Dokumentacja biurowa i jej rodzaje

Dokumentacja biurowa
i jej rodzaje
Opracowała:
Natalia Leszczyńska III HT
Dokument biurowy
Dokumentacja biurowa - obejmuje akta
- to każde pismo,
notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie
liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub
otrzymane z zewnątrz.
spraw bieżących (obejmują sprawy będące w toku
załatwiania, czekające na załatwienie, na
uzupełnienie lub wymagające wznowienia), i
załatwionych (obejmują sprawy zamknięte,
załatwione), oraz księgi, rejestry, kartoteki,
dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.
Akta spraw są zbiorem wszelkich
dokumentów biurowych dotyczących
określonej sprawy. Wyróżnia się m.in.
tzw. akta spraw bieżących
oraz załatwionych.
Akta spraw bieżących to sprawy będące w
toku załatwiania, wyczekujące na
załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające
wznowienia.
Akta spraw załatwionych obejmują sprawy
zamknięte, załatwione.
Układy tekstu
blokowy
Wszystkie wiersze pisane są od lewego marginesu, a każdą
nową myśl (akapit) oddziela się dodatkową interlinią (pustą
linią).
Tytuły i podtytuły w układzie blokowym pisane są również
od lewego marginesu.
a linea (z wcięciem)
Każdy nowy akapit zaczyna się od wcięcia.
Tytuły i podtytuły pisze się na środku,
symetrycznie nad tekstem.
Układy pism
Układ blokowy
❚ typowy dla korespondencji biurowej
❚ wszystkie wiersze rozpoczynają się równo z linią lewego
marginesu
❚ interlinia pojedyncza
Układ a linea
❚ wywodzi się z pisma ręcznego
❚ zwiększona interlinia (1,5 do 2)
❚ wcięcie pierwszego wiersza
❚ stosowany do pism specjalnych, zaproszeń, przemówień
Podział pism ze względu
na nadawcę i adresata
korespondencja przychodząca,
zewnętrzna, czyli pisma otrzymywane;
korespondencja wychodząca, czyli
pisma wysyłane;
korespondencja wewnętrzna, czyli
pisma wewnętrzne.
Podział pism ze względu
na treść zawartą w dokumencie
pisma i notatki służące do wymiany myśli
i przekazywania informacji;
protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń,
czynności, dokonanych działań;
sprawozdania opisujące przebieg wypadków
lub zdarzeń, przedstawiających relację
z faktycznego stanu rzeczy;
polecenia (w charakterze zarządzeń, okólników,
regulaminów) określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania.
Części składniowe pisma
Nagłówek pisma
Miejscowość i data
Numer pisma
Nazwa i adres odbiorcy
Określenie sprawy
treść
podpis
załączniki
Nagłowek
Zawiera nazwę i adres nadawcy pisma,
ewentualnie dodatkowe informacje o nadawcy (tel., fax,
nr konta).
Zakłady Przemysłu
Przemysłu Wełnianego
Wełnianego „Polska
„Polska Wełna”
Wełna”
Zakłady
ul. Wrocławska
Wrocławska 17,
17, 65-4001
65-4001 Zielona
Zielona Góra
Góra
ul.
tel.: 365
365 66
66 77,
77, faks:
faks: 365
365 66
66 99
99
tel.:
Numer pisma
Numer pisma zgodny z zasadami oznaczania pism w
danej instytucji. Umieszczany zwykle między datą a
nazwą odbiorcy pisma.
OH. 37/2003
37/2003
OH.
Sprawa
Zwięzłe określenie treści pisma, powinno być napisane
w mianowniku, bez kropki na końcu, można podkreślić.
Sprawa: reklamacja
reklamacja
Sprawa:
Sprawa: oferta
oferta handlowa
handlowa
Sprawa:
Nazwa i adres odbiorcy
Umieszczone są w polu adresowym (po prawej stronie blankietu).
Nazwę odbiorcy należy pisać zawsze w mianowniku. Pomiędzy
nazwą odbiorcy a jego siedzibą powinna być interlinia. W adresie
odbiorcy nie stosuje się skrótów
(wyjątki: ul., stopnie naukowe, zawodowe). Najpierw podajemy
nazwisko osoby, do której kierowane jest pismo, a w następnie jej
stanowisko.
Zakłady Przemysłu
Przemysłu Wełnianego
Wełnianego
Zakłady
„Polska Wełna”
Wełna”
„Polska
ul. Wrocławska
Wrocławska 17
17
ul.
65-001 Zielona
Zielona Góra
Góra
65-001
Pan
Pan
mgr Jan
Jan Zawada
Zawada
mgr
Dyrektor Techniczny
Techniczny
Dyrektor
Uniwersytetu Zielonogórskiego
Zielonogórskiego
Uniwersytetu
ul. Podgórna
Podgórna 50
50
ul.
65-401 Zielona
Zielona Góra
Góra
65-401
Podpis
Jeśli dwie osoby podpisują pismo - podpis osoby zajmującej wyższe
stanowisko (odpowiedzialnej) umieszcza się po prawej, drugiej
osoby po lewej na tej samej wysokości.
Jeżeli pismo ma podpisać jedna osoba - umieszczamy podpis po
środku prawej połowy blankietu, dwie interlinie od tekstu.
Najpierw podajemy stanowisko służbowe, a pod stanowiskiem
nazwisko osoby podpisującej.
Kierownik Działu
Działu
Kierownik
Administracyjnego
Administracyjnego
Piotr Jackowski
Jackowski
Piotr
Inne elementy
Załączniki - zawsze przy lewym marginesie, na
wysokości stanowiska podpisującego pismo lub pod
podpisem po lewej (jeśli występuje).
Rozdzielnik - jeśli pismo otrzymuje także inny
odbiorca to informację tę umieszcza się także po
lewej stronie (pod załącznikami).
Treść załączników lub rozdzielników nie może
przejść na prawą stronę blankietu, aby pod
podpisem po prawej stronie nie było żadnej treści.
Sprawozdanie
Sprawozdanie to relacja z wydarzeń, opis tego, co się
przeżyło.
W sprawozdaniu nalezy opisywać wydarzenia w porządku
chronologicznym - to znaczy w takiej kolejnośći, w jakiej
występowały.
Głównym celem sprawozdania jest wierne i dokładne
zrelacjonowanie faktów i wydarzeń, których było się
świadkiem lub w których się uczestniczyło.
Elementy sprawozdania
Stałe elementy sprawozdania to konkretne informacje na
pytania:
* kiedy?
* kto?
* gdzie?
* co?
* jak?
Notatka służbowa
Notatka służbowa jest dokumentem stosowanym w firmach, instytucjach i
urzędach. Służy prawnemu udokumentowaniu bieżących ustaleń w celu
kontroli realizacji czynności służbowych. Dlatego musi być precyzyjna.
Notatka służbowa powinna uwzględniać:
data sporządzenia notatki
miejsce sporządzenia notatki
czego dotyczy
(dnia tego i tego, w okolicznościach takich miało miejsce
zdarzenie, którego konsekwencją było...)
podpis
Notatka służbowa
Białystok, 20.10.2005
Notatka służbowa
ze spotkaniaw Hotelu Sheraton w Warszawie w dniu 19.10.2005.
W spotkaniu udział wzieli:
Jan Pismo - kierownik działu kadr
Halina Pisemko - główna księgowa
Celem spotkania było przyjęcie sprawozdania z działalności za drugi
okres 2005 roku.
W efekcie spotkania sprawozdanie za drugi okres 2005 roku zostało
przyjęte.
Notatkę sporządził:
Jan Pismo