PROCEDURA Windykacja Zarządzanie finansami

PROCEDURA Windykacja Zarządzanie finansami

Rodzaj dokumentu:
PROCEDURA
Tytuł:
Windykacja
Dotyczy procesu:
Imię i nazwisko
Stanowisko
Data
Numer:
Wersja:2.0
Strona 1 z 3
Zarządzanie finansami
Opracował:
Marcin Gędziorowski
Dyrektor Finansowy
30.08.2013 r.
Zatwierdził:
1. Cel procedury
1.1
Celem procedury jest określenie zasad postępowania związanych z windykowaniem należności od
studentów oraz zasady współpracy między dziekanatami i sekcja opłat w tym zakresie.
2. Zakres stosowania dokumentu
2.1
Sekcja Opłat, Dziekanaty
3. Dokumenty związane
3.1
Regulamin studiów
3.2
Regulamin opłat
3.3
Umowa ze studentem
3.4
Zasady doręczeń i terminy w postępowaniu administracyjnym
4. Pojęcia/definicje/skróty
4.1
KS – kierownik Sekcji ds. Opłat
4.2
KDZ – Kierownik Dziekanatu
4.3
KW – Kwestor
4.4
DF – Dyrektor Finansowy
4.5
DTP – opóźnienie płatności (w dniach)
4.6
D DTP – D dni po terminie płatności
5. Postępowanie
Treść
5.1
Odpowiedzialność
Podstawę uruchomienia procedury windykacji stanowi zadłużenie określone
w regulaminie opłat przeterminowane o pięć dni.
dotyczy: Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej/ Model …..
1
Rodzaj dokumentu:
Tytuł:
Dotyczy procesu:
5.2
PROCEDURA
Windykacja
Numer:
Wersja:2.0
Strona 2 z 3
Zarządzanie finansami
Procedura windykacji obejmuje trzy etapy:
5.2.1
Monitoring: 5 DTP – 35 DTP. Działania realizowane przez Dziekanat
ukierunkowane na utrzymanie studenta i wyjaśnienie ew. błędnych naliczeń
W tym okresie Sekcja Opłat wysyła dwa monity elektroniczne: wstępny (3
DTP), informujący o powstaniu zaległości i wzywający do pilnego kontaktu z
dziekanatem, oraz ostateczny (28 DTP), wzywający do zapłaty pod rygorem
rozpoczęcia postępowania o skreślenie z listy studentów i przekazanie
sprawy do zewnętrznej windykacji
5.2.2
Windykacja: 36 DTP – 240 DTP. Działania realizowane przez Sekcję Opłat i
zlecane zewnętrznym firmom windykacyjnym.
W tym okresie Dziekanat prowadzi postępowanie o skreślenie z listy
studentów. Postępowanie o skreślenie z listy studentów nie jest elementem
procedury windykacyjnej.
5.2.3
Egzekucja sądowa: od 241 DTP. Działania wobec studentów, którzy nie
zapłacili należności w procedurze windykacyjnej – uzyskanie sądowego
nakazu zapłaty i postępowanie komornicze.
Dopuszczalną alternatywą dla etapów Windykacji i Egzekucji jest ubezpieczenie
należności lub sprzedaż należności (faktoring) – decyzję podejmuje Dyrektor
Finansowy kierując się kryterium kosztowym.
5.3
Na etapie Monitoringu dedykowany pracownik dziekanatu wykonuje 3 telefony
do studenta z informacją o zaległości, pytaniem o przyczynę zaległości oraz o
termin w jakim student ureguluje należność.
Raporty dot. zadłużenia są generowane z systemu dziekanatowego. Dyrektor ds.
Studiów wyższych ustala zasady rejestrowania działań podejmowanych przez
Dziekanaty wobec dłużników.
Zasady na tym etapie:
 nie umarzamy odsetek
 nie udzielamy ulg
 studentom, którzy mają płatność w 1 lub 2 ratach, proponujemy przejście
na system 10 ratalny
 studentom, którzy mają płatność w 10 ratach, proponujemy odroczenie
płatności 1 raty o 1 miesiąc (najwyżej jeden raz w roku, czyli 3x1)
 w sytuacjach socjalnych kierujemy na ścieżkę funduszu pomocy materialnej
KDZ
Podania dot. sytuacji losowych są weryfikowane przez pracownika dziekanatu,
który wydaje decyzję odmowną o ile nie są spełnione kryteria ustalone przez
Dyrektora ds. Studiów wyższych, uzgodnione z Prorektorem ds. dydaktyki i
Dyrektor Generalną. Pozostałe podania są kierowane do Kwestor, która
rozpatruje je w ramach przyznanej w budżecie puli środków. Odwołania od
decyzji Kwestor rozpatruje Dyrektor Generalna.
Przesłanie podania do rozpatrzenia przez Kwestor zatrzymuje działania
windykacyjne do czasu ostatecznego rozpatrzenia podania.
Sekcja opłat monitoruje kwotę należności przeterminowanych, wobec których
działania windykacyjne zostały wstrzymane z powodu rozpatrywania podań.
Dyrektor Finansowy ustala progi, po których przekroczeniu należy podjąć
działania wyjaśniające.
dotyczy: Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej/ Model …..
2
Rodzaj dokumentu:
Tytuł:
Dotyczy procesu:
5.4
PROCEDURA
Windykacja
Numer:
Wersja:2.0
Strona 3 z 3
Zarządzanie finansami
Na etapie windykacji, jeżeli w ciągu 7 dni od daty wysłania drugiego z monitów,
o których mowa w pkt. 5.2.1, brak jest zapłaty Sekcja opłat wysyła do dłużników
pisemne monity z wezwaniem do zapłaty pod rygorem skreślenia z listy
studentów.
Monity wysyłane są 35 DTP listem poleconym ZPO. Kopie monitów Sekcja opłat
przekazuje do właściwych dziekanatów. Zwrotki są odsyłane do dziekanatów.
Brak zapłaty w ciągu 24 dni od daty nadania pisma powoduje przekazanie sprawy
zewnętrznej firmie windykacyjnej.
Sekcja opłat nie prowadzi bezpośrednich kontaktów ze studentami oraz nie
rozpatruje podań od studentów.
Sekcja opłat administruje:
 wprowadzaniem do systemu dziekanatowego i finansowego zmian
w terminach płatności i naliczeniach wynikających z decyzji dziekanatów
i Dziekanów
 wysyłką monitów do dłużników, w tym monitorowaniem należności
rozpatrywanych przez dziekanów
 kompensatą naliczeń i przyznanych stypendiów
 przygotowywaniem zestawień spraw dla firm windykacyjnych
 monitorowaniem skuteczności firm windykacyjnych
 weryfikacją faktur wystawianych przez firmy windykacyjne
KS
Sekcja opłat przygotowuje także okresowe (miesięczne) raporty skuteczności
podejmowanych działań.
Windykacja trwa przez 180 dni po przekazaniu firmie windykacyjnej, tj. do 240
DTP.
5.5
Po bezskutecznej windykacji Sekcja opłat przekazuje sprawę kancelarii prawnej
współpracującej z Uczelnią w celu przeprowadzenia procedury sądowej (nakaz
zapłaty) i komorniczej.
KS
Sekcja opłat administruje przekazywaniem spraw i monitorowaniem ich stanu.
5.6
Procedurę skreślenia z listy studentów, zgodnie z postanowieniami umowy ze
studentem, regulaminu opłat oraz regulaminu studiów prowadzi dziekanat.
5.7
Odwołania od decyzji o skreśleniu nie zatrzymują procedury windykacji.
5.8
W stosunku do należności od skreślonych studentów, których nie udało się
odzyskać na drodze sądowej, podejmowana jest próba sprzedaży. Decyzję
o akceptacji ceny sprzedaży podejmuje dyrektor finansowy. Należności nie
sprzedane są spisywane z ksiąg.
5.9
Zasady tworzenia rezerw księgowych na przeterminowane należności ustala
Kwestor.
6. Załączniki do procedury
Lp.
Nr
1.
1.
Wzór monitu elektronicznego wstępnego
2.
1.
Wzór monitu elektronicznego ostatecznego
3.
1.
Wzór monitu listownego
KDZ
DF
KW
Nazwa
dotyczy: Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej/ Model …..
3
Rodzaj dokumentu:
Tytuł:
Dotyczy procesu:
PROCEDURA
Windykacja
Numer:
Wersja:2.0
Strona 4 z 3
Zarządzanie finansami
7. Zmiany w dokumencie (w stosunku do wersji poprzedniej)
1.
Ogólna zmiana zasad wprowadzona w związku z pracami nad optymalizacją zarządzania należnościami
dotyczy: Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej/ Model …..
4