SPRAWOZDANIE ROCZNE DZIAŁALNOŚĆ DEPARTAMENTU

SPRAWOZDANIE ROCZNE DZIAŁALNOŚĆ DEPARTAMENTU

SPRAWOZDANIE ROCZNE
DZIAŁALNOŚĆ DEPARTAMENTU
AUDYTU SEKTORA FINANSÓW
PUBLICZNYCH w 2013 roku
Sprawozdanie prezentuje informacje na temat działań Departamentu
Audytu Sektora Finansów Publicznych w zakresie koordynacji kontroli
zarządczej i audytu wewnętrznego oraz dodatkowych zadań podjętych
w 2013 roku
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
tel.: +48 22 694 30 93
fax.: +48 22 694 33 74
www.mf.gov.pl
DEPARTAMENT AUDYTU SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
czerwiec 2014
Spis treści
1. DZIAŁALNOŚĆ DEPARTAMENTU AUDYTU SEKTORA FINANSÓW
PUBLICZNYCH W ZAKRESIE KOORDYNACJI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
I KONTROLI ZARZĄDCZEJ .............................................................................................................. 3
1.1.
ZLECANIE PRZEPROWADZENIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ........................................................ 3
1.2.
OCENA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO............................................................................................. 3
1.3.
UPOWSZECHNIANIE STANDARDÓW AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I KONTROLI ZARZĄDCZEJ .......... 4
1.3.1.
Spotkania, szkolenia i konferencje .................................................................................... 4
1.3.2.
Publikacje na stronie internetowej ................................................................................... 5
1.3.3.
Interpretacje przepisów, wyjaśnienia i opinie .................................................................. 6
1.3.4.
Raport benchmarkingowy ................................................................................................. 7
1.3.5.
Udział w projekcie systemowe wsparcie procesów zarządzania w jst .............................. 7
1.4.
WSPÓŁPRACA Z KOMITETAMI AUDYTU...................................................................................... 8
1.5.
WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI I ZAGRANICZNYMI ORGANIZACJAMI I INSTYTUCJAMI .................. 9
1.6.
GROMADZENIE I ANALIZOWANIE INFORMACJI ......................................................................... 10
1.6.1.
Informacja roczna o realizacji audytu ............................................................................ 10
1.6.2.
Analiza ankiet dotyczących kontroli zarządczej oraz oświadczeń o stanie kontroli
zarządczej ....................................................................................................................................... 10
1.6.3.
Sprawozdania komitetów audytu .................................................................................... 11
2. DZIAŁALNOŚĆ DEPARTAMENTU DA W ZAKRESIE KOORDYNACJI KONTROLI
ZARZĄDCZEJ W MINISTERSTWIE FINANSÓW ....................................................................... 11
2.1.
OPRACOWANIE I WYDANIE NOWYCH ZASAD KONTROLI ZARZĄDCZEJ W RESORCIE FINANSÓW 11
2.2.
SAMOOCENA W MF ................................................................................................................. 12
2.3.
PRZYGOTOWANIE PLANU DZIAŁALNOŚCI, SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA PLANU
DZIAŁALNOŚCI ORAZ OŚWIADCZENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ ............................................. 12
3.
INNE ZADANIA DEPARTAMENTU DA ................................................................................. 12
PRZYGOTOWANIE KONCEPCJI OCENY ZEWNĘTRZNEJ DLA JEDNOSTEK PODLEGŁYCH
I NADZOROWANYCH PRZEZ MINISTRA FINANSÓW ............................................................................... 12
3.1.
3.2.
PILOTAŻ PRZEGLĄDU EFEKTYWNOŚCIOWEGO ......................................................................... 13
2
1. Działalność Departamentu Audytu
Sektora
Finansów
Publicznych1
w zakresie
koordynacji
audytu
wewnętrznego i kontroli zarządczej
1.1. Zlecanie przeprowadzenia audytu wewnętrznego
W 2013 r. przeprowadzono dwa audyty wewnętrzne zlecone:
o
Audyt wewnętrzny zlecony procesu zarządzania zasobami ludzkimi
w Służbie Celnej w zakresie przeniesień funkcjonariuszy celnych
do innej jednostki organizacyjnej w ramach izby celnej oraz
stosowania systemu motywacyjnego. Audytem zleconym zostały
objęte wszystkie 16 izb celnych.
o
Audyt
wewnętrzny
zlecony
w zakresie
zarządzania
bezpieczeństwem systemów teleinformatycznych jednostek
administracji rządowej. Audytem zleconym zostało objętych 313
jednostek.
1.2. Ocena audytu wewnętrznego
W 2013 r. zakończono czynności w zakresie oceny audytu wewnętrznego 15 jednostek
sektora finansów publicznych (dalej jako: jsfp), wynikające z planu oceny audytu
wewnętrznego na 2012 r. Przygotowano plan oceny na rok 2013, jednak ze względu na
nieprzewidziane i istotne zaangażowanie zasobów w audyt wewnętrzny zlecony
w zakresie zarządzania bezpieczeństwem systemów teleinformatycznych, odstąpiono od
realizacji ww. planu.
W roku 2013 opracowano plan oceny na rok 2014, z uwzględnieniem nowej koncepcji
przeprowadzania oceny audytu wewnętrznego, koncentrującej się na wybranej grupie
jednostek, w wybranym dziale lub działach administracji rządowej, która ma na celu
dostarczenie:
1
o
Ministrowi Finansów oceny audytu wewnętrznego w jednorodnej
grupie jednostek administracji rządowej,
o
komitetom audytu opinii nt. zgodności z obowiązującymi
przepisami prawa oraz standardami audytu wewnętrznego 2
w wybranych obszarach, a także informacji porównawczych
dotyczących prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach
danego działu administracji rządowej,
o
kierownikom jednostek objętych oceną opinii nt. zgodności
prowadzenia audytu wewnętrznego z obowiązującymi przepisami
prawa oraz standardami audytu wewnętrznego oraz informacji
porównawczych.
Dalej jako: Departament DA.
Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego
dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 15) (dalej jako: standardy audytu
wewnętrznego).
2
3
Plan oceny na 2014 r. obejmuje 21 samodzielnych publicznych zakładów opieki
zdrowotnej będących jednostkami w działach administracji rządowej: zdrowie, obrona
narodowa oraz sprawy wewnętrzne.
1.3. Upowszechnianie
zarządczej
standardów
audytu
wewnętrznego
i
kontroli
1.3.1. Spotkania, szkolenia i konferencje
Cykliczne spotkania dla audytorów wewnętrznych jsfp
Departament DA we współpracy ze Stowarzyszeniem Audytorów Wewnętrznych IIA
Polska zorganizował 12 spotkań dla audytorów wewnętrznych z jsfp, w których
uczestniczyły w sumie 1 122 osoby.
Tematami spotkań były3:
o
„Szczegółowe wytyczne dla sektora finansów
w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem”,
publicznych
o
„Kontrola zarządcza - budżet zadaniowy - bezpieczeństwo
informacji. Powiązania i zagadnienia praktyczne w zarządzaniu
jednostką”,
o
„Audyt bezpieczeństwa informacji – uwarunkowania regulacyjne,
zakres i techniki”,
o
„Dostęp do informacji publicznej w świetle orzecznictwa”,
o
„Standardy
zarządzania
usługami
i bezpieczeństwem
teleinformatycznym w kontekście obowiązków wynikających
z Krajowych Ram Interoperacyjności i kontroli zarządczej”,
o
„Doświadczenia NIK w zakresie kontroli wykonania zadań”,
o
„Rola komunikacji w audycie. Komunikowanie roli i wyników
pracy audytora wewnętrznego”,
o
„Planowanie oraz sporządzanie sprawozdań z zadania audytowego
prowadzonego w formie audytu wykonywania zadań/ audytu
efektywnościowego”,
o
„Zapewnienie jakości audytu wewnętrznego. Opracowanie
kwestionariusza oceny wewnętrznej jakości audytu wewnętrznego
do wykorzystania w szczególności na potrzeby samooceny”,
o
„Rola i zadania Europejskiego Trybunału Obrachunkowego ze
szczególnym uwzględnieniem audytu finansowego; Audyt
wykonania zadań na przykładzie praktyk stosowanych przez ETO”,
o
„Cel i zakres audytu Biuletynu Informacji Publicznej”.
Udział pracowników Ministerstwa Finansów4 w charakterze prelegentów
Przedstawiciele Departamentu DA wygłosili prezentacje oraz uczestniczyli w panelach
dyskusyjnych na temat kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego podczas
następujących inicjatyw:
o
warsztatów nt: „Doświadczenia w zarządzaniu ryzykiem
w administracji publicznej", zorganizowanych przez Zakład
Ubezpieczeń Społecznych oraz Mazowiecki Urząd Wojewódzki,
Prezentacje oraz notatki ze spotkań zostały opublikowane na stronie internetowej MF www.mf.gov.pl
w zakładce Ministerstwo Finansów/ Działalność /Finanse publiczne/Kontrola zarządcza i audyt
wewnętrzny/Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym/Szkolenia.
4
Dalej: jako MF.
3
4
o
konferencji skarbników w ramach 11 Samorządowego Forum
Kapitału i Finansów, zorganizowanej przez Municipium S.A.,
o
XIV Kongresu Gmin Wiejskich Rzeczypospolitej Polskiej nt. "Jaki
rozwój obszarów wiejskich po 2014 r.?", zorganizowanego przez
Związek Gmin Wiejskich,
o
konferencji nt. "Zarządzanie przez cele w administracji publicznej",
zorganizowanej przez Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki,
o
szkolenia dla członków Międzyresortowej Komisji Orzekającej
w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych przy
Ministrze Finansów oraz przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji,
zorganizowanego przez Biuro Dyscypliny Finansów Publicznych
MF,
o
dorocznej konferencji szkoleniowej audytorów wewnętrznych
działu administracji rządowej obrona narodowa, zorganizowanej
przez Ministerstwo Obrony Narodowej,
o
spotkania Pomorskiego Regionalnego Koła SAW IIA Polska.
Spotkanie koordynatorów kontroli zarządczej i budżetu zadaniowego
Departament DA w dniu 5 września 2013 r. przeprowadził robocze spotkanie w celu
omówienia możliwości powiązania planowania zadaniowego (w ramach budżetu
zadaniowego) z planowaniem działalności (w ramach kontroli zarządczej). W spotkaniu
wzięli udział przedstawiciele wszystkich ministerstw, zajmujący się na co dzień kontrolą
zarządczą i budżetem zadaniowym oraz przedstawiciele Departamentu Reformy
Finansów Publicznych MF. Ze względu na różnorodność przyjętych systemów
planowania, w wyniku dyskusji nie zaproponowano jednolitego rozwiązania dla
ministerstw. Nie potwierdzono także możliwości wyeliminowania planu działalności na
rzecz publikacji budżetu w układzie zadaniowym ministrów, wskazując na różnice
pomiędzy tymi dokumentami, wady i zalety obu dokumentów, jak również argumentując
konieczność ich równoległego funkcjonowania.
1.3.2. Publikacje na stronie internetowej
Modyfikacja struktury zakładki „Kontrola zarządcza i audyt wewnętrzny”
W celu uporządkowania i ułatwienia dostępu odbiorcom informacji publikowanych na
stronie internetowej MF zostały dokonane następujące zmiany w zakładce „Kontrola
zarządcza i audyt wewnętrzny”:
W zakładce „Kontrola zarządcza i audyt wewnętrzny w sektorze publicznym”5
zamieszczono nowe działy: „Standardy i inne komunikaty Ministra Finansów”, „Bazę
wiedzy”, „Analizy, oceny i publikacje” oraz „Biuletyn Kontrola Zarządcza w jst6”.
Dotychczasową podzakładkę „Komitety audytu w sektorze publicznym” usunięto
z zakładki „Kontrola zarządcza i audyt wewnętrzny w sektorze publicznym”
i wyodrębniono jako samodzielną zakładkę.
Utworzono nową zakładkę „O Departamencie Audytu Sektora Finansów Publicznych”
zawierającą informacje nt. realizowanych przez Departament DA zadań i dane
kontaktowe.
Uproszczono strukturę intranetowej zakładki „Kontrola zarządcza i audyt wewnętrzny
w resorcie”. Nowa struktura obejmuje dwa obszary Plany działalności, sprawozdania
z wykonania planu działalności, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra
Finansów oraz Regulacje, zasady, opracowania.
www.mf.gov.pl w zakładce Ministerstwo Finansów/Działalność/Finanse publiczne/Kontrola zarządcza i audyt
wewnętrzny/Kontrola zarządcza w sektorze publicznym
6
Dalej jako: jst.
5
5
Najważniejsze publikacje w 2013 r.:
o
Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r.
w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jsfp.
o
4 numery Biuletynu „Kontrola zarządcza w jst”.
Biuletyn spełnia szczególną rolę w upowszechnianiu, przepisów,
standardów kontroli zarządczej7 oraz dobrych praktyk. W 2013 r.
wydano 4 numery Biuletynu, który został opublikowany na stronie
internetowej MF8 oraz rozesłany drogą mailową. W 2013 r.
Departament DA przeprowadził ankietę mającą na celu zebranie
opinii na temat Biuletynu oraz informacji dotyczących obszarów
i zagadnień, którymi zainteresowani są odbiorcy wydawnictwa.
Czytelnicy mieli również okazję do zgłoszenia pytań z zakresu
kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego. Wychodząc
naprzeciw zapotrzebowaniom odbiorców, w kolejnych wydaniach
Biuletynu sukcesywnie publikowano artykuły odnoszące się do
zgłoszonych zagadnień oraz odpowiedzi na zadane pytania.
o
Informacja dotycząca metod samooceny kontroli zarządczej pn.
„CAF i PRI: alternatywne metody dokonywania samooceny
kontroli zarządczej”9, skierowana do osób odpowiedzialnych za
funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce.
o
Trzecia wersja dokumentu pn. „Dobre praktyki komitetów audytu
w sektorze finansów publicznych"10.
1.3.3. Interpretacje przepisów, wyjaśnienia i opinie
W 2013 r. do Departamentu DA wpłynęło ok. 100 pism dotyczących interpretacji
i stosowania przepisów o audycie wewnętrznym oraz kontroli zarządczej w jsfp. Istotne
wątpliwości budziły kwestie dotyczące w szczególności:
o
zdobycia, weryfikacji i ewentualnej utraty uprawnień do
przeprowadzania audytu wewnętrznego w sektorze publicznym,
o
wymagań do pracy na stanowisku audytora wewnętrznego
w urzędzie jst,
o
kwalifikacji do kierowania komórką audytu wewnętrznego,
o
obowiązków
kierowników
jednostek
w zakresie
wewnętrznego systemu bezpieczeństwa informacji,
o
kwalifikacji do prowadzenia audytu wewnętrznego w obszarze
bezpieczeństwa informacji,
o
zakresu podmiotowego audytu wewnętrznego w gminach,
z uwzględnieniem statusu samodzielnych publicznych zakładów
opieki zdrowotnej oraz samorządowych instytucji kultury,
o
możliwości prowadzenia audytu wewnętrznego w gminach,
powiatach i województwach samorządowych przez usługodawcę,
o
ciągłości audytu wewnętrznego w przypadku jego prowadzenia
przez usługodawców,
audytu
Załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli
zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84)
8
www.mf.gov.pl w zakładce Ministerstwo Finansów/Działalność/Finanse publiczne/Kontrola zarządcza i audyt
wewnętrzny/Kontrola zarządcza w sektorze publicznym/Biuletyn Kontrola Zarządcza JST
9
www.mf.gov.pl w zakładce Ministerstwo Finansów/Działalność/Finanse publiczne/Kontrola zarządcza i audyt
wewnętrzny/ Kontrola zarządcza w sektorze publicznym/ Baza wiedzy
10
www.mf.gov.pl w zakładce Ministerstwo Finansów/Działalność/Finanse publiczne/Kontrola zarządcza
i audyt wewnętrzny/Komitety audytu/Dobre praktyki
7
6
o
terminu rozpoczęcia prowadzenia
w jednostce „progowej”,
audytu
o
wyznaczania obszarów
zapewniających,
przeprowadzania
o
audytu wewnętrzny w obszarze ochrony informacji niejawnych,
o
terminu sporządzenia sprawozdania z wykonania planu audytu
wewnętrznego za rok poprzedni,
o
dostępu do rocznego planu audytu
z przeprowadzonych zadań audytowych,
o
kontroli zarządczej
(instytucjonalnej),
o
konsolidacji zadań z zakresu kontroli inspekcyjnej
wewnętrznego,
o
sporządzania informacji o realizacji zadań z zakresu audytu
wewnętrznego w roku poprzednim,
o
charakteru czynności doradczych,
o
ochrony
przysługującej
wewnętrznego.
ryzyka
w relacji
do
do
wewnętrznego
zadań
oraz
sprawozdania
kontroli
wewnętrznej
kierownikowi
komórki
i audytu
audytu
1.3.4. Raport benchmarkingowy
Departament DA w 2013 r. po raz trzeci opracował i opublikował na stronie internetowej
MF raport pn. Benchmarking audytu wewnętrznego w jsfp11.
Badanie zostało przeprowadzone na podstawie danych ujętych w Informacjach
o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego12 za 2012 r. zgromadzonych przez
Departament DA. Celem raportu, podobnie jak w latach ubiegłych, było dostarczenie
audytorom wewnętrznym danych do dokonania własnych badań porównawczych
i samodoskonalenia, a także komitetom audytu materiału do dokonania oceny
efektywności komórek audytu wewnętrznego z zastosowaniem wskaźników
przygotowanych w raporcie.
W raporcie zachowane zostały, zastosowane w poprzednich raportach, grupy
porównawcze, obejmujące jednorodne jednostki administracji rządowej.
W związku ze zmianą zakresu danych zawartych w Informacjach za 2012 r.
w porównaniu do danych z lat 2010-2011, w omawianej edycji raportu po raz pierwszy
zostały zaprezentowane nowe wskaźniki dotyczące: samooceny, oceny zewnętrznej,
czasu przeznaczonego na szkolenia i rozwój zawodowy, udziału czasu wykorzystanego
na czynności doradcze w budżecie czasu komórki audytu wewnętrznego (dalej jako:
KAW) oraz wydajnego czasu audytu.
Dodatkowo, opracowano szczegółowe wyniki oraz wnioski wynikające z analizy
wskaźników, które zostały zaprezentowane dla jednostek działu obrona narodowa na
potrzeby MON.
1.3.5. Udział w projekcie systemowe wsparcie procesów zarządzania w jst
Departament DA w 2013 r. współpracował z Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji
(dalej jako: MAC) oraz Małopolską Szkołą Administracji Publicznej (dalej jako: MSAP)
w ramach projektu prowadzonego przez MAC Systemowe wsparcie procesów
zarządzania w jst w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Departament DA uczestniczy w wybranych inicjatywach projektu, dotyczących kontroli
Zgodnie ze standardem 1300 standardów audytu wewnętrznego zarządzający audytem wewnętrznym musi
opracować i realizować program zapewnienia i poprawy jakości, obejmujący wszystkie aspekty działalności
audytu wewnętrznego. Program służy m.in. do oceny wydajności i skuteczności audytu wewnętrznego oraz do
identyfikacji możliwości poprawy. Bieżące monitorowanie, stanowiące integralną część codziennego przeglądu
i pomiaru działalności audytu, może odbywać się przy użyciu różnorodnych wskaźników działalności.
12
Dalej jako: Informacja.
11
7
zarządczej w samorządzie. W 2013 r. trwały prace nad modyfikacją metody planowania
rozwoju instytucjonalnego (dalej jako: PRI) i jej wykorzystaniem do oceny kontroli
zarządczej. We współpracy z MSAP Departament DA uzupełnił warunki
kwestionariuszy diagnostycznych w metodzie PRI dla gmin i powiatów wiążąc je ze
standardami kontroli zarządczej. Wypracowane wspólnie rozwiązanie PRI umożliwi
gminom i powiatom dokonanie podwójnej oceny:
1. poziomu rozwoju instytucjonalnego oraz
2. stanu zarządzania gminą/powiatem według standardów
kontroli zarządczej.
Wynik dotychczasowych prac – zmodyfikowane kwestionariusze diagnostyczne PRI dla
gmin oraz dla powiatów jak również projekt prezentacji wyniku samooceny kontroli
zarządczej w jst, otrzymał pozytywną opinię Najwyższej Izby Kontroli.
1.4. Współpraca z komitetami audytu
W ramach współpracy z komitetami audytu w sektorze publicznym Departament DA
podjął w 2013 r. następujące działania:
Opracowanie trzeciej wersji dokumentu pt. Dobre praktyki komitetów audytu
w sektorze finansów publicznych
Dokument ten zawiera wybrane praktyki dotyczące poszczególnych obszarów
działalności komitetów audytu, np.: roli i zadań komitetów, ich składu, niezbędnych
kompetencji ich członków, sprawozdawczości oraz procesu samooceny.
Każdy podrozdział został uzupełniony o nowe przykłady dobrych praktyk. Konkretne
przykłady rozwiązań, przedstawione w dokumencie, zostały zidentyfikowane na
podstawie analizy informacji na temat międzynarodowych praktyk dostępnych
w Internecie oraz analizy sprawozdań komitetów audytu w sektorze publicznym,
przekazywanych corocznie do Ministra Finansów. Dołączony został również podrozdział
poświęcony dobrym praktykom komitetów audytu w zakresie zapewnienia
funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz
zapewnienia funkcjonowania skutecznego audytu wewnętrznego. Dokument
wzbogacono o załącznik nr 2, poświęcony zadaniom komórki audytu wewnętrznego
obsługującej prace komitetu.
Spotkanie komórek audytu wewnętrznego obsługujących prace komitetów
audytu
W dniu 12 marca 2013 r. w MF odbyło się pierwsze spotkanie przedstawicieli komórek
audytu wewnętrznego obsługujących prace komitetów audytu w sektorze publicznym.
Celem spotkania była wymiana doświadczeń oraz dobrych praktyk w zakresie obsługi
komitetów. Ponadto podczas spotkania dyskutowano o problemach, z którymi muszą
mierzyć się audytorzy obsługujący prace komitetów audytu.
Spotkanie komitetów audytu
W dniu 5 czerwca 2013 r. w MF odbyło się drugie spotkanie dla przedstawicieli
komitetów audytu powołanych przez ministrów kierujących działami administracji
rządowej. W spotkaniu udział wzięli przedstawiciele komitetów audytu z 17 ministerstw,
w tym sekretarze i podsekretarze stanu pełniący funkcje przewodniczących komitetów,
a także wskazani przez przewodniczących członkowie komitetów audytu: dyrektorzy
generalni, przedstawiciele środowiska naukowego i audytorskiego oraz pracownicy
ministerstw. Celem spotkania była wymiana doświadczeń i dobrych praktyk oraz
dyskusja nad kierunkami dalszych prac komitetów, które pozwolą na dostarczenie
faktycznego wsparcia ministrom w realizacji zadań w zakresie kontroli zarządczej
w nadzorowanych przez nich działach13.
Notatka oraz prezentacje ze spotkania zostały opublikowane na stronie MF www.mf.gov.pl w zakładce
Ministerstwo Finansów/ Działalność/ Finanse publiczne/Kontrola zarządcza i audyt wewnętrzny/ Komitety
audytu w sektorze publicznym/ Spotkania komitetów audytu
13
8
1.5. Współpraca z krajowymi i zagranicznymi organizacjami i instytucjami
Udział w Grupie roboczej koordynowanej przez Dyrekcję Generalną ds.
Budżetu Komisji Europejskiej
W obszarze międzynarodowej wymiany doświadczeń Departament DA kontynuował
współpracę w ramach grupy roboczej - Publiczna Kontrola Wewnętrzna w krajach Unii
Europejskiej. Powyższa grupa robocza powstała jako wspólna inicjatywa Dyrekcji
Generalnej ds. Budżetu Komisji Europejskiej14 oraz krajów UE i pełni rolę platformy
współpracy pomiędzy Centralnymi Jednostkami Harmonizującymi15. W skład grupy
roboczej, oprócz przedstawicieli DG ds. Budżetu – pełniących rolę koordynacyjną,
wchodzą przedstawiciele 7 krajów, wybranych przez Komisję Europejską. Grupa
robocza ma na celu zidentyfikowanie zarówno najistotniejszych problemów, jak
i dobrych praktyk w zakresie publicznej kontroli wewnętrznej oraz ich zaprezentowanie
przedstawicielom wszystkich krajów UE oraz krajów kandydujących podczas
konferencji, planowanej przez DG Budżet w 2014 r. w Hadze. W dniach 18-19 kwietnia
2013 r. MF gościło przedstawicieli Grupy roboczej. W trakcie wizyty dokonano wyboru
2 zagadnień dotyczących kontroli wewnętrznej (zarządczej) oraz 2 dotyczących audytu
wewnętrznego w sektorze publicznym, które stały się tematami dla 4 dokumentów
opracowywanych przez członków Grupy roboczej. Przedstawiciel Polski był
zaangażowany w opracowanie następujących tematów: „Zapewnienie jakości audytu
wewnętrznego” oraz „Ciągłe doskonalenie organizacji poprzez integrację kontroli
wewnętrznej z cyklem zarządzania”. Dokumenty te mają być inspiracją do dyskusji
podczas konferencji w Hadze, a następnie do podjęcia działań usprawniających systemy
kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego w krajach UE.
Uczestnicy spotkania Grupy roboczej podczas wizyty w Polsce mieli także możliwość
zapoznania się z systemem kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w polskiej
administracji publicznej.
Współpraca z Europejskim Trybunałem Obrachunkowym
Na zaproszenie MF w spotkaniu dla audytorów wewnętrznych z sektora publicznego
w dniu 19 listopada 2013 r. udział wzięli Augustyn Kubik, Audytor – Członek
Europejskiego Trybunału Obrachunkowego oraz Mariusz Pomieński, Dyrektor Biura.
W pierwszej części spotkania Augustyn Kubik omówił rolę i zadania ETO, zwracając
szczególną uwagę na audyt finansowy. W drugiej części spotkania Mariusz Pomieński
omówił audyt wykonania zadań, prezentując przykłady praktyk stosowanych przez ETO.
Współpraca ze Służbą Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej
W ramach cyklicznego spotkania dla audytorów wewnętrznych z sektora publicznego,
w dniu 29 sierpnia 2013 r. Pani Agnieszka Kaźmierczak, Dyrektor Służby Audytu
Wewnętrznego Komisji Europejskiej przedstawiła prezentację pt. „Planowanie oraz
sporządzanie sprawozdań z zadania audytowego prowadzonego w formie audytu
efektywnościowego”. Pierwsza część prezentacji dotyczyła wprowadzenia do zagadnień
z zakresu przeprowadzania audytu efektywnościowego. W drugiej części zostały
przedstawione szczegółowe zagadnienia dotyczące sporządzania sprawozdania z zadania
audytowego na przykładzie audytów przeprowadzonych w Komisji Europejskiej.
Współpraca z Najwyższą Izbą Kontroli:
W ramach współpracy w zakresie propagowania dobrych praktyk, dotyczących warsztatu
pracy audytora, Pan Sławomir Grzelak, Wicedyrektor Delegatury Najwyższej Izby
Kontroli w Warszawie, podczas cyklicznego spotkania audytorów wewnętrznych sektora
publicznego w dniu 27 czerwca 2013 r. zaprezentował prelekcję pt. „Doświadczenia NIK
w zakresie kontroli wykonywania zadań”.
Dalej jako: DG ds. Budżetu
Odpowiednikami Departamentu DA, które funkcjonują w większości krajów UE i we wszystkich krajach
kandydujących.
14
15
9
Ponadto Departament DA zaopiniował projekt nowej wersji tłumaczenia Wytycznych
w sprawie standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym INTOSAI GOV
9100.
Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów
Departament DA podjął inicjatywę, realizowaną wspólnie z Departamentem Kontroli
i Nadzoru Kancelarii Prezesa Rady Ministrów16, zmierzającą do opracowania zasad
współpracy służb audytu wewnętrznego i kontroli w jednostkach administracji rządowej.
Celem działań zapoczątkowanych w 2013 r. jest budowa optymalnego modelu
współpracy służb audytu wewnętrznego i kontroli instytucjonalnej w administracji
rządowej, który doprowadzi do zwiększenia wartości dodanej, uzyskiwanej z działania
ww. służb w ramach jednostki oraz administracji rządowej. Wytyczne mają także na celu
wzmocnienie kompetencji obu służb dzięki obopólnej komunikacji, współpracy oraz
wymianie dobrych praktyk. Osiągnięcie pożądanego modelu współpracy służb audytu
wewnętrznego i kontroli instytucjonalnej jest istotnym etapem na drodze do realizacji
założeń Strategii Sprawne Państwo 2020. W 2013 r. ukonstytuował się Zespół
opracowujący ww. Zasady, złożony z pracowników Departamentu DA i Departamentu
DKiN KPRM oraz określono zakres i harmonogram dalszych prac.
Departament DA współpracował w trybie roboczym w ramach dwóch projektów
realizowanych przez Departament Służby Cywilnej KPRM pn. „Doskonalenie
standardów zarządzania w administracji rządowej” oraz „Procesy, cele, kompetencje –
zintegrowane zarządzanie w urzędzie”, a także uczestniczył w spotkaniach Grup
Wsparcia dla obydwu projektów.
Departament DA opiniował dokumenty wypracowane w ramach zespołu
usprawnienia nadzoru w administracji rządowej, powołanego przez DKiN KPRM.
ds.
1.6. Gromadzenie i analizowanie informacji
1.6.1. Informacja roczna o realizacji audytu
W 2013 r. funkcjonowały dwa wzory Informacji, opracowane w roku poprzednim dla
jednostek, w których audyt wewnętrzny prowadzi zatrudniony audytor wewnętrzny oraz
usługodawca. Pomimo zastosowania tego samego wzoru Informacji, 30% nadesłanych
dokumentów zawierało błędy, wymagające weryfikacji oraz korekty. Uwagę zwraca
fakt, że jednostki przysyłając błędnie wypełnione Informacje w dużej części powielały
błędy popełnione w roku poprzednim, pomimo udostępnienia Wytycznych w zakresie
sporządzania Informacji. Ponadto, w toku gromadzenia danych dotyczących realizacji
zadań z zakresu audytu wewnętrznego, na bieżąco wyjaśniane były wątpliwości
i uzgadniane były niezbędne korekty z audytorami wewnętrznymi zarówno w kontaktach
telefonicznych, jak i w korespondencji mailowej.
1.6.2. Analiza ankiet dotyczących kontroli zarządczej oraz oświadczeń
o stanie kontroli zarządczej
Ankiety dotyczące kontroli zarządczej
W 2013 r. Departament DA przeprowadził analizę wyników ankiet przeprowadzonych
w wybranych jst i jednostkach administracji rządowej, dotyczących funkcjonowania
niektórych obszarów kontroli zarządczej w 2012 r.
Wyniki ankiet i przeprowadzonych analiz zostały przedstawione w dokumentach
opublikowanych na stronie internetowej MF:
o
16
„Analiza wyników badania ankietowego przeprowadzonego
w ministerstwach i jednostkach w działach z zakresu wybranych
zagadnień funkcjonowania kontroli zarządczej w 2012 roku”,
Dalej jako: DKiN KPRM
10
o
„Analiza wyników badania ankietowego przeprowadzonego w jst
z zakresu wybranych zagadnień funkcjonowania kontroli
zarządczej w 2012 roku”.
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
Departament DA co roku dokonuje analizy oświadczeń o stanie kontroli zarządczej,
złożonych przez ministrów kierujących działami administracji rządowej. W 2013 r.
przeprowadzono analizę oświadczeń za 2012 r., a szczegółowe wyniki opublikowano na
stronie internetowej MF.
1.6.3. Sprawozdania komitetów audytu
W 2013 r. wszystkie 18 komitetów audytu sektora publicznego przekazało Ministrowi
Finansów sprawozdania ze swojej działalności w roku 2012. Na podstawie tych
sprawozdań opracowano dokument pt. „Podsumowanie sprawozdań komitetów audytu
z realizacji zadań w 2012 r.”, przedstawiający najważniejsze działania podejmowane
przez komitety audytu w 2012 r. W Podsumowaniu szczególna uwaga została
poświęcona tym inicjatywom, które stanowią wyraz właściwego, w ocenie Departamentu
DA, wykorzystania potencjału i roli komitetów w systemie kontroli zarządczej i audytu
wewnętrznego. Ponadto, wyodrębniono przykłady dobrych praktyk stosowanych przez
poszczególne komitety audytu, które mogą stanowić wartość dodaną dla innych
komitetów.
2. Działalność Departamentu DA
w zakresie
koordynacji
kontroli
zarządczej w MF
2.1. Opracowanie i wydanie nowych zasad kontroli zarządczej w resorcie
finansów
W oparciu o dwuletnie doświadczenie funkcjonowania rozwiązań z zakresu kontroli
zarządczej w MF i jednostkach resortu finansów, Departament DA podjął prace nad
uproszczeniem i dostosowaniem rozwiązań do systemów planowania i sprawozdawania
z realizacji zadań funkcjonujących w MF oraz jednostkach podległych i nadzorowanych.
Uproszczona została dokumentacja kontroli zarządczej. Przyjęto zasadę, zgodnie z którą
planowanie mierzalnych celów odbywać się będzie na poziomie Kierownictwa MF,
zaś planowanie realizujących te cele zadań i ich mierzalnych rezultatów odbywać się
będzie na poziomie dyrektorów departamentów i biur.
Zmiany wprowadzono Zarządzeniem Nr 49 Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2013 r.
w sprawie kontroli zarządczej.
Równolegle do ww. Zarządzenia Departament DA opracowywał wskazówki, które
bardziej szczegółowo prezentują przyjęte rozwiązania:
o
planowania działalności,
o
zarządzania ryzykiem,
o
monitorowania realizacji celów i zadań,
o
oceny stanu kontroli zarządczej i prezentowanie jej wyników
w oświadczeniach o stanie kontroli zarządczej.
Prace nad dokumentem zakończono na początku 2014 r.
11
2.2. Samoocena w MF
W styczniu 2013 r. Departament DA przygotował i przeprowadził samoocenę kontroli
zarządczej za 2012 r. w 33 komórkach organizacyjnych MF (w 5 pominiętych
komórkach, samoocena została przeprowadzona podczas kontroli przeprowadzanej
w poprzednim roku przez Biuro Kontroli Resortowej). Oddzielnie przygotowano ankiety
samooceny dla pracowników, a oddzielnie dla dyrektorów i ich zastępców. Celem
samooceny było poznanie opinii ankietowanych na temat funkcjonowania wybranych
standardów kontroli zarządczej w departamencie/biurze. Na podstawie uzyskanych
wyników Departament DA przygotował analizy, przekazując je w lutym 2013 r.
dyrektorom poszczególnych departamentów i biur, aby stanowiły źródło do
przygotowania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej. Departament DA opracował
także analizę zbiorczą dla całego MF, opublikowaną na stronie intranetowej MF.
2.3. Przygotowanie planu działalności, sprawozdania z wykonania planu
działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
Departament DA odpowiadając za obsługę Ministra Finansów w zakresie realizacji
zadań związanych z zapewnieniem funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej
kontroli zarządczej w kierowanych przez niego działach podjął następujące działania:
o
zebranie i analiza informacji niezbędnych do dokonania oceny
stanu kontroli zarządczej w działach kierowanych przez Ministra
Finansów oraz przygotowanie Oświadczenia Ministra Finansów
o stanie kontroli zarządczej za rok 2012,
o
przygotowanie Sprawozdania z wykonania planu działalności
Ministra Finansów za rok 2012,
o
prowadzenie półrocznego monitoringu realizacji celów określonych
w Planie działalności Ministra Finansów na rok 2013,
o
przygotowanie projektu Planu działalności Ministra Finansów na
rok 2014.
Ponadto Departament DA przeprowadził analizę planów pracy na 2013 r. sporządzonych
przez dyrektorów komórek organizacyjnych MF. Wnioski z analizy zostały zawarte
w wewnętrznej notatce.
3. Inne zadania Departamentu DA
3.1. Przygotowanie koncepcji oceny zewnętrznej dla jednostek podległych
i nadzorowanych przez Ministra Finansów
Departament DA w II połowie 2013 r., w ramach działań koordynacyjnych oraz wsparcia
audytorów wewnętrznych jednostek resortu finansów, opracował ogólną koncepcję
dotyczącą organizacji systemu oceny zewnętrznej 17 komórek audytu wewnętrznego
w jednostkach resortu finansów.
Celem opracowanej koncepcji było zapewnienie zgodności dokonywanej w tych
jednostkach oceny zewnętrznej ze standardami audytu wewnętrznego, zapewnienie jej
Wymóg przeprowadzania oceny zewnętrznej wynika z art. 273 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), który nakłada na audytora wewnętrznego obowiązek
kierowania się wskazówkami zawartymi w Międzynarodowych Standardach Praktyki Zawodowej Audytu
Wewnętrznego, określonych przez Ministra Finansów jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek
sektora finansów publicznych (Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie
standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów, Dz. Urz. Min. Fin. poz. 15).
17
12
odpowiedniej jakości, porównywalności, a także zapewnienie jednolitego podejścia do
przeprowadzania oceny w całym resorcie. Opracowana ogólna koncepcja oceny
zewnętrznej opierała się na jednej z dwóch akceptowanych i zalecanych przez standardy
audytu wewnętrznego form przeprowadzania oceny zewnętrznej, tj. kompleksowej
wewnętrznej samoocenie z niezależną walidacją. Istotnym założeniem koncepcji
organizacji systemu oceny zewnętrznej było jej przygotowanie i przeprowadzanie
w oparciu o możliwie najniższe nakłady, tj. przy wykorzystaniu zasobów osobowych
komórek audytu wewnętrznego w resorcie, z pominięciem podmiotów zewnętrznych
oraz kosztów, które wiązałyby się ze zlecaniem przeprowadzenia oceny zewnętrznej
podmiotom spoza organizacji.
Koncepcja została zatwierdzona w dniu 24 września 2013 r. przez Komitet Audytu MF,
który upoważnił Departament DA do opracowania szczegółowej koncepcji oceny
zewnętrznej oraz przygotowania systemu jej przeprowadzania.
W ramach organizacji systemu przeprowadzania oceny zewnętrznej w IV kwartale
2013 r. Departament DA podjął następujące działania:
o
przekazał kierownikom jednostek resortu (Izb Celnych, Izb
Skarbowych,
Urzędów
Kontroli
Skarbowej,
KujawskoPomorskiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy, Dolnośląskiego
Urzędu Skarbowego we Wrocławiu oraz Centrum Przetwarzania
Danych MF) informacje o planowanych działaniach w zakresie
organizacji systemu oceny zewnętrznej, a także opracował wstępny
harmonogram działań dotyczący poszczególnych etapów
organizacji systemu oceny zewnętrznej,
o
uzyskał akceptację wszystkich 51 kierowników jednostek resortu
dla działań w ramach przygotowania koncepcji oceny zewnętrznej
oraz zebrał deklaracje od ww. kierowników dotyczące
przystąpienia do ww. systemu, które złożone zostały na
opracowanym przez Departament DA formularzu,
o
opracował ankietę dla audytorów wewnętrznych resortu finansów,
zgłoszonych do systemu oceny zewnętrznej, na podstawie której
zgromadzone zostały niezbędne informacje o audytorach
wewnętrznych, które następnie posłużyły do wyboru 6 członków
grupy roboczej (po 2 z pionów skarbowego, podatkowego
i celnego) z 51 jednostek resortu, którzy wraz z 3 pracownikami
Departamentu DA w 2014 r. w ramach przygotowania koncepcji
oceny zewnętrznej zostali zobowiązani do opracowania metodyki
przeprowadzania oceny zewnętrznej z niezależną walidacją w roku
następnym oraz kontynuowania działań zgodnie z opracowanym
harmonogramem.
3.2. Pilotaż przeglądu efektywnościowego
W 2013 r. Departament DA kontynuował prace nad pilotażem przeglądu
efektywnościowego w administracji publicznej we współpracy z pracownikami
Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, przy doradczym udziale pracownika MAC. Pilotaż
służył wypracowaniu oraz opisaniu procesu przeglądu efektywnościowego
i przygotowaniu jego metodyki - nowego narzędzia przeznaczonego dla dysponentów
części budżetowych do przeprowadzania samodzielnego i systematycznego badania
efektywności wydatków publicznych.
Dnia 23 kwietnia 2013 r. opracowano projekt podsumowania wyników pilotażu.
Następnie w dniu 20 maja 2013 r. projekt zawierający wyniki pilotażu przeglądu bez
zalecenia dokonywania go przez dysponentów został przekazany do Kancelarii Prezesa
Rady Ministrów. Zidentyfikowano luki, które uniemożliwiły sformułowanie wytycznych
do dokonywania ocen efektywności i zaproponowano rezygnację z przeprowadzenia
tego projektu.
13