uzasadnionych przypadkach). Termin przygotowywania PD jest powiązany z harmonogramem prac nad budżetem na kolejny rok w celu uwzględnienia środków budżetowych na finansowanie działań objętych wnioskiem o dofinansowanie. W celu prawidłowego wypełnienia PD niezbędna jest znajomość Instrukcji wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach 9. priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, PO IG, Uszczegółowienia oraz Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego jako IZ. Wraz z PD należy złożyć niezbędne załączniki. Załączniki właściwe dla poszczególnych typów operacji określa szczegółowo Instrukcja wypełniania Planu Działań. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest składanie wniosków na działalność bieżącą. Wnioski na działalność bieżącą mogą być składane wyłącznie w przypadku, gdy wystąpi nie dająca się przewidzieć wcześniej konieczność zrealizowania danego przedsięwzięcia. Niezwłocznie po wystąpieniu takiej okoliczności, wnioskodawca występuje do IZ z prośbą o wyrażenie zgody na złożenie wniosku na działalność bieżącą. Wnioskodawca musi podać uzasadnienie swojej prośby oraz zakres planowanego przedsięwzięcia. Po wyrażeniu zgody, IZ wyznacza termin złożenia wniosku. Ocena wniosków na działalność bieżącą przebiega analogicznie do oceny PD opisanej poniżej. PD na działalność bieżącą będą przyjmowane do realizacji tylko w wyjątkowych sytuacjach, w szczególności w przypadkach: zaangażowania nowych instytucji w system wdrażania PO IG, które nie były ujęte w Planach Działań lub wystąpienia nowych zadań w związku z wdrażaniem PO IG, które nie mogły zostać zidentyfikowane na etapie konstrukcji Planów Działań. Wszystkie PD rejestrowane są w KSI SIMIK 07-13 przez pracowników Instytucji uprawnionych do przyznania dofinansowania oraz otrzymują niepowtarzalny numer. 24 Podlegają one weryfikacji formalnej oraz merytorycznej, zgodnie z kryteriami dla działań PT PO IG. Ocena formalna i merytoryczna jest przeprowadzana przez wyznaczonych pracowników w terminie 15 dni roboczych od dnia rejestracji poprawnego Planu Działań (liczone od daty wpłynięcia do sekretariatu uprawnionej Instytucji). PD podlegają ocenie: a) formalnej, według następujących kryteriów: złożenie PD w wyznaczonym terminie; sporządzenie PD na obowiązującym (1 egzemplarz) oraz w wersji elektronicznej; formularzu w wersji papierowej tożsamość wersji papierowej i elektronicznej PD; zgodność okresu realizacji z okresem kwalifikowalności wydatków wskazanym w dokumentach programowych; wypełnienie wszystkich wymaganych pól i rubryk; dołączenie wymaganych załączników; ponumerowanie wszystkich stron PD oraz załączników; numeracja odrębna dla wniosku i każdego załącznika (nie ciągła); parafowanie PD na każdej stronie przez osobę upoważnioną oraz złożenie podpisu wraz z imienną pieczęcią; opatrzenie PD na 1 stronie w lewym górnym rogu pieczęcią wnioskodawcy; spójność PD z załącznikami, w tym poprawność wyliczeń arytmetycznych; uprawnienie wnioskodawcy do złożenia PD oraz do ubiegania się o przyznanie dofinansowania; złożenie PD w ramach właściwego działania PT. b) merytorycznej, według następujących kryteriów: zgodność z celami 9 osi priorytetowej oraz celami działania, do którego składany jest PD; zgodność z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz przepisami w zakresie finansów publicznych; zgodność PD z politykami: równych szans, rozwoju społeczeństwa opartego na wiedzy; uzasadniona potrzeba realizacji PD; wykonalność PD pod względem technicznym i finansowym; efektywność kosztowa przy zachowaniu wysokiej jakości; kwalifikowalność wydatków poniesionych na realizację PD; niezbędność wydatków do realizacji PD i osiągnięcia jego celów; trwałość rezultatów PD (zdolność do utrzymania rezultatów projektu, co najmniej 5 lat po zakończeniu realizacji), jeśli ma zastosowanie. 25 .Na pozytywną weryfikację wniosku składa się pozytywna weryfikacja formalna i merytoryczna. Niespełnienie jednego ze wskazanych kryteriów formalnych lub merytorycznych oznacza negatywną oceną PD. W takim przypadku uprawniona do oceny Instytucja może skierować prośbę do wnioskodawcy o uzupełnienie, poprawę lub złożenie dodatkowego wyjaśnienia. Może również poinformować pisemnie lub drogą elektroniczną o błędach. Wnioskodawca w ciągu 15 dni roboczych od dnia otrzymania pisma uzupełnia, poprawia lub składa wyjaśnienia do PD. Niedostarczenie wymaganej dokumentacji we wskazanym terminie skutkuje odrzuceniem PD. Poprawiony PD w ciągu 10 dni roboczych od dnia jego otrzymania przez IZ podlega ponownej weryfikacji przez pracowników DKI. Lista PD ocenionych pozytywnie pod względem formalnym i merytorycznym jest przedkładana właściwemu ministrowi pełniącemu obowiązki IZ lub IP (lub upoważnionemu Dyrektorowi) do podpisu celem zatwierdzenia projektów do wsparcia. Wnioskodawcy są informowani pisemnie o zatwierdzeniu/odrzuceniu projektu do wsparcia. Podstawą przyznania dofinansowania jest porozumienie/umowa/decyzja o dofinansowanie projektu zawarta pomiędzy IZ a IP, IZ a POT oraz IP a IW. Porozumienie/umowa/decyzja o dofinansowanie powinna być zawarta w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia projektów do wsparcia. Niedotrzymanie tego terminu może stanowić podstawę do wypowiedzenia Porozumienia lub Umowy w sprawie systemu realizacji PO IG na lata 2007 – 2013. Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w zatwierdzonych PD dopiero po podpisaniu porozumienia/umowy/decyzji o dofinansowanie. Warunki wprowadzania zmian uregulowane są w porozumieniu/umowy/decyzji o dofinansowanie. Jeśli wnioskodawca poniesie wydatki przed uzyskaniem zgody instytucji przyznającej dofinansowanie dokonuje je na własne ryzyko i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowość i kwalifikowalność. 26 2.3 Lista wskaźników dla Priorytetu Pomoc Techniczna PO IG Zgodnie z Instrukcją wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach 9. priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, w PD należy stosować wyłącznie wskaźniki wymienione w niniejszym rozdziale. Wskaźniki stanowią jedno z podstawowych źródeł informacji dla oceny celowości i zasadności realizacji projektu, a także będą niezbędnym elementem mającym zastosowanie w mierzeniu postępu realizacji oraz oceny efektywności wdrażania projektu, działania i priorytetu. Wskaźniki umieszczone na liście nie wyczerpują całego zakresu zadań, na które może zostać udzielone wsparcie w ramach PT PO IG. Ich celem jest pomiar operacji najistotniejszych i wymagających największego nakładu środków finansowych. W celu uniknięcia niejasności przy pomiarze efektów rzeczowych realizowanych projektów oraz ułatwienia agregacji danych przy każdym wskaźniku określono definicje i sposób pomiaru. Działanie 9.1 Wsparcie zarządzania Wskaźnik Liczba etatomiesięcy finansowanych ze środków PO IG Definicja Etatomiesiąc (finansowany z PO IG) stanowi udział zadań związanych z realizacją PO IG w ramach etatu w przeciągu miesiąca. 10 Jednostka miary Etatomiesiąc Sposób pomiaru wskaźnika W przypadku kiedy pracownik nie jest zatrudniony na cały etat, lub gdy w ramach tej części etatu, na której jest zatrudniony nie poświęca 100% czasu pracy na wdrażanie PO IG/SPO-WKP, wartość wskaźnika dla tego etatu w ciągu jednego miesiąca równa jest iloczynowi części etatu, na której zatrudniony do stopnia zaangażowania w realizację PO IG. W przypadkach kiedy w danym miesiącu zatrudniony nie przepracuje całego okresu należy dokonać zaokrąglenia okresu do pełnego miesiąca. Dodatkowo przy wyliczaniu wartości wskaźnika należy uwzględnić: 1. pracowników zatrudnionych w ramach zastępstwa, jeśli inny pracownik w ramach danego etatu nie pobiera świadczenia od pracodawcy, 2. wakaty - jeśli na dzień wyliczania etatomiesięcy zostało rozpoczęte postępowanie rekrutacyjne na dane stanowisko. Przy wyliczaniu nie należy uwzględniać: 1. wykonawców realizujących zadania związane z wdrażaniem PO IG w ramach umów cywilnoprawnych, 2. pracowników zatrudnionych oraz nie pobierających świadczeń od pracodawcy, w szczególności: • otrzymujących zasiłki finansowane ze środków ZUS, np.: zasiłek chorobowy zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, 10 Zgodnie z zasadami określonymi w sposobie pomiaru wskaźnika 27 • • Wskaźnik Definicja Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik Definicja Jednostka miary opiekuńczy wyrównawczy, otrzymujących zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny), przebywających na urlopie bezpłatnym w tym wychowawczym. Liczba wykonanych ekspertyz, analiz, badań, studiów Wskaźnik obejmuje ekspertyzy, analizy, studia, koncepcje związane z przygotowaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, kontrolą, informacją i promocją Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Sztuka Wartość wskaźnika obliczana jest jako suma wszystkich ekspertyz, studiów, koncepcji przygotowanych w celu wsparcia przygotowania, wdrażania, monitorowania PO IG. Liczba wykonanych przez ekspertów ocen projektów w procesie wyboru projektów Wskaźnik obejmuje oceny wniosków o dofinansowanie w ramach PO IG sfinansowane z pomocy technicznej PO IG, wykonane przez ekspertów zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. z późn. zm. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika obliczana poprzez zsumowanie poszczególnych ocen projektów sfinansowanych ze środków pomocy technicznej PO IG, wykonanych w procesie oceny i wyboru projektów przez ekspertów powołanych zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. z późn. zm. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Wartość wskaźnika jest niezależna od liczby ekspertów dokonujących ocen, np. jeśli w procesie oceny zostały wykonane 2 oceny merytoryczne oraz 2 oceny techniczno ekonomiczne wniosku przez 2 ekspertów zewnętrznych, wartość wskaźnika wynosi 4. W przypadku panelowej oceny projektu, liczba ocen odnosi się do liczby ocenionych w ten sposób projektów, a nie liczby oceniających ekspertów. Wskaźnik Liczba przeprowadzonych szkoleń, kursów, seminariów, warsztatów, treningów, wizyt studyjnych, innych form dokształcania i doskonalenia kwalifikacji Wskaźnik obejmuje przedsięwzięcia podnoszące kwalifikacje zawodowe pracowników zaangażowanych w realizację PO IG oraz członków Komitetu Monitorującego i ich zastępców finansowane ze środków pomocy technicznej PO IG . Sztuka Definicja Jednostka miary 28 Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik Definicja Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika jest obliczana przez zsumowanie wszystkich zrealizowanych przedsięwzięć podnoszących kwalifikacje zawodowe. Przedsięwzięciem jest indywidualny udział pracownika w szkoleniu, kursie, seminarium, lektoracie, warsztacie, wizycie studyjnej, studiach bądź innej formie podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz zorganizowane grupowe szkolenie bądź inna, grupowa forma podnoszenia kwalifikacji dla pracowników zajmujących się wdrażaniem PO IG. Przykład Szkolenie grupowe na określony temat dla 40 osób – wartość wskaźnika 1, Lektorat organizowany grupowo np. przez KSAP dla 15 osób – wartość wskaźnika – 1, Studia podyplomowe indywidualne: 3 osoby na takim samym kierunku - wartość wskaźnika 3; 3 osoby na różnych kierunkach - wartość wskaźnika 3. Lektorat - 10 pracowników kierowanych/zapisujących się indywidualnie na lektorat językowy, w tym 7 język angielski, 2 język niemiecki, 1 język francuski – wartość wskaźnika 10 W ramach wskaźnika należy ujmować również szkolenia, w ramach których nie zostały poniesione koszty uczestnictwa, a jedynie koszty delegacji, noclegu, obsługi cateringowej lub wynajęcia sali. Liczba uczestników szkoleń Wskaźnik obejmuje liczbę uczestników każdego przedsięwzięcia podnoszącego kwalifikacje, sfinansowanego ze środków pomocy technicznej PO IG. Osoba Wartość wskaźnika powinna być wykazana narastająco poprzez zsumowanie liczby wszystkich uczestników zrealizowanych przedsięwzięć szkoleniowych (zarówno grupowych, jak indywidualnych), w których udział został sfinansowany ze środków pomocy technicznej PO IG. Przykład Szkolenie grupowe na określony temat dla 40 osób – wartość wskaźnika 40, Lektorat organizowany grupowo np. przez KSAP dla 15 osób – wartość wskaźnika – 15, Studia podyplomowe indywidualne: 3 osoby na takim samym kierunku- wartość wskaźnika 3; 3 osoby na różnych kierunkach wartość wskaźnika 3, Lektorat - 10 pracowników zapisujących się indywidualnie na lektorat językowy, w tym 7 język angielski, 2 język niemiecki, 1 język francuski – wartość wskaźnika 10. W ramach wskaźnika należy ujmować również szkolenia, w ramach których nie zostały poniesione koszty uczestnictwa, a jedynie koszty delegacji, noclegu, obsługi cateringowej lub wynajęcia Sali 29 (szkolenia nieodpłatne). Wskaźnik Liczba przeprowadzonych kontroli Definicja Wskaźnik obejmuje kontrole projektów, kontrole systemów wdrażania działań, audyty projektów finansowanych ze środków pomocy technicznej PO IG. W ramach wskaźnika nie należy ujmować wizyt monitorujących projekty. Jednostka miary Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Obliczenie wartości wskaźnika polega na zsumowaniu każdej kontroli kończącej się wydaniem informacji pokontrolnej oraz audytów projektów finansowanych ze środków pomocy technicznej PO IG. Uwaga: Jeśli w ramach kontroli, której koszty są finansowane z środków pomocy technicznej PO IG (odbywającej się w tym samym miejscu i czasie) kontroli podlega kilka projektów finansowanych ze środków PO IG, wartość wskaźnika będzie wynikiem liczby wydanych informacji pokontrolnych. W ramach wskaźnika nie należy uwzględniać wizyt monitorujących. Wskaźnik Liczba posiedzeń Komitetu Monitorującego, jego podkomitetów oraz grup roboczych Definicja Wskaźnik obejmuje posiedzenia Komitetu Monitorującego, podkomitetów, grup roboczych związanych z realizacją zadań przez Komitet Monitorujący, finansowane ze środków pomocy technicznej PO IG. Jednostka miary Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika jest obliczana poprzez zsumowanie wszystkich posiedzeń Komitetu Monitorującego, podkomitetów, grup roboczych utworzonych w celu realizacji zadań Komitetu Monitorującego, finansowane ze środków pomocy technicznej PO IG. Liczba spotkań związanych z przygotowaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, kontrolą Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Wskaźnik Definicja Jednostka miary Wskaźnik obejmuje spotkania organizowane w związku z przygotowaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, kontrolą Programu Operacyjnego, nie będące spotkaniami Komitetu Monitorującego, jego podkomitetów oraz grup roboczych utworzonych w związku z realizacją zadań Komitetu Monitorującego. Sztuka 30 Sposób pomiaru wskaźnika Obliczenie wartości wskaźnika polega na zsumowaniu każdego spotkania zorganizowanego w związku z przygotowaniem, wdrażaniem monitorowaniem, kontrolą Programu Operacyjnego, sfinansowanego ze środków pomocy technicznej PO IG, nie będącego spotkaniem Komitetu Monitorującego, podkomitetów oraz grup roboczych. Działanie 9.2 Wyposażenie instytucji Wskaźnik Definicja Jednostka miary Liczba zakupionych zestawów komputerowych Przez liczbę zakupionych zestawów komputerowych należy rozumieć zestaw urządzeń stanowiących wyposażenie jednego miejsca pracy, do których należy zaliczyć jednostkę centralną komputera wraz z monitorem lub laptop. W skład zestawu mogą wchodzić też inne drobne urządzenia jeśli są zakupione razem z jednostką centralną lub laptopem, np. myszka, klawiatura lub oprogramowanie komputera. Nie należy wliczać w skład zestawu skanerów oraz drukarek. Oprogramowanie, monitory oraz inne urządzenia informatyczne nie zakupione w ramach zestawu będą zaliczane do wskaźnika „Liczba zakupionych urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych”. Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik obejmuje zestaw urządzeń, w skład których wchodzi minimum jednostka centralna komputera wraz z monitorem lub laptop. Wskaźnik Liczba zakupionych urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych Wskaźnik obejmuje wszystkie urządzenia informatyczne i telekomunikacyjne, które nie wchodzą w skład zestawu komputerowego (wg definicji wskaźnika „Liczba zakupionych zestawów komputerowych), do których zalicza się: skanery, drukarki, projektory, ekrany projekcyjne, faksy, telefony, sprzęt audiowizualny, palmtopy, nagrywarki komputerowe oraz oprogramowanie komputerowe, serwery, monitory, myszki do komputerów, klawiatury, jeśli nie są zakupione w ramach zestawu komputerowego, pamięć RAM, pamięć USB. Sztuka Definicja Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika liczona jest jako liczba urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych, których nie można sklasyfikować w ramach wskaźnika „Liczba zakupionych zestawów komputerowych”. Wskaźnik Definicja Liczba zakupionych mebli oraz pozostałych urządzeń biurowych Wskaźnik obejmuje elektryczne oraz elektroniczne urządzenia biurowe nie zaklasyfikowane w ramach wskaźnika „Liczba zakupionych urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych”, do których zalicza się m.in.: lampki na biurko, niszczarki do dokumentów oraz meble biurowe, takie jak biurka, krzesła, szafy, 31 Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika szafy kartotekowe, stoły konferencyjne, półki na ścianę i inne elementy wyposażenia. Sztuka Wartość wskaźnika obliczona jest jako suma elektrycznych, elektronicznych urządzeń biurowych, których nie można zaliczyć do wskaźnika „Liczba zakupionych urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych” oraz liczba mebli biurowych. Wskaźnik Liczba Lokalnych Systemów Informatycznych Definicja Jednostka miary Wskaźnik obejmuje zainstalowane zaangażowanych we wdrażanie PO IG. Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik jest obliczany jako liczba zainstalowanych w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie PO IG. Wskaźnik Wynajęta powierzchnia biurowa Definicja Wskaźnik obejmuje powierzchnią biurową użytkowaną w związku z wdrażaniem PO IG. Metr kwadratowy Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika LSI w instytucjach wynajętą LSI oraz Wartość wskaźnika stanowi iloczyn wynajętej powierzchni biurowej oraz współczynnika zaangażowania etatowego w PO IG. W pierwszym wniosku należy wykazać jednokrotnie wartość w miesiącu, w którym była ona najwyższa. Nie należy wykazywać wartości wskaźnika narastająco tej samej powierzchni w każdym miesiącu, którego dotyczy wniosek o płatność W przypadku gdy wartość docelowa wskaźnika nie ulegnie zmianie w trakcie realizacji projektu w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność należy ją wykazać tylko w pierwszym wniosku o płatność. W kolejnych wnioskach o płatność, jeśli nie nastąpiło zwiększenie wynajmowanej i nie zmienił się współczynnik zaangażowania etatowego powierzchni należy wykazać tylko wielkość powierzchni osiągniętej w pierwszym wniosku o płatność w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu. W kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność należy wpisać 0. W przypadku zwiększenia powierzchni i/lub zwiększenia współczynnika zaangażowania etatowego w trakcie realizacji Planu Działań w kolejnych wnioskach o płatność w pozycji wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność powinna zostać wykazana wielkość powierzchni, o którą nastąpiło zwiększenie w stosunku do poprzedniego wniosku o płatność. W kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu należy dodać do wartości, która została wykazana w poprzednim wniosku o płatność, wartość o którą nastąpiło zwiększenie. W przypadku zmniejszenia powierzchni biurowej i/lub zmniejszenia współczynnika zaangażowania etatowego w okresie, za który jest 32 składany wniosek o płatność, w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu należy wykazać wartość wskaźnika z miesiąca w którym miał on najwyższą wartość od początku realizacji projektu, a w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność należy wpisać – 0. Informację o wielkości powierzchni oraz współczynniku zaangażowania etatowego należy umieścić w pkt 13 - wniosku o płatność Postęp rzeczowo – finansowy realizacji projektu Np. styczeń powierzchnia 200 m2, współczynnik zaangażowania etatowego – 0,69. Przykład uzupełnienia tabeli Nr 15 wniosku beneficjenta o płatność – Wskaźniki realizacji projektu. Dane Instytucja w związku z wdrażaniem PO IG najmuje: 200 m2 w okresie styczeń-luty, 245 m2 w okresie marzec-listopad, 180 m2 w grudniu, Współczynnik zaangażowania etatowego w PO IG na wynajętej powierzchni biurowej wynosił: 0,69 w okresie styczeń - marzec 0,75 w okresie - kwiecień - grudzień Wielkość powierzchni biurowej którą należy wykazać we wnioskach o płatność: - I kwartał - 0,69 * 245 m2 = 169,05 m2 - zarówno w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta w okresie sprawozdawczym, jak i wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, - II kwartał – 0,75 * 245 m2 = 183,75 m2 - jako wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, 14,70 m2 jako wartość, o którą nastąpiło zwiększenie od I kwartału w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta w okresie sprawozdawczym, - III kwartał - 0,75 * 245 m2= 183,75 m2 - jako wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, 0 - wartość wskaźnika osiągnięta w okresie sprawozdawczym, - IV kwartał - w grudniu nastąpiło zmniejszenie najmowanej powierzchni biurowej – w kolumnie wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu należy wykazać, wartość wskaźnika w miesiącu, w którym miał on najwyższą wartość od początku realizacji projektu – 183, 75 m2 oraz 0 - wartość wskaźnika osiągnięta w okresie sprawozdawczym. Wskaźnik Wyremontowana powierzchnia biurowa Definicja Wskaźnik obejmuje powierzchnię w związku z wdrażaniem PO IG Metr kwadratowy Jednostka miary biurową wyremontowaną 33 Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika stanowi iloczyn wyremontowanej powierzchni biurowej oraz współczynnika zaangażowania etatowego w PO IG pracowników, których dotyczy wydatek związany z remontem. Działanie 9.3 Informacja i promocja Wskaźnik Definicja Jednostka miary Wolumen wydanych publikacji: materiałów informacyjnych, ulotek i broszur Wskaźnik obejmuje liczbę egzemplarzy publikacji: ulotek, podręczników, broszur, folderów, dokumentów programowych, płyt CD, mających na celu informowanie opinii publicznej oraz beneficjentów o możliwościach wykorzystania instrumentów wsparcia dostępnych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika jest wyliczana przez zsumowanie narastająco liczby egzemplarzy publikacji: ulotek, podręczników, broszur, folderów, dokumentów programowych, płyt CD, mających na celu informowanie opinii publicznej oraz beneficjentów o możliwościach wykorzystania instrumentów wsparcia dostępnych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Wskaźnik Liczba spotkań, szkoleń, seminariów i konferencji Definicja Wskaźnik obejmuje wszystkie spotkania informacyjne organizowane dla potencjalnych odbiorców, beneficjentów PO IG. Sztuka Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik jest obliczany przez zsumowanie liczby spotkań organizowanych dla potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Wskaźnik Liczba uczestników spotkań, szkoleń, seminariów i konferencji Definicja Wskaźnik obejmuje liczbę uczestników każdego ze spotkań skierowanych do potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów PO IG. Osoba Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika powinna być wykazana narastająco poprzez zsumowanie, na podstawie list obecności, wszystkich uczestników (beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów) poszczególnych spotkań informacyjnych. Wskaźnik nie obejmuje prelegentów, przedstawicieli instytucji należących do systemu wdrażania oraz trenerów. Wskaźnik Liczba wyemitowanych spotów promocyjnych Definicja Wskaźnik obejmuje emisje audycji informacyjnych, spotów reklamowych radiowo-telewizyjnych dotyczących PO IG oraz 34 Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik Definicja Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika Wskaźnik skierowanych do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów PO IG. Sztuka Wartość wskaźnika jest obliczana poprzez zsumowanie liczby emisji spotów radiowo-telewizyjnych dotyczących PO IG. Liczba artykułów i ogłoszeń informacyjno-promocyjnych dotyczących PO IG w prasie Wskaźnik obejmuje ogłoszenia informacyjno – promocyjnych, np.: dotyczących ogłoszenia rund naboru wniosków o dofinansowanie oraz artykułów dotyczących PO IG i tekstów sponsorowanych. Sztuka Obliczenie wartości wskaźnika polega na zsumowaniu liczby poszczególnych publikacji informacyjno-promocyjnych w prasie: ogłoszeń, artykułów. Liczba materiałów promocyjnych Jednostka miary Wskaźnik obejmuje zakupione materiały promujące PO IG, takie jak m.in. plakaty, kalendarze, banery, kubki, parasolki, smycze, wizytowniki, itp. Do wartości wskaźnika nie doliczamy zakupionych wizytówek dla pracowników instytucji. Wydatek ten powinien zostać ujęty w kategorii wydatków – Inne. Sztuka Sposób pomiaru wskaźnika Wartość wskaźnika jest obliczona poprzez zsumowanie wszystkich dostarczonych materiałów promocyjnych do zamawiającego. Definicja Działanie 9.4 Wskaźnik Liczba wykonanych ocen i ewaluacji Definicja Przez wskaźnik należy rozumieć wszelkiego rodzaju oceny, raporty, analizy, ekspertyzy, studia związane z ewaluacją PO IG. Sztuka Wartość wskaźnika jest obliczana poprzez zsumowanie liczby wykonanych raportów, analiz, ocen, studiów. Jednostka miary Sposób pomiaru wskaźnika 35 3. Tryb sprawozdawczości i rozliczania wniosków o płatność Rozliczanie wniosków o płatność odbywa się na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń wydanych przez MRR jako IZ, natomiast podstawą przyjętego trybu sprawozdawczości są Wytyczne w zakresie sprawozdawczości, wydane przez MRR jako IZ. Odpowiedzialne za przyjmowanie, weryfikację, zatwierdzanie wniosków o płatność oraz poświadczanie wydatków Wnioskodawców są Instytucje przyznające dofinansowanie na podstawie podpisanego porozumienia/umowy/decyzji o dofinansowanie projektu IZ, IP, IW są uprawnione do samodzielnego składania wniosków o płatność. IW w składanych przez siebie wnioskach do IP ujmuje wydatki poniesione na zadania RIF oraz innych instytucji zaangażowanych w realizację PO IG na podstawie podpisanych porozumień/umów. Składanie wniosków o płatność w terminach wyznaczonych w porozumieniu/umowie /decyzji o dofinansowanie jest podstawowym obowiązkiem beneficjenta PT PO IG. Szczegółowe zasady przygotowania i przedkładania wniosków o płatność reguluje Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 36
