docPostępowanie z dokumentami z wyborów i referendów oraz ich
download 
Reklamacja Transkrypt
Postępowanie z dokumentami z wyborów i referendów oraz ich
Postępowanie z dokumentami z wyborów i referendów oraz ich organizacji dr Ewa Perłakowska [email protected] XII Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Gliwice, 10-12 września 2015 r. Plan • Pojęcie dokumentów z wyborów i referendów • Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentami z wyborów i referendów • Zakres stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt. • Zakres odpowiedzialności jednostek samorządu terytorialnego. • Wartość archiwalna i czas przechowywania dokumentów z wyborów • Przechowywanie, ewidencjonowanie i zabezpieczanie dokumentów z wyborów • Procedura brakowania dokumentów z wyborów • Przekazywanie dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych © dr Ewa Perłakowska Pojęcie dokumentów z wyborów i referendów Dokumentacja czy dokumenty ? • w Kodeksie wyborczym mowa jest o dokumentach z wyborów; • w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest o dokumentacji; pojęcia w Kodeksie wyborczym = pojęcia w ustawie archiwalnej • stanowisko Sądu Najwyższego w ramach uzgodnień projektu – brak zdefiniowania w Kodeksie pojęcia „dokumenty z wyborów” (pismo Prezesa SN z dnia 6 czerwca 2012 r., znak: BSA III-021205/12); • odpowiedź MKiDN (NDAP) z dnia 19 kwietnia 2013 r., znak: DL/465/13 – w Kodeksie używa się też innych pojęć niż dokumenty z wyborów, np. w art. 6 – „wszelkie pisma” Źródło: http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/45831 Dokumenty z wyborów • w Kodeksie wyborczym używa się też pojęć: dokument stwierdzający tożsamość, dokumenty z głosowania, pozostałe dokumenty z wyborów, itp.; • przykłady regulacji w Kodeksie: Dokumenty z wyborów Dokumenty z wyborów to dokumenty zgromadzone i wytworzone przez komisje wyborcze i komisarzy wyborczych, w tym dokumenty z głosowania, w związku z organizowanymi wyborami; Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją z wyborów Kodeks wyborczy • Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 112, z późn. zm.) • data wejścia w życie – 1 sierpnia 2011 r. • art. 8 § 1. Dokumenty z wyborów są przekazywane do archiwów państwowych i mogą być udostępniane. § 2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Państwowej Komisji Wyborczej oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów, ze szczególnym uwzględnieniem okresu, po jakim muszą być one przekazywane do archiwów państwowych, potrzeby ochrony przekazywanych, przechowywanych materiałów i zawartych w nich danych oraz podmiotów, którym dokumenty mogą być udostępniane. Kodeks wyborczy Brzmienie upoważnienia ustawowego, zawartego w art. 8 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, jest tożsame co do zakresu przedmiotowego z brzmieniem upoważnienia w art. 169 ust. 2 dotychczas obowiązującej ustawy z dnia 23 stycznia 2004 r. – Ordynacja wyborcza do Parlamentu Europejskiego (Dz. U. Nr 25, poz. 219, z późn. zm.). Poprzednie akty prawne • rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 października 2000 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 83, poz. 944, z późn. zm.), • rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 90, poz. 1005, z późn. zm.), • rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 27 listopada 2002 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 209, poz. 1781, z późn. zm.), • rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 czerwca 2004 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego (Dz. U. Nr 150, poz. 1580, z późn. zm.). Okres przejściowy w Kodeksie wyborczym Wyżej wymienione akty wykonawcze zachowywały moc obowiązującą, zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 113, z późn. zm.), do dnia wejścia w życie rozporządzenia wydanego na podstawie art. 8 § 2 Kodeksu wyborczego. Inne akty prawne • ustawa z dnia 15 września 2000 r. o referendum lokalnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 706, z późn. zm.) Inne akty prawne • ustawa z dnia 14 marca 2003 r. o referendum ogólnokrajowym (Dz. U. z 2003 r. Nr 57, poz. 507, z późn. zm.) • rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 3 czerwca 2003 r. .... (Dz. U. Nr 102, poz. 951) Rozporządzenie rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. poz. 1488) data wejścia w życie – 25 grudnia 2013 r. Układ rozporządzenia Przyjęty układ rozdziałów wynika z chronologii postępowania z dokumentami z wyborów w różnych organach oraz jednostkach organizacyjnych, jak i w różnym czasie. • rozdział 1 – Przepisy ogólne, • rozdział 2 – Postępowanie z dokumentami z wyborów z obwodowych komisji wyborczych, • rozdział 3 – Postępowanie z dokumentami z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych, • rozdział 4 – Postępowanie z dokumentami z wyborów w delegaturach Krajowego Biura Wyborczego, • rozdział 5 – Postępowanie z dokumentami z wyborów w Państwowej Komisji Wyborczej, • rozdział 6 – Przepisy przejściowe i końcowe. Inny akt prawny Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) Inny akt prawny § 6. 3. Po ustaniu przyczyn uzasadniających wprowadzenie informacji dodatkowej dokumenty stanowiące podstawę jej wprowadzenia są opatrywane odpowiednią adnotacją i włączane do odrębnego zbioru przejściowego. Dokumenty te przechowuje się przez okres 1 roku od daty ich wyłączenia. Zakres stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt JRWA dla organów gmin z 2011 r. JRWA dla organów powiatu z 2011 r. JRWA dla organów samorządu województwa z 2011 r. JRWA dla organów zespolonej administracji rządowej z 2011 r. Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym • art. 18 § 2. Rejestr wyborców stanowi zbiór danych osobowych z ewidencji ludności, o których mowa w § 7. – klasa 5010 § 11. Rejestr wyborców prowadzi gmina jako zadanie zlecone. § 12. Rejestr wyborców jest udostępniany, na pisemny wniosek, do wglądu w urzędzie gminy. – klasa 5012 § 13. Urząd gminy przekazuje właściwym organom wyborczym okresowe informacje o liczbie wyborców objętych rejestrem wyborców. – klasa 5012 Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym • art. 20 – klasa 5010 § 1. Decyzję o wpisaniu lub o odmowie wpisania do rejestru wyborców osoby, o której mowa w art. 19, wydaje wójt, w terminie 3 dni od dnia wniesienia wniosku. Decyzję o odmowie wpisania do rejestru wyborców, wraz z uzasadnieniem, niezwłocznie doręcza się wnioskodawcy. § 4. Od decyzji w sprawie odmowy wpisania do rejestru wyborców przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego miejscowo sądu rejonowego. Skargę wnosi się za pośrednictwem wójta, w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji. Wójt przekazuje sądowi niezwłocznie skargę wraz z decyzją i aktami sprawy. Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym • art. 22 – klasa 5010 § 1. Każdy może wnieść do wójta reklamację na nieprawidłowości w rejestrze wyborców....., § 2. Reklamację wnosi się pisemnie lub ustnie do protokołu. § 5. Na decyzję nieuwzględniającą reklamacji lub powodującą skreślenie z rejestru wyborców wnoszący reklamację bądź osoba skreślona z rejestru wyborców może wnieść, w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji, skargę za pośrednictwem wójta do właściwego miejscowo sądu rejonowego. Przepisy art. 20 § 4 i 5 stosuje się odpowiednio. Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym • art. 26 – klasa 5011 § 1. Osoby, którym przysługuje prawo wybierania, wpisuje się do spisu wyborców. § 4. Spis wyborców służy do przeprowadzania głosowania w wyborach, które zostały zarządzone. § 10. Spis wyborców, z zastrzeżeniem art. 34 § 1 i art. 35 § 1, jest sporządzany i aktualizowany przez gminę, jako zadanie zlecone, na podstawie rejestru wyborców. § 11. Spis wyborców sporządza się w 2 egzemplarzach, oddzielnie dla każdego obwodu głosowania, według miejsca zamieszkania wyborców, najpóźniej w 21 dniu przed dniem wyborów. § 12. Jeden egzemplarz spisu wyborców przekazuje się w przeddzień wyborów przewodniczącemu właściwej obwodowej komisji wyborczej. Instrukcja archiwalna z 2011 r. •§1 Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Przepis szczególny Zakres odpowiedzialności jednostek samorządu terytorialnego • § 3. Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań. • § 4. • 1. Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej „depozytariuszami”, [...] przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy... • § 6. 1. Depozytariusz przyjmuje oraz przechowuje dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem. • procedura brakowania nie należy do depozytariusza tylko do dyrektora właściwej miejscowo delegatury KBW (§ 7 ust. 1); • rozliczanie się depozytariusza z delegaturą KBW z dokumentów, które stanowią materiały archiwalne (§ 7 ust. 2); • przejmowanie i przechowywanie dokumentów z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych (§ 10 ust. 1) • udostępnianie dokumentów z wyborów właściwym organom, o których mowa w art. 79 § 2 Kodeksu (§ 6 ust. 2, § 10 ust. 2); Wartość archiwalna i czas przechowywania dokumentacji z wyborów Wartość archiwalna dokumenty z wyborów stanowiące materiały archiwalne drugie egzemplarze dokumentów (jeżeli były) pozostałe dokumenty dokumenty z głosowania do brakowania po 30 dniach dokumenty do brakowania po 10 latach dokumenty do brakowania po upływie okresów przechowywania określonych w ustawie o rachunkowości Materiały archiwalne • dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych: • protokoły głosowania w obwodzie, • protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty dot. obsługi komisji, • dokumenty dot. powołania komisji • dokumenty z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych, z wyjątkiem drugich egzemplarzy dokumentów; Czas przechowywania • określony zarówno w Kodeksie wyborczym, jak i w rozporządzeniu; • dotyczy terminów przekazywania między poszczególnymi podmiotami; • dotyczy terminów brakowania Czas przechowywania Kodeks wyborczy Czas przechowywania – dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych obwodowe komisje wyborcze niezwłoczne przekazanie depozytariusze Czas przechowywania – dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych przejęcie materiałów archiwalnych przez: po upływie 30 dni: 1) od rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów depozytariusze delegaturę KBW 2) podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności wyboru posła do Parlamentu Europejskiego 3) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów – od upływu terminu zgłaszania protestów brakowanie przez: delegaturę KBW Czas przechowywania – dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych przejęcie materiałów archiwalnych przez: po upływie 30 dni: 1) od rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów depozytariusze delegaturę KBW 2) podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności wyboru posła do Parlamentu Europejskiego 3) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów – od upływu terminu zgłaszania protestów brakowanie (drugich egzemplarzy) przez: delegaturę KBW Przechowywanie, ewidencjonowanie i zabezpieczanie dokumentacji z wyborów Sposób przechowywania i zabezpieczania zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem Ewidencja (§ 4) Spis zdawczo-odbiorczy zawiera: 1) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego; 2) nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z wyborów; 3) datę wyborów; 4) datę sporządzenia spisu; 5) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów; 6) dla każdej pozycji spisu: a) liczbę porządkową, b) tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów, c) roczną datę lub roczne daty krańcowe, d) liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania – liczbę metrów bieżących, e) oznaczenie kategorii archiwalnej, f) adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum, g) adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub dacie zniszczenia dokumentów z wyborów. Ewidencja Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania. Procedura brakowania dokumentacji z wyborów Brakowanie zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego. Brakowanie - procedura § 4-9 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) Przekazywanie dokumentacji z wyborów stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych Przekazywanie do archiwów państwowych • zadanie delegatury KBW oraz KBW; • możliwe wyjątki, gdy dokumenty zostaną przekwalifikowane w toku procedury brakowania Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska [email protected]
